17 Tip hemat waktu yang mudah

Beberapa tahun yang lalu saya melihat sebuah gambar yang beredar di media sosial yang mengatakan “Anda memiliki jumlah jam yang sama dalam sehari dengan Beyonce”.

Meskipun itu memotivasi, itu hanya sebagian benar – ya, bahkan orang paling sukses di dunia hanya memiliki 24 jam dalam sehari, tetapi mengabaikan fakta bahwa orang-orang itu tidak perlu menghabiskan waktu mereka untuk hal-hal seperti mencuci atau menunggu bis.
Meskipun kami tidak memiliki seluruh tim profesional yang bekerja untuk kami seperti mereka, ada beberapa hal yang dapat kami lakukan untuk menghemat waktu.

Dalam artikel ini, kami akan membahas 17 kiat menghemat waktu yang akan membantu Anda membelanjakan lebih banyak sumber daya Anda yang paling berharga untuk hal-hal yang penting bagi Anda.

1. Lacak waktu Anda

Sebelum kita masuk ke salah satu tip yang akan kita bicarakan, sebagai titik awal, penting untuk mengetahui apa sebenarnya yang Anda habiskan untuk waktu Anda. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan melacak waktu Anda.

Anda dapat melakukannya menggunakan pena dan kertas atau dalam spreadsheet, tetapi menggunakan aplikasi pelacak waktu jauh lebih sedikit. Menggunakan aplikasi akan memungkinkan Anda untuk melihat semua data dengan cara yang terorganisir sehingga Anda dapat menganalisis bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda.
Apakah ada sesuatu yang Anda harus menghabiskan lebih banyak / lebih sedikit waktu? Bisakah Anda mengatur waktu Anda dengan lebih efektif? Perubahan apa yang dapat Anda buat dalam jadwal Anda sehingga lebih sesuai dengan kebutuhan Anda?

2. Bangun keterampilan manajemen waktu

Apa pun yang Anda lakukan, menjadi baik dalam manajemen waktu adalah penting. Ini membantu Anda menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat, mencapai tujuan Anda, dan mengurangi stres.
Anda harus tahu cara menetapkan tujuan, memprioritaskan, fokus, merencanakan secara efektif, dan mengatur waktu Anda dengan benar.

Tidak menunda-nunda adalah cara yang mudah untuk menghemat waktu Anda.
Cobalah untuk mulai mengerjakan tugas sedini mungkin. Lebih mudah untuk mengerjakan sesuatu sedikit setiap hari daripada menunggu menit terakhir dan membuat diri Anda stres.

Saya pada dasarnya suka menunda-nunda tetapi saya juga menolak bekerja di malam hari daripada tidur. Selain itu, saya tidak dapat bekerja di bawah tekanan terlalu banyak karena saya tidak dapat menangani stres dengan baik dan saya mulai panik.
Solusi yang saya temukan adalah menipu diri sendiri agar terorganisir. Saya melakukannya dengan membuat game darinya. Jika saya berhasil melakukan tugas dalam waktu X, saya menghadiahi diri saya sendiri. Saya juga memiliki sistem poin (tergantung seberapa puas saya dengan pekerjaan saya; saya juga mendapatkan poin tambahan jika saya selesai lebih awal). Semakin banyak poin yang saya dapatkan, semakin besar hadiah saya. Manajemen waktu tidak harus serius dan membosankan.

3. Lakukan satu tugas besar sebelum makan siang

Fokus kita tidak sama sepanjang hari. Paling baik di pagi hari ketika pikiran kita masih segar dan cukup istirahat. Anda harus menggunakan waktu ini untuk mengerjakan tugas terbesar dan tersulit hari ini: Anda akan lebih mudah fokus dan akan membutuhkan lebih sedikit waktu untuk menyelesaikannya.

Menyelesaikan tugas terbesar dalam beberapa jam pertama hari kerja Anda akan memberi Anda rasa pencapaian dan memotivasi Anda untuk menjadi produktif selama sisa hari itu.

4. Ketahui kapan Anda paling produktif dan buat jadwal di sekitarnya

Beberapa orang lebih suka bangun pagi dan mereka paling produktif di pagi hari. Lainnya berfungsi lebih baik di malam hari. Cari tahu apakah Anda seorang burung awal atau burung hantu malam - atau mungkin merpati hari yang suka bangun dan pergi tidur pada waktu yang wajar.

Buat jadwal yang sesuai dengan ritme alami Anda; jika Anda seorang night owl, bangun jam 5 pagi hanya akan membuat Anda pemarah dan kurang efisien. Demikian pula, jika Anda adalah orang pagi, Anda tidak akan dapat menyelesaikan apa pun di malam hari.
Pastikan bahwa 1) jadwal Anda sesuai untuk Anda dan 2) Anda cukup tidur.

5. Manfaatkan teknologi

Salah satu keuntungan hidup di abad ke-21 adalah Anda dapat melakukan banyak hal dari kenyamanan rumah Anda sendiri, menggunakan Internet.

Manfaatkan itu. Bayar tagihan Anda secara online daripada pergi ke bank atau kantor pos (Anda juga akan menghindari menunggu dalam antrian) atau bahkan mengotomatiskannya.
Anda juga dapat berbelanja dan, dalam banyak kasus, bekerja secara online. Tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga jauh lebih aman dalam situasi yang kita hadapi.

Ada banyak aplikasi yang membuat hidup Anda lebih mudah dan membantu Anda menjadi lebih cepat dan lebih produktif. Apa pun yang Anda butuhkan, mungkin ada aplikasi untuk itu, mulai dari aplikasi agenda dan kalender hingga berbagai aplikasi otomatisasi.

6. Bunuh dua burung dengan satu batu

Kita semua tahu bahwa multitasking bukanlah ide yang bagus jika Anda ingin menjadi produktif – Anda lebih efektif jika Anda hanya fokus pada satu tugas pada satu waktu. Itu berlaku untuk beralih tugas atau (seperti namanya) beralih dari satu tugas ke tugas lain dan kehilangan banyak fokus dalam prosesnya.

Multitasking tidak selalu buruk. Jika dua tugas tidak membebani bagian otak Anda yang sama, ini adalah cara yang baik untuk menghemat waktu. Misalnya, membersihkan dan mendengarkan buku audio.
Contoh lain adalah berjalan-jalan dengan seorang teman: Anda berolahraga, mengejar ketinggalan, dan menikmati cuaca yang bagus.

Jika Anda harus bolak-balik ke tempat kerja, Anda memiliki banyak pilihan untuk menjadikan waktu itu lebih berguna dan/atau tidak membosankan: jika jaraknya dekat, Anda dapat berjalan-jalan atau bersepeda. Jika Anda naik bus atau kereta api, Anda dapat membaca berita atau buku, mendengarkan podcast, atau menjawab email.

Jika Anda membutuhkan lebih banyak istirahat, hanya bersantai dan mendengarkan musik atau bahkan melakukan latihan mindfulness sederhana saat akan bekerja juga merupakan pilihan yang sangat baik.

Pikirkan tentang apa yang lebih Anda butuhkan dan coba terapkan dalam sesuatu yang sudah Anda lakukan.

7. Mempersiapkan terlebih dahulu adalah kuncinya

Dengan mempersiapkan terlebih dahulu, kemungkinan besar Anda akan mendapatkan penggunaan terbaik dari waktu Anda. Berikut adalah dua contoh.

Mempersiapkan rapat

Jika Anda mengadakan rapat, pastikan semua orang tahu tentang apa rapat itu akan berlangsung sehingga mereka bisa bersiap-siap. Buat rapat Anda sesingkat dan sefokus mungkin; pertemuan panjang dan tidak perlu membuang waktu semua orang. Jika semua orang siap, Anda bisa langsung ke pokok permasalahan dan menyelesaikan masalah dalam waktu yang jauh lebih singkat.

(Juga, jika rapat dapat berupa email, itu harus berupa email.)

Mempersiapkan pelajaran sebagai siswa

Jika Anda seorang siswa, Anda harus terlihat agak siap untuk pelajaran. Saya tahu untuk tetap di atas tugas sekolah Anda tidak mudah – saya adalah seorang siswa sampai saat ini. Begitulah cara saya tahu ini sangat membantu.
Ini memudahkan Anda untuk belajar selama pelajaran, yang berarti menghabiskan lebih sedikit waktu untuk belajar di rumah dan/atau tepat sebelum ujian. Anda juga akan tahu jika Anda tidak memahami sesuatu, sehingga Anda dapat langsung bertanya kepada profesor dan menyelamatkan diri Anda dari masalah di kemudian hari.

Anda sudah harus menghadiri pelajaran, manfaatkan sebaik-baiknya. Mereka mengambil porsi yang signifikan dari hari Anda: jangan buang waktu itu.

8. Belajarlah untuk mengatakan tidak

Mengatakan ya untuk semuanya adalah cara pasti untuk membuat diri Anda kelelahan dan terlalu banyak bekerja, serta menghabiskan waktu Anda untuk hal-hal yang tidak Anda inginkan atau perlu lakukan.

Anda tidak boleh memberikan sebagian dari waktu Anda seperti itu adalah pemberian Costco gratis; waktu dan energi Anda adalah sumber daya yang berharga dan terbatas dan Anda harus memperlakukannya seperti itu.

Anda tidak bisa mengatakan tidak dalam semua keadaan, terutama di tempat kerja, tetapi seringkali Anda bisa.
Anda tahu ketika semua dalam diri Anda ingin mengatakan tidak , tetapi Anda akhirnya mengatakan ya karena Anda merasa tidak enak? Berikut beberapa hal yang mungkin bisa membantu:

1. Bersikaplah tegas, tetapi sopan dan diplomatis: berikan alasan yang baik (bukan alasan) mengapa Anda harus mengatakan tidak .
   Misalnya, “Terima kasih telah memikirkan saya untuk ini, tetapi saya sudah mengerjakan dua proyek besar, jadi sayangnya, saya tidak punya waktu untuk pekerjaan tambahan. Saya tidak ingin berkompromi dengan kualitas apa pun yang saya kerjakan”.
2. Anda tidak perlu terlalu detail. Misalnya: “Maaf, saya tidak bisa, saudara perempuan saya ada di kota bersama anak-anaknya dan saya belum melihat mereka selama berbulan-bulan dan sejujurnya saya merasa sangat sedih tentang hal itu, terutama karena mereka tinggal hanya satu jam jauhnya dan benar-benar tidak ada alasan. tapi saya juga selalu menunda untuk memperbaiki mobil saya dan…” terlalu banyak.
   “Terima kasih telah mengundang saya, tetapi saya tidak bisa – saudara perempuan saya dan anak-anaknya ada di kota dan saya menghabiskan akhir pekan ini bersama mereka” sudah cukup.
3. Tawarkan alternatif atau ide tentang cara menyelesaikan pekerjaan dengan cara lain (tanpa melibatkan Anda). Ini bisa sesederhana "Jadwal saya padat pada hari Kamis, tetapi saya bebas pada hari Minggu jika itu cocok untuk Anda".
4. Berlatih – semakin banyak Anda berlatih, semakin mudah dan semakin baik yang Anda dapatkan.

9. Jika kurang dari 5 menit, lakukan segera

Tugas-tugas kecil dapat bertambah dengan cepat, terutama jika kita cenderung menunda-nunda. Anda dapat menghindarinya dengan membiasakan diri untuk segera mengerjakan tugas yang memakan waktu kurang dari 5 menit.
Mencuci cangkir kopi atau piring Anda hanya membutuhkan satu menit, mungkin dua; jika Anda menunggu sampai wastafel Anda penuh dengan piring kotor, itu akan memakan waktu lebih lama (dan itu akan merusak suasana hati Anda setiap kali Anda melihatnya).

Pada awalnya, sulit untuk menghilangkan kebiasaan mengatakan “Aku akan melakukannya dalam 10 menit… Aku tahu aku juga mengatakannya 10 menit yang lalu, tapi kali ini sungguh”.
Apa yang membantu saya adalah aturan 5 detik Mel Robbins: ketika Anda memiliki naluri untuk melakukan sesuatu, bereaksi dalam 5 detik atau otak Anda akan meyakinkan Anda bahwa Anda melakukannya dalam 5 menit… atau 10… atau 110.

Mungkin Anda tidak akan merasakan insting untuk membayar tagihan, tetapi ketika Anda mengingatnya, segera lakukan.

Ya, ini berlaku untuk bangun dari tempat tidur juga. Jangan tunda alarm. Menurut para ahli, menekan tombol snooze berulang kali dapat menyebabkan periode inersia tidur yang lama (perasaan grogi setelah bangun tidur). Ini juga mengacaukan siklus tidur Anda, yang buruk bagi pikiran dan tubuh Anda.

10. Persiapkan malam sebelumnya

Pagi hari bisa sangat sibuk – untuk menghindari stres tambahan dan menghemat banyak waktu, persiapkan semuanya di malam sebelumnya.

• Tulis to-do list agar ketika bangun tidur, kamu sudah tahu apa yang harus kamu lakukan.
• Siapkan apa yang akan Anda pakai malam sebelumnya dan setrika jika perlu. Tidak ada yang lebih membuat frustrasi daripada terburu-buru dan menyadari apa yang ingin Anda kenakan berkerut atau bernoda.
• Anda bahkan dapat menyiapkan sarapan malam sebelumnya, misalnya, oat atau muffin semalaman.
• Jika Anda suka mengganti dompet Anda dengan pakaian Anda, pastikan Anda mengemas semua yang Anda butuhkan untuk hari itu. Anda juga dapat membeli beberapa barang kecil yang selalu Anda bawa (tisu kertas, permen karet, masker, lip balm, dll) dan memasukkannya ke dalam setiap tas.

Di pagi hari, kita dihadapkan pada banyak keputusan yang harus diambil – dan kita hanya dapat membuat keputusan dalam jumlah terbatas sebelum kita mencapai kelelahan keputusan. Selain itu, lebih sulit untuk berpikir ketika Anda masih setengah tertidur. Itu sebabnya pagi hari berjalan lebih lancar dan lebih cepat ketika Anda mempersiapkan semuanya di malam sebelumnya.

11. Batasi jumlah keputusan yang Anda buat

Berbicara tentang kelelahan keputusan, cara lain untuk menghemat waktu dan energi mental Anda adalah dengan membatasi pilihan Anda.

Ketika mereka bertanya kepada Mark Zuckerberg mengapa dia mengenakan hal yang sama setiap hari, dia berkata: "Saya benar-benar ingin membersihkan hidup saya untuk membuatnya sehingga saya harus membuat keputusan sesedikit mungkin tentang apa pun kecuali cara terbaik untuk melayani komunitas ini."

Saya tidak mengatakan Anda harus mulai memakai hal yang sama setiap hari juga. Namun, sebaiknya Anda membatasi jumlah keputusan yang perlu Anda buat dengan melakukan hal berikut:

• Buat rutinitas sehingga Anda tidak perlu memutar otak untuk memutuskan kapan Anda akan bangun, produk perawatan kulit apa yang akan Anda gunakan atau olahraga apa yang harus Anda lakukan.
• Anda dapat 1) membuat lemari pakaian kapsul dengan potongan-potongan yang Anda suka dan merasa nyaman. Pastikan semuanya cocok satu sama lain sehingga tidak peduli bagaimana Anda menggabungkannya, Anda akan memiliki pakaian yang disatukan, atau
  2) jika Anda menyukai mode dan senang memiliki banyak pakaian, cobalah membuat pakaian terlebih dahulu, sehingga Anda memiliki pilihan saat Anda sedang terburu-buru.
• Miliki daftar periksa untuk bahan makanan yang selalu Anda beli alih-alih menulis daftar baru setiap kali dan bertanya-tanya apakah Anda lupa menambahkan sesuatu.
• Miliki daftar pilihan sehat, mengenyangkan, dan cepat untuk setiap kali makan. Saya suka bereksperimen dan mencoba makanan baru, tetapi ketika saya kekurangan waktu, lebih mudah untuk memilih dari 3-4 pilihan yang saya miliki untuk makan siang tergantung pada suasana hati saya, daripada memilih dari semua yang pernah saya makan.

12. Masak dalam jumlah besar

Tip hemat waktu lainnya yang berkaitan dengan makanan adalah memasak dalam jumlah besar.
Anda akan menghabiskan jumlah waktu yang sama untuk memasak apakah Anda membuat satu atau 5 porsi, tetapi dengan membuat lebih banyak makanan dan menyimpannya untuk nanti, Anda akan mengurangi waktu memasak untuk beberapa hari ke depan.

13. Kurangi konsumsi media sosial Anda

Pengguliran tanpa akhir sering kali menjadi penyebab sebagian besar waktu yang kita buang.

Satu-satunya cara untuk memeranginya adalah dengan membatasi waktu yang kita habiskan di media sosial. Berikut caranya:

1. Periksa waktu layar Anda dan berapa banyak waktu yang dihabiskan di media sosial. Peringatan: angkanya mungkin tidak mudah untuk dihadapi.
2. Matikan Notifikasi. Tidak hanya Anda akan memiliki lebih sedikit gangguan, tetapi Anda juga akan menghindari skenario "Saya membuka kunci ponsel saya hanya untuk menjawab pesan dan satu jam kemudian saya masih di media sosial".
3. Tetapkan aturan untuk diri sendiri kapan Anda bisa dan tidak bisa memeriksa ponsel Anda. Misalnya, “Saya tidak bisa membuka media sosial sebelum melakukan rutinitas pagi saya” atau “Saya tidak bisa membuka Instagram ketika saya sedang bekerja kecuali saat istirahat makan siang”.
4. Tidak terlihat, tidak terpikirkan – jika bisa, jangan letakkan ponsel di samping Anda. Taruh di ruangan lain atau di dompet Anda.

14. Menghabiskan lebih sedikit waktu untuk email

Demikian pula untuk memiliki kerangka waktu terbatas untuk media sosial, Anda harus mengatur waktu ketika Anda menjawab email. Mungkin sekali, dua kali, atau empat kali sehari, tergantung pada jumlah email yang biasanya Anda terima. Pilih waktu-waktu itu dengan bijak: jangan sia-siakan periode fokus terbaik Anda pada email, tetapi lebih pada tugas yang lebih penting dan/atau lebih sulit.
Cara lain untuk menghabiskan lebih sedikit waktu di email adalah:

1. Gunakan template. Jika Anda mendapati diri Anda menjawab hal yang sama berulang-ulang, buatlah template daripada selalu mengetik hal yang sama.
2. Ingatlah bahwa lebih mudah untuk menemukan email yang Anda inginkan dengan menggunakan bilah pencarian daripada mengatur email secara manual dalam folder.
3. Jangan menjawab jika tidak perlu. Kedengarannya jelas, tetapi terkadang kita membutuhkan pengingat.
4. Berhenti berlangganan buletin yang tidak lagi Anda minati.

15. Batch tugas serupa bersama-sama

Jika Anda harus mencetak banyak hal, cetaklah sekaligus. Jika Anda harus melakukan beberapa panggilan telepon, lakukan semuanya sekaligus. Jika Anda harus membeli banyak barang, belilah dalam satu perjalanan belanja. Jika Anda harus membuat konten selama satu minggu untuk media sosial, pilih satu hari dan lakukan semuanya sekaligus.

Anda tidak hanya akan melakukannya dengan lebih efisien karena Anda akan berada di ruang kepala yang tepat, tetapi Anda juga akan menghemat banyak waktu untuk hal-hal kecil yang tampaknya akan bertambah. Mengapa Anda pergi ke printer dan kembali ke meja Anda, masuk dan keluar, bersiap-siap, pergi ke mal, dll. 5 kali ketika Anda bisa melakukannya sekali?

16. Memiliki ruang kerja yang ditunjuk

Jika Anda bekerja dari rumah, jangan bekerja dari tempat tidur Anda. Temukan tempat khusus untuk bekerja, sebaiknya meja. Dengan begitu, saat Anda duduk di meja kerja, otak Anda tahu bahwa Anda serius dan Anda akan masuk ke mode kerja lebih cepat. Bekerja dari tempat tidur juga dapat menurunkan kualitas tidur: otak Anda harus mengasosiasikan tempat tidur dengan tidur dan istirahat, bukan terjaga, konsentrasi, dan bekerja.

Jaga ruang kerja Anda bersih dan teratur. Seharusnya hanya berisi hal-hal yang Anda butuhkan untuk bekerja, tanpa barang-barang yang tidak perlu untuk menghindari gangguan.

Hal yang sama berlaku jika Anda seorang pelajar: jika Anda ingin belajar secara efektif, belajarlah di meja Anda, bukan berbaring di tempat tidur Anda.

17. Pekerjakan seseorang

Anda harus mempertimbangkan untuk mempekerjakan seseorang untuk membantu Anda jika Anda berada dalam posisi keuangan untuk melakukannya. Apakah itu seseorang untuk jangka panjang (asisten virtual, pembantu rumah tangga, penasihat keuangan) atau hanya sesekali (tukang reparasi atau layanan katering), waktu yang Anda hemat sepadan dengan uang yang Anda keluarkan.

Ini terutama berlaku untuk pemilik usaha kecil. Ketika Anda baru memulai, Anda harus melakukan hampir semuanya sendiri tetapi seiring pertumbuhan bisnis Anda, tujukan untuk mendelegasikan lebih banyak hal kepada para profesional.

Kesimpulan

Meskipun hidup kita sering sibuk, ada cara untuk menghabiskan lebih sedikit waktu untuk hal-hal yang tidak perlu dan lebih banyak waktu untuk hal-hal yang kita hargai. Yang paling penting adalah melatih keterampilan manajemen waktu kita, mulai dari belajar mengatakan tidak hingga memastikan bahwa kita selalu siap. Kadang-kadang mungkin tampak mustahil, tetapi yang diperlukan hanyalah organisasi dan disiplin yang baik.
(Setidaknya sampai kita menjadi cukup kaya untuk mempekerjakan orang untuk melakukan segala sesuatu yang tidak kita inginkan.)