Cara mengisi laporan waktu kerja

Laporan waktu adalah sumber yang sangat berguna. Meskipun banyak orang tidak suka mengisinya karena prosesnya yang terkadang membosankan, lembar waktu yang tepat dapat menyelamatkan kulit Anda, menghemat uang, dan membuat Anda tetap produktif. Baca terus untuk mengetahui cara mengisi laporan waktu dengan sedikit kerumitan dan sakit kepala, dengan bantuan pelacak waktu digital.

Putuskan timesheet mana yang Anda butuhkan

Cara Anda mengatur proyek Anda, dan cara Anda bekerja sehari-hari akan menentukan lembar waktu mana yang paling cocok untuk Anda. Ada beberapa jenis, tetapi yang paling umum digunakan adalah:

1. Harian – paling sering digunakan oleh karyawan dan pekerja lepas yang dibayar per jam untuk melacak jam yang dapat ditagih dan untuk meningkatkan produktivitas
2. Mingguan – digunakan untuk melacak perkembangan mingguan, serta untuk pembayaran setiap minggu
3. Dua mingguan – digunakan oleh majikan dan pekerja yang biasanya dibayar setiap dua minggu
4. Bulanan – biasanya digunakan oleh pemberi kerja yang membayar karyawan sebulan sekali, untuk sekadar mencatat waktu mulai dan berakhirnya hari kerja

Bagi mereka yang kurang cenderung digital, semua templat lembar waktu yang disebutkan di atas (dan lebih banyak lagi) tersedia secara online. Cukup cetak, dan mulailah melacak jam kerja Anda.

Jadwal mingguan di Clockify

Buat tag dan kategori

Tag dan kategori ada untuk mempermudah pelacakan waktu Anda. Anda akan melihat bahwa, setelah Anda memilikinya, mengisi entri waktu individu menjadi sangat mudah. Tidak perlu input manual setiap saat, atau mengingat detail.

Tag yang Anda buat harus dibangun di sekitar pekerjaan Anda. Misalnya, Anda dapat memiliki:

• Tag terkait proyek;
• Tag umum;
• Tag terkait klien;

Tag dan kategori sangat berguna saat merumuskan akhir proyek, atau laporan klien. Anda dapat memfilter data berdasarkan tag ini dan memberikan laporan yang lebih disesuaikan.

Contoh laporan di Clockify

Tetapkan tarif per jam dan lacak jam yang dapat ditagih

Tentu, ketika Anda dibayar per jam dan Anda ingin memiliki laporan yang bersih dan rapi untuk klien Anda, Anda akan menetapkan tarif tertentu. Cukup atur mata uang di pelacak waktu Anda, serta tingkat default (atau per proyek atau klien, betapapun detailnya yang Anda inginkan), dan Anda dapat mulai mengisi entri waktu Anda dengan tenang.

Menyiapkan tarif khusus di Clockify

Fakta yang menyenangkan – Anda ingin memutuskan jam mana yang tidak dapat ditagih yang juga akan Anda lacak. Percaya atau tidak, terkadang, mereka sama pentingnya dengan jam yang dapat ditagih.

Mengapa melacak jam yang tidak dapat ditagih?

Jam-jam ini termasuk pemasaran, pembuatan faktur, penulisan laporan, dan persiapan rapat, misalnya.

Meskipun Anda harus memiliki lebih banyak jam yang dapat ditagih daripada yang tidak dapat ditagih untuk menutupi biaya, waktu pelacakan pada yang terakhir memiliki kelebihannya sendiri:

• Anda belajar berapa banyak waktu yang dibutuhkan non-tagihan, dan bagaimana memperbaikinya;
• Anda dapat melihat klien atau proyek mana yang memiliki jam kerja yang kurang lebih tidak dapat ditagih;
• Tingkatkan alur kerja dan manajemen proyek Anda.

Dan ini hanyalah puncak gunung es. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang melacak jam yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih, kami telah menulis panduan yang pasti akan membantu setiap karyawan yang dibayar per jam.

Lacak waktu

Dua cara melacak waktu – memasukkan jam secara manual, dan melacak secara otomatis. Anda dapat menggunakan salah satu atau kedua metode, bahkan mendasarkan pilihan Anda pada jenis hari kerja yang Anda alami.

Cara melacak waktu secara manual

Pelacakan waktu manual baik untuk mereka yang lebih suka menambahkan waktu setelah fakta, di penghujung hari, biasanya karena hanya ada beberapa tugas yang menghabiskan sebagian besar waktu mereka.

Ada juga orang yang merencanakan waktunya dengan cermat. Kotak waktu mereka untuk hari itu sudah direncanakan dalam daftar tugas, atau kalender. Jadi mereka dapat mengisi laporan waktu sebelumnya atau di penghujung hari, melihat bagaimana mereka berencana untuk tetap pada jadwal mereka seketat mungkin.

Selain itu, pelacakan waktu manual memungkinkan mereka untuk mengedit entri waktu di mana mereka berlebihan atau meremehkan waktu kerja mereka.

Di atas adalah contoh bagaimana Clockify memungkinkan Anda memasukkan waktu yang Anda rencanakan untuk dihabiskan (atau telah dihabiskan) untuk bekerja, dan menambahkannya ke laporan waktu Anda dengan satu klik. Anda juga dapat memeriksa apakah jam tersebut dapat ditagih atau tidak, dan menandainya dengan tepat.

Cara melacak waktu secara otomatis

Menyiapkan pelacak waktu Anda untuk secara otomatis merekam jam Anda berguna ketika Anda tidak ingin berurusan dengan pengaturan kotak waktu atau daftar tugas. Jika Anda sangat sibuk dengan pekerjaan pada beberapa hari, lebih mudah untuk memulai aplikasi dan menjalankan bisnis Anda.

Pelacak seperti Clockify akan mengikuti Anda tidak peduli berapa kali Anda beralih di antara program yang berbeda. Setelah hari kerja selesai, Anda dapat menghabiskan 15 menit untuk menenangkan diri dengan meninjau entri waktu dan menyortir, menandai, atau meninjaunya di lembar waktu.

Tangkapan layar pelacak otomatis Clockify

Akuntansi untuk pembayaran tambahan

Pembayaran tambahan mencakup kasus-kasus seperti lembur, waktu kompensasi, tarif liburan, situasi panggilan/darurat. Mari kita lihat sekilas masing-masing jenis.

1. Merekam lembur

Kita semua akrab dengan lembur – ini adalah jam tambahan yang dihabiskan di tempat kerja. Lembur dapat terjadi karena banyak alasan, mulai dari tenggat waktu yang didorong hingga masalah produktivitas pribadi.

Secara hukum, apa pun yang melebihi jam kerja 40 jam biasa dapat dianggap lembur. Dan tergantung pada hari dalam seminggu, dan berapa jam yang Anda habiskan, majikan (atau klien) dapat membayar Anda dengan tarif yang berbeda.

Secara alami, berapa banyak yang Anda hasilkan saat bekerja lembur akan sangat bergantung pada negara asal Anda.

• Hukum pelacakan waktu UE
• Hukum lembur California
• Undang-undang Standar Perburuhan yang Adil dan peraturan waktu kerja

Undang-undang perburuhan ini diberlakukan untuk melindungi majikan dan karyawan, jadi kami mendorong semua orang untuk menginformasikan diri mereka sendiri sebaik mungkin.

2. Merekam untuk waktu kompensasi

Compensatory time adalah waktu istirahat yang diberikan kepada karyawan sebagai pengganti uang lembur. Itu juga tergantung pada lebih banyak faktor: apakah Anda berada di sektor publik atau swasta, apakah Anda digaji atau dibayar per jam, dan seberapa tinggi upah Anda.

Cari tahu apakah Anda memenuhi syarat untuk waktu kompensasi atau tidak di sini.

3. Pencatatan tarif liburan

Selama hari libur nasional, sangat penting untuk melacak jam kerja, karena tarif hari libur dapat berbeda dari jam lembur reguler (sekali lagi, tergantung pada undang-undang perburuhan negara Anda).

Saat melacak waktu dalam kasus seperti ini, berikan perhatian khusus untuk memperbarui tarif untuk jam yang dapat ditagih. Pada akhirnya, cukup buat laporan dan biarkan pelacak waktu menghitung gaji lembur Anda.

4. Merekam untuk pekerjaan panggilan

Siap dipanggil berarti siap bekerja kapan pun majikan membutuhkan Anda. Contoh paling umum termasuk perawat, teknisi IT, dan pemeliharaan.

Pekerjaan on-call dapat menjadi bagian dari rencana kerja reguler, tetapi juga kadang-kadang – misalnya, ketika sebuah perusahaan meluncurkan perangkat lunak baru mereka pada hari Jumat dan membutuhkan pengembang mereka pada hari Sabtu jika ada masalah serius yang muncul.

Penting untuk menyebutkan jam kerja kepada atasan Anda dan mengingatkan mereka tentang peraturan FLSA yang sesuai. Sepakati bagaimana Anda akan melacak waktu, tagihan, dan laporan jam kerja untuk memastikan lembar waktu Anda akurat dan tidak meninggalkan ruang untuk kesalahpahaman.

Kasus lembur ini hanyalah beberapa yang paling umum. Untuk mengisi laporan waktu dengan benar, penting bagi Anda untuk membiasakan diri dengan jenis lembur yang kemungkinan besar akan Anda lakukan, dan kapan.

Waktu pembulatan

Dalam mengisi laporan waktu Anda, kemungkinan besar Anda akan menemukan konsep pembulatan waktu . Ini adalah praktik membulatkan jam ke kenaikan terdekat.

Contoh: Anda tiba di tempat kerja pada pukul 08:45 dan berangkat pada pukul 16:49. Jika dihitung, yaitu 8 jam 4 menit. 4 menit kemudian dapat dibulatkan menjadi 8 jam dan 5, 10, atau 15 menit, untuk perhitungan penggajian yang lebih mudah.

Secara umum, ada tiga aturan saat pembulatan waktu:

1. Entri waktu pembulatan ke kenaikan waktu terdekat (dari 7 jam 59 menit bekerja hingga 8 jam bekerja)
2. Pembulatan waktu untuk kepentingan karyawan dan jam keluar untuk pemberi kerja (pembulatan ke bawah kedua entri waktu)
3. Membulatkan waktu masuk dan keluar untuk mendukung karyawan

Inilah yang terlihat seperti aturan ini dalam praktik (dan urutan daftar):

Pembulatan waktu diperlukan untuk membuat penghitungan penggajian tidak menyakitkan, dan untuk membantu kedua pemberi kerja mendapatkan gambaran transparan tentang jam kerja, dan karyawan dibayar dengan adil.

Selain itu, banyak perangkat lunak pelacakan waktu, seperti Clockify , memberi Anda opsi untuk membulatkan entri waktu Anda dengan sakelar hidup-mati sederhana di aplikasi itu sendiri. Dengan begitu, Anda tidak perlu menghitung sendiri atau khawatir jika Anda sudah melakukan semuanya dengan benar.

Mengaktifkan pembulatan waktu untuk menghitung penggajian di Clockify

Namun, jika Anda ingin melakukan hal-hal "jadul", Anda selalu dapat melakukan perhitungan pembulatan waktu sendiri. Bagi mereka yang ingin mempelajari cara mengisi lembar waktu sambil mengingat pembulatan waktu, kami telah melakukan perincian praktik pembulatan waktu secara mendetail. Ini mencantumkan semua aturan yang Anda perlukan untuk menguasainya dan membuat pelaporan waktu menjadi lebih mudah.

Tinjau lembar waktu Anda

Setelah entri waktu Anda diisi untuk hari (atau minggu), sebaiknya sisihkan beberapa menit di penghujung hari untuk meninjaunya. Ini paling baik dilakukan dengan melihat hari Anda di lembar waktu.

Pelacak waktu memiliki opsi untuk menampilkan hari kerja Anda melalui lembar waktu, dan juga memungkinkan Anda untuk mengedit entri apa pun yang Anda buat.

Tampilan lembar waktu di Clockify

Buat kesepakatan dengan atasan atau klien Anda tentang apa yang dapat Anda edit di lembar waktu itu sendiri. Anda dapat menambah atau menghapus entri, mengedit deskripsi, tag dan nama proyek atau klien, dan banyak lagi. Timesheet adalah cerminan dari praktik bisnis Anda dan harus disempurnakan agar sesuai dengannya.

Tak perlu dikatakan lagi, karena kepercayaan adalah faktor utama dalam hubungan bisnis yang baik, selalu tepati perubahan entri waktu Anda untuk menghindari kesalahpahaman atau konflik.

Kiat pelacakan waktu tambahan

Terakhir, namun tidak kalah pentingnya, karena Clockify telah ada selama beberapa waktu, kami telah melihat dan mendengar banyak umpan balik dari pengguna kami. Ini membantu kami memahami waktu pelacakan teka-teki yang mereka hadapi, dan bagaimana kami dapat membantu mereka memanfaatkan aplikasi kami dengan sebaik-baiknya.

Dengan itu, inilah daftar pendek tip yang kami yakini dibutuhkan semua orang.

• Buat daftar semua alasan mengapa Anda melacak waktu

Di saat kita merasa seperti mengisi laporan waktu adalah tugas terburuk yang pernah ada, mengingatkan diri sendiri mengapa kita melakukannya dapat memberikan dorongan yang signifikan ke depan. Apakah itu perselisihan klien, mengumpulkan data untuk memperdebatkan kenaikan gaji, atau hanya ingin melihat di mana Anda membuang-buang waktu.

Catat alasan tersebut di suatu tempat yang terlihat, sebagai mantra yang berhubungan dengan pekerjaan.

• Tidak perlu benar-benar melacak semuanya

Beristirahat untuk membuat secangkir kopi, atau menjawab panggilan pribadi di bawah 10 menit bukanlah waktu yang berharga.

Jika setiap hal kecil yang Anda lakukan sepanjang hari kerja Anda memerlukan entri waktu, beberapa hal akan terjadi:

• Anda akan mulai membenci pelacakan waktu;
• Anda akan membuang waktu untuk detail kecil;
• Otak Anda akan kelelahan karena terlalu fokus pada waktu;
• Fokus kerja Anda akan terganggu.

Catat hanya entri waktu yang membawa data penting – untuk mengetahui berapa banyak yang harus Anda bayar, kapan Anda paling banyak/paling tidak produktif, dll.

• Melacak waktu tidak menjadikan Anda robot

Seperti yang telah kami sebutkan di poin sebelumnya, hanya dengan melacak setiap aspek dari hari kerja Anda adalah jalur cepat untuk menjadi lebih AI daripada manusia.

Laporan waktu membawa beberapa urutan dan struktur ke hari kerja kami dan memastikan kami memiliki beberapa "jejak kertas" tentang apa dan bagaimana yang telah kami lakukan.

• Tidak setiap kali entri membutuhkan deskripsi

Terkadang, "membalas email" hanya itu. Anda tidak perlu menentukan klien atau perusahaan mana yang telah Anda balas. Kecuali jika tugas kami benar-benar membutuhkan rekam jejak detail seperti itu, deskripsi tugas kecil merupakan kerumitan tambahan yang tidak perlu Anda buang energi.

Kesimpulannya

Pelacakan waktu dapat memiliki banyak komponen, banyak bagian yang bergerak. Tapi bukan berarti harus rumit. Ketika diatur dengan benar, pelacak waktu Anda dapat melakukan semua pekerjaan berat, sementara Anda hanya mencatat jam. Dengan menggunakan tag, deskripsi, kategorisasi dengan benar, dan membuat template untuk setiap proyek baru, Anda membuat asisten laporan waktu yang sangat berharga.