Bagaimana mengatasi masalah paling umum yang disebabkan oleh manajemen waktu yang buruk

Seberapa baik keterampilan manajemen waktu Anda?

Tidak peduli di mana Anda berada pada skala – apakah Anda sedang berjuang dengan itu atau Anda hampir menguasainya (atau Anda berada di antara keduanya) – selalu ada ruang untuk perbaikan.

Dalam artikel ini, kita akan membahas:

• Tanda-tanda manajemen waktu yang buruk, sehingga Anda akan dapat mengenalinya dalam diri Anda dan orang lain;
• Masalah apa yang dapat disebabkan oleh manajemen waktu yang buruk, sehingga kita dapat menyadari pentingnya manajemen waktu yang baik;
• Bagaimana kita gagal mengatur waktu, sehingga kita bisa menjadi lebih baik;
• Dan terakhir, kesalahan umum dalam manajemen waktu dan cara mengatasinya, karena kita semua terkadang melakukannya.

Tanda-tanda manajemen waktu yang buruk

Ini adalah tanda paling umum dari manajemen waktu yang buruk. Mereka menyebabkan serangkaian kesalahan yang akan kita bahas nanti di artikel (serta menawarkan solusi, tentu saja).

Mudah terganggu

Sulit untuk menemukan ruang yang benar-benar bebas dari gangguan, tetapi kami dapat melakukan yang terbaik untuk mengoptimalkan ruang kerja kami agar sebebas mungkin dari gangguan.

Langkah pertama adalah mencari tahu apa yang paling mengalihkan perhatian Anda. Apakah notifikasi itu ada di ponsel Anda? Berbicara dengan rekan kerja Anda? Suara jalanan?

Setelah Anda mengetahui apa itu, akan lebih mudah untuk mengelola dan menghindarinya.

Ketepatan waktu yang buruk

Kita semua terjebak dalam lalu lintas, atau alarm kita tidak berbunyi karena suatu alasan. Kita manusia dan kecelakaan terjadi, tetapi selalu terlambat adalah sesuatu yang berbeda. Itu tidak menghormati orang lain dan waktu mereka.

Seperti Anna Musson, pakar etiket, mengatakan kepada The Huffington Post Australia, "Ada banyak alasan mengapa [seseorang terlambat], tetapi alasan utamanya adalah itu menunjukkan jauh di lubuk hati Anda berpikir waktu Anda lebih berharga daripada yang lain."

Beberapa menit menunggu di sana-sini cenderung bertambah cepat, yang mengakibatkan banyak waktu terbuang.

Melewati tenggat waktu

Sama seperti terlambat, jika itu jarang terjadi dan untuk alasan yang baik, itu dapat diajukan di bawah "sesuatu yang terjadi". Di sisi lain, sering melewatkan tenggat waktu akan sangat merusak reputasi profesional Anda.

Sangat penting untuk dapat mengandalkan orang-orang yang bekerja dengan Anda dan memercayai mereka bahwa mereka akan melakukan bagian mereka, sehingga Anda dapat melakukan bagian Anda. Jika orang tidak dapat mengandalkan Anda, mereka tidak akan mau bekerja dengan Anda.

Jika Anda sering melewatkan tenggat waktu, Anda harus mencoba mencari tahu alasannya – alasan paling umum adalah penundaan, tidak dapat mengatur waktu Anda secara efektif, atau karena Anda harus mendelegasikan dan mengalihdayakan lebih banyak.

Selalu terburu-buru

Apakah Anda merasa seperti Anda terus-menerus terburu-buru? Sepertinya tidak pernah ada cukup waktu untuk melakukan semua yang telah Anda rencanakan?

Bisa jadi karena Anda menunggu hingga menit terakhir atau karena Anda memiliki terlalu banyak barang, sehingga Anda kesulitan untuk menyelesaikan semua tugas.

Apa pun itu, stres dan berdampak negatif pada kualitas pekerjaan Anda. Rencanakan hari Anda sebelumnya untuk memastikan Anda memiliki cukup waktu dan energi untuk semuanya.

Anda dapat menggunakan aplikasi manajemen waktu atau daftar tugas lama yang bagus untuk tujuan itu.

Habis terbakar

Mungkin tanda terburuk dari manajemen waktu yang buruk adalah kesehatan Anda terancam.

Burnout muncul dalam berbagai gejala: dari fisik (sesak napas, pusing, sistem kekebalan tubuh melemah, antara lain) hingga emosional dan perilaku (kelelahan mental, kehilangan motivasi, merasa tidak berdaya dan terjebak, dll).

Cara terbaik untuk melawannya adalah dengan memberi diri Anda istirahat. Jadwalkan waktu untuk beristirahat dan menikmati kehidupan di luar pekerjaan.

Masalah apa yang dapat disebabkan oleh manajemen waktu yang buruk?

1. stres . Manajemen waktu yang buruk menyebabkan kita selalu terburu-buru, yang mengakibatkan banyak stres tambahan. Apakah Anda tahu Anda harus melakukan sesuatu tetapi Anda tidak melakukannya, tenggat waktu semakin dekat dan Anda bahkan hampir selesai, atau Anda harus memeras pekerjaan selama 2 minggu menjadi satu atau dua hari – semuanya bisa saja dihindari dengan mengatur waktu Anda lebih baik.
2. Selalu terlambat . Ketepatan waktu yang buruk adalah salah satu masalah yang paling sering disebabkan oleh manajemen waktu yang buruk. Waktu berlalu dengan mudah, tetapi terlambat membuat orang menganggap Anda tidak dapat diandalkan.
3. Merusak reputasi profesional Anda . Tidak ada rekan kerja yang ideal adalah seseorang yang selalu terlambat dan tidak menghargai tenggat waktu. Kebanyakan orang mengerti jika itu terjadi sekali dan Anda memiliki alasan yang baik, tetapi jika Anda tidak memiliki konsep ketepatan waktu sama sekali, Anda akan dicap sebagai tidak profesional.
4. Produktivitas rendah dan kualitas kerja buruk . Ketika Anda meninggalkan semuanya untuk menit terakhir, kemungkinan besar pekerjaan Anda tidak akan berkualitas tinggi, karena Anda akan terburu-buru untuk menyelesaikannya. Ini berdampak negatif pada kinerja dan hasil Anda.
   Mulai tepat waktu dan Anda tidak perlu mengorbankan kualitas demi kecepatan.
5. Memiliki terlalu banyak di piring Anda . Jika Anda tidak memiliki gagasan yang jelas tentang 1) waktu yang Anda perlukan untuk menyelesaikan sesuatu dan 2) waktu yang Anda miliki, Anda berada dalam bahaya untuk memaksakan diri. Hanya terima proyek yang benar-benar Anda yakini dapat Anda selesaikan dengan sukses.
6. Keseimbangan kehidupan kerja yang buruk . Jika Anda tidak memiliki jadwal yang ditetapkan, Anda mungkin selalu bekerja, tetapi jarang terlibat dalam pekerjaan yang mendalam. Ini menghasilkan keseimbangan kehidupan kerja yang buruk, yang dapat memengaruhi kesehatan mental Anda.

Bagaimana kita gagal mengatur waktu?

Kita biasanya gagal mengatur waktu dengan tidak merencanakan ke depan, tidak menetapkan prioritas, tidak memiliki tujuan yang jelas, dan menunda-nunda.

Keterampilan perencanaan yang buruk

Seperti yang dikatakan Benjamin Franklin, "Jika Anda gagal merencanakan, Anda berencana untuk gagal."

Anda tidak dapat mencapai banyak hal tanpa memiliki rencana yang baik (percayalah, saya mencoba).

Ini adalah beberapa keterampilan yang harus Anda kuasai jika Anda ingin menjadi hebat dalam perencanaan:

• Perhatian terhadap detail,
• Berpikir kritis,
• Manajemen proyek,
• Kemampuan komunikasi yang baik,
• Organisasi yang baik,
• Berpikir ke depan dan melihat gambaran yang lebih besar.

Tidak menetapkan prioritas

Semua tugas adalah sama, tetapi beberapa tugas lebih setara daripada yang lain.

Tidak memprioritaskan adalah cara pasti untuk membuat Anda kewalahan atau membuang waktu melakukan tugas acak dengan mengorbankan yang lebih penting dan/atau mendesak.

Matriks Eisenhower adalah alat yang hebat yang akan membantu Anda membagi hal-hal penting dari hal-hal yang tidak penting. Yang Anda butuhkan hanyalah selembar kertas yang akan Anda bagi menjadi empat bagian:

1) Tugas penting dan mendesak – harus dilakukan terlebih dahulu.

2) Penting tetapi tidak mendesak – jadwal untuk melakukannya nanti.

3) Mendesak tapi tidak penting alias bukan Anda yang harus melakukannya – delegasikan.

4) Yang tidak mendesak dan tidak penting dapat dihapus dari daftar.

Tidak memiliki tujuan yang jelas

Bayangkan berpartisipasi dalam perlombaan, tetapi tidak tahu di mana garis finisnya. Bagaimana Anda tahu ke mana harus lari? Bagaimana Anda tahu seberapa dekat Anda untuk menyelesaikan balapan?

Itu benar, Anda tidak bisa.

Hal yang sama berlaku dengan menetapkan tujuan: Anda tidak dapat berharap untuk mencapainya jika Anda tidak tahu persis apa tujuan Anda. Untuk menetapkan tujuan dengan benar, pastikan mereka SMART – spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu.

Misalnya, “menjadi kaya ” bukanlah tujuan yang cerdas. Kaya berarti sesuatu yang berbeda untuk setiap orang. Mencoba mencapai tujuan "menjadi kaya" berarti berlari tanpa tujuan tanpa garis akhir yang terlihat.

Cobalah sesuatu seperti ini sebagai gantinya: “memiliki sejumlah X uang di rekening bank saya pada akhir tahun” atau “mulai menghasilkan (jumlah X) setiap bulan pada (tanggal tertentu)”.

Ketika Anda memiliki angka pasti dalam pikiran, akan lebih mudah untuk membuat rencana tentang bagaimana menuju ke sana juga.

Penundaan

Penundaan tampaknya menjadi musuh produktivitas favorit semua orang.

Agar adil, beberapa orang (termasuk saya) perlu merasakan tekanan dari mendekati tenggat waktu untuk melepaskan produktivitas dan kreativitas mereka. Jika Anda pernah menemukan sesuatu yang lucu atau jenaka dalam artikel saya, kemungkinan besar saya menulis bagian itu pada hari saya harus menyelesaikan teks. Atau mungkin sehari sebelumnya.

Triknya adalah menemukan keseimbangan yang tepat antara tidak ada tekanan dan tekanan yang membuat Anda panik: titik manis dari tekanan yang memotivasi , jika Anda mau.

Kesalahan umum dalam manajemen waktu dan cara mengatasinya

Tidak ada manajemen waktu yang sempurna – karena terdiri dari begitu banyak aspek yang berbeda, kebanyakan dari kita mengalami kesulitan dengan setidaknya salah satunya. Berikut adalah beberapa kesalahan manajemen waktu paling umum yang cenderung kita lakukan dan cara mengatasinya:

Tidak punya rencana

Apakah Anda ingin produktif, tetapi Anda merasa sedikit tersesat? Apakah Anda tidak termotivasi? Apakah Anda sering merasa bahwa Anda telah melupakan sesuatu?

Jika Anda menjawab ya lebih dari sekali – ini biasanya terjadi ketika Anda tidak memiliki rencana dan Anda hanya mengikuti arus dan bersikap reaktif.

Solusi : Mulailah dengan bersikap proaktif dan membuat rencana jangka panjang dan jangka pendek. Duduk dan pikirkan hal-hal yang ingin Anda selesaikan dan tujuan yang ingin Anda capai.
Kemudian tuliskan cara menuju ke sana, langkah demi langkah.

Sasaran jangka panjang akan membantu Anda menentukan sasaran jangka pendek, dan sasaran jangka pendek akan membantu Anda menulis daftar tugas yang baik.

Anda harus menentukan tujuan pribadi dan profesional Anda sehingga jadwal Anda dapat seimbang dan sesuai dengan semua yang Anda pedulikan.

Menjadi buruk dalam memperkirakan waktu

Ini dulunya adalah salah satu masalah terbesar saya. Saya tidak tahu berapa banyak waktu yang saya perlukan untuk bersiap-siap atau berapa tepatnya waktu yang saya perlukan untuk berpindah dari titik A ke titik B. Asumsi saya sering kali sedikit meleset, yang terkadang mengakibatkan keterlambatan.

Solusi : Ketika saya menyadari bahwa saya memiliki kecenderungan untuk meremehkan jumlah waktu yang saya perlukan untuk menyelesaikan sesuatu, saya mulai mengukurnya.
Anda cukup menggunakan stopwatch atau, jika Anda ingin melakukannya dengan cara yang lebih teratur, aplikasi pelacakan waktu.

Melacak waktu Anda akan membantu Anda memperkirakan waktu dengan lebih akurat, karena Anda akan memiliki banyak data untuk diandalkan dan membuat tebakan yang cerdas. Ini juga akan memfasilitasi perencanaan, karena Anda akan memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang Anda habiskan dan apa yang harus Anda lakukan lebih atau kurang.

Menjadi kewalahan

Pertama-tama - ambil napas dalam-dalam.

Anda tidak bisa melakukan semuanya. Ini benar-benar baik-baik saja. Tidak ada yang bisa.

Memiliki jadwal yang sibuk dapat membebani Anda, jadi Anda harus bersikap lembut pada diri sendiri dan menerima bahwa Anda bukan manusia super. Juga, kabar baik – ada solusi untuk ini.

Solusi : Penting untuk belajar memprioritaskan.

Pilih hingga 3 tugas yang benar-benar perlu Anda selesaikan untuk hari itu dan fokuslah pada mereka. Cobalah untuk melakukannya di paruh pertama hari itu: yang terbesar/tersulit terlebih dahulu, dan kemudian sisanya, dalam urutan prioritas. Jika Anda berhasil melakukan sesuatu di luar 3 tugas teratas Anda – bagus, tetapi jika tidak, tidak apa-apa.

Juga, pastikan Anda meninggalkan buffer di antara hal-hal yang Anda jadwalkan untuk memastikan Anda akan menyelesaikan tugas sebelum tugas berikutnya dimulai dan jadwal Anda tidak akan kacau.

Gangguan

Apakah Anda tahu apa yang paling mengganggu Anda? Jika tidak, ikuti penilaian singkat yang diterbitkan oleh Harvard Business Review ini untuk mengetahui mana dari enam jenis gangguan paling umum yang mengganggu produktivitas dan kemampuan Anda untuk fokus.

Solusi : Jika Anda telah menyelesaikan langkah pertama untuk mencari tahu apa gangguan terburuk Anda, inilah saatnya untuk mengatasinya. Berikut adalah beberapa saran:

1. Bekerja di lingkungan yang produktif. Ketika saya masih mahasiswa, saya biasa pergi ke perpustakaan untuk belajar: semua orang di sekitar saya melakukan pekerjaan mereka sehingga wajar bagi saya untuk melakukannya juga. Rasanya tidak enak berada di ponsel saya.
2. Bagi tugas menjadi beberapa bagian sehingga tampak lebih bisa dilakukan dan tidak terlalu mengintimidasi.
3. Matikan notifikasi atau alihkan ponsel ke mode jangan ganggu .
4. Tetapkan waktu untuk memeriksa email – jangan membaca dan menanggapinya sepanjang hari, karena dapat merusak konsentrasi Anda.
5. Jika Anda bekerja di lingkungan yang bising, belilah headphone peredam bising yang bagus.

Menunda-nunda

Apa yang menyebabkan penundaan? Ini bukan "hanya karena malas", seringkali ada alasan yang lebih besar – biasanya perfeksionisme dan/atau takut gagal.

Solusi : Ada beberapa cara untuk mendekati penundaan, tergantung pada penyebabnya.

1. Yang pertama adalah menerima bahwa dilakukan lebih baik daripada sempurna . Saya tahu ini mungkin lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Namun, tidak ada yang pernah kita lakukan akan sempurna, jadi lebih baik menerimanya lebih cepat daripada nanti.
   Itu tidak berarti kita harus berhenti berusaha dalam pekerjaan kita. Itu berarti kita harus berhenti memperbaikinya tanpa henti, menekankan setiap detail kecil, atau bahkan tidak memulai karena kita takut itu tidak akan menjadi seperti yang kita bayangkan.
2. Terkadang kita menunda-nunda karena kita kewalahan. Kami menunda memulai karena sepertinya terlalu banyak pekerjaan.
   Solusinya adalah dengan memecah proyek besar menjadi langkah-langkah kecil. Mereka tampak jauh lebih bisa dilakukan. Fokus hanya pada langkah Anda berikutnya dan itu tidak akan terlalu menakutkan.
3. Apakah Anda menunda-nunda karena Anda tidak yakin apakah Anda dapat menyelesaikan proyek dengan sukses atau apakah Anda cukup ahli untuk itu?
   Mintalah umpan balik dari manajer Anda atau orang tepercaya dari tim Anda sesering mungkin untuk memastikan Anda menuju ke arah yang benar. Terbuka untuk saran dan kritik dan menggunakannya sebagai kesempatan belajar.

Berpikir sibuk dan produktif itu sama

Apakah Anda sama sibuk dengan produktif? Menghabiskan banyak waktu bekerja dengan menyelesaikan banyak hal? Bekerja keras dengan bekerja cerdas?

Berlawanan dengan kepercayaan populer, hal-hal itu sebenarnya tidak sama. Pernahkah terjadi pada Anda bahwa Anda bekerja sepanjang hari, tetapi akhirnya menyadari bahwa Anda belum mencapai sesuatu yang signifikan?

Solusi : Ingatlah tujuan Anda. Ketika Anda sedang menulis daftar tugas Anda, tanyakan pada diri Anda: Apakah ini akan membawa saya lebih dekat ke tujuan saya? Apakah ini penting bagi saya? Bisakah saya mendelegasikan ini?

Jika Anda memiliki beberapa tugas kecil yang harus dilakukan, 1) lakukan menjelang akhir hari kerja Anda. Jangan buang waktu utama otak Anda untuk itu – gunakan dengan bijak, untuk tugas yang lebih penting.
2) Kelompokkan mereka bersama-sama, sehingga Anda tidak kehilangan banyak fokus saat berpindah dari satu tugas ke tugas lainnya.

Tidak istirahat dan cuti kerja

Bekerja sepanjang waktu sebenarnya tidak akan membuat Anda lebih produktif – itu hanya akan membuat Anda kelelahan.

Pikiran Anda perlu beristirahat dengan baik dan segar agar dapat fokus dan efisien. Anda melakukan pekerjaan Anda lebih baik ketika Anda tidak lelah dan kurang tidur, percaya atau tidak.

Solusi : Solusi untuk yang satu ini cukup jelas – istirahat dan rileks.

Cegah diri Anda bekerja di luar jam kerja dan memikirkan pekerjaan saat Anda tidak benar-benar bekerja. Ada lebih banyak hal dalam hidup daripada produktivitas dan menghasilkan uang.

Kesimpulan

Membangun keterampilan manajemen waktu membutuhkan waktu dan usaha. Ini adalah proses, tetapi itu sepadan, karena hidup Anda akan menjadi lebih mudah saat Anda belajar mengatur waktu dengan lebih baik.

Pastikan Anda merencanakan waktu Anda, menetapkan tujuan yang jelas, menetapkan prioritas, dan meminimalkan penundaan. Anda juga harus melakukan yang terbaik untuk menghindari gangguan, mengambil cuti kerja, memperkirakan waktu Anda secara akurat, dan fokus untuk menjadi efisien daripada sibuk.