Perangkat Lunak yang Salah Lebih Buruk Daripada Tidak Ada Perangkat Lunak: Tips Memilih yang Baik

Sebelum membuat keputusan pembelian akhir Anda, ikuti tip berikut untuk menghindari berakhir dengan perangkat lunak yang salah untuk kebutuhan Anda.

Setelah berbulan-bulan pertemuan, penelitian, dan demo tanpa akhir, Anda dan tim Anda akhirnya mempersempit kemungkinan sistem perangkat lunak baru perusahaan Anda menjadi hanya beberapa opsi. Yang tersisa hanyalah membuat keputusan dan menyelesaikan pembelian Anda. Ini adalah bagian yang mudah dari prosesnya, bukan?

Yah, tidak cukup. Ketika kami bertanya kepada 1.000 pengambil keputusan bisnis kecil dalam survei Kecocokan Perangkat Lunak Hebat Capterra* tentang pembelian perangkat lunak terbaru mereka, kami menemukan bahwa mereka mendapatkan Kecocokan Besar—pembelian yang memenuhi atau melampaui harapan tanpa kompromi—hanya 27% dari waktu yang ada.

Kemungkinan membuat pilihan yang salah pada tahap ini sangat tinggi. Ini dapat menyebabkan beberapa sakit kepala yang membuat frustrasi jika Anda beruntung (misalnya, fitur yang hilang, solusi tambahan), atau jika Anda tidak beruntung, situasi yang lebih buruk daripada jika Anda tidak memiliki perangkat lunak sama sekali (misalnya, pengguna yang frustrasi, data rusak).

Untuk memastikan Anda membuat keputusan terbaik untuk bisnis Anda, berikut adalah beberapa tip untuk memilih perangkat lunak yang tepat untuk dibeli pada tahap akhir ini.

Tip #1: Kembali ke masalah awal Anda

Albert Einstein pernah berkata, "Jika saya punya satu jam untuk memecahkan masalah, saya akan menghabiskan 55 menit untuk memikirkan masalah itu dan lima menit untuk memikirkan solusi." Jika Anda kesulitan memutuskan di antara beberapa opsi perangkat lunak yang berbeda, itu pertanda Anda harus kembali dan menganalisis masalah awal yang ingin Anda pecahkan dengan perangkat lunak.

Siapa pengguna akhir utama perangkat lunak ini? Apa masalah dengan metode kami saat ini yang kami coba perbaiki? Bagaimana kami mengukur kesuksesan dengan pembelian perangkat lunak ini? Meninjau kembali jawaban tim Anda atas pertanyaan-pertanyaan ini dapat memberi Anda momen "aha" yang Anda butuhkan untuk melakukan pembelian.

Tip #2: Pisahkan keinginan Anda dari kebutuhan Anda

Anda menemukan iklan untuk sistem perangkat lunak yang ramping, kaya fitur, dan, sejujurnya, sangat keren. Kurang terkesan dengan penawaran lain, Anda membuat keputusan untuk membelinya hanya untuk mengetahui enam bulan ke depan bahwa perusahaan Anda membayar harga premium untuk hanya menggunakan setengah dari fitur sistem. Pada akhirnya, keputusan dibuat untuk membatalkan langganan dan pergi dengan sesuatu yang lebih terjangkau.

Kami melihat skenario ini dimainkan sepanjang waktu, dan itu terjadi karena perusahaan menjadi terlalu tergila-gila dengan sistem yang menawarkan fitur di luar apa yang sebenarnya mereka butuhkan. Meskipun menggoda untuk mendapatkan penawaran premium itu, terkadang keputusan terbaik adalah mundur. Ingat: Anda selalu dapat meningkatkan ke produk yang lebih terisi penuh saat Anda siap.

Tip #3: Terkadang all-in-one bukanlah pilihan terbaik

Jika Anda memiliki banyak kebutuhan dengan pembelian perangkat lunak Anda berikutnya, rangkaian perangkat lunak lengkap yang memeriksa semua kotak Anda adalah opsi yang menarik. Satu solusi, satu kontrak, satu antarmuka untuk mempelajari cara menggunakan—apa yang tidak disukai?

Namun, hanya karena sistem perangkat lunak melakukan banyak hal, itu tidak berarti semuanya baik- baik saja . Daripada memilih satu sistem yang "cukup baik" untuk semua kebutuhan Anda, perusahaan Anda mungkin lebih baik membeli dan mengintegrasikan dua atau tiga solusi dengan kekuatan unik mereka sendiri. Semua itu untuk dikatakan, jangan menghindar dari lebih banyak perangkat lunak jika lebih banyak perangkat lunak yang benar-benar Anda butuhkan.

Tip #4: Pertimbangkan tumpukan teknologi Anda yang ada

Perangkat lunak tidak ada dalam gelembung. Kemungkinan besar sistem baru Anda perlu bermain bagus dengan sesuatu yang sudah Anda miliki—baik itu sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) jika itu adalah sistem yang menghadap pelanggan, sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) jika itu adalah sistem internal, atau bahkan alat intelijen bisnis jika Anda ingin mengambil data dari pembelian baru Anda untuk analisis mendalam.

Antarmuka pemrograman aplikasi (API) telah menjadi sangat canggih sehingga mengintegrasikan dua sistem bersama-sama bukanlah tugas yang hampir mustahil seperti dulu. Namun, ada baiknya untuk bertanya kepada vendor Anda apakah mereka memiliki masalah yang diketahui saat berintegrasi dengan sistem Anda. Lebih baik lagi, Anda mungkin mengetahui bahwa vendor yang Anda pertimbangkan memiliki kemitraan khusus dengan salah satu vendor Anda yang sudah ada yang dapat memberi Anda diskon atau fitur tambahan. Either way, itu bisa memberi tip keputusan Anda terhadap satu produk di atas yang lain.

Tip #5: Gunakan kegunaan sebagai pemutus ikatan

Anda memiliki dua opsi perangkat lunak. Mereka memiliki fitur yang sama, keduanya memiliki ulasan yang bagus, dan harganya hampir sama. Kamu ikut yang mana?

Jika itu benar-benar mati-bahkan di antara dua opsi, pilih salah satu yang menurut Anda dan tim Anda lebih mudah digunakan. Idealnya, Anda akan menggunakan sistem ini selama bertahun-tahun yang akan datang, dan setiap cacat dalam pengalaman pengguna—di komputer atau telepon—akan cepat menipis di perusahaan Anda.

Apakah Anda siap untuk membuat keputusan?

Terkadang, memecahkan satu masalah dapat menciptakan masalah yang sama sekali baru. Itulah risiko yang Anda jalankan saat membeli perangkat lunak yang salah.

Kiat yang telah kami bahas di sini akan membantu Anda menghindari skenario ini, tetapi jika Anda masih ragu tentang perangkat lunak apa yang tepat untuk Anda pada tahap ini, berikut adalah beberapa saran terakhir:

• Menolak menambahkan ke daftar pendek Anda kecuali benar-benar diperlukan: Meskipun menggoda untuk kembali setelah membuat daftar pendek Anda dan mempertimbangkan opsi perangkat lunak tambahan, penelitian kami menunjukkan ini biasanya menghasilkan pembelian dengan kualitas lebih rendah. Percayai pekerjaan yang telah Anda lakukan sejauh ini, dan hindari memenuhi daftar pendek Anda dengan produk yang sudah Anda singkirkan.
• Temukan ulasan dari pengguna seperti Anda: Meskipun produk perangkat lunak memiliki ulasan yang bagus, sulit untuk mengetahui apakah ulasan tersebut berasal dari bisnis yang serupa dengan milik Anda. Untungnya, jika Anda membuka halaman produk apa pun di Capterra, Anda dapat memfilter ulasan berdasarkan ukuran perusahaan, lama penggunaan, frekuensi penggunaan, dan bahkan peran pengulas untuk mendapatkan ide yang lebih baik.
• Minta demo lain: Jika, setelah demo awal dan periode uji coba gratis Anda sendiri, Anda masih memiliki pertanyaan atau kekhawatiran tentang produk tertentu, minta vendor perangkat lunak untuk melakukan demo lain. Mereka mungkin menunjukkan sesuatu yang baru yang belum pernah Anda lihat sebelumnya, yang dapat memengaruhi keputusan pembelian Anda.

Jika Anda masih ragu untuk membeli perangkat lunak berikutnya, lihat sumber daya tambahan di blog Tips Membeli Perangkat Lunak kami. Dan jika Anda telah membuat keputusan, selamat! Buka halaman beranda kami dan temukan produk yang siap Anda beli untuk langkah selanjutnya.

---

Metodologi survei

*Survei Kecocokan Perangkat Lunak Hebat Capterra 2020 dilakukan pada Oktober 2020. Kami menyurvei 1.000 pekerja di bisnis AS dengan dua hingga 500 karyawan dan pendapatan tahunan $1-$250 juta yang: 1) memiliki pengaruh signifikan pada pembelian teknologi untuk organisasi mereka, dan 2) telah melakukan pembelian perangkat lunak untuk organisasi mereka dengan biaya setidaknya $500/tahun dalam 24 bulan terakhir. Kami menyusun pertanyaan untuk memastikan bahwa setiap responden sepenuhnya memahami arti dan topik yang dibahas.