Panduan Nirlaba untuk Migrasi Data Cloud

Ketika saya bekerja sebagai spesialis teknis di Apple, tidak ada fitur yang menimbulkan lebih banyak pertanyaan dan kekhawatiran selain cloud. Bagi banyak orang, cloud adalah tempat di mana data mereka menghilang dan entah bagaimana secara ajaib kembali ketika mereka menginginkannya.

Kenyataannya adalah bahwa cloud dimaksudkan sebagai alternatif untuk penyimpanan data di tempat atau manajemen sistem.

Cloud adalah jaringan server internet yang menyimpan informasi. Beberapa dari server ini dimaksudkan untuk menyimpan data dan yang lain dimaksudkan untuk meng-host aplikasi atau memberikan semacam layanan. Server ini dimiliki oleh perusahaan data besar seperti Google, Microsoft, atau Amazon, yang menyewakannya kepada pelanggan.

Awan sangat bagus jika Anda adalah organisasi nirlaba baru atau kecil yang tidak memiliki ruang atau tenaga untuk mengelola beberapa server sendiri. Jika lembaga nonprofit Anda sudah mengelola servernya sendiri, cloud masih dapat memberikan alternatif yang lebih murah untuk penyimpanan data, server email, dan sistem akuntansi.

Kemampuan cloud sudah ditawarkan dengan banyak jenis perangkat lunak nirlaba dan komputasi awan dianggap sebagai hal yang normal baru untuk perangkat lunak.

Apakah organisasi nirlaba Anda kecil atau besar, baru memulai atau sudah mapan, komputasi awan adalah sesuatu yang harus Anda pertimbangkan.

Jika Anda siap untuk mengambil tindakan, saya telah menyusun panduan komprehensif untuk memindahkan organisasi nonprofit Anda ke cloud.

Haruskah lembaga nonprofit Anda pindah ke cloud?

Pindah ke cloud memiliki manfaatnya, tetapi tidak tepat untuk setiap organisasi. Ada perbedaan dalam keamanan, kontrol, dan keandalan sistem saat membandingkan layanan cloud dengan data di tempat dan hosting sistem. Sebelum Anda terjun ke cloud, Anda harus menganalisis kelebihan dan kekurangan komputasi awan.

Untuk membuatnya lebih mudah, saya telah mengumpulkan daftar pro dan kontra untuk Anda:

Pro komputasi awan

• Skalabilitas: Layanan hosting cloud sudah memiliki kemampuan hosting yang tersedia saat Anda mendaftar. Saat permintaan data nonprofit Anda meningkat, tuan rumah menyediakan lebih banyak ruang untuk Anda. Meskipun peningkatan penyimpanan ini akan menghabiskan uang Anda, ini akan menjadi kacang dibandingkan dengan biaya hosting di tempat, yang mencakup pembelian perangkat keras awal, pemeliharaan, staf untuk mengelola server Anda, dan pembelian perangkat keras tambahan saat Anda melampaui sistem Anda.
• Keamanan: Layanan hosting cloud mengetahui apa yang diperlukan untuk menjaga keamanan informasi Anda. Organisasi nirlaba tidak selalu memiliki dana untuk mempertahankan staf ahli keamanan TI, tetapi host cloud melakukannya dan mereka jauh lebih siap untuk melindungi data Anda, menurut Web Hosting Sun.
• Waktu henti terbatas: Jika Anda memelihara server sendiri dan server mati, tidak ada cadangan yang dapat diandalkan untuk menjaga operasi berjalan lancar. Namun, layanan cloud hosting utama memiliki cadangan demi cadangan serta tim khusus yang siap untuk mengelola gangguan server. Ini meminimalkan waktu henti sistem, sehingga menghasilkan produktivitas yang lebih tinggi untuk lembaga nonprofit Anda.
• Biaya: Hosting di tempat memiliki biaya masuk yang tinggi serta biaya berkelanjutan yang lebih tinggi karena kebutuhan pemeliharaan dan staf. Biaya awal pembelian peralatan dan biaya penyiapan berkisar dari $5.500 hingga lebih dari $8.000, penggantian server setiap tiga hingga lima tahun, biaya garansi hingga $2.000, pemeliharaan rutin berjalan hingga $400 per bulan, dan terakhir biaya cadangan $1/GB per bulan. Sebaliknya, banyak layanan berbasis cloud seperti G Suite gratis untuk lembaga nonprofit. Sedangkan untuk cloud hosting, biaya bulanan rata-rata adalah $28 per bulan. Jauh lebih murah daripada hosting di tempat.

Kontra komputasi awan

• Kurangnya kendali: Menyerahkan data Anda ke layanan lain jelas berarti Anda akan melepaskan kendali atas protokol yang diambil untuk menyimpan dan mengamankannya. Pastikan untuk meninjau langkah-langkah keamanan perusahaan tuan rumah dan pastikan bahwa Anda akan tetap memiliki data Anda bahkan jika Anda memutuskan untuk keluar dari layanan ini.
• Kecepatan: Menurut Contegix, hosting lokal lebih cepat daripada mengunggah dan mengunduh ke dan dari cloud. Ini masuk akal karena server Anda sendiri didedikasikan hanya untuk organisasi nonprofit Anda, sedangkan host cloud menangani data Anda dan juga milik orang lain.
• Serpihan dalam sistem: Anda mungkin menemukan bahwa tidak semua yang dilakukan lembaga nonprofit Anda cocok dengan model hosting awan. Hal ini dapat menyebabkan lebih sedikit integrasi antara berbagai fungsi di lembaga nonprofit Anda, seperti data donor dan layanan pemasaran email.

Jika manfaatnya tidak ada di pihak Anda, mungkin yang terbaik adalah tetap menggunakan sistem di tempat Anda sampai hambatan masuk, seperti kecepatan atau kurangnya integrasi, teratasi. Namun, jika pro lebih besar daripada kontra untuk memindahkan organisasi nirlaba Anda ke cloud, bagus. Saatnya untuk mencari tahu apa yang dapat Anda migrasikan.

Sistem mana yang dapat Anda pindahkan ke cloud?

Bloomerang menyusun daftar enam sistem organisasi nirlaba Anda yang harus dipindahkan ke cloud:

• Paket produktivitas:

Menggunakan rangkaian produktivitas berbasis cloud seperti G Suite for Nonprofits (yang menawarkan layanan mereka kepada organisasi yang memenuhi syarat secara gratis) memberi Anda fleksibilitas untuk mengakses dokumen pengolah kata, spreadsheet, dan presentasi dari mana saja dengan koneksi internet.

• Penyimpanan berkas:

Simpan dokumen, gambar, dan spreadsheet penting di penyedia ruang cloud yang dapat diakses internet, seperti Google Drive, IDrive, atau Dropbox.

• Surel:

Pusatkan sistem email Anda melalui penyedia cloud seperti Gmail, yang berfungsi bersama dengan seluruh G Suite.

• Kalender:

Kalender cloud, seperti yang disediakan oleh G Suite, memungkinkan kolaborasi dan komunikasi yang lebih mudah seputar jadwal.

• Basis data donatur:

Ini mungkin akan menjadi salah satu migrasi cloud terbesar dan paling bermanfaat bagi organisasi Anda. Hosting database donor Anda di cloud memberi Anda kemampuan untuk mengakses data itu di mana saja dengan koneksi internet, skalabilitas yang mudah saat database Anda berkembang, dan integrasi yang mudah dengan layanan berbasis cloud lainnya seperti pemasaran email atau perangkat lunak pengembangan.

• Akuntansi:

Bloomerang menyatakan bahwa akuntansi tidak bergerak ke cloud secepat fungsi lainnya—kolaborasi adalah salah satu keunggulan komputasi awan, tetapi banyak tim akuntansi sangat kecil atau bahkan hanya satu orang. Namun, seiring pertumbuhan organisasi nirlaba Anda, tenaga kerja yang dibutuhkan untuk menangani akuntansi juga akan bertambah, menjadikan komputasi awan sebagai pilihan cerdas untuk akuntansi pada saat itu.

Nilai biaya Anda saat ini dan kebutuhan masa depan

Anda sekarang mengetahui manfaat komputasi awan dan kemungkinan penerapan teknologi di dunia nirlaba, jadi inilah saatnya untuk memutuskan layanan hosting awan mana yang akan Anda gunakan dan sistem mana yang akan tetap berada di lokasi (jika ada). Untuk melakukan ini, Anda harus melakukan analisis biaya dan kebutuhan semua sistem lokal Anda, yang akan membantu Anda menentukan apa yang bersedia Anda bayar untuk setiap layanan cloud yang Anda pertimbangkan.

Biaya di tempat saat ini yang harus diperhitungkan:

• Pembelian perangkat keras (awal dan peningkatan)
• Tim TI Anda
• Pemeliharaan server

Biaya cloud masa depan yang harus diperhitungkan:

• Biaya pengaturan migrasi
• Pelatihan untuk staf menggunakan sistem cloud baru
• Biaya hosting data bulanan atau tahunan
• Peningkatan hosting data

Perlu untuk memperhitungkan:

• Ruang penyimpanan yang dibutuhkan
• Integrasi antara sistem yang berbeda (email ke database donor, rangkaian produktivitas ke kalender, dll.)
• Dukungan pelanggan 24/7
• Setiap fitur unik yang ditawarkan oleh sistem di tempat Anda seperti kontrol tertentu atau integrasi khusus yang Anda buat khusus untuk organisasi Anda

Mengumpulkan biaya yang Anda keluarkan untuk hosting di tempat dan kebutuhan Anda akan membantu Anda memilih penyedia cloud Anda serta menegosiasikan penjahit untuk layanan mereka agar sesuai dengan fitur yang ditawarkan oleh sistem di tempat Anda. Anda ingin mencocokkan atau melampaui kemampuan yang ditawarkan oleh sistem lokal Anda saat pindah ke cloud.

Pilih penyedia cloud Anda

Setelah Anda memilih fungsi mana yang Anda rencanakan untuk dipindahkan ke cloud, kemampuan individual dari sistem ini, dan harga yang bersedia Anda bayar untuknya, inilah saatnya untuk memilih penyedia (atau penyedia) cloud.

Lihat daftar Cloud Spectator tentang penyedia layanan cloud terbaik untuk tahun 2017.

Saat memilih penyedia cloud, penting untuk meninjau semua aspek layanan, biaya, fitur, dan terutama tindakan pencegahan keamanannya. Faktanya, keamanan harus menjadi salah satu perhatian terbesar Anda ketika memilih penyedia cloud untuk menyimpan informasi sensitif donor dan karyawan seperti informasi rekening bank dan nomor kartu kredit/debit, SIM atau nomor ID negara bagian, dan nomor jaminan sosial.

Pastikan Anda menyisir kebijakan privasi dan persyaratan layanan dengan pengacara dan pakar TI. Anda ingin mempertahankan kepemilikan dan privasi penuh atas data apa pun yang disimpan di server hosting. Jika organisasi nonprofit Anda tidak mempertahankan kepemilikan penuh atas data atau data Anda dapat diakses oleh karyawan perusahaan hosting, perusahaan tersebut tidak cocok untuk nonprofit Anda.

Organisasi nirlaba menangani banyak data sensitif secara teratur dan penyimpanan data apa pun yang melanggar privasi berisiko melanggar sejumlah peraturan data nirlaba.

Untuk informasi lebih lanjut tentang privasi dan kewajiban data nirlaba, pastikan untuk membaca panduan Pusat Manajemen Risiko Nirlaba tentang topik tersebut.

Jalankan migrasi data cloud Anda

Saat memigrasikan data dan fungsi Anda ke cloud, yang terbaik adalah mencari panduan atau bantuan langsung dari penyedia atau pakar TI sehingga Anda tidak kehilangan data apa pun dalam prosesnya. Beberapa penyedia akan menawarkan layanan cadangan mereka sendiri dengan biaya juga.

Bermigrasi ke cloud tidak semudah menekan tombol dan melihat semua sistem nonprofit Anda menjadi satu dengan host cloud baru. Ini membutuhkan perencanaan dan kontinjensi jika terjadi kesalahan.

Proses migrasi dipecah menjadi lima langkah terpisah:

1. Cadangkan data Anda: Apakah Anda memilih untuk mencadangkan data Anda sendiri atau menyewa layanan pencadangan pihak ketiga terserah Anda, tetapi untuk kepentingan hati-hati, saya sarankan menggunakan layanan pihak ketiga, terutama jika Anda tidak memiliki staf IT know-how.

Untuk informasi selengkapnya tentang layanan pencadangan pihak ketiga, baca daftar Business.com untuk layanan pencadangan online terbaik.

2. Rencanakan migrasi Anda: Setelah Anda mencadangkan semua data Anda, saatnya untuk memilih “bagaimana” dan “kapan” migrasi data Anda. Pastikan tanggal migrasi Anda memungkinkan gangguan minimal (seperti liburan yang diperpanjang) dan tetapkan tenggat waktu untuk menyelesaikan migrasi. Juga, diskusikan dengan penyedia Anda urutan prioritas migrasi untuk data dan aplikasi, jika ada fungsi yang perlu diakses oleh lembaga nonprofit Anda lebih cepat daripada nanti.

3. Uji lingkungan cloud: Setelah semua detail disempurnakan, bekerja samalah dengan penyedia Anda untuk menyiapkan lingkungan cloud. Penyiapan Anda harus mencakup pengujian koneksi, fitur, dan integrasi sehingga setelah data Anda dipindahkan, tim Anda dapat mulai menggunakan aplikasi berbasis cloud mereka tanpa hambatan.

4. Mulai migrasi: Ini adalah proses yang panjang dan kemungkinan besar akan memerlukan penyesuaian di pihak Anda dan juga penyedia untuk memastikan data sesuai dan berfungsi di lingkungan cloud yang baru.

5. Mengatasi kekusutan: Tidak perlu dikatakan lagi bahwa pengujian tambahan diperlukan setelah migrasi selesai untuk memuluskan setiap hambatan dalam fungsi atau untuk mengidentifikasi data yang hilang dalam proses. Jika demikian, gunakan cadangan Anda untuk mengisi kekosongan data.

Selamat! Sekarang Anda telah berhasil memindahkan organisasi nonprofit Anda ke cloud.

Panduan teknologi lainnya untuk lembaga nonprofit Anda

Teknologi terus berubah dan kecuali pekerjaan Anda berputar di sekitarnya, sulit untuk mengikuti bagaimana hal itu akan memengaruhi organisasi nirlaba Anda. Untungnya, blog teknologi nirlaba Capterra dimuat dengan panduan dan sumber daya tentang cara terbaik menerapkan dan menggunakan teknologi baru untuk keuntungan Anda.

Jika Anda menikmati bagian ini, pastikan untuk juga memeriksa posting blog lainnya ini:

• Panduan Penting untuk Menjadi Seluler untuk Lembaga Nonprofit
• Panduan Lengkap untuk Menggunakan Penggalangan Dana Peer-to-Peer untuk Nirlaba Anda
• Cara Menggunakan Media Sosial untuk Melibatkan dan Merekrut Relawan Nirlaba