Kasus pelacakan waktu: Apa yang dikatakan orang yang menggunakan pelacakan waktu tentang manfaatnya

“Orang biasa hanya berpikir untuk menghabiskan waktu. Orang-orang hebat berpikir untuk menggunakannya.”

- Tidak dikenal

Waktu terus berjalan, suka atau tidak suka.
Kebenaran lain adalah: waktu terus berlalu apakah kita melakukan sesuatu atau tidak. Sepuluh tahun dari sekarang, Anda dapat mencapai semua tujuan Anda atau Anda dapat menjalani kehidupan yang sama persis seperti yang Anda lakukan sekarang, hanya menjadi 10 tahun lebih tua.

Itulah mengapa kita harus menggunakan waktu kita dengan bijaksana dan berhati-hati untuk tidak menyia-nyiakannya; lagi pula, itulah satu-satunya sumber daya yang tidak bisa kita dapatkan kembali setelah hilang.

Bagaimana memastikan bahwa Anda tidak membuang-buang waktu dan menghabiskannya untuk melakukan hal yang benar?

Nah, salah satu solusinya adalah dengan melacaknya.

Apa itu pelacakan waktu?

Pelacakan waktu dapat didefinisikan sebagai mendokumentasikan tugas harian Anda dan waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikannya.

Ini dapat dilakukan di dalam perusahaan, dalam hal ini karyawan melacak kewajiban dan jam kerja mereka, atau Anda dapat melakukannya secara mandiri, baik untuk tujuan penagihan (jika Anda bekerja sebagai pekerja lepas, misalnya) atau hanya untuk meningkatkan produktivitas Anda .

Di masa lalu, cukup umum untuk melacak waktu yang dihabiskan karyawan di tempat kerja menggunakan kartu gesek, geolokasi, dan metode masuk & keluar; sekarang kami kebanyakan menggunakan aplikasi pelacak waktu, seperti Clockify, karena sebagian besar dari kami bekerja dari rumah.

Menggunakan aplikasi, Anda dapat melacak waktu dengan dua cara: melalui timesheets atau menggunakan timer.

lembar waktu

Anda secara manual menambahkan tugas dan waktu yang Anda habiskan untuk melakukan tugas tersebut, biasanya di penghujung hari. Beberapa orang melakukannya pada akhir bulan atau setiap beberapa hari, tetapi saya tidak akan merekomendasikannya karena mudah untuk melupakan sesuatu seperti itu.

Metode lembar waktu lebih populer karena, dalam sebagian besar kasus, Anda tidak memerlukan tingkat presisi yang tinggi; juga, perlu diingat bahwa Anda harus memulai/menghentikan pengatur waktu mungkin membuat stres bagi sebagian orang.

pengatur waktu

Anda memulai penghitung waktu saat Anda mulai mengerjakan tugas dan berhenti saat Anda selesai. Ini lebih tepat karena mencatat saat yang tepat Anda mulai dan berhenti, sedangkan pengguna timesheet memasukkan perkiraan waktu. Ini bagus jika Anda ingin mengukur dan/atau meningkatkan produktivitas Anda.

Mengapa pelacakan waktu penting?

Sekarang, ketika kita membahas apa itu, kita juga harus membicarakan mengapa itu penting. Mengapa Anda harus melacak waktu Anda?

Waktu pelacakan membuat penagihan lebih mudah dan memproses penggajian lebih efisien

Alasan nomor satu: uang.

Saat Anda melacak waktu, pada dasarnya Anda memiliki catatan semua jam yang dapat ditagih dan yang tidak dapat ditagih.

Apa artinya?

Jika Anda seorang bisnis, itu membuat pemrosesan data untuk penggajian menjadi lebih mudah.

Terutama jika Anda memiliki bisnis kecil atau menengah dan tidak memiliki uang untuk disia-siakan, melacak semuanya akan membantu Anda tetap dalam anggaran.
Anda juga bisa mendapatkan data yang dapat Anda andalkan jika Anda memutuskan untuk menyesuaikan harga produk atau layanan Anda.

Penagihan yang akurat sangat penting bagi pekerja lepas dan klien.
Anda tidak akan meremehkan jam yang Anda habiskan; itu juga dapat memfasilitasi penghitungan tarif per jam Anda atau tarif proyek tetap.
Jika Anda berada di ujung perekrutan, Anda dapat melihat ke mana tepatnya uang mereka pergi.

Pelacak waktu memberikan data yang berguna

Ketika Anda memasukkan data setiap hari, Anda mendapatkan banyak data – dalam hal ini, dengan informasi berguna yang dapat Anda manfaatkan dengan berbagai cara. Pertama, Anda akan melihat seberapa banyak tim Anda bekerja dan apa yang sedang mereka kerjakan, serta jumlah waktu yang biasanya diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

Ketika Anda melihat semua itu, secara hitam dan putih, Anda dapat bertanya pada diri sendiri: Apakah ada area yang perlu diperbaiki? Bisakah kita melakukan sesuatu dengan lebih efisien? Apakah kita perlu bekerja lebih cerdas daripada lebih keras?
Menjawab pertanyaan tersebut dan menerapkan perubahan yang diperlukan akan membuat tim Anda lebih produktif dan bisnis Anda lebih menguntungkan.

Ini akan membantu Anda merencanakan dengan lebih baik juga. Anda akan dapat memperkirakan jumlah jam yang dibutuhkan untuk proyek masa depan dan memperkirakan biaya proyek tersebut.

PS Meskipun saya menulis tentang tim, semuanya masih berlaku bahkan jika Anda bekerja sendiri. Menganalisis pekerjaan Anda sendiri membutuhkan keterbukaan dan kejujuran, serta tanggung jawab, yang mengagumkan – ayolah!

Pelacakan waktu dapat meningkatkan produktivitas

Apakah Anda memiliki masalah dengan penundaan? Atau sesuatu yang terus-menerus mengganggu alur kerja Anda? Atau mungkin Anda hanya sangat menyadari kurangnya konsentrasi Anda dan Anda bertekad untuk meningkat?
Pelacakan waktu mungkin bisa menjadi solusinya.

Anda cenderung tidak menggulir media sosial tanpa henti dan lebih cenderung melakukan apa yang seharusnya Anda lakukan ketika Anda tahu bahwa Anda harus melihat daftar aktivitas harian yang tertulis di layar Anda. Ini membuat Anda bertanggung jawab dan membuatnya lebih mudah untuk menghilangkan gangguan.

Anda dapat melihat apakah beberapa tugas Anda memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya atau jika Anda membuang waktu dan energi Anda untuk melakukan sesuatu yang sama sekali tidak perlu; memiliki wawasan seperti itu adalah kunci untuk meningkatkan produktivitas Anda.

“Ini telah menjadi alat yang sangat penting dalam bisnis saya. Saya memiliki beberapa klien yang harus saya lacak untuk tugas-tugas tertentu, dan saya tidak hanya dapat melacak entri waktu itu dengan mudah, saya dapat melihat ke belakang dan melihat apakah saya menjadi lebih efisien waktu pada tugas-tugas itu.” – Elizabeth Kroll, pengacara

Melacak waktu dapat membantu Anda belajar

Itu tidak harus secara eksklusif terikat dengan bisnis; itu memiliki tujuan bahkan di lingkungan akademik, di antara guru dan siswa.

Jika Anda seorang pelajar dan musim ujian akan segera tiba, lakukan manajemen waktu. Perasaan panik dan/atau malapetaka yang akan datang tidak harus menjadi satu-satunya kekuatan motivasi Anda!

Melacak waktu tugas mencegah multitasking

Terlebih lagi, aplikasi pelacak waktu biasanya tidak memungkinkan Anda melacak dua tugas sekaligus.

Anda mungkin bertanya kepada saya - bagaimana itu bagus?

Berlawanan dengan kepercayaan populer, multitasking tidak apa-apa jika Anda mendengarkan podcast dan melakukan pekerjaan rumah atau mendengarkan buku audio saat Anda naik kereta ke tempat kerja, tetapi tidak apa-apa jika Anda sedang bekerja. Tidak ada orang lain yang seharusnya tidak mengharapkan Anda untuk melakukan banyak tugas.
Jika Anda melakukan sesuatu yang membutuhkan perhatian penuh Anda, itu tidak boleh dilakukan – Anda akan berakhir dengan dua atau lebih tugas setengah-setengah alih-alih satu selesai sepenuhnya dan Anda mungkin akan berakhir frustrasi. Melakukan satu per satu tugas sebenarnya jauh lebih efisien.

(Dengan kepercayaan populer yang saya maksud adalah kepercayaan saya. Saya mencoba meyakinkan diri sendiri bahwa itu baik-baik saja dan bahwa saya dapat secara bersamaan menulis dan melakukan hal-hal lain ... penelitian empiris saya yang panjang meyakinkan saya bahwa saya, pada kenyataannya, tidak bisa.)

Apa yang dikatakan orang yang menggunakan perangkat lunak pelacak waktu tentang manfaatnya

Seperti yang dikatakan Laura Vanderkam, penulis buku 168 Hours and I Know How She Does It : “ Jika Anda ingin menurunkan berat badan, Anda perlu menuliskan apa yang Anda makan. Hal yang sama dengan waktu. Jika Anda ingin menghabiskan waktu dengan lebih baik, Anda perlu mencari tahu ke mana perginya.
Mungkin sesuatu yang Anda pikir adalah masalah sebenarnya tidak. Mungkin sesuatu yang bahkan tidak pernah Anda pertimbangkan membutuhkan lebih banyak waktu daripada yang Anda kira . ”

Pengalaman saya dengan waktu pelacakan ketika saya lepas

Saya tidak asing dengan pekerjaan lepas – saya juga bukan orang yang terorganisir secara alami dan saya menikmati mendekorasi perencana saya lebih dari benar-benar merencanakan.
Namun, karena saya harus produktif dan saya ingin melakukan pekerjaan saya sebaik mungkin – dan kita juga hidup di zaman ketika teknologi dapat membantu kita dalam hampir semua hal – saya menggunakan perangkat lunak pelacak waktu.

Ini benar-benar meningkatkan kualitas hidup saya, bukan dengan cara ajaib yang digambarkan oleh iklan TV (saya masih harus benar-benar bekerja), tetapi itu memungkinkan saya untuk melakukan pekerjaan saya alih-alih:

• Ingin tahu apakah klien akan membayar saya jumlah yang tepat untuk jumlah jam yang saya habiskan untuk bekerja. Jika Anda seorang freelancer yang dibayar per jam, waktu secara harfiah adalah uang.
• Merasa bersalah karena saya tidak cukup bekerja – ketika Anda bekerja untuk diri sendiri, mungkin sulit untuk menemukan keseimbangan kehidupan kerja yang sehat.
• Membuang-buang waktu dan menunda-nunda. (Saya tidak ingin memasukkan absen bahwa saya melihat video anjing lucu atau melakukan kuis untuk mengetahui jenis roti yang sesuai dengan kepribadian saya.)

Ketika saya mulai melacak waktu, saya menemukan berapa banyak pekerjaan menganggur yang cenderung saya lakukan, yang bukan merupakan realisasi yang mudah atau menyenangkan, tetapi itu membantu saya – itu mendorong saya untuk membuat beberapa perbaikan dalam pekerjaan saya sehari-hari ( dan hidup).

Hal terpenting yang saya lakukan adalah menetapkan batasan yang jelas antara pekerjaan dan waktu luang. Saya memastikan saya bekerja seefisien mungkin selama jangka waktu yang saya tetapkan dan, di sisi lain, saya melarang diri saya untuk memikirkan pekerjaan di luar jam kerja yang saya tentukan sendiri – yang sangat bagus untuk kesehatan mental saya.

Waktu kerja dan laporan yang tepat juga menguntungkan klien

Itu juga bagus untuk klien saya, karena mereka dapat melihat bagaimana proyek berkembang dan apa yang sedang saya kerjakan saat itu. Itu membuat komunikasi kami lebih mudah, dan secara keseluruhan, ini membantu proyek kami berjalan lebih lancar.

Pengalaman freelancer lainnya

Yang lain memiliki pengalaman serupa:

“Saya seorang penulis dan saya menggunakan Clockify untuk penggunaan pribadi saya, untuk menjaga diri saya bertanggung jawab dan melacak waktu yang saya habiskan untuk menulis dan mengembangkan berbagai proyek per minggu. Sangat membantu untuk menjaga diri saya tetap fokus dan mencurahkan waktu yang saya harus setiap minggu untuk setiap proyek. Sebelumnya saya hanya akan menulis sampai saya menyelesaikan jumlah halaman atau ide tertentu, tetapi dengan memaksa diri saya untuk mencapai persyaratan waktu tertentu, saya dapat menyelesaikan lebih banyak lagi. Saya pasti akan merekomendasikannya untuk sesama penulis.”

“Sebagai seorang desainer grafis, penting bagi saya untuk memberi klien saya jumlah pekerjaan yang saya lakukan secara akurat, dipecah menjadi tugas dan proyek sehingga mereka dapat melihat apa yang mereka bayar. Dengan Clockify, ini menjadi lebih sedikit beban bagi saya dan memungkinkan saya menginvestasikan lebih banyak waktu saya untuk melakukan yang terbaik daripada mengerjakan dokumen atau menghitung jam.”

– Elijah D, desainer grafis

Ketika sampai pada hal-hal seperti ini, pengalaman langsung seseorang adalah yang paling saya percayai.
Inilah yang dikatakan pemilik dan karyawan dari berbagai perusahaan tentang pelacakan waktu dan manfaatnya:

Pelacak waktu membantu mengelola tim

“ Mengelola tim yang diisi dengan Pengembang Perangkat Lunak adalah tanggung jawab yang serius. Clockify memudahkan untuk melacak kemajuan setiap individu sambil menghasilkan laporan komprehensif tentang apa yang telah mereka kerjakan dan berapa banyak waktu yang telah mereka habiskan dengan bukti aktivitas yang telah dilakukan. Ini memudahkan kepala untuk menghitung overhead dan kinerja berbasis KPI dengan efisiensi maksimal. Implementasinya juga sangat intuitif dan cepat. Dasbor dan representasi informasi juga sangat lengkap .”

– Dilanka H, ​​Kepala Inovasi

Clockify efektif dan mudah digunakan

“ 1. Sangat mudah digunakan & sangat cepat siapa pun dapat mengambilnya – berguna saat memperkenalkan karyawan baru. 2. Memungkinkan manajemen tugas housekeeping yang efektif untuk pemimpin & manajer tim – seperti kehadiran, timesheets, dll. 3. Alat mudah untuk menagih jam kerja & meninjau waktu yang diambil pada proyek dan tugas melalui laporan. 4. Ada juga aplikasi seluler yang memungkinkan untuk melacak waktu yang dihabiskan untuk panggilan – terutama ketika Anda adalah penyedia layanan konsultan atau penasihat dan menghabiskan banyak waktu di telepon. 5. Anda dapat mengatur pelacakan waktu untuk klien, proyek, tugas tertentu dan menetapkannya ke karyawan tertentu – ini sangat terperinci dan komprehensif .”

– Subash B, salah satu pendiri perusahaan pemasaran dan periklanan

Pelacak waktu nyaman

“ Bisnis kami berubah dari melacak jam di notepad menjadi program luar biasa ini. Betapa besar perbedaan yang telah dibuatnya! Nyaman, efisien, dan terlihat sangat trendi! Ini memungkinkan kami untuk masuk dan keluar untuk jam/hari tertentu alih-alih penghitung waktu tradisional . ”

– Gabrielle W, Asisten Pembukuan

Waktu pelacakan membantu menentukan harga produk Anda

“ Pengalaman yang luar biasa – membuat harga produk saya menjadi mudah.
Saat menentukan harga barang saya untuk dijual, sebagian besar biayanya adalah tenaga kerja, jadi ini sangat membantu. Anda dapat mengatur tarif per jam Anda, memiliki lembar waktu yang berbeda untuk setiap proyek, dan pengaturan waktu semudah tombol mulai/berhenti .”

– Lisa E, Pembuat perhiasan

Bisakah pelacakan waktu menjadi ide yang buruk?

Bisa.

Meskipun pelacakan waktu berguna, ini tidak akan berhasil untuk semua orang – tidak masuk akal untuk semua pekerjaan dan tugas. Misalnya, jika Anda seorang pekerja lepas yang dibayar per proyek, bukan per jam, dan sebagai tambahan, Anda hebat dalam mengatur waktu.

Tentu saja, ada perbedaan antara tidak berguna dalam kasus khusus saya dan ide yang buruk : kita akan membahas situasi ketika yang terakhir berpotensi menjadi kasus, dan kemudian memberikan solusi.

Jika perasaan dipantau dan/atau pelanggaran privasi adalah masalahnya

Memperkenalkan pelacakan waktu dapat membuat karyawan Anda merasa tidak nyaman; mereka dapat merasa seperti sedang diawasi dan tidak memiliki privasi. Akibatnya, hal itu dapat berdampak negatif tidak hanya pada kinerja mereka tetapi juga suasana kerja dan hubungan antara karyawan dan majikan.

Solusi :

Sangat penting untuk membangun kepercayaan di antara semua orang di perusahaan dan menciptakan lingkungan yang menyenangkan di mana setiap orang merasa dihargai.

Saat memperkenalkan perangkat lunak baru, usahakan untuk menjelaskan kepada mereka mengapa, serta apa manfaatnya. Beri tahu mereka bahwa Anda juga menggunakannya; tidak ada yang seefektif memimpin dengan memberi contoh.

Jika stres

Melacak waktu mungkin sedikit membosankan, tetapi tidak seharusnya membuat Anda cemas atau menambah beban kerja ekstra yang signifikan.

Solusi :

Sebagai pemberi kerja, Anda harus memastikan bahwa Anda memberikan instruksi yang jelas tentang cara menggunakan perangkat lunak. Selain itu, ada baiknya untuk mengaudit entri setiap minggu atau setiap 2-3 minggu untuk memastikan semuanya diberi label dan dikategorikan dengan benar - yang terbaik adalah mengatasi semua masalah lebih cepat daripada nanti dan menghindari stres tambahan di jalan.

Ada banyak aplikasi pelacak waktu di pasaran – saat memutuskan mana yang akan diperkenalkan ke perusahaan Anda, pilihlah yang memiliki antarmuka intuitif dan cepat serta mudah digunakan, sehingga tidak akan menyita banyak waktu Anda. Hal yang sama berlaku untuk freelancer.
Melakukan pekerjaan Anda dengan baik cukup sulit dan membuat stres: tujuan menggunakan aplikasi ini adalah untuk menyederhanakan hidup Anda, bukan memperumitnya lebih jauh.

“Dalam hal rasa dan penggunaan, Clockify memiliki banyak integrasi dan memiliki antarmuka yang sederhana, ramping, dan intuitif terlepas dari perangkat atau browser yang didukung yang Anda putuskan untuk menggunakannya. Ini terutama berlaku untuk aplikasi web yang ramah pengguna dan mudah dinavigasi yang dapat diakses dari mana saja untuk melihat kemajuan Anda dan tim Anda saat ini.” – Waktu Meja.

Juga, pertanyaan yang baik untuk ditanyakan (pada diri Anda sendiri) adalah: apakah ada penguatan positif bagi seseorang yang efisien dan melakukan pekerjaannya dengan baik, atau hanya konsekuensi negatif dari kurangnya produktivitas?

Jika Anda tidak dapat berkomitmen untuk melacak waktu setiap hari dan Anda melakukannya secara surut

Jika rutinitas pelacakan waktu Anda melibatkan upaya untuk mengingat apa yang Anda lakukan 3 hari yang lalu, maka itu mungkin tidak efektif. Ingatan manusia bukanlah narator paling andal yang mungkin Anda miliki.

Solusi :
Setel alarm yang akan berbunyi setiap hari kerja pada waktu tertentu untuk mengingatkan Anda agar mulai merekam waktu atau melacak semua tugas Anda di lembar waktu. (Dan jangan ditunda.)

Ada juga opsi di ekstensi browser Clockify untuk mengatur pengingat untuk memulai penghitung waktu.

Kesimpulan

Pelacakan waktu adalah alat yang hebat untuk meningkatkan produktivitas Anda dan memfasilitasi hal-hal yang dapat membuat frustrasi, seperti penagihan atau memperkirakan biaya proyek besar Anda berikutnya. Ini juga menyediakan data berharga yang dapat membantu Anda dan bisnis Anda menjadi yang terbaik yang Anda bisa.

Untuk menggunakan waktu Anda secara efektif dan efisien, pertama-tama Anda harus tahu ke mana perginya – dan kemudian mengarahkannya ke arah yang benar. Hal baiknya adalah, dengan semua aplikasi dan sumber daya yang kami miliki, tidak pernah semudah ini untuk melakukannya.