Asisten Virtual Terbaik untuk Dipekerjakan

Apakah Anda menemukan diri Anda menghabiskan berjam-jam setiap hari menjawab email?

Berjuang untuk mengukir waktu untuk memposting konten media sosial?

Apakah terlalu banyak waktu Anda dihabiskan untuk tugas-tugas kasar seperti memesan rapat, janji temu, penerbangan, konferensi, dll., padahal Anda lebih suka berjejaring, menjual, membangun merek Anda, dan mengembangkan hubungan dengan klien?

Anda adalah kandidat ideal untuk asisten virtual. Dan posting ini di sini untuk menunjukkan kepada Anda bagaimana merekrut yang terbaik dari mereka.

Ingin langsung membaca tentang apa yang membuat asisten virtual terbaik? Klik disini.

Ingin langsung menuju ke tempat Anda dapat menemukan asisten virtual terbaik? Klik disini.

Apa itu asisten virtual?

Sama seperti asisten pribadi atau asisten eksekutif, asisten virtual adalah seseorang yang meringankan beban kerja Anda dengan mengambil tugas yang lebih sederhana atau membosankan dari piring Anda. Ini dapat mencakup menjawab email, klien orientasi, memesan penerbangan, mengelola kehadiran media sosial Anda, mengelola kalender Anda, penelitian, dan banyak lagi. Apa yang membedakan asisten virtual dari jenis asisten lainnya adalah, alih-alih bekerja di samping Anda di rumah atau kantor Anda, pekerjaan mereka dilakukan dari jarak jauh, dan semua komunikasi terjadi secara virtual.

Di mana Anda dapat menemukan asisten virtual terbaik?

Asisten virtual menjadi semakin umum, dan oleh karena itu tempat untuk mengambilnya juga berkembang

Ada asisten virtual yang berbasis di seluruh dunia. Namun, tidak perlu banyak penelitian tentang asisten virtual untuk menemukan bahwa Filipina hampir memiliki monopoli di pasar, dengan banyak layanan juga berbasis di India. Faktanya, Dennis Yu memiliki kemitraan dengan agen VA Filipina OnlineJobs.ph dan menggunakan situs tersebut untuk merekrut seluruh tim asisten virtualnya. Namun, ada juga pilihan yang tersedia lebih dekat ke rumah.

Ini hanya beberapa agensi asisten virtual:

Asisten virtual yang berbasis di AS:

• Zirtual
• Bantuan Virtual AS
• Belay
• Prialto
• Asisten Virtual 24/7 (perhatikan bahwa mereka memiliki opsi domestik dan lepas pantai)
• Woodbows (mereka juga memiliki opsi domestik dan lepas pantai)
• dengan berani

Asisten virtual yang berbasis di Kanada:

• Guru Virtual
• Asosiasi Asisten Virtual Kanada
• Kantor Cerdas
• Layanan Virtual NS
• Asisten Virtual Kanada

Asisten virtual yang berbasis di Inggris:

• jenius
• Malaikat Admin
• Masyarakat Asisten Virtual Inggris
• Time Dll (perusahaan ini memiliki kantor yang berbasis di AS dan Inggris)

Asisten virtual yang berbasis di Filipina:

• Agen siluman
• VirtualStaf.ph
• Ova Virtual
• Rekan Kerja Jarak Jauh
• Virtual Selesai dengan Baik
• merica VA

Apa manfaat dari asisten virtual

Seperti disebutkan di atas, asisten virtual memiliki banyak kesamaan dengan asisten pribadi atau eksekutif, dan karena itu dapat dipekerjakan untuk alasan yang sama. Mereka ada untuk meringankan beban kerja Anda sehingga Anda dapat fokus hanya pada hal-hal yang ingin Anda lakukan, atau hal-hal yang membutuhkan perhatian Anda secara khusus. Perbedaan utama antara asisten pribadi atau eksekutif dan asisten virtual adalah bahwa biasanya asisten virtual jauh lebih murah, dan mereka bekerja dari jarak jauh.

Saat memilih asisten virtual daripada model outsourcing lainnya, Anda mendapatkan keuntungan memiliki seseorang yang bersama Anda untuk jangka panjang, dan oleh karena itu seseorang yang mengetahui semua preferensi, ideologi, dan ritme Anda. Mereka akan mempelajari kursi mana yang Anda pilih saat memesan penerbangan. Nada yang Anda gunakan untuk posting Facebook Anda. Rapat mana yang selalu ingin Anda prioritaskan dan rapat mana yang dapat dibatalkan untuk memberi ruang bagi mereka. Dengan kata lain, mereka mengenal Anda dan menjadi mahir dalam mengantisipasi kebutuhan dan preferensi Anda, membuat hidup Anda secara umum lebih lancar dan lebih sesuai dengan keinginan Anda.

Selain itu, saat merekrut VA, Anda dapat mencari orang yang memiliki keterampilan yang kurang dari Anda. Ingin menumbuhkan kehadiran video Anda di akun media sosial Anda? Masuk akal untuk mempekerjakan seseorang yang sudah memiliki keterampilan ini daripada mencoba dan melakukannya sendiri (kemudian mengetahui bahwa Anda tidak punya waktu untuk mempertahankannya dan akhirnya mempekerjakan seseorang untuk itu). Mungkin Anda adalah orang yang luar biasa, tetapi tugas administratif tidak pernah sesuai dengan keinginan Anda. Operasi VA adalah suatu keharusan bagi Anda. Area apa pun yang Anda temukan dapat Anda kuasai dalam bisnis Anda, mungkin ada VA untuk Anda.

Akhirnya, VA mengembalikan hidup Anda. Menjalankan pertunjukan sendiri bukanlah hal yang mudah, dan mudah bagi pekerjaan Anda untuk meluap ke waktu pribadi dan keluarga Anda. Mengembangkan keseimbangan kerja/kehidupan yang sehat membuat Anda lebih baik di semua bidang kehidupan - termasuk pekerjaan - dan menjadikan bantuan ekstra ke dalam tim Anda lebih berharga daripada itu.

Apa perbedaan antara outsourcing dan mempekerjakan asisten virtual?

Terus terang, tergantung pada siapa yang memberikan definisi, garis antara apa yang memenuhi syarat sebagai outsourcing dan apa yang memenuhi syarat sebagai mempekerjakan asisten virtual bisa sedikit kabur dan melibatkan banyak persilangan. Meskipun tidak semua orang akan setuju, mungkin cara paling sederhana untuk memikirkan keduanya adalah dengan menganggap outsourcing sebagai istilah umum, dengan asisten virtual berada di bawahnya.

Baik outsourcing maupun mempekerjakan asisten virtual melibatkan pekerjaan kontrak ke pihak eksternal.* Asisten virtual umumnya dipekerjakan untuk jangka panjang, sedangkan outsourcing dapat digunakan untuk pekerjaan jangka pendek dan jangka panjang. Asisten virtual cenderung bekerja secara eksklusif untuk satu orang atau pihak, sedangkan ketika outsourcing, individu atau perusahaan yang dikontrak dapat bekerja hanya untuk Anda atau menangani beberapa proyek dan pemberi kerja sekaligus.

*Catatan: Pernyataan ini adalah pernyataan yang beberapa orang, termasuk Dennis Yu, tidak setuju, dan menyoroti perbedaan potensial antara outsourcing dan mempekerjakan asisten virtual. Karena asisten virtual dikontrak untuk jangka panjang, dia akan mengatakan bahwa mereka memiliki gaji reguler, dan karena mereka bekerja secara eksklusif untuk Anda, mereka harus dianggap sama seperti karyawan kantor lainnya. Meskipun ada argumen untuk ini, umumnya ada beberapa perbedaan antara kedua kubu. Misalnya, asisten virtual umumnya diberi kompensasi yang berbeda dari karyawan penuh waktu, mungkin menerima manfaat yang berbeda (atau tidak sama sekali), dan mereka dapat dipekerjakan melalui hubungan dengan layanan asisten virtual pihak ketiga.

Sebagian besar perdebatan adalah salah satu semantik, tetapi pada akhirnya yang penting di sini adalah memahami apa pengaturan yang diharapkan untuk mempekerjakan dan mempekerjakan VA, dan memilih opsi terbaik untuk Anda dan agensi Anda.

Apa yang TIDAK Anda cari dalam asisten virtual?

Menurut Dennis Yu, kesalahan paling umum yang dilakukan orang saat menyewa VA adalah mengharapkan menemukan satu yang bisa menjadi jack of all trades. Ini, kata Yu, adalah alasan paling umum untuk membentuk kemitraan yang gagal atau membuat VA berhenti sebelum waktunya. Sebagai gantinya, ia merekomendasikan untuk menyewa VA terpisah untuk operasi, video, konten, desain, manajemen komunitas, dan rekayasa web.

Jelas tidak realistis atau perlu bagi semua startup dan pengusaha untuk segera menyewa VA di setiap area, tetapi Anda dapat melihat dengan jelas mengapa Yu akan sangat berhati-hati untuk tidak mencoba menyewa satu VA untuk mencakup semua area yang sangat beragam ini. Sebaliknya, dengan memiliki VA untuk setiap peran tertentu, mereka akan menjadi penguasa jalur mereka, memungkinkan Anda untuk beristirahat dengan tenang, mengandalkan pekerjaan mereka yang tepat waktu dan berkualitas.

9 karakteristik asisten virtual terbaik

Berorientasi pada detail

Ketika Anda sering menyampaikan instruksi dan mengandalkan fakta bahwa mereka diikuti ke T, atau mendasarkan kalender harian Anda dari undangan dan janji yang dikumpulkan oleh orang lain, Anda perlu tahu bahwa Anda memiliki seseorang yang tidak membiarkan apa pun lolos. retakan.

Salah satu cara Dennis Yu menguji ini dalam proses perekrutan adalah dengan memberi pelamar tugas, dan di tengah instruksi penugasan, dia memberi tahu mereka untuk memasukkan kata acak di baris subjek balasan email mereka. Misalnya, ia sering menggunakan kata “kelinci”. Pelamar yang melewatkan detail ini secara otomatis dikesampingkan.

Detail kecil itu mungkin tidak tampak seperti masalah besar dalam hal baris subjek. Namun, ketika detailnya adalah meminta asisten Anda memberi tahu Anda bahwa Anda harus berada di satu bandara ketika ternyata Anda benar-benar harus berangkat dari bandara satu jam di luar ujung kota yang berlawanan, itu adalah masalah yang lebih besar. Tes kecil sederhana Dennis Yu membantu mengidentifikasi VA yang cenderung membuat kesalahan itu.

Kreatif, banyak akal, dan mandiri

Kita semua tahu bahwa hidup terjadi, dan terkadang segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana. Jika Anda memiliki VA yang lumpuh setiap kali sesuatu yang tidak terduga muncul, mereka tidak akan banyak membantu Anda. Lagi pula, jika Anda mendapatkan email yang lebih panik dan berisi pertanyaan dari VA Anda daripada dari klien Anda, apa gunanya mempekerjakan seseorang?

Dalam proses wawancara, cobalah bertanya tentang bagaimana kandidat telah menangani situasi yang tidak terduga sebelumnya, dan minta mereka untuk memberikan contoh nyata tentang apa yang mereka lakukan untuk menghadapinya.

Loyal

Seperti dikatakan di atas, salah satu manfaat utama memiliki VA adalah memiliki seseorang yang tumbuh untuk memahami ritme Anda dan mengantisipasi kebutuhan Anda. Jelas ini hanya dapat dicapai dengan memiliki orang yang sama di bawah kontrak untuk jangka waktu yang wajar.

Meskipun loyalitas terkadang sulit untuk dinilai dalam proses wawancara, salah satu caranya adalah dengan melihat riwayat pendidikan dan pekerjaan mereka. Jika mereka tampaknya bertahan di satu tempat untuk sementara waktu, itu biasanya pertanda baik. Anda juga dapat bertanya tentang apa rencana masa depan mereka, apa yang mereka harapkan dalam karier mereka, dan pikirkan apakah Anda dapat mendukung jalan yang mereka harapkan.

Yang mungkin mengarah pada elemen terpenting dalam menumbuhkan karyawan yang setia: Anda harus memperlakukan mereka dengan baik! Pastikan Anda berkomunikasi dengan baik, mintalah pendapat mereka, dengarkan baik-baik masukan mereka, beri mereka beban kerja yang dapat diatur, dan beri mereka kesempatan untuk berkembang di bidang yang mereka minati. Promosikan mereka saat mereka sudah mendapatkannya, dan beri mereka kepemimpinan peluang saat mereka tumbuh menjadi mereka. Ketika VA Anda merasa seperti Anda peduli tentang mereka sebagai manusia, dan bahwa Anda berinvestasi untuk melihat mereka berhasil dalam karier dan kehidupan mereka, mereka akan lebih cenderung untuk tetap bersama Anda dan melampaui pekerjaan mereka untuk Anda .

Profesional

Jangan lupa - Anda tidak akan menjadi satu-satunya yang berinteraksi dengan VA Anda. Anda menginginkan seseorang yang dapat Anda andalkan untuk berkomunikasi dengan calon klien dan kolega sambil merenungkan operasi Anda dengan baik.

Pastikan semua komunikasi mereka dengan Anda selama proses perekrutan menunjukkan profesionalisme, baik dalam nada maupun dalam hal tata bahasa dan kemahiran bahasa. Dan mungkin lakukan pencarian Google cepat hanya untuk memastikan tidak ada tanda bahaya mencolok yang segera muncul untuk mereka di internet di suatu tempat yang dapat ditemukan oleh klien potensial setelah mengenal mereka sedikit.

Komunikator yang kuat

Komunikasi virtual bisa jadi rumit.

Ketika itu satu-satunya cara interaksi antara Anda dan asisten Anda—juga asisten Anda dan klien/klien potensial/kolaborator Anda—Anda perlu memastikan bahwa Anda memiliki seseorang yang dapat menanganinya dengan cekatan.

Berhati-hatilah dalam proses perekrutan untuk melihat kesalahpahaman yang bisa menandakan frustrasi di masa depan, serta nada atau bahasa yang menyesatkan. Seperti karakteristik di atas, ingatlah bahwa orang ini akan sering bertindak sebagai wajah (virtual) bisnis Anda, jadi Anda ingin memastikan bahwa segala sesuatu dan setiap cara mereka berkomunikasi adalah sesuatu yang Anda senang hubungkan dengan Anda. instansi atau bisnis.

Dapat diandalkan

Bagi banyak pengusaha dan pemilik agensi, hal paling menakutkan tentang membawa VA adalah melepaskan kendali tunggal atas setiap detail operasi mereka dan memercayai orang lain untuk menangani hal-hal dengan standar yang sama. Ini sangat bisa dimengerti—bagaimanapun juga, hak pilihan Anda adalah impian Anda dan bayi Anda.

Untungnya, ketika Anda mendapatkan orang yang tepat di tim Anda, Anda akan menemukan bahwa kualitas penawaran biro iklan Anda tidak hanya tetap sama, tetapi sebenarnya meningkat. Bagaimanapun, dua tangan lebih baik daripada satu, dan begitu pekerjaan Anda dibagi menjadi bagian-bagian yang lebih mudah diatur, setiap tugas individu akhirnya dapat diberikan perhatian yang layak.

Artinya, selama Anda mendapatkan VA yang andal.

Keandalan bisa sulit untuk dinilai dalam proses perekrutan, tetapi umumnya jika mereka melakukannya dengan baik di bidang lain (berorientasi pada detail, profesionalisme), Anda memulai dengan baik. Menugaskan pelamar sebuah proyek mini dengan tanggal dan waktu jatuh tempo juga membantu menyaring kelompok itu. Tetapi akhirnya, Anda dapat mengontrak karyawan dalam masa percobaan 1-3 bulan untuk benar-benar mengetahui apakah mereka adalah seseorang yang Anda ingin berkomitmen dan berinvestasi dalam jangka yang lebih panjang.

Antusias

Industri pemasaran digital penuh dengan kepribadian, kolaborasi, dan inovasi yang menarik. Dan untuk alasan itu, ada banyak pendatang muda yang ingin menerobos masuk dan membuat jejak mereka. Jika Anda dapat menemukan salah satu dari orang-orang ini, Anda dapat mengandalkan seseorang yang akan melampaui dan melampaui panggilan tugas.

Karyawan yang antusias mendengarkan secara mendalam ide-ide orang lain, menginternalisasikannya, dan kemudian menambahkan perkembangan positif mereka sendiri. Mereka memiliki fokus dan dorongan untuk menangkap kesalahan dan mengintervensi, berinovasi pada status quo, dan meningkatkan setiap bidang yang berhubungan dengan mereka. Dengan kata lain, mereka adalah orang yang Anda inginkan di tim Anda.

Berketerampilan tinggi

Mungkin hal yang paling jelas untuk dicari pada calon asisten adalah seseorang yang benar-benar ahli dalam pekerjaan yang Anda minta untuk mereka lakukan. Sama seperti dalam wawancara apa pun, Anda pasti ingin mendiskusikan perincian (dan, jika berlaku, lihat contoh) dari pendidikan dan/atau pengalaman kerja pelamar di masa lalu.

Pastikan bahwa Anda memberikan beberapa jenis tugas dalam proses wawancara juga. Hanya mengandalkan contoh dari masa lalu pelamar dapat menyesatkan karena mereka mungkin telah bekerja dengan teman sekelas atau kolega untuk memberikan produk akhir. Dengan memberi pelamar tugas kecil, Anda akan mendapatkan gagasan yang lebih akurat tentang keterampilan individu mereka.

Menerima umpan balik

Setiap orang memiliki ruang untuk berkembang, dan terutama saat Anda dan VA Anda mulai terbiasa dengan ritme masing-masing, seringkali Anda harus memberikan umpan balik positif dan kritik membangun kepada VA Anda.

VA terbaik adalah seseorang yang rendah hati dan cukup aman untuk menerima kritik Anda dan menerjemahkannya ke dalam peningkatan profesional. Anda tidak ingin seseorang yang menyerah pada bisikan negatif pertama, atau seseorang yang memiliki ego sedemikian rupa sehingga mereka mengabaikan petunjuk apa pun bahwa orang lain dapat memiliki ide yang lebih baik untuk pekerjaan mereka. Salah satu dari kandidat tersebut tidak akan bertahan sebagai karyawan jangka panjang.

Sekali lagi, cara terbaik untuk menguji ini adalah dengan memberikan tugas dalam proses aplikasi. Diskusikan pekerjaan pelamar dengan mereka setelah selesai, dan catat reaksi mereka terhadap umpan balik Anda, baik positif maupun negatif.

Ada hal-hal yang dapat Anda lakukan juga di arena ini. Dennis Yu telah mencatat bahwa penyajian dan penerimaan umpan balik sangat dipengaruhi oleh budaya, dan oleh karena itu, yang terbaik adalah bersikap sepositif mungkin, bahkan ketika memberikan kritik. Dia menganjurkan "sandwich pujian", yang terdiri dari memulai dengan hal-hal positif, menyelipkan perubahan yang ingin Anda lihat, lalu mengakhiri lagi dengan lebih banyak pujian untuk pekerjaan mereka.

Mempekerjakan asisten virtual terbaik

Mungkin elemen terpenting untuk menemukan VA berkualitas adalah memiliki proses perekrutan yang menyeluruh. Untuk membaca lebih lanjut tentang bagaimana proses yang telah disiapkan Dennis Yu untuk mempekerjakan tim VA-nya, lihat posting ini.

Meskipun mempekerjakan seorang VA pada awalnya dapat terasa seperti proses melepaskan kendali, namun hal itu harus dianggap sebagai pengalaman yang memberdayakan. Dengan bantuan VA yang kompeten, Anda dan agensi Anda akan lebih fokus, lebih terorganisir, lebih ramping, dan lebih terampil dengan pekerjaan dan komunikasi yang Anda hasilkan.

Dan dengan pengetahuan baru yang Anda temukan di atas, Anda dapat yakin bahwa agensi 2.0 yang diberdayakan oleh VA ini berada dalam jangkauan Anda.