Panduan Pengiriman Email Terbaik

Bagian 1: Misi yang Dapat Dimasukkan

Keterkiriman email belum menjadi kata kunci di bibir setiap pemasar digital di luar sana. Tapi itu perlu. Pikirkan tentang itu. Anda bekerja keras dalam program pemasaran email Anda: mengembangkan salinan, memilih konten pendukung, menemukan visual yang tepat, memastikan orang yang tepat di tim Anda telah meninjau dan menyetujui. Dan hal ini tidak termasuk dalam perencanaan program pengasuhan otomatis dan menetapkan skor prospek untuk sinyal niat utama.

Setelah email Anda dikirim untuk menjelajahi dunia sendiri, pekerjaan Anda masih belum selesai. Apakah email Anda masuk ke kotak masuk? Atau terjebak di folder SPAM, tidak pernah memenuhi takdirnya? Keterkiriman email adalah keseluruhan elemen strategis pemasaran email yang perlu Anda pertimbangkan. Tapi jangan pernah takut! Kami punya kamu. Dalam bab ini, kita akan membahas dasar-dasar kemampuan pengiriman email sebelum beralih ke pertimbangan strategis yang lebih kompleks.

Keterkiriman Email: Apa sih itu?

Dalam istilah yang paling sederhana, keterkiriman adalah kesehatan program email pengirim secara keseluruhan. Anda mungkin pernah membaca secara online bahwa keterkiriman adalah soal masuk ke kotak masuk. Benar: itulah tujuan akhirnya.

Namun Tingkat Pengiriman hanyalah salah satu aspek dari pendekatan holistik terhadap kemampuan pengiriman email. Berfokus hanya pada kecepatan pengiriman mengabaikan aspek penting dari program email Anda yang berkontribusi terhadap kesehatan dan reputasi Anda secara keseluruhan sebagai pengirim.

Pendekatan holistik terhadap keterkiriman tidak hanya memperhitungkan kecepatan pengiriman. Sebelum mendalaminya, pastikan Anda memahami istilah umum pemasaran email dan keterkiriman berikut:

• Otentikasi: Sebuah proses yang mengonfirmasi kepada ISP bahwa Anda adalah diri Anda yang sebenarnya, dan bahwa platform otomasi pemasaran Anda mengirimkan atas nama Anda. Metode autentikasi umum mencakup DMARC, SPF, dan DKIM
• Bounce: Email yang tidak dapat terkirim ke server email penerima.
• Hard Bounce: Email yang terpental karena alamatnya tidak ada.
• Soft Bounce: Email yang memantul kembali karena alasan selain hard bouncing (misalnya, karena kotak masuk penuh atau server padam). Pentalan lunak seringkali bersifat sementara, dan pengirim biasanya dapat memperbaikinya.
• Rasio Klik: Jumlah klik dibagi dengan jumlah email yang terkirim.
• Rasio Klik-Tayang (alias Rasio Klik untuk Membuka): Jumlah klik dibagi dengan jumlah email yang dibuka.
• Kebersihan Data: Kualitas keseluruhan daftar email Anda dan data terkait. Strategi email yang efektif, dan kemampuan pengiriman yang kuat, selalu bertumpu pada daftar berkualitas tinggi dengan informasi yang benar.
• Tingkat Pengiriman: Persentase email yang terkirim. Hitung dengan membagi jumlah email yang terkirim (total email dikurangi bouncing) dengan jumlah total email yang terkirim.
• Kesehatan Saluran Email: Metrik seperti keterlibatan, konversi, dan bahkan ROI program email Anda. Anda mungkin berkata, “Bukankah itu strategi email, bukan kemampuan pengiriman?” Dan Anda berhasil mencapai poin yang ingin kami sampaikan: Anda tidak dapat memisahkan strategi email yang solid dari kemampuan pengiriman yang kuat. Dan Anda tidak harus mencoba.
• Inbox Rate: Persentase email yang terkirim ke folder non-SPAM. Memang bisa diperkirakan, tapi sebagai pengirim, Anda tidak akan pernah tahu berapa tarif kotak masuk pastinya.
• Open Rate: Jumlah email yang dibuka dibagi dengan jumlah email yang terkirim.

Menekan Kotak Masuk: Misteri yang Dibalut Enigma

Mari kita mulai dengan sebuah adegan. Seorang pemasar masuk ke Act-On (atau, kemungkinan besar, bergabung dengan kami di Zoom) dan bertemu dengan Tim Keterkiriman kami. Dapat dimengerti bahwa mereka sangat bersemangat untuk memulai. Mereka memulai dengan pertanyaan sederhana:

“Berapa tarif kotak masuk saya?”

Tim Deliverability ragu-ragu, mengetahui jawaban mereka akan sedikit mengecewakan pemasar. Mereka menjawab:

“Kami dapat mempersempitnya menjadi perkiraan yang relatif ketat…tetapi hal ini akan selalu menjadi misteri.”

Pemasar terlihat bingung. Bagaimana ini bisa terjadi? Mereka datang ke sini untuk mendapatkan jawaban!

Nah, kotak masuk saat ini tidak seperti dulu lagi. Sebagai permulaan, apa yang Anda anggap sebagai kotak masuk? ISP besar (Penyedia Layanan Kotak Masuk seperti Gmail, Yahoo! dan Microsoft) semuanya memiliki caranya sendiri dalam memfilter email masuk sesuai dengan harapan dan penyesuaian pengguna.

Misalnya, Google memiliki sistem tab yang dapat disesuaikan yang mencakup kategori seperti Kotak Masuk, Sosial, Pembaruan, dan Promosi. Microsoft menggunakan sistem tabnya sendiri yang dibagi menjadi Kotak Masuk Terfokus, Promosi, Sosial, dan Lainnya. Dan tentu saja, sebagian besar platform utama menawarkan opsi penyesuaian kepada pengguna untuk memfilter dan merutekan email ke subfolder mereka sendiri.

Lebih lanjut, ISP menggunakan sistem “bucketing” mereka sendiri berdasarkan perilaku penerima untuk merutekan email. Sistem ini tidak jelas dari sudut pandang pengirim – Anda tidak dapat melihat apa yang terjadi di balik tirai. Pesan yang berbeda ke grup yang sama dari pengirim yang sama, berdasarkan konten dan reputasi pada saat pengiriman, mungkin memiliki penempatan yang sangat berbeda.

Sebagai pengirim, Anda tidak memiliki visibilitas ke dalam aktivitas ini. Anda hanya akan mengetahui apakah email Anda diterima atau tidak. Jika sebuah email diterima, Anda tidak dapat mengetahui apakah email tersebut masuk ke folder “Kotak Masuk”, atau folder “Kekacauan” atau “Promosi” yang kemungkinannya kecil untuk dibuka.

Temukan alat yang tepat untuk membantu visibilitas kotak masuk

Untungnya, ada alat yang tersedia untuk memberikan wawasan tambahan tentang kotak masuk—tim Keterkiriman Act-On menggunakan Inbox Monster, yang memberikan representasi kotak masuk yang cukup akurat.

Untuk pelanggan yang terdaftar di Layanan Keterkiriman yang Ditingkatkan Act-On, kami menyesuaikan daftar 250ok untuk mendapatkan gambaran tentang lanskap kotak masuk dan untuk memberikan panduan tentang peningkatan. Alat lainnya termasuk Glock Apps dan Return Path, dan masih banyak lagi. Namun semua aplikasi ini memiliki peringatan besar: informasinya hanyalah tebakan, dan tidak dijamin akurat.

Optimalkan dan uji untuk seluler

Sekitar setengah dari semua email dibuka di perangkat seluler. Memastikan pengiriman dapat dirender di komputer dan seluler adalah suatu keharusan. Tidak hanya itu, banyak kotak masuk yang dikonfigurasi dengan cara yang sangat berbeda di perangkat seluler dibandingkan di desktop. Seringkali, ISP akan merutekan email langsung ke spam jika email tersebut tidak ditampilkan dengan benar di perangkat seluler. Hindari kinerja buruk pada perangkat seluler dengan menggunakan fitur pratinjau seluler platform otomasi pemasaran Anda untuk memeriksa tampilan dan pembacaan email Anda di perangkat seluler.

Reputasi pengirim dan kemampuan pengiriman email

Jika Anda memiliki reputasi pengirim yang baik, kemungkinan besar pesan Anda akan masuk ke kotak masuk. Demikian pula, reputasi yang buruk akan membuat email terpental atau masuk ke folder SPAM dengan kecepatan lebih tinggi. Setiap ISP dan perusahaan penyaringan memberikan bobot berbeda pada berbagai faktor untuk menentukan reputasi pengirim.

Reputasi sering kali dapat ditemukan di halaman postmaster ISP besar. Misalnya, situs postmaster Google menilai domain dalam skala 4 tingkat: buruk, rendah, sedang, tinggi. ISP lain memiliki skala berbeda dan alasan berbeda dalam memengaruhi reputasi.

Reputasi yang baik sangat penting bagi pengirim, karena dapat membantu mengkompensasi masalah keterkiriman yang muncul. Ini juga menghasilkan ROI yang lebih tinggi untuk email. Reputasi yang baik didasarkan pada kerja keras, kepatuhan terhadap praktik terbaik, dan keserbagunaan dalam lanskap yang terus berubah. Kualitas data akan mempunyai dampak terbesar pada reputasi Anda, diikuti dengan mempertahankan audiens yang terlibat.

Memperbaiki reputasi pengirim yang rusak

Memperbaiki reputasi memerlukan kontrol ketat terhadap semua pengiriman email dan pengawasan yang lebih terperinci. Ini adalah kesempatan Anda untuk meyakinkan ISP bahwa Anda mengikuti praktik terbaik, dan bahwa pesan Anda berguna bagi audiens Anda. Ingatlah kiat-kiat ini jika Anda mendapati reputasi Anda rusak dan perlu diperbaiki.

1. Gunakan hanya data terbaik . Mungkin ini berarti tumpukan lead dari pameran dagang yang baru saja Anda hadiri harus menunggu. Namun lebih baik menunggu sampai perbaikan selesai dan reputasi Anda kembali ke jalurnya daripada mengirimkan ke prospek yang belum teruji sekarang.
2. Persingkat periode segmentasi keterlibatan Anda sepertiga menjadi setengahnya. Hanya kirimkan email kepada mereka yang secara aktif terlibat dengan pesan Anda. Anda mungkin perlu menghentikan banyak email selama perbaikan.
3. Lakukan kebersihan daftar. Kami akan membahas hal ini secara mendetail di Bagian 2. Singkatnya, Anda harus melakukan kebersihan daftar pihak ketiga dan menghentikan kontak Anda yang tidak terlibat untuk memastikan integritas data.

Setelah perbaikan reputasi selesai, Anda harus terus mengikuti praktik terbaik untuk menghindari tergelincirnya reputasi Anda. ISP memiliki ingatan yang panjang; dengan setiap reputasi yang terpukul, perbaikannya menjadi sedikit lebih sulit.

Melakukan hard reset program email Anda

Hard reset persis seperti apa yang terjadi: pemasar berhenti mengirim email apa pun dari domain/IP yang terpengaruh selama minimal 30 hari. Hal ini mungkin tampak ekstrem, dan akan sangat sulit meyakinkan pemangku kepentingan di organisasi Anda. Namun masa-masa sulit memerlukan tindakan yang mendesak. (Salah satu alasan kami menyarankan agar pemasar mempertahankan aliran lalu lintas terpisah untuk berbagai jenis email di domain berbeda: dengan cara ini tidak semua aktivitas email perusahaan harus dihentikan jika terjadi penyetelan ulang atau perbaikan reputasi).

Setelah pengiriman dijeda selama 30 hari yang diperlukan, pengiriman dapat dilanjutkan dengan pengaturan ketat berikut:

• Hanya kirim ke penerima email yang paling terlibat
• Peningkatan volume harus diperhatikan dengan cermat
• Segera jeda jika volume email tidak diterima

Mempertahankan reputasi yang baik sangat penting untuk memastikan penempatan kotak masuk dan menghindari folder spam. Meskipun reputasi buruk dapat diperbaiki, Anda harus selalu mengikuti praktik terbaik, menjaga kualitas data, dan menjaga keterlibatan audiens untuk mencegah kerusakan reputasi Anda.

Bagian 2: Keterkiriman dan Strategi: Duo Dinamis

Kami selalu menyarankan agar pemasar email mempertimbangkan keterkiriman sebagai elemen inti dari strategi email mereka, bukan sekedar renungan. Ingatlah bahwa di Bagian 1 kita membahas bagaimana keterlibatan, kinerja, dan kesehatan saluran secara keseluruhan memberikan dampak signifikan terhadap keterkiriman. Mengatasi semua elemen di atas dalam strategi pemasaran email yang komprehensif akan menghemat waktu dan frustrasi yang tiada habisnya. Mengirim email satu kali tanpa memasukkannya ke dalam kerangka strategis adalah resep tidak hanya untuk email berperforma rendah, tetapi juga untuk membuat konten Anda ditandai sebagai SPAM.

Segmentasi: Strategi & kemampuan penyampaian dua untuk satu

Memastikan email Anda terkirim ke audiens yang tepat sangat penting untuk keterkiriman dan keterlibatan. Tanpa penargetan audiens yang tepat, Anda berisiko membuang-buang sumber daya dan merusak reputasi Anda sebagai pengirim.

Tentu saja, Anda akan selalu memiliki beberapa email yang luas ke grup kontak yang belum banyak Anda pelajari. Namun pengiriman ini harusnya minimal dibandingkan dengan pengiriman yang lebih bertarget. Kapan pun memungkinkan, Anda harus mengirim email ke segmen sasaran yang telah Anda pelajari melalui upaya pengasuhan atau kampanye perolehan prospek.

Segmentasi berdasarkan tingkat posisi dalam organisasi

Kami merekomendasikan segmentasi berdasarkan tingkat posisi. Mengelompokkan kontak Anda berdasarkan peran mereka dalam organisasi akan memberdayakan Anda untuk menyediakan konten dan sumber daya yang lebih relevan untuk membantu mereka selama proses pembelian. Kumpulkan informasi ini melalui pengisian formulir dan perbarui CRM Anda untuk membantu upaya segmentasi Anda.

Segmentasi berdasarkan tahap corong/perjalanan

Strategi segmentasi cerdas lainnya. Mencocokkan konten dengan tahapan mereka dalam perjalanan pelanggan berarti pesan Anda akan lebih relevan dan persuasif. Di dekat bagian atas corong, kemungkinan besar Anda akan menerima pilihan untuk tidak ikut serta. Tidak apa-apa! Beginilah seharusnya prosesnya berjalan. Di satu sisi, kontak tersebut membantu Anda dengan memberi tahu bahwa pemasaran Anda tidak relevan bagi mereka. Temukan cara untuk mempelajari lebih lanjut tentang pelanggan Anda pada tahap ini (misalnya, survei interaktif) untuk membantu upaya penargetan Anda saat mereka berpindah ke saluran. Anda mungkin akan melihat lebih sedikit keluhan SPAM untuk kontak saluran menengah dan bawah.

Terakhir, pertimbangkan untuk melakukan segmentasi berdasarkan tingkat keterlibatan . Menyegmentasikan data Anda selalu penting karena memungkinkan Anda menargetkan orang yang tepat. Namun segmentasi berdasarkan keterlibatan bahkan lebih penting untuk menjaga reputasi pengirim yang baik.

Karena sifat individual dari masing-masing kelompok pengirim yang terlibat, maka penting untuk menentukan keterlibatan untuk setiap pengirim. Individu yang terlibat telah mengambil beberapa tindakan yang telah ditentukan sebelumnya dalam jangka waktu tertentu, seperti mengklik ke suatu konten. Strategi pemasaran email Anda harus menentukan tindakan yang mengarah pada niat membeli berdasarkan kesepakatan yang ditutup/dimenangkan sebelumnya.

Menyeimbangkan kemampuan pengiriman dan waktu email

Kapan dan seberapa sering mengirim email adalah bagian penting dari strategi Anda, dan dapat menimbulkan konsekuensi yang tidak terduga terhadap upaya pengiriman Anda. Pertimbangkan faktor-faktor di bawah ini saat menjadwalkan kampanye Anda:

Volume email

Volume email Anda dapat berdampak drastis pada kemampuan pengiriman dan reputasi. Volume tinggi membutuhkan reputasi yang baik, volume rendah memerlukan reputasi yang lebih baik. Pengirim terbaik di kelasnya dapat mengirimkan jutaan email dalam waktu kurang dari 20 menit, sedangkan pengirim dengan reputasi rendah mungkin kesulitan untuk menerima 20.000 email dan terkirim ke kotak masuk dalam 3 jam.

Penting juga untuk menjaga pengiriman Anda tetap konsisten. Volume email yang terputus-putus dan tidak menentu dapat menurunkan reputasi dan kemampuan pengiriman Anda; pengiriman yang konsisten dapat mendukungnya. ISP ingin melihat pengiriman yang konsisten tanpa lonjakan atau penurunan drastis dari minggu ke minggu. Paling banyak, Anda dapat meningkatkan konsistensi sebanyak 2 hingga 2,5 kali sebelum hal itu mulai memengaruhi kemampuan pengiriman Anda.

Untuk meningkatkan volume tanpa merusak reputasi Anda, rencanakan peningkatan volume secara perlahan dan stabil. Mulailah dengan volume pengiriman yang sangat rendah. Penggandaan volume setiap minggu adalah aturan praktis yang baik bagi sebagian besar ISP. Jika Anda mengalami masalah, hentikan upaya Anda pada volume sebelumnya hingga masalah terselesaikan atau seminggu telah berlalu.

irama email

Irama, atau frekuensi pengirim ingin penerima menerima email, harus menjadi bagian dari keseluruhan strategi pemasaran email Anda. Tidak yakin bagaimana menentukan irama terbaik untuk pelanggan Anda? Frekuensi email harus dipengaruhi oleh siklus penjualan produk Anda. Misalnya, jika Anda memiliki siklus penjualan 9 bulan, irama email mingguan terlalu sering untuk rata-rata pelanggan Anda.

Penerima saluran atas dan tengah serta email pelanggan saat ini harus diberi jarak untuk menghindari kelelahan. Sebaliknya, prospek terbawah dan pelanggan baru (termasuk perpanjangan aktif) memerlukan jumlah email yang lebih banyak untuk memberikan dukungan dan informasi.

Kelelahan Email

Kita semua pernah mengalaminya: Anda mendaftar untuk menerima email dari vendor potensial karena Anda penasaran dengan suatu produk, namun Anda dibanjiri dengan email yang terlalu sering. Ini seperti pemasaran email yang setara dengan setuju untuk pergi keluar untuk minum kopi hanya untuk muncul dan menemukan teman kencan Anda berlutut dengan cincin pertunangan di tangan. Untuk menghindari laporan SPAM dan penerima yang tidak terlibat akibat kelelahan email, rancang strategi untuk siapa yang Anda targetkan dan bagaimana Anda menargetkan mereka.

Untungnya, otomatisasi pemasaran menawarkan alat untuk mengelola dan mencegah kelelahan email. Act-On memungkinkan pengguna untuk mengatur aturan penindasan kelelahan email untuk memastikan bahwa tidak ada calon pelanggan yang menerima lebih dari jumlah email optimal dalam jangka waktu yang Anda tentukan. Anda juga dapat mengatur program otomatis agar memiliki langkah tunggu yang dirancang untuk mengurangi jumlah email yang diterima. Dengan mengontrol irama berdasarkan tindakan pengguna, suatu program dapat dipercepat atau diperlambat.

Pembersihan data dan penghentian email

Penting untuk menghapus (yaitu, penghentian) penerima yang tidak terlibat dari program Anda pada suatu saat. Irama pengiriman dan tingkat kontak Anda akan menentukan kapan Anda memilih untuk menghentikan email ini. Prospek yang tidak terlibat harus diperlakukan berbeda dari orang yang mengangkat tangan atau pelanggan saat ini. Mengurangi jumlah opt out, hard bouncing, dan penerima yang tidak terlibat dari daftar email membantu program email otomatis Anda berjalan lebih cepat.

Penerima yang tidak terlibat menurunkan statistik Anda dan menurunkan reputasi Anda di setiap email tanpa tindakan apa pun. Lebih buruknya lagi, mereka juga bisa menjadi sumber jebakan spam.

Bagian 3: Keterkiriman dan Konten Email

Mengembangkan dan mendistribusikan email yang relevan dan menarik tidak akan ada gunanya bagi Anda jika semuanya berakhir di folder SPAM. Di sisi lain, email yang berhasil terkirim tidak akan membantu melibatkan prospek Anda dan memindahkan mereka ke bawah jika kontennya kurang. Konten email yang baik perlu dioptimalkan untuk keterkiriman dan praktik terbaik konten.

Biasanya, bagian mana pun dari email dapat membuat Anda diblokir atau dilaporkan sebagai SPAM. Agar pengoptimalan konten lebih mudah dikelola, kami membagi bab ini menjadi dua bagian terpisah: bagian pertama berfokus pada pengoptimalan keterlibatan (yang meningkatkan reputasi pengirim dari waktu ke waktu), bagian kedua berfokus pada pengoptimalan penempatan kotak masuk.

Konten yang menentukan keterlibatan

Hubungan antara tarif terbuka dan kemampuan pengiriman seharusnya sudah jelas sekarang: ISP menganggap email yang dibuka sebagai tanda penerima yang terlibat, yang berdampak positif pada kemampuan pengiriman Anda. Namun rasio klik-tayang untuk konten email Anda juga berkontribusi pada kemampuan pengiriman Anda karena alasan yang sama. Penerima yang mengklik CTA di email Anda mungkin tidak langsung relevan dengan penempatan kotak masuk, namun hal ini memiliki efek kumulatif seiring berjalannya waktu, karena ISP menganggapnya sebagai sinyal keterlibatan. (Pelajari lebih lanjut cara melibatkan kembali penerima yang tidak terlibat).

Untuk keterlibatan dan keterkiriman, tiga baris teratas email adalah yang paling penting: baris “Dari”, baris subjek, dan teks pratinjau. Kami juga akan membahas CTA di bagian ini.

Alamat “Dari” dan nama tampilan penting

Alamat “Dari” dapat berdampak besar pada kemampuan pengiriman dan keterlibatan. Lebih dari 40% penerima memutuskan apakah akan melaporkan sesuatu sebagai SPAM atau tidak berdasarkan alamat “Dari” saja! Kami menduga bahwa statistik sangat berkaitan dengan peningkatan pemahaman perusahaan dan karyawan terhadap peningkatan serangan peretasan dan phishing di web. Dengan audiens yang lebih berpendidikan, membangun kepercayaan sejak awal menjadi semakin penting, dan itu berarti garis “Dari”.

Demikian pula, pelaku spam sering kali mencoba mengelabui penerimanya dengan nama tampilan yang menipu dan ketidakcocokan antara nama tampilan dan email. (Misalnya, menggunakan seseorang yang terkenal dalam nama tampilannya, seperti Warren Buffett, padahal alamat emailnya adalah sesuatu yang sama sekali tidak berhubungan). Karena alasan ini, nama tampilan sangat penting untuk keterkiriman.

Ikuti aturan dasar dan praktik terbaik berikut saat mengonfigurasi nama tampilan dan baris “Dari” Anda:

Hindari penggunaan “noreply@” pada nama tampilan

Anda harus selalu mengirim dari email yang dapat dibalas oleh seseorang, meskipun tanggapan tersebut diteruskan ke email perusahaan lain. ISP memeriksa hal ini saat memindai email, dan jika tautan balasan rusak, hal ini dapat memengaruhi penempatan kotak masuk. Lebih jauh lagi, meskipun pesan Anda masuk ke kotak masuk, menggunakan alamat “noreply@” dapat menghambat keterlibatan. Kirim dari email yang memotivasi audiens target Anda untuk membuka dan membaca pesan Anda.

Jangan gunakan alamat umum (misalnya, postmaster@, admin@)

Alamat-alamat ini memiliki arti khusus dalam dunia email dan internet, yang berarti alamat-alamat ini tidak boleh digunakan untuk tujuan pemasaran dan penjualan. (Untuk alasan yang sama, pengirim juga harus menghindari pengiriman ke alamat ini).

Pastikan email yang dipilih dan nama tampilan terkait

Katakanlah alamat asal Anda adalah “[dilindungi email],” dan nama tampilannya adalah “CEO Skynet.” Itu adalah ketidakcocokan. Jika alamat email dan nama tampilan tidak cocok, ini adalah sinyal bagi ISP bahwa sesuatu yang phishing mungkin sedang terjadi (permainan kata-kata).

Hanya gunakan nama tampilan pribadi setelah Anda menjalin hubungan

Meskipun email yang menggunakan email pribadi sebagai nama tampilan biasanya memiliki tingkat pembukaan yang sedikit lebih tinggi, menyesatkan penerima email dapat menimbulkan konsekuensi pengiriman. Gunakan nama tampilan yang lebih luas dan umum pada awalnya. (Pikirkan, “Tim Pelanggan Baru” atau “Pemasaran Skynet.”) Nanti, Anda dapat memperkenalkan orang tertentu yang akan mengirim email, dan beralih ke mengirim email “sebagai” mereka. (misalnya, Arnold Schwarzenegger / [dilindungi email]).

Perjelas pengirimnya saat menggunakan alamat email yang luas

“Pemasaran” adalah nama tampilan yang tidak efektif karena tidak ada yang tahu persis siapa itu. Daripada menggunakan alamat email yang sulit diidentifikasi, gunakan nama tampilan Anda sebagai peluang untuk menonjol dan mendefinisikan merek Anda.

Hindari nama tampilan yang menipu

Apa pun yang Anda lakukan, jangan gunakan nama tampilan yang menyesatkan. ISP melihatnya sebagai sinyal spammer. Pikirkan semua email yang Anda hindari untuk dibuka dengan nama tampilan seperti Putra Mahkota Zamunda.

Gunakan kapitalisasi yang tepat

Selalu ikuti format kapitalisasi yang sama saat menulis nama tampilan Anda. Penggunaan huruf besar yang tidak tepat akan sangat merugikan dan menimbulkan tanda bahaya bagi pendeteksi SPAM.

Jangan gunakan emoji di nama tampilan

Ada tempat untuk emoji dalam pemasaran email (seringkali, baris subjek). Itu bukan nama tampilan. Jaga agar tetap profesional saat mengidentifikasi diri Anda.

Baris subjek dan kemampuan pengiriman email

Pemasar email memiliki beberapa gagasan tentang cara membuat baris subjek yang menarik dan memotivasi, namun selalu ada lebih banyak hal yang perlu dipelajari dan ide-ide baru untuk dicoba. Jika dipikir-pikir terlalu lama, tantangannya bisa jadi tampak berat: Anda hanya punya beberapa kata untuk menarik perhatian audiens, namun Anda juga harus menghindari tanda bahaya dan kata-kata menyesatkan yang dapat memicu pemindai SPAM ISP.

Untuk keterkiriman, yang terpenting adalah menetapkan ekspektasi dan tetap konsisten. Baris subjek harus mengatur email untuk diikuti; jika pesan tersebut terlalu tidak berhubungan, Anda dapat membuat penerimanya kembali meninggalkan pesan Anda. Tentu saja, dari perspektif konten, Anda ingin baris subjek tidak terduga. Jika itu adalah hal yang sama yang mereka lihat berulang kali, kalimat Anda tidak mungkin berhasil dan menginspirasi tindakan. Menyeimbangkan tuntutan-tuntutan yang saling bersaing ini dapat menjadi sebuah tantangan. Ikuti Anjuran dan Larangan berikut ini untuk memastikan Anda tidak berdampak negatif pada kemampuan pengiriman saat Anda mengejar keunggulan baris subjek.

Pratinjau teks dan kemampuan pengiriman email

Hal terakhir yang dilihat penerima sebelum memutuskan apakah akan membuka email adalah pratinjau atau teks baris pertama…jika mereka benar-benar melihatnya. Pada akhirnya, ISP dan platformnya menentukan informasi mana yang akan ditampilkan. Misalnya, beberapa ESP selalu menampilkan baris pertama salinan isi email Anda, meskipun Anda telah memberikan teks pratinjau tertentu. Aplikasi tertentu menampilkan karakter sebanyak yang diizinkan oleh layar pembaca dan pengaturannya, tetapi beberapa aplikasi membatasi baris teks pratinjau hingga 40 karakter.

Ada beberapa kesalahan terkait baris pertama email yang biasa dilakukan pengirim.

Saat menyusun teks pratinjau, pastikan untuk menghindari hal berikut:

• Informasi Tentang Mode Tampilan Situs Web: Kesulitan Melihat? Lihat online
• Kode HTML yang diformat tidak benar: <div {style=”display: none; tinggi maksimal
• Teks Alt untuk Gambar atau Spanduk: [Banner][Banner][Banner][Banner]
• Alamat atau Info Lokasi Lainnya: 1600 Pennsylvania Ave, Washington DC

Ajakan bertindak (CTA) dan kemampuan pengiriman email

Klik pada CTA Anda meningkatkan keterkiriman dalam jangka panjang karena hampir setiap ISP mengartikan klik sebagai keterlibatan positif. CTA adalah tautan terpenting dalam email Anda: CTA dapat membuat perbedaan besar dalam tingkat keterlibatan penerima, bahkan dalam kasus email yang dirancang serupa. Praktik terbaik ini akan membantu Anda membuat CTA yang dilihat dan diklik untuk mendorong konversi:

Jadikan CTA Anda terpisah dan berbeda

Cara paling umum untuk menonjolkan CTA adalah dengan menyertakan tombol yang berada di tengah dan terpisah dari teks lain di dalam badan email. Salah satu alasan mengapa metode ini sangat umum adalah karena ini adalah cara termudah untuk meningkatkan CTA Anda dan memotivasi pembaca untuk mengklik.

Jika sebuah tombol sepertinya bukan pilihan yang paling tepat untuk email Anda, Anda dapat menyematkan CTA Anda di dalam teks, namun pastikan untuk menggunakan elemen seperti warna dan frasa sehingga CTA menonjol.

Hindari gambar untuk CTA

Berdasarkan pengalaman kami, CTA berbasis gambar menyebabkan kebingungan. Penerima juga tidak mengharapkan gambar tersebut dapat diklik, sehingga menyebabkan penurunan rasio klik; atau, mereka secara tidak sengaja mengklik gambar tersebut, sehingga menyebabkan peningkatan rasio klik yang salah. Dalam kasus terakhir, hal ini sering kali dapat menyebabkan peningkatan pengaduan SPAM jika penerima merasa disesatkan.

Pilih satu CTA utama

Meskipun sebuah email mungkin memiliki beberapa CTA, email tersebut harus selalu memiliki satu CTA utama yang menonjol dari yang lain. Jika Anda menyertakan beberapa CTA, pastikan jelas di mana pengguna perlu mengklik, dan apa yang akan mereka klik. CTA utama Anda harus menarik pembaca dan berfungsi sebagai titik fokus untuk keseluruhan email.

Elemen konten yang dapat memengaruhi penempatan spam

Sebagian besar elemen yang dibahas di bagian ini tidak memengaruhi keterlibatan secara langsung, namun dapat memengaruhi penempatan kotak masuk. Banyak pengirim yang gagal memperhatikan elemen penting ini, yang dapat menimbulkan masalah keterkiriman bagi pengirim yang berkualitas.

Alt-Teks dan kemampuan pengiriman email

Setiap gambar di email Anda harus memiliki teks alternatif. Teks alternatif adalah fitur aksesibilitas penting bagi tunanetra. Namun lebih dari itu; kurangnya teks alternatif dapat meningkatkan kemungkinan email Anda ditandai sebagai spam. Google dan ISP lainnya memeriksa teks alternatif untuk memastikan teks tersebut cocok dengan konten gambar. Untuk teks alternatif terbaik, gunakan bahasa yang ringkas dan akurat untuk mendeskripsikan konten gambar. Deskriptif adalah semboyannya di sini: jangan mencoba mengisi teks alternatif dengan kata kunci atau pesan pemasaran. Ada waktu dan tempat untuk itu.

Tautan dan kemampuan pengiriman email

Tautan dan URL dalam email adalah salah satu elemen email yang paling banyak diteliti oleh filter spam. Pelaku kejahatan sering kali menggunakan tautan ke situs web eksternal untuk serangan malware dan phishing untuk mendapatkan informasi pribadi. Selain itu, reputasi domain yang Anda tautkan di email merupakan indikator utama apakah email tersebut spam atau sah. Karena alasan ini, sebaiknya ikuti praktik terbaik berikut saat menangani tautan di email:

• Selalu gunakan HTTPS untuk semua URL tertaut Anda:
  Menautkan ke situs web aman dengan sertifikat SSL meningkatkan kepercayaan dan kemungkinan pengiriman kotak masuk. ISP secara rutin menempatkan email dengan tautan tidak aman di folder spam karena banyaknya pelanggaran data di web.

• Jangan tautkan ke situs pihak ketiga yang masuk daftar blokir:
  Jika Anda menautkan ke domain yang ada dalam daftar blokir spam, kemungkinan besar email Anda akan terpental atau ditempatkan di folder spam, apa pun reputasi email Anda. (Protip: Pelanggan Act-On dapat menggunakan alat validasi tautan bawaan platform Act-On untuk menguji tautan mereka).

• Hindari penyingkat URL:
  Menggunakan penyingkat URL adalah salah satu cara terbaik untuk mengamankan tiket satu arah ke folder SPAM. ISP tidak mempercayai tautan URL yang diperpendek karena ini merupakan cara mudah bagi phisher dan spammer untuk menyembunyikan tujuan sebenarnya. (Faktanya, Gmail bahkan tidak mempercayai email yang berisi link dari alat pemendek URL milik Google!) Hindari URL yang diperpendek sama sekali.

• Buat tautan jelas dan mudah diidentifikasi:
  Tekankan teks tautan menggunakan praktik standar industri: warna teks yang terlihat berbeda dari teks di sekitarnya, dan garis bawah. Selain itu, pastikan penerima dapat melihat URL yang mendasarinya saat mereka mengarahkan kursor ke tautan. Pengirim jahat suka mengelabui pengguna dengan menyembunyikan tautan di tempat yang paling tidak diharapkan, dan mengarahkan mereka ke situs berbahaya atau tidak aman.

HTML dan kemampuan pengiriman email

Banyak email spam memiliki HTML yang tidak rapi atau menyertakan format tambahan, sering kali digunakan untuk menyembunyikan konten yang menyesatkan, seperti tautan yang dapat diklik secara tidak sengaja oleh penerima. Akibatnya, ISP dan filter spam menganggap HTML yang berantakan atau terlalu rumit sebagai tanda bahaya SPAM. Kode yang berantakan juga dapat memperbesar ukuran email Anda sehingga menyebabkan waktu pemuatan yang lama, yang juga dapat menyebabkan email Anda ditolak. Hindari praktik terburuk berikut:

• Warna font mirip dengan warna latar belakang
• Javascript yang tertanam
• Ukuran font ekstra besar
• Tampilan font tidak valid
• Karakter ASCII non-standar
• Tag buruk atau terlalu banyak tag penutup
• iFrame dalam HTML
• Termasuk lampiran dalam HTML

Kata/frasa yang harus dihindari demi kemampuan pengiriman email

ISP dan filter spam utama memproses dan memindai konten ratusan miliar email setiap tahunnya. Mereka tahu kombinasi kata mana yang umum untuk email spam, dan jika email Anda menyertakan frasa ini, prospek keterkiriman Anda tidak bagus.

Hindari kata-kata dan frasa khas SPAM berikut:

• Bebas
• 100%
• Coba sekarang, beli nanti
• Menyimpan
• Tawaran kesempatan terakhir

Gambar berhak cipta dan kemampuan pengiriman email

Keluhan penggunaan hak cipta yang tidak tepat dapat dikirimkan kepada siapa pun dalam rantai transfer email — termasuk ISP, pusat data, perusahaan pemfilteran, dan daftar hitam. Agensi mana pun dapat mengambil tindakan untuk menutup email yang diklaim melanggar pelanggaran hak cipta.

Cara termudah untuk menghindari hal ini adalah dengan memastikan Anda memiliki atau memiliki izin untuk menggunakan gambar di email dan halaman arahan Anda. Jika Anda menggunakan gambar bersumber terbuka publik, pastikan gambar tersebut juga dihosting di situs sumber terbuka tempat asalnya.

Kebijakan privasi dan kemampuan pengiriman email

Pastikan semua domain yang dirujuk dalam email Anda memiliki kebijakan privasi di situs domain tersebut. Much like with SSL and link shorteners, a privacy policy is a requirement in the evolving world of deliverability. Many jurisdictions now require a privacy policy for websites that offer or sell any service, even if there is no ecommerce platform on the site itself. ISPs have followed suit and check links for privacy policies as part of the inboxing equation.

Did our guide deliver, or do you need more information?

We've covered a lot of information here, but deliverability, and maintaining a strong reputation as a sender, is literally a full-time job for email marketing professionals. Continually testing and optimizing your email marketing is the only way to ensure that deliverability, engagement, and other positive results continue to grow. Maintaining good list and email hygiene is key to ensuring your emails get seen and that you are targeting individuals who want to engage with your content.

To discuss your own deliverability concerns, and see how Act-On can help you with your sender reputation, get in touch with our team. (Current Act-On customers can reach out to their customer success team at any time for assistance.)