Seni Memperhatikan: Berkomunikasi Lebih Cerdas di Tim Jarak Jauh

Saya memulai hari kerja saya dengan menyapa orang-orang yang tidak sadar yang belum pernah saya temui.

Kemudian saya berkelahi dengan robot.

Artinya: di Convert, kami berkomunikasi sedikit berbeda.

Di sini, kami adalah tim yang benar-benar jauh, bekerja dengan jam kerja yang hampir sepenuhnya fleksibel. Kami berbasis di 9 negara berbeda, dan bekerja di 11 zona waktu.

Namun — kami saling mengenal. Dan kita tahu bagaimana berkomunikasi. “Berjalan masuk” 3 bulan yang lalu untuk hari pertama saya, saya kagum menemukan seberapa baik, seberapa mulus, dan bagaimana empati, tim tampaknya berjalan.

Ini bagaimana semuanya bekerja.

• Bagaimana robot mengingatkan kita untuk berkomunikasi sebagai manusia.
• Bagaimana kita "merendahkan diri" dan berbagi "keparat" kita.
• Alat yang kami gunakan untuk bekerja "di tempat terbuka" — meskipun melintasi zona waktu dan di belakang laptop.

KENDUR

Semua orang dan ibu mereka yang berlangganan Tech Crunch menggunakan Slack — dan untuk alasan yang bagus.

Ini licin, efisien, mudah diatur. Aplikasi seluler berfungsi dengan baik. Bahkan pemberitahuan dinging kecil umumnya terdengar menyenangkan.

Jika Convert memiliki kantor tradisional, slack akan menjadi ruang konferensi kami, dan dapur, dan ruang pertemuan, dan papan buletin. Inilah cara kami menggunakannya untuk membuat "online" terasa seperti "secara langsung".

Bot:

Slackbot:

Slackbot kami, anehnya, memainkan peran sebagai pemandu sorak, marshal, dan komik.

Saya tidak pernah bisa melacak apa, tepatnya, yang memicunya — tetapi saya dapat memecah perintah menjadi beberapa kategori: untuk tawa, dan untuk misi.

Dalam kategori terakhir, kami memiliki aturan besar: bahasa netral gender.

Convert memiliki kebijakan Bisnis Sadar khusus — yang memiliki banyak segi dan selalu berkembang. Tetapi sebagian besar adalah netralitas gender — yang merupakan inti dari proses perekrutan kami, misi sosial kami, dan bahasa kami.

Jadi slackbot memberi kita pengingat "lembut" jika kita mengacaukannya.

(Dengan “kami,” maksud saya kebanyakan “saya.” Slackbot kebanyakan memberi saya pengingat lembut ketika saya mengacaukannya).

Mengetik “dude”, “bro,” atau “guys” akan memunculkan pertanyaan “apa maksudmu geng?” atau “apa maksudmu teman?” — atau beberapa saran netral gender lainnya. Semuanya, akhir-akhir ini, sudah saya kenali.

Pemicu lainnya lebih menyenangkan (baca: sangat bergantung pada gif). "Sialan" meminta tanggapan gif - umumnya di mana orang terluka. "Online" menampilkan gif orang-orang yang sedang bersiap-siap, atau mulai bekerja, dan terkadang, entah kenapa, pandangan tak percaya dari The Dude.

"Cuaca" dan "panas" mendorong lebih banyak slackbot sass:

Sekarang, saya tahu ini hanya terlihat seperti lelucon.

Dan Anda mungkin bertanya-tanya: "Apa yang begitu inovatif tentang bot yang terlalu bergantung pada humor gif?"

Tapi sejujurnya, mereka bukan hanya lelucon. Dan saya butuh beberapa bulan untuk memahami bagaimana kami sebenarnya memprogram slackbot.

Kami menggunakan slackbot sebagai cara untuk menunjukkan bahwa kami mendengarkan satu sama lain . Sebagai cara untuk menunjukkan bahwa kita memperhatikan.

Ketika slackbot menyarankan saya untuk memanggil tim sebagai “kalian” — saya mengeluh.

Slackbot tidak lupa (atau, setidaknya, Dennis, yang memprogram perintah, tidak).

Dan kemudian ketika saya mengeluh bahwa "kalian" bukan bentuk jamak yang tepat, slackbot diadaptasi.

Ketika Konverter sakit, slackbot bergabung dengan paduan suara manusia yang berempati:

Dan ketika Konverter merayakan satu sama lain, slackbot merayakannya bersama mereka. (Terkadang dengan cara yang memang agak aneh).

Pada akhirnya: kami menggunakan slackbot dengan cara yang halus, dan tidak dibahas, tetapi penting. Ini adalah robot yang mengingatkan kita untuk berinteraksi dengan cara yang manusiawi.

Hai Taco:

Jadi saya suka HeyTaco! bot karena dua alasan: 1) Saya suka memenangkan sesuatu. 2) Saya suka taco.

Jika Anda tidak terbiasa: "Hey Taco" adalah slackbot yang memungkinkan Anda memberikan "alat peraga" kepada rekan satu tim dengan perintah dan emoji "@" sederhana.

(Yang saya tahu, terdengar agak konyol saat Anda mengetiknya).

Tapi inilah mengapa itu keren: itu mendorong Anda untuk saling mendorong. Ada protokol yang ditetapkan untuk mengatakan "Hei–kamu melakukan pekerjaan yang luar biasa." Dan itu membuat mengatakan "hei, Anda melakukan pekerjaan yang luar biasa" menjadi mudah dan menjadi kebiasaan.

Setiap kali seseorang melempar taco ke arah Anda, bot Hey Taco akan memberi tahu Anda dengan sebuah pesan. Plus, ini menautkan Anda ke papan peringkat tim Anda — yang hanya menyenangkan.
(Bahkan jika Anda adalah saya, dan di tempat ke-8).

Hey Taco juga memungkinkan Anda untuk "menguangkan" taco untuk hadiah tim — yang dapat Anda sesuaikan. Tapi itu imbalan nyata bukan yang nyata. Ini menumbuhkan budaya positif dan dorongan melalui tindakan kecil dan ucapan selamat.

Dan melalui taco.

Saluran:

Saluran yang paling tidak praktis di Convert slack cenderung menjadi yang paling penting.

Mereka adalah fondasi manusia untuk komunikasi digital kita yang utama.

#all_watercooler:

Di Convert, kami bekerja pada sistem Holacracy — yang berarti kami bekerja secara mandiri. Kami memiliki "bidang" kami. Tidak ada proses persetujuan yang nyata, atau bolak-balik yang berlebihan.

Secara teori, ini berarti, jika saya mau, saya dapat duduk di meja saya dan melakukan pekerjaan saya dan menerbitkan artikel saya dan menyelesaikan tugas saya dan berinteraksi, sepanjang hari, tanpa siapa pun.

Tapi aku tidak. Karena itu membosankan.

Dan Konverter tidak membosankan.

Dan karena kami tidak membosankan — kami cenderung suka berbicara satu sama lain. Pendingin air adalah tempat kami melakukannya.

Saya biasanya mengirim gambar dari perjalanan saya. Orang lain mengirim foto anak-anak mereka. Atau makanan. Atau kursus yang mereka ambil. Atau mendaki atau memasang laptop aneh atau Airbnb mewah atau lebih banyak makanan.

Dan sejujurnya — ini adalah kemenangan besar bagi budaya perusahaan karena membuat saya berharap untuk masuk ke slack. Notifikasi besar berwarna merah tidak hanya menakutkan — itu adalah pembaruan dari teman.

#all_fuckups:

Saya menemukan bahwa di Convert, kekacauan yang kami bagikan memiliki beberapa bentuk yang berbeda. Kadang-kadang, itu adalah hal-hal "kehidupan umum" (yaitu, saya menghabiskan 4 jam di DMV). Kadang-kadang itu adalah hal-hal "Saya tidak hebat dalam pekerjaan saya".

Saya masih buruk dalam berbagi fuckups saya.

Dalam tim jarak jauh: Anda harus mengatasinya.

Saluran fuckups membuatnya lebih mudah.

Sebagian besar, karena itu adalah kenyamanan untuk melihat kesalahan orang di tempat terbuka. Dan itu adalah kenyamanan untuk melihat bahwa tidak ada yang berdiam di dalamnya.
Tidak ada yang mengutuk Anda. Anda tidak "dilaporkan" atau "ditangguhkan" atau "dalam masalah".
Anda biasanya, hanya mendapatkan emoji.

(Dan beberapa sass lagi dari slackbot)

#all_humblebrag:

Dan kemudian kami memiliki saluran untuk sebaliknya!

Di sini, kami menyombongkan diri:

Kami membual untuk perusahaan:

Dan kami saling membanggakan.

Gif dan taco dan hati dibagikan.

Dan sejujurnya, itu hanya tempat hangout yang bagus dan ucapan selamat. Setiap kali saya melihat notifikasi baru dari saluran ini — saya sangat senang. Dan saya cukup bangga dengan beberapa hal yang telah dicapai rekan kerja saya.

Setiap perusahaan harus memiliki ruang seperti itu.

Dan bagaimana denganmu?

Bertanya pada diri sendiri…

• Bagaimana kita bisa mengotomatisasi secara manusiawi? Dengan penuh perhatian? Apa yang bisa kita "bangun" yang menunjukkan "Saya memperhatikan."
• Apa yang perusahaan kami berdiri untuk? Bagaimana kita bisa memperkuat itu dalam cara kita berkomunikasi?
• Bagaimana kita mengingatkan diri sendiri untuk memberikan umpan balik positif? Dan bagaimana kita mendorong diri kita sendiri untuk mengakui kesalahan kita?
• Di mana ruang kita untuk berbicara sebagai manusia — bukan hanya sebagai rekan kerja?

ASANA

Beberapa minggu pertama saya di Convert, hampir setiap jawaban untuk setiap pertanyaan adalah: Asana.

• Hai, bisakah saya mendapatkan akses WordPress? Tanya Diego, di Asana.
• Di mana saya menemukan posting blog yang diedit? Saluran konten, di Asana.
• Halaman mana yang memiliki salinan yang Anda ingin saya lihat? Saya menugaskannya kepada Anda, di Asana.
• Apa yang harus saya lakukan sebelum rapat? *desah putus asa* Coba periksa Asana, oke?

Jika Anda tidak terbiasa dengan Asana, ini adalah perangkat lunak manajemen proyek. Blok bangunan adalah papan, dan proyek, dan tugas. Inti dari semua hal ini adalah: Anda dapat membuat catatan dengan hal-hal yang harus dilakukan — menetapkannya kepada orang-orang, memberikan tanggal jatuh tempo, meninggalkan komentar, tugas favorit, mengaturnya berdasarkan topik, dan mendapatkan. milikmu. bertindak. bersama.

Kami menggunakan Asana untuk hampir semua tugas yang membutuhkan waktu lebih dari satu menit. Jika Anda menyuruh saya melakukan sesuatu di Slack — saya akan jujur, saya akan melupakannya. Jika Anda memasukkannya ke Asana — saya akan melihat tanggal jatuh tempo merah jelek yang besar menatap saya, dan saya akan bergerak.

Pembaruan Jumat:

Jadi setiap hari Jumat, Asana memberi saya pengingat kecil ini:

Ini melakukan beberapa hal.

1. Itu membuat otak saya berkata, “Ya Tuhan. Apa yang saya lakukan minggu ini?” Saya kemudian dipaksa untuk merenung — terkadang dengan bangga, terkadang dengan panik — dan dengan sungguh-sungguh mengevaluasi kemajuan yang telah saya buat.
2. Ini mengingatkan saya pada fakta bahwa saya tidak bekerja sendirian. Bahwa orang-orang bergantung pada mengetahui bagaimana proyek saya akan datang. Dan saya mungkin harus, Anda tahu, membuat mereka diposting.

Pembaruan Jumat bagus karena mereka menghadap publik. Anda dapat berlangganan untuk melihat pembaruan dari siapa pun. Dan hampir semua orang dapat melihat pembaruan untuk Anda. Ini adalah jawaban yang bagus, di seluruh perusahaan, 10 detik, untuk pertanyaan: "Bagaimana minggu Anda?"

Namun di luar itu, mereka menciptakan budaya akuntabilitas — tidak hanya secara publik, tetapi juga secara pribadi. Mereka memaksa Anda untuk merayakan kemajuan Anda sendiri, dan menghadapi hambatan Anda sendiri.

Dan mereka memungkinkan Anda untuk melihat kembali apa yang telah Anda capai, atau apa yang menghabiskan terlalu banyak waktu Anda.

Catatan pertemuan:

Jika saya ingin melihat apa yang kami putuskan, selama pertemuan apa pun, kapan saja sejak awal waktu — saya dapat menemukannya di Asana.

Dan dengan “fajar waktu” yang saya maksud adalah “9 bulan yang lalu ketika kita memulai seluruh sistem ini.”

Tetap saja — struktur, agenda, dan catatan pertemuan mingguan — semuanya hidup dengan cukup baik, dan dapat dilacak dalam proyek Asana yang ditetapkan.

Menurut model Holacracy kami — kami memiliki pertemuan "Taktis" dan "Tata Kelola" standar. Jika Anda tahu Holacracy — Anda tahu itu sangat terstruktur. Ada babak check-in, ada daftar periksa, ada metrik. Ada agenda yang harus disiapkan. Dan ada urutan yang tepat untuk melakukan semua ini, sehingga pertemuan berjalan lancar.

Banyak yang harus dilacak. Untungnya, Asana kurang lebih melakukannya untuk kita.

Dan bagaimana denganmu?

Bertanya pada diri sendiri…

Di mana ruang "tidak ada omong kosong, selesaikan" Anda? Bagaimana Anda menggunakannya untuk menjaga diri Anda pada tugas?

Apa yang membuat rapat Anda tetap pada jalurnya? Dan siapa yang membuat catatan rapat Anda? Di mana mereka tinggal? Apakah mereka mudah diakses?

DENGAN SUARA & WAJAH

Jadi kami tidak berada di tempat yang sama — dan tidak semua gif yang dikirim melalui slack dapat menggantikannya.

Tapi kami merasa kami sudah cukup dekat ketika kami meluangkan waktu untuk berbicara.

Saya telah menghabiskan banyak waktu bekerja dari jarak jauh. Satu hal yang saya perhatikan kita lakukan secara berbeda? Orang-orang tetap mengaktifkan webcam mereka, kecuali kualitas internet mereka sangat buruk. Jika Anda tersandung ke salah satu pertemuan kami, Anda akan melihat orang-orang di ruang kerja bersama, atau di mobil, atau kafe, atau dari dek mereka. Saya telah menerima telepon dari tenda. Visibilitas lebih penting daripada formalitas.

Hal lain yang kami lakukan secara berbeda adalah…

Panggilan teman:

Pengungkapan penuh: Saya tidak pernah melakukan panggilan teman dengan benar.

Karena aku selalu melewati waktu.

Ternyata, rekan kerja Anda menarik. Panggilan Buddy adalah kesempatan kami yang ditentukan, diamanatkan, sebulan sekali, untuk membicarakan apa pun selain pekerjaan. Akibatnya, saya sekarang tahu sesuatu tentang kereta api melalui pedesaan Kanada, desain interior untuk mobilitas yang tertantang, dan teh. Tapi, yang lebih penting, saya tahu siapa rekan kerja saya dan apa yang mereka pedulikan.

Panggilan teman ditingkatkan lebih sering untuk anggota baru. Dengan begitu, Anda mengenal tim dengan lebih baik, lebih cepat — dan Anda merasa lebih nyaman menjangkau dengan pertanyaan. Mereka juga merupakan praktik yang baik untuk seni navigasi zona waktu yang dihormati oleh orang-orang Konversi, dan belajar membuat kalender Anda cocok dengan orang lain.

Kemenangan & Kesengsaraan:

Setiap minggu kami mengadakan pertemuan hangout selama 30 menit yang disebut "Bagikan Kemenangan dan Kesengsaraan Anda" (yang, saya tahu, bukanlah judul yang paling kreatif). Ini bertindak, kurang lebih, sebagai saluran "humble_brag/fuckups" dalam kehidupan nyata. Atau, seperti, panggilan teman di seluruh tim. Pada dasarnya, kami duduk-duduk dan berkata, satu per satu: apa yang berjalan baik untuk kami minggu ini, dan apa yang berjalan buruk.

Kadang-kadang.

Terkadang kita hanya berakhir berbicara tentang hal-hal.

Dalam nada yang sama dengan saluran kami: ini adalah ruang di mana orang-orang berbagi hal-hal pekerjaan, atau hal-hal kehidupan. Tetapi bagian yang penting adalah — Anda bisa melihat orang berempati, dan bereaksi, terhadap kemenangan dan kekalahan Anda, kurang lebih, “kehidupan nyata.”

Dan bagaimana denganmu?

Bertanya pada diri sendiri…

• Apa yang dapat kita lakukan untuk membuat tim jarak jauh saya merasa tidak terlalu terisolasi?
• Apakah kita melihat nilai dalam mendedikasikan beberapa jam kerja untuk beristirahat dari pekerjaan?

Jadi apa ide besarnya?

Jadi itu banyak.

Banyak alat dan proses dan aturan.

Tapi sejujurnya — alat dan proses semuanya tidak relevan.

Di Convert, hal-hal ini hanya berfungsi karena kami bekerja dengannya.

Slackbot memberi tahu Anda "ia berharap Anda merasa lebih baik" akan terasa sangat buruk jika rekan kerja Anda tidak ikut campur. #Watercooler berfungsi karena kami berbagi. Asana berfungsi karena kami mengirimkan "suka", dan cukup transparan untuk memberikan pembaruan.

Alat hanya sebagus tim yang menggunakannya. Tetapi ketika Anda memiliki tim yang hebat, menggunakan alat yang hebat — saat itulah Anda benar-benar dapat membangun sesuatu.