5 Biaya Tersembunyi Perangkat Lunak Manajemen Hotel Gratis

Sulit untuk melebih-lebihkan pentingnya perangkat lunak manajemen hotel ketika Anda berada dalam bisnis perhotelan.

Perangkat lunak adalah mesin yang membuat bisnis Anda terus berjalan. Tanpa itu, tamu mungkin akan dikirim ke kamar kotor karena meja depan tidak tahu bahwa rumah tangga belum mengurus kamar itu. Atau, pesanan layanan kamar tamu menghilang begitu saja, meninggalkan Anda dengan pelanggan yang tidak senang dan ulasan yang buruk.

Itulah mengapa sangat penting untuk memilih perangkat lunak yang tepat. Sebagai manajer hotel, mata Anda selalu tertuju pada intinya, jadi Anda mungkin tergoda untuk mengambil salah satu opsi perangkat lunak gratis di luar sana—terutama jika Anda menjalankan hotel kecil.

Tetapi beberapa orang yang awalnya menggunakan opsi gratis menemukan dengan cara yang sulit bahwa itu adalah kesalahan. Jadi sebelum Anda memilih perangkat lunak Anda, waspadalah terhadap lima biaya tersembunyi dari perangkat lunak manajemen hotel gratis ini.

1. Pemeliharaan dan penyesuaian itu sulit

Ketika Anda memikirkannya, perangkat lunak sangat mirip dengan perangkat keras. Anda masih perlu memeliharanya, dan Anda mungkin perlu menyesuaikannya juga dengan kebutuhan hotel Anda. Ketika Anda memilih perangkat lunak gratis, Anda mungkin akan sendirian dalam hal pemeliharaan, dan tentu saja dalam hal penyesuaian.

Kenyataannya adalah bahwa setiap hotel berbeda, terutama hotel yang lebih kecil dan butik, sehingga penyesuaian dapat menjadi sangat penting. Anda pasti memiliki beberapa keanehan, seperti layanan sewa Jet Ski yang Anda tawarkan kepada tamu yang perlu dikelola bersama dengan semua aspek lain dari hotel Anda.

Perangkat lunak berbayar sering kali dilengkapi dengan dukungan teknis dan tim yang dapat menyesuaikan perangkat lunak atau menambahkan fitur berdasarkan kebutuhan Anda. Itu keuntungan yang tidak akan Anda dapatkan dengan perangkat lunak gratis. Mengambil opsi perangkat lunak gratis dari rak akan memberi Anda dasar-dasar untuk memesan kamar, menerima pembayaran, dan mengelola tata graha, tetapi tidak lebih dari itu.

Dan dalam hal pemeliharaan, jika perangkat lunak Anda kedaluwarsa, dan tidak akan menerima pembayaran melalui layanan baru yang populer seperti Venmo meskipun basis pelanggan khusus Anda suka membayar dengan metode itu, misalnya, tidak banyak yang dapat Anda lakukan tentang itu.

2. Kurangnya layanan pelanggan yang baik berarti lebih banyak sakit kepala

Sungguh gila betapa besar perbedaan yang dapat dihasilkan oleh layanan pelanggan yang baik, apa pun produknya, dan perangkat lunak manajemen hotel tidak berbeda.

Lempar panah dan pilih opsi perangkat lunak mana pun yang Anda inginkan dari direktori perangkat lunak Capterra—saya jamin Anda akan melihat bahwa layanan pelanggan adalah salah satu hal utama yang disebutkan oleh pengulas ketika mereka menilai perangkat lunak, apakah menurut mereka layanannya bagus atau tidak.

Ketika Anda memiliki masalah dengan perangkat lunak Anda, dan itu tidak dapat dihindari, memiliki layanan pelanggan di sana untuk memandu Anda melalui masalah tersebut dapat membuat hidup Anda jauh lebih mudah. Dan ini bukan hanya tentang menyelamatkan Anda dari sakit kepala: staf Anda mungkin juga kesulitan dengan perangkat lunak, dan mungkin memerlukan dukungan pelanggan untuk melakukan pekerjaan mereka.

Perangkat lunak gratis biasanya tidak menawarkan layanan pelanggan selain mengarahkan Anda ke forum atau FAQ. Akibatnya, masalah apa pun yang muncul akan membuat Anda menjelajahi internet untuk mencari jawaban, membuang-buang waktu ketika Anda bisa menjalankan hotel Anda. Membayar untuk perangkat lunak dan dukungan pelanggan yang menyertainya akan menghindari sakit kepala ini sama sekali.

3. Perangkat lunak ini mungkin gratis hanya di awal

Anda tahu apa yang mereka katakan: tidak ada makan siang gratis. Atau, dalam kasus perangkat lunak gratis, Anda akan mendapatkan makan siang gratis tetapi Anda harus makan steak Anda dengan satu sumpit (kecuali jika Anda ingin meningkatkan ke garpu dan pisau seharga $19,95).

Banyak opsi perangkat lunak "gratis" akan membantu Anda menyiapkan sistem manajemen yang sangat mendasar yang akan memungkinkan Anda menangani berbagai hal pada awalnya, tetapi begitu Anda mengetahui bahwa Anda memerlukan akun untuk lebih banyak staf Anda daripada yang Anda kira, atau Anda merasa perlu fitur tertentu yang tidak termasuk dalam paket gratis, Anda tetap membayar. Dan itu sering kali berakhir dengan pembelian darurat daripada pembelian yang dipikirkan dengan matang dan dipertimbangkan.

Dan bahkan jika Anda mengunduh freeware tanpa melakukan upgrade, Anda mungkin menemukan bahwa itu benar-benar tidak berfungsi untuk bisnis Anda dan Anda harus menghabiskan waktu dan energi untuk mengadaptasinya, atau Anda mungkin perlu menyewa seorang insinyur perangkat lunak untuk mengubah kode sehingga berfungsi untuk Anda.

4. Produktivitas mungkin terpukul

Ada risiko yang lebih besar untuk mendapatkan perangkat lunak gratis daripada sekadar mengetahui bahwa perangkat lunak itu memiliki biaya tersembunyi atau membuat Anda sakit kepala yang tidak perlu. Jika Anda menemukan bahwa Anda telah memilih perangkat lunak yang salah, Anda mungkin melihat produktivitas Anda dipalu.

Perangkat lunak gratis biasanya tidak disertai dengan pelatihan atau dukungan apa pun, jadi Anda mungkin mendapati bahwa Anda tidak hanya harus mendidik diri sendiri tentang cara menggunakan produk, tetapi juga staf Anda. Itu bisa sangat memakan waktu.

Dan jika di tengah jalan Anda menemukan perangkat lunak tidak akan bekerja untuk Anda, Anda harus kembali ke papan gambar tanpa menunjukkan apa-apa untuk membuang waktu dan usaha Anda. Terkadang, lebih baik memilih opsi perangkat lunak dengan hati-hati dengan semua fitur yang Anda butuhkan serta semua pelatihan yang Anda dan staf Anda perlukan untuk bangun dan berjalan dengan cepat, lalu buka dompet Anda dan selesaikan.

5. Anda kehilangan fitur yang diperlukan

Direktori perangkat lunak manajemen hotel kami saat ini menawarkan 350 pilihan yang mengejutkan. Ada begitu banyak pilihan perangkat lunak di luar sana dan semuanya memiliki beberapa fitur luar biasa yang mungkin tidak Anda sadari tetapi itu dapat membuat hidup Anda lebih mudah.

Misalnya, tahukah Anda bahwa RMS Hotel memiliki fitur penetapan harga dinamis yang secara otomatis menyesuaikan tarif berdasarkan aturan yang Anda tetapkan sehingga Anda dapat memaksimalkan hunian dan keuntungan Anda? Atau bahwa Hotelogix membuat laporan keuangan yang terlihat profesional yang memperkirakan pendapatan Anda, memungkinkan Anda membuat rencana keuangan untuk hotel Anda dengan percaya diri?

Jelajahi direktori perangkat lunak manajemen hotel kami dan lihat fitur apa saja yang ditawarkan oleh berbagai opsi perangkat lunak. Anda dapat berbelanja berdasarkan fitur tertentu, dan membandingkan beberapa opsi perangkat lunak berdasarkan apa yang mereka tawarkan.

Sudahkah Anda beralih dari perangkat lunak gratis ke berbayar?

Apakah Anda mendapatkan perangkat lunak manajemen hotel gratis dan kemudian memutuskan untuk beralih ke perangkat lunak berbayar? Apa yang mendorong keputusan itu? Apa saja kelebihan software berbayar yang pernah Anda alami? Tolong beri tahu kami di komentar di bawah.