Komunikasi, kolaborasi, koordinasi: 3 C memandu tim lintas fungsi yang sukses

Dibutuhkan berbagai macam keterampilan, perspektif, dan keahlian untuk membangun produk generasi berikutnya.

Banyak perusahaan bergantung pada hubungan tim lintas fungsi yang kuat untuk membangun produk yang memberikan nilai nyata kepada pelanggan mereka. Interkom tidak terkecuali.

Apa itu tim lintas fungsi?

Ungkapan "lintas fungsi" paling sering digunakan untuk menggambarkan tim yang terdiri dari orang-orang dengan fungsi atau keterampilan yang berbeda.

Di Intercom misalnya, tim produk kami meliputi desainer, pemrogram, dan manajer produk, peran unik yang bekerja bersama sebagai satu kesatuan. Atau Anda mungkin mendengar istilah yang digunakan saat tim dari berbagai bagian bisnis bekerja sama dalam sebuah proyek besar, seperti peluncuran produk atau rilis baru.

Ungkapan "lintas fungsi" paling sering digunakan untuk menggambarkan tim yang terdiri dari orang-orang dengan fungsi atau keterampilan yang berbeda.

“Agar organisasi benar-benar efektif, setiap tim perlu menganggap dirinya bekerja secara lintas fungsi sepanjang waktu, tidak hanya berdasarkan proyek demi proyek”

Dalam kedua situasi ini, seorang manajer program atau produk memimpin, beroperasi sebagai semacam konduktor, memastikan semua instrumen selaras, dan memastikan semua orang mengetahui peran, waktu, dan tujuan mereka.

Tetapi bagaimana jika tidak ada proyek atau tujuan besar yang harus dikerjakan, dan tidak ada konduktor yang cocok? Untuk sebagian besar, tim dan fungsi kembali bekerja secara terpisah, diselingi oleh obrolan Slack ad hoc, email, pertemuan kopi, dan presentasi aneh di seluruh perusahaan.

Namun, dimungkinkan untuk bekerja lebih lintas fungsi setiap hari.

Kenyataannya adalah agar organisasi benar-benar efektif, setiap tim perlu menganggap dirinya bekerja secara lintas fungsi sepanjang waktu, tidak hanya berdasarkan proyek demi proyek. Ini membutuhkan kerangka kerja yang komprehensif untuk mempertimbangkan bagaimana tim berinteraksi satu sama lain – kami telah belajar dengan susah payah betapa pentingnya hal itu.

Mengapa kerja tim lintas fungsi penting bagi kami

Sebagai tim Pendidikan Produk, kami membuat dokumentasi bantuan, video, webinar, dan pesan untuk mendidik pelanggan kami. Ini berarti bekerja sama dengan hampir setiap tim di seluruh perusahaan kami, mulai dari tim produk hingga dukungan pelanggan hingga tim penjualan.

Sebagian besar pekerjaan kami sangat bergantung pada informasi dari fungsi lain, dan keberhasilannya bergantung pada tim lain yang berbagi dan memanfaatkan konten yang kami buat – praktik lintas fungsi yang baik sangat penting.

Ada tiga manfaat universal untuk berfokus pada keunggulan lintas fungsi sehari-hari:

1. Itu membuat pekerjaan Anda lebih efisien , dengan mencegah rekan kerja yang terisolasi mengerjakan hal yang sama, mengerjakan hal yang salah, atau bekerja dengan informasi yang sudah ketinggalan zaman.
2. Ini membantu menyelesaikan atau menghindari masalah karena kita memiliki informasi yang kita butuhkan atau kita tahu persis di mana menemukannya.
3. Ini membantu kami membuat keputusan yang lebih baik , diinformasikan dengan konteks yang lebih luas dari prioritas, peta jalan, dan masalah tim lain.

Ketika praktik lintas fungsi rusak, itu menghasilkan misalignment, interpretasi yang bervariasi, dan hasil yang beragam. Jadi, bagaimana Anda dapat membangun praktik sehari-hari yang hebat untuk tim lintas fungsi Anda?

Tiga C dari kerja tim lintas fungsi

Bekerja dengan banyak tim secara bersamaan dapat membuat Anda mencapai batas. Di tim Pendidikan Produk, kami membutuhkan cara untuk menavigasi – dan mengurangi – periode sibuk dari aktivitas lintas fungsi yang tinggi. Selama periode ini, lusinan bagian yang bergerak perlu disatukan dalam waktu singkat.

Untuk menegosiasikan periode yang menuntut ini, kami merancang kerangka kerja dasar untuk membantu kami mendapatkan visibilitas, dan pada akhirnya meningkatkan, cara kami bekerja dengan tim lain. Namun, kami segera menyadari bahwa prinsip-prinsip tersebut dapat diterapkan secara luas pada semua pekerjaan lintas fungsi – tidak hanya pada periode sibuk.

Untuk membuat kerangka kerja, kami membagi aktivitas lintas fungsi menjadi tiga aktivitas terkait:

• Komunikasi : Tim harus mampu berbicara secara efisien, mengajukan pertanyaan, memberikan jawaban, memberikan konteks, dan menawarkan bimbingan satu sama lain.
• Kolaborasi : Tim membutuhkan metode yang disepakati dan alat umum untuk mengerjakan tugas bersama.
• Koordinasi : Tim membutuhkan visibilitas kemajuan dan arah satu sama lain.

Masing-masing tindakan ini merupakan bagian integral dari kerja tim lintas fungsi yang efektif. Tentu saja, komunikasi, kolaborasi, dan koordinasi bukanlah aktivitas yang sepenuhnya berbeda, tetapi membingkai pekerjaan Anda dengan cara ini akan membawa kejelasan dan membantu Anda memahami dan meningkatkan proses Anda dengan tim lain.

Meningkatkan permainan lintas fungsi Anda

Untuk memetakan apa yang sedang dan tidak dilakukan tim Anda, buatlah daftar semua cara Anda saat ini bekerja dengan tim lain, dan yang mana dari tiga C yang termasuk dalam setiap aktivitas. Berikut adalah beberapa contoh cara membedakan aktivitas tersebut:

• Komunikasi: Rapat, presentasi, email, dan pesan.
• Kolaborasi: Membuat konten dengan tim lain atau bekerja sama dalam proyek kelompok.
• Koordinasi: Proses lintas tim yang sedang berlangsung, seperti melacak bug melalui repo GitHub, atau memperbarui papan Trello yang melacak kemajuan proyek.

Dengan memetakan proses ini, Anda akan dapat memvisualisasikan seberapa banyak Anda bekerja dengan tim lain, tim mana yang paling sering Anda tangani, dan jenis pekerjaan yang Anda lakukan dengan setiap tim.

“Meletakkan praktik lintas fungsi Anda saat ini memungkinkan Anda untuk mulai membentuk ide-ide terbaik Anda”

Anda juga akan mulai menemukan koneksi – dan kesenjangan – dalam cara Anda bekerja dengan tim lain, dan menemukan cara untuk meningkatkan proses Anda.

Meletakkan praktik lintas fungsi Anda saat ini memungkinkan Anda untuk mulai membentuk ide-ide terbaik Anda. Saat Anda mengumpulkan ide, Anda harus memasukkannya ke dalam komunikasi, kolaborasi, dan koordinasi untuk melihat dampaknya dengan lebih baik.

Anda mungkin akan memiliki banyak ide, jadi kurangi daftar Anda, identifikasi yang terbaik, dan bagi menjadi dua bagian – dampak besar dan kemenangan cepat. Sebanyak Anda ingin menerapkan setiap ide yang layak, bersikaplah realistis. Mintalah setiap anggota tim memilih satu atau dua ide berdampak besar dan kemenangan cepat.

Setelah menjalankan sesi ide, Anda akan menemukan bahwa ada cara yang jelas dan mudah untuk meningkatkan kemampuan lintas fungsi Anda – nilai yang akan Anda dapatkan dari menjalankan sesi ini adalah 10x waktu yang dibutuhkan.

Tim Anda dapat memperkecil tugas-tugas normal dari minggu ke minggu, menangkap pandangan holistik tim, dan menciptakan cara kerja baru yang dapat menguntungkan seluruh organisasi Anda, baik secara langsung maupun dalam jangka panjang.

Jika Anda kesulitan memulai, berikut adalah beberapa ide lintas fungsi yang berdampak:

• Buat dokumen 'Cara bekerja dengan tim kami' . Ini akan memiliki banyak manfaat – serta membantu tim lain untuk berhasil bekerja dengan Anda dan memahami proses Anda, ini juga akan menjadi sumber daya yang berharga bagi karyawan baru ( komunikasi ) tim Anda.
• Jalankan sesi lintas tim pada topik tertentu . Biarkan berbagai tim Anda menjalankan sesi berbagi info sehingga mereka dapat berkolaborasi dan saling mendidik ( kolaborasi ).
• Buat laporan tim untuk tim lain . Ini adalah cara mudah untuk meningkatkan visibilitas tim lain dari pekerjaan Anda ( koordinasi ).
• Jika tim Anda mendapat banyak permintaan ad-hoc, formalkan proses permintaan Anda . Ini akan memungkinkan Anda untuk mengatur dan memprioritaskan permintaan yang Anda terima dari tim lain ( koordinasi ) dengan lebih baik.

Setelah menjalankan sesi ide, Anda akan menemukan bahwa ada cara yang jelas dan mudah untuk secara dramatis meningkatkan kemampuan lintas fungsi Anda. Nilai yang bisa Anda dapatkan dari menjalankan sesi adalah 10x waktu yang diperlukan untuk menjalankannya. Tim Anda dapat memperkecil tugas-tugas normal dari minggu ke minggu, menangkap pandangan holistik tim, dan menciptakan cara kerja baru yang dapat bermanfaat bagi seluruh organisasi Anda, baik secara langsung maupun dalam jangka panjang.

Tantang status quo

Menciptakan proses lintas fungsi yang hebat adalah jalan dua arah – untuk dampak yang berkelanjutan, upaya Anda perlu dibalas oleh semua tim yang bekerja dengan Anda. Tentu saja, Anda hanya dapat mengontrol apa yang dilakukan tim Anda. Tetapi jika Anda mulai dengan melihat pekerjaan Anda sendiri, dan mencari cara baru untuk berkomunikasi, berkolaborasi, dan berkoordinasi, Anda dapat mempermudah tim lain untuk bekerja dengan Anda, dan sebaliknya. Anda juga akan menumbuhkan dampak keseluruhan tim Anda di dalam perusahaan dari waktu ke waktu.

Awasi secara kritis proses lintas fungsi Anda – jangan hanya melakukan sesuatu karena begitulah yang dilakukan sebelumnya. Hancurkan cetakan, coba hal-hal baru, dan tantang status quo. Anda mungkin menemukan cara baru untuk membuat tim bekerja lebih baik bersama-sama. Jika Anda dapat membuat praktik lintas fungsi baru yang berhasil, tim lain akan mengikuti jejak Anda.