Kepatuhan SMS – 10 Tips Menavigasi Kepatuhan Perpesanan Teks

Dengan tingkat pembukaan mendekati 100%, pesan teks adalah alat pemasaran yang kuat yang memberikan cara yang tidak mengganggu namun langsung dan efektif untuk mengkomunikasikan pesan Anda kepada pelanggan Anda yang sudah ada dan calon pelanggan.
Untuk dapat memanfaatkan solusi ini sepenuhnya, Anda harus menghindari melompat tanpa melihat dengan memahami undang-undang dan peraturan terkait yang dirancang untuk melindungi semua pelanggan.

Dalam artikel ini, Anda akan menemukan penjelasan langsung tentang kepatuhan SMS, kepentingannya, dan otoritas yang mengawasinya.

Jadi, pantau terus dan terus membaca.

Kepatuhan pesan teks dijelaskan

Kepatuhan SMS adalah kepatuhan terhadap serangkaian undang-undang dan peraturan yang harus dipatuhi bisnis saat mengirim pesan teks ke konsumen. Aturan ini bertujuan untuk melindungi pelanggan dari pesan dan spam yang tidak diinginkan. Konsep kepatuhan juga mencakup konten yang dapat diterima, frekuensi pengiriman pesan, dan formatnya.

Mengapa kepatuhan SMS penting untuk bisnis?

Kepatuhan pesan teks sangat penting untuk bisnis karena membantu menjaga hubungan dan membangun kepercayaan pelanggan dengan menghindari pengiriman pesan teks yang tidak diinginkan dan tidak diminta. Dengan cara ini, organisasi dapat memastikan bahwa mereka hanya mengirimkan pesan kepada pelanggan yang ingin menerima dan membacanya.

Selain itu, kepatuhan pesan teks memungkinkan bisnis menghindari komplikasi hukum dan tuntutan hukum. Jaringan hukum dan peraturan yang kompleks mengatur pemasaran SMS. Kegagalan untuk mematuhi peraturan ini dapat menimbulkan implikasi hukum pada bisnis. Yang terakhir, pada gilirannya, bisa mahal dan merusak reputasinya. Jadi, memastikan kepatuhan akan melindungi perusahaan dari kerugian finansial dalam bentuk denda dan hukuman serta memberdayakan mereka dengan citra merek yang sempurna.

Tinjauan hukum dan peraturan utama

Berbagai undang-undang yang mengatur pesan teks berbagi konsep dasar yang sama, seperti kebutuhan untuk mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dan menyediakan opsi menyisih. Namun, ada sedikit perbedaan, dan mengenalinya dapat membantu Anda menyesuaikan pendekatan pemasaran SMS ke berbagai lokasi di seluruh dunia.

• Undang-Undang Perlindungan Konsumen Telepon (TCPA)
• Tindakan CAN-SPAM
• Spam Act 2003 di Australia
• Peraturan Privasi dan Komunikasi Elektronik (PECR) di Inggris Raya
• Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) di Eropa
• Asosiasi Industri Telekomunikasi Seluler (CTIA)

10 Tips untuk memastikan kepatuhan SMS

Ikuti tips di bawah ini untuk menghindari implikasi hukum, keuangan, dan reputasi.

1. Dapatkan persetujuan yang tepat

Sebelum mengirim pesan teks promosi, dapatkan persetujuan tertulis yang jelas dari semua kontak sebagai bagian dari proses keikutsertaan , termasuk yang diimpor secara manual ke platform penyedia layanan SMS. Gunakan bahasa yang jelas dan lugas untuk menjelaskan persetujuan, sehingga pelanggan memahami apa yang mereka setujui. Kegagalan untuk mendapatkan persetujuan yang tepat melanggar TCPA dan dapat mengakibatkan konsekuensi hukum dan keuangan untuk bisnis.

2. Kirim pesan konfirmasi yang benar

Tidak peduli bagaimana Anda mendapatkan nomor telepon kontak, pesan pertama Anda harus mengonfirmasi keikutsertaan pelanggan untuk menerima pesan teks. Sertakan informasi penting seperti:

• Identitas bisnis Anda
• Frekuensi pesan yang Anda rencanakan untuk dikirim
• Catatan bahwa tarif pesan dan data mungkin berlaku
• Hapus instruksi tentang cara menyisih dari menerima pesan di masa mendatang

Tujuannya adalah untuk menunjukkan bahwa Anda mematuhi peraturan SMS, mencegah potensi kesalahpahaman atau keluhan, dan membangun kepercayaan dengan penerima.

3. Sediakan mekanisme opt-out

Semua pesan pemasaran SMS harus menyertakan mekanisme opt-out yang mudah ditemukan dan diikuti yang memungkinkan pelanggan untuk berhenti berlangganan secara instan. Ini bisa berupa balasan sederhana dengan kata “STOP”, “QUIT”, atau “OPT OUT”, seperti yang ditunjukkan pada contoh di bawah ini.

Dengan mengirim SMS "STOP", pelanggan dapat berhenti berlangganan dari daftar Anda kapan saja. Opsi lain untuk mengaktifkan penyisihan yang mudah adalah memastikan setiap teks pemasaran yang Anda kirim berisi tautan ke halaman arahan dengan formulir penyisihan.

4. Hati-hati saat mengimpor kontak

Sebelum mengimpor daftar pelanggan apa pun, pastikan bahwa setiap orang dalam daftar telah secara sukarela memberikan nomor telepon mereka dan menyatakan persetujuan untuk menerima pesan. Persyaratan untuk mendapatkan persetujuan tertulis dari kontak tidak terbatas pada kontak baru tetapi berlaku untuk semua kontak, termasuk yang diimpor ke daftar pelanggan.

Hal ini penting untuk menjaga kepatuhan SMS dan menghindari pelanggaran tak terduga, yang dapat mengakibatkan konsekuensi hukum dan keuangan bagi bisnis Anda. Melakukan uji tuntas dalam mendapatkan persetujuan yang tepat dari setiap kontak dalam daftar merupakan langkah penting dalam kepatuhan pesan teks dan dapat membantu bisnis membangun kepercayaan dengan audiens mereka.

5. Ikuti pedoman konten pesan

CTIA telah menetapkan seperangkat aturan konten yang disebut SHAFT, yang berarti seks, kebencian, alkohol, senjata api, dan tembakau. Hindari menyertakan konten yang terkait dengan topik ini dalam pesan SMS Anda, karena dapat dianggap sebagai pelanggaran pedoman kepatuhan SMS. Hal ini selanjutnya dapat mengakibatkan konsekuensi hukum dan keuangan untuk bisnis Anda. CTIA menganggap serius pelanggaran SHAFT dan dapat memberlakukan larangan langsung pada bisnis untuk mengirim pesan semacam itu.

Namun, ada beberapa pengecualian untuk aturan ini. Misalnya, jika Anda menjalankan bar, harus ada beberapa kemungkinan untuk mengirim pesan promosi tentang spesial happy hour. Dalam kasus seperti itu, Anda harus menggunakan nomor lokal bebas pulsa atau terdaftar yang disediakan secara khusus. Selain itu, Anda harus menetapkan batasan usia yang mencegah individu di bawah 21 tahun untuk mendaftar SMS. Aturan praktis lainnya adalah menghindari kata-kata spam SMS dalam teks Anda.

6. Simpan catatan yang akurat

Bisnis harus menyimpan catatan akurat tentang persetujuan pelanggan dan permintaan keluar serta data relevan lainnya seperti konten pesan, waktu pengiriman, dan status pengiriman. Ini dapat membantu bisnis menunjukkan kepatuhan dan menanggapi setiap keluhan atau pertanyaan.

7. Lindungi diri Anda dengan syarat dan ketentuan yang jelas

Sebagai pemilik bisnis, melindungi diri sendiri dan pelanggan Anda adalah prioritas utama. Untuk melakukan ini, pastikan pelanggan Anda memahami dengan jelas dan menyetujui syarat dan ketentuan Anda. Jadi, pastikan syarat dan ketentuan Anda mudah ditemukan di situs web Anda dan ditulis dalam bahasa sederhana. Selain itu, pertimbangkan untuk melacak pengguliran sehingga pelanggan Anda harus membaca seluruh dokumen sebelum menyetujui persyaratannya. Juga, beri tahu pelanggan Anda segera jika ada perubahan kondisi.
Terakhir, terapkan penerimaan dengan kotak centang untuk diklik sebelum melanjutkan. Dengan melakukan langkah-langkah sederhana ini, Anda dapat membantu melindungi bisnis dan pelanggan Anda dari potensi sengketa hukum yang mungkin timbul di masa mendatang.

8. Pastikan privasi dan keamanan data

Memastikan keamanan dan privasi data pelanggan adalah prioritas utama Anda, karena ini merupakan langkah penting untuk menghindari masalah kepatuhan. Ini termasuk menggunakan platform yang aman dan terenkripsi untuk mengirim pesan, melindungi data pelanggan dari akses tidak sah, dan memelihara protokol dan praktik keamanan terkini.

9. Latih staf Anda

Tim yang telah menerima pelatihan yang lebih baik tentang persyaratan hukum untuk pemasaran SMS membuat lebih sedikit kesalahan dan dapat menyelamatkan bisnis dari komplikasi serius yang diakibatkan oleh ketidakpatuhan. Area utama untuk mengedukasi staf Anda termasuk mendapatkan persetujuan, mengirim pesan konfirmasi, dan menangani permintaan opt-out. Karyawan juga harus dilatih tentang cara melindungi data pelanggan dan memelihara catatan yang akurat.

10. Memantau dan meninjau kepatuhan

Terakhir, pantau dan tinjau kepatuhan Anda terhadap undang-undang pemasaran SMS secara teratur. Hal ini dapat mencakup audit berkala atas catatan dan proses serta pemantauan berkelanjutan atas konten pesan dan status pengiriman. Peninjauan rutin dapat membantu mengidentifikasi dan mengatasi masalah kepatuhan sebelum menjadi masalah.

Kesimpulan: Tetap patuhi SMS untuk menghemat uang, waktu, dan reputasi Anda

Konsekuensi dari ketidakpatuhan bisa sangat parah, termasuk tuntutan hukum, denda, dan kerusakan reputasi. Untuk memastikan mereka mematuhi undang-undang dan peraturan yang relevan, bisnis harus mendapatkan persetujuan yang sesuai, menyediakan mekanisme penolakan, berhati-hati saat mengimpor kontak, mengikuti panduan konten, menyimpan catatan yang akurat, melindungi privasi dan keamanan data, serta memberikan syarat dan ketentuan yang jelas.

Ingat, menghormati privasi orang sangat penting untuk membangun kepercayaan dan hubungan jangka panjang dengan pelanggan. Dengan bersikap transparan tentang cara Anda menggunakan data mereka dan mengikuti peraturan pemasaran SMS, Anda menunjukkan kepada pelanggan bahwa Anda menghargai privasi mereka dan Anda berkomitmen untuk memberi mereka pengalaman yang luar biasa.