Panduan Utama untuk Menulis Buku Putih Teknis

Menurut Laporan Preferensi Konten 2022, 55% responden menyatakan bahwa kertas putih adalah konten paling berharga bagi pembeli pada tahap awal proses pembelian. Seiring dengan semakin panjang dan kompleksnya pembelian teknologi B2B, para pengambil keputusan semakin bergantung pada konten yang memberikan fakta dan penelitian dibandingkan iklan.

Buku putih teknis saat ini menjelaskan garis antara penyebaran informasi dan pemasaran, serta berfungsi sebagai alat pendidikan dan penghasil prospek bagi perusahaan teknologi. Buku putih teknis bukanlah lembar data, juga bukan alat periklanan untuk produk Anda. Ini adalah konten berdurasi panjang yang ditulis untuk menceritakan kepada prospek sebuah cerita tentang masalah industri dan solusinya.

Lebih dari sekedar studi kasus atau daftar fitur dan manfaat, buku putih teknis membantu bisnis membangun otoritas dan kepercayaan terhadap audiens target mereka dan menggambarkan keahlian mereka. Di sini, kami telah menyusun panduan kertas putih teknis komprehensif yang memberi tahu Anda semua yang perlu Anda ketahui tentang teknik pemasaran yang hebat ini.

Apa itu Buku Putih Teknis?

Definisi kertas putih teknis yang umum adalah dokumen yang menjelaskan masalah bisnis dan solusi berbasis teknologi untuk masalah tersebut. Pada dasarnya merupakan alat pemasaran B2B, jenis buku putih ini berupaya untuk membuat ide-ide kompleks yang terkadang lazim di dunia teknologi tinggi menjadi koheren bagi mereka yang tidak ahli di bidangnya.

Buku putih yang ditulis dengan baik berbicara kepada mereka yang bertugas menemukan solusi serta para pengambil keputusan yang memegang kendali. Sebagai konten tingkat atas hingga menengah, kertas putih berfungsi sebagai penghasil prospek dan jaminan pemeliharaan prospek.

Buku putih teknis tidak mencakup:

• Promosi penjualan
• Daftar fitur
• Penjelasan tentang cara kerja produk Anda
• Panduan cara untuk mengganti solusi calon pelanggan saat ini dengan solusi Anda sendiri

Bayangkan kertas putih teknis sebagai buku teks mini tentang masalah bisnis tertentu dan satu atau lebih cara untuk menyelesaikannya. Pada bagian akhir, Anda bisa menyampaikan gagasan bahwa produk Anda adalah salah satu solusinya.

Berapa Panjang Seharusnya Buku Putih?

Buku putih bisnis adalah alat untuk mendalami topik pilihan Anda. Anda menginginkannya cukup panjang untuk menyajikan semua informasi paling berharga dari penelitian kertas putih Anda, tetapi tidak terlalu lama sehingga orang tidak ingin membacanya sepenuhnya.

Rata-rata, kertas putih Anda harus terdiri dari 2.500 dan 5.000 kata. Buku putih lebih bersifat mendidik, jadi kesimpulan Anda akan didukung oleh penelitian dan fakta pendukung, yang dapat meningkatkan jumlah kata Anda. Jika Anda menjelaskan proses atau produk yang rumit secara mendetail, kertas putih teknis Anda kemungkinan besar akan lebih panjang.

Sebelum menulis buku putih Anda, tentukan target audiens Anda. Jika Anda menulis untuk audiens eksekutif, buatlah makalah yang lebih pendek dan cobalah menyaring informasi rumit ke dalam istilah yang lebih sederhana. Secara umum, eksekutif yang membaca makalah Anda mungkin sibuk dan lebih memilih untuk membaca sekilas makalah tersebut.

Makalah Anda mungkin lebih panjang jika Anda menulis untuk audiens teknis. Usahakan maksimal 15 halaman.

Saat Anda menulis tentang topik menarik yang membangkitkan minat Anda, Anda mungkin ingin memasukkan setiap detail studi Anda. Jika kertas putih Anda melebihi 15 halaman, pertimbangkan untuk membaginya menjadi topik tertentu. Tulis makalah terpisah untuk setiap isu utama.

Manfaat Buku Putih Teknis

Yang terbaik, kertas putih teknis menetapkan kepemimpinan pemikiran dan otoritas bisnis Anda di industri. Dengan mengembangkan kertas putih, Anda tidak hanya menciptakan peluang untuk mendapatkan informasi tentang prospek untuk ditindaklanjuti, namun Anda juga membuat konten tersedia untuk dibagikan ke seluruh tim pembelian dan sebagai sumber daya untuk menjelaskan masalah dan resolusi kepada anggota tim non-teknis. .

Manfaat utama dari menawarkan kertas putih teknis adalah bahwa audiens dapat memilih sendiri. Pihak yang tidak berkepentingan kemungkinan besar tidak akan mengunduh makalah Anda, sehingga Anda dapat merasa yakin bahwa informasi yang Anda peroleh berasal dari mereka yang termotivasi untuk membeli. Oleh karena itu, penting untuk menargetkan audiens yang tepat. Jangan membuat buku putih yang mencoba menarik semua orang. Jaga agar tetap sempit pada pelanggan ideal Anda.

Karena kertas putih telah menjadi alat pemasaran yang populer, banyak prospek yang cukup paham untuk memahami bahwa Anda akan mengumpulkan informasi mereka. Namun, ini bukan waktunya untuk melakukan penjualan keras. Gunakan data untuk memelihara prospek dan memungkinkan pembeli melakukan perjalanan sesuai keinginan mereka.

Cara Menulis Buku Putih Teknis

Format kertas putih teknis biasanya panjangnya antara enam dan 12 halaman, termasuk lembar sampul. Sesuatu yang lebih pendek kemungkinan besar tidak akan menyampaikan informasi yang cukup dan tepat. Apa pun yang lebih panjang mungkin membuat pembaca kewalahan.

Jika kertas putih Anda melebihi batas dua belas halaman, Anda mungkin perlu membagi subjek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan mengembangkan dokumen terpisah untuk masing-masing bagian.

Mulailah membuat garis besar kertas putih teknis Anda dengan mengetahui apa saja yang harus disertakan dalam kertas putih menggunakan templat dasar ini untuk memandu Anda saat Anda menulis.

1. Buat Halaman Sampul

Halaman pertama kertas putih Anda adalah halaman sampul. Berisi judul dengan desain yang menarik, subjudul, serta nama dan logo perusahaan Anda. Jika pihak kedua mensponsori buku putih tersebut bersama Anda, nama dan logo tersebut juga akan muncul.

2. Tulis Pendahuluan/Abstrak/Ringkasan Eksekutif

Inti dari buku putih teknis dimulai pada halaman kedua dengan pendahuluan, abstrak, atau ringkasan eksekutif topik.

Pendahuluan Anda harus berupa satu paragraf yang mencakup:

• Ringkasan singkat tentang tujuan makalah ini
• Penjelasan singkat tentang masalahnya
• Ikhtisar solusi potensial

Buat bagian ini tetap singkat. Pendahuluan adalah tempat Anda menarik prospek agar ingin membaca lebih lanjut. Anda ingin mereka merasakan apa yang ada di dalamnya. Anggap saja ini sebagai teaser untuk sisa cerita Anda.

3. Menjelaskan Masalah Bisnis

Buku putih teknis menceritakan kisah masalah bisnis dan solusinya. Dengan mengartikulasikan masalah bisnis, Anda memberi tahu calon pelanggan bahwa Anda memahami bisnis dan industri mereka.

Sajikan masalah bisnis dalam dua atau tiga paragraf. Gunakan paragraf pendek dan bahasa yang ringkas agar informasi dapat dibaca. Pastikan untuk menyertakan informasi latar belakang seperti asal mula masalah atau bagaimana masalah tersebut berdampak pada bisnis.

Di bagian ini, tunjukkan dampak masalah terhadap bisnis dalam hal hilangnya produktivitas, pendapatan, pemborosan, dan metrik bisnis lainnya. Jangan takut untuk mendalami seluk beluknya, tetapi cobalah untuk menghindari jargon industri atau teknis. Karya ini harus berbicara kepada pembaca dari berbagai tingkat pengetahuan teknis.

4. Ilustrasikan Desain Produk

Tanpa menjadikan semuanya tentang produk Anda, tunjukkan bagaimana teknologi atau proses baru dapat dirancang untuk menyelesaikan masalah bisnis. Bicarakan tentang cara kerja produk secara umum, lalu mulailah menerapkannya pada masalah bisnis yang Anda ilustrasikan.

5. Sampaikan Solusinya

Di bagian ini, buku putih teknis memberikan solusi terhadap masalah tersebut—tetapi jangan terlalu menekankan produk Anda terlebih dahulu. Sebaliknya, uraikan masalahnya dan tunjukkan bagaimana masalah tersebut dapat diselesaikan dengan alat bisnis yang tepat.

Tanpa mengubahnya menjadi promosi penjualan, Anda dapat menawarkan beberapa detail tentang cara kerja solusi Anda. Sebutkan mengapa perusahaan Anda mengembangkan produk tersebut. Terapkan produk Anda pada masalah dalam bentuk studi kasus atau buat visual tentang bagaimana penawaran Anda menghemat waktu atau meningkatkan produktivitas.

Kemudian, mulailah menjelaskan produk spesifik Anda dan cara kerjanya lebih baik atau berbeda dari solusi lain. Sertakan informasi tentang peningkatan pendapatan dan ROI yang diharapkan.

6. Tulis Kesimpulan dan Ajakan Bertindak

Kesimpulannya adalah Anda membungkus semuanya dengan rapi.

Kesimpulan Anda harus:

• Rekap secara singkat masalah bisnis
• Ringkaslah bagaimana produk Anda memecahkan masalah
• Berikan ajakan bertindak untuk memandu prospek ke langkah berikutnya dalam perjalanan pembeli

Buku putih teknis Anda tidak boleh ada dalam ruang hampa. Kembangkan semua yang Anda butuhkan untuk memupuk prospek dari atas hingga ke bawah. Mungkin langkah Anda selanjutnya adalah rangkaian email yang terus memberikan sedikit pengetahuan tentang industri ini, menawarkan informasi kontak, atau sekadar menunjukkan bahwa pintu terbuka ketika prospek sudah siap.

Produk teknis yang rumit tidak pernah dimaksudkan untuk dijual melalui panggilan dingin, dan Anda hampir tidak akan pernah bisa menyelesaikan salah satu penjualan ini setelah satu kali promosi. Pemasar dan tenaga penjualan yang cerdas memahami bahwa dibutuhkan waktu untuk mendidik calon pelanggan, memberikan informasi tanpa memaksakan penjualan, dan memungkinkan calon pelanggan datang kepada Anda.

Prospek yang datang kepada Anda adalah pembeli yang termotivasi yang kemungkinan besar akan berakhir dengan penjualan serta hubungan jangka panjang yang memuaskan yang memungkinkan penjualan di masa depan.

Seperti pendahuluan, kesimpulan Anda harus singkat. Batasi pada ringkasan singkat kertas putih. Hanya sepertiga konten Anda yang harus disertakan dalam pendahuluan dan ringkasan.

Konten Apa yang Penting untuk Disertakan dalam Buku Putih Teknis?

Ada beberapa cara untuk mendukung cerita Anda dan membantu whitepaper Anda secara efektif, termasuk:

• Statistik
• Studi kasus
• Kutipan
• Tautan dan sumber untuk informasi lebih lanjut

Statistik

Dukung temuan Anda dengan statistik untuk menyederhanakan presentasi masalah/solusi. Statistik dari sumber terpercaya memberikan otoritas dan objektivitas pada diskusi Anda. Analis industri, organisasi independen, lembaga pemerintah, dan pakar di bidangnya adalah sumber statistik yang sangat baik.

Selalu kutip sumber informasi Anda untuk meningkatkan otoritas Anda dan menghindari masalah hak cipta.

Studi kasus

Gunakan studi kasus untuk menggambarkan bagaimana produk atau solusi Anda membantu pelanggan lain. Studi kasus adalah cerita yang mudah dipahami tentang bagaimana dan mengapa solusi Anda penting dan berguna. Hal ini lebih menarik daripada daftar statistik atau instruksi saja.

Kutipan

Kutipan dari influencer industri dan pemimpin pemikiran menambahkan suara manusiawi ke buku putih Anda. Anda juga dapat memilih untuk memberikan kutipan dari pimpinan perusahaan Anda.

Sumber daya

Terakhir, berikan daftar tautan atau sumber yang bermanfaat sehingga pembaca Anda bisa mendalami lebih dalam jika mereka mau. Beberapa di antaranya mungkin merupakan sumber daya yang Anda gunakan untuk statistik atau studi kasus. Lainnya dapat berupa tautan ke situs web industri atau perdagangan, buku tentang industri tersebut, dan artikel berita.

4 Tips untuk Mengembangkan Buku Putih Teknis

Tip yang paling penting adalah kertas putih teknis tidak boleh digunakan sebagai taktik penjualan langsung. Anda membangun kesadaran, bukan menjual, jadi berhati-hatilah dan bijaksana selama proses pengembangan.

1. Temukan Tujuan Anda

Sebelum membuat draf pertama, tentukan tujuan kertas putih Anda. Diskusikan konsep tersebut dengan pemangku kepentingan utama di perusahaan Anda. Untuk mempersempit topik, lihat analisis data dan riset tren industri. Tanyakan kepada tenaga penjualan yang berhadapan langsung dengan pelanggan tentang pertanyaan yang mereka terima saat berbicara dengan prospek. Gunakan alat untuk menghasilkan topik.

2. Komunikasikan Topik Secara Efektif

Setelah Anda memutuskan tujuan Anda, Anda perlu mengkomunikasikannya secara efektif kepada semua orang yang terlibat. Jika Anda memiliki beberapa pemangku kepentingan dan ahli di bidangnya, buatlah sinopsis untuk memastikan semua orang memahami tujuan dan pokok bahasan makalah. Kini saatnya semua orang menyuarakan keberatan atau meminta perubahan.

3. Bersikap Metodis Saat Menulis

Ambil kertas putih itu sepotong demi sepotong. Ini adalah proyek yang kompleks, jadi bagilah menjadi beberapa bagian. Kerjakan pekerjaan rumah Anda sebelum duduk untuk menulis, karena semakin banyak waktu yang Anda habiskan untuk merencanakan dan mempersiapkan, semakin cepat kertas tersebut tersusun.

Selain itu, jangan mengincar kesempurnaan pada percobaan pertama Anda. Lakukan dengan cukup baik dan ratakan titik-titik kasar pada draf selanjutnya. Ciptakan blok waktu tanpa gangguan untuk fokus menulis dan hilangkan gangguan yang dapat menimbulkan kesalahan dan memperlambat Anda.

4. Revisi Secara Menyeluruh

Mintalah umpan balik pada draf Anda. Apakah isinya masuk akal? Apakah bahasanya sesuai? Apakah Anda menggunakan terlalu banyak jargon atau terlalu banyak akronim?

Saat Anda mendekati draf akhir, pastikan untuk mengoreksi setiap barisnya juga. Tidak ada yang bisa membuat prospek menjauh seperti konten yang penuh dengan kesalahan.

Beberapa tip bermanfaat lainnya yang perlu diingat:

• Kenali audiens Anda: Perhatikan persona pembeli Anda dan kembangkan makalah untuk menjawab pertanyaan spesifik. Siapa pengambil keputusan dan pemangku kepentingan utama lainnya di perusahaan calon pelanggan?
• Jaga agar tetap ringkas: Jangan membebani makalah dengan sejarah atau konten lainnya. Gunakan secukupnya untuk memberikan konteks dan mengatur suasana.
• Jujurlah: Menyajikan informasi yang jujur ​​dan dapat ditindaklanjuti lebih efektif daripada hiperbola dalam menarik arahan lebih jauh.

Cara Mendistribusikan dan Mempromosikan Buku Putih Teknis Anda

Buku putih pemasaran melibatkan penargetan mereka ke audiens yang tepat. Untuk melakukannya, manfaatkan semua saluran yang Anda miliki sebagai bagian dari strategi distribusi konten Anda.

• Tempatkan di situs web Anda di belakang halaman arahan
• Tawarkan melalui email sebagai bagian dari kampanye pengasuhan
• Promosikan melalui halaman media sosial Anda
• Tawarkan melalui situs pihak ketiga
• Gunakan kembali sebagian darinya sebagai postingan blog dan menarik orang untuk membaca keseluruhan makalah
• Tambahkan ke bagian sumber daya situs web Anda
• Jalankan iklan di blog dan feed media sosial Anda
• Posting tentang topik whitepaper Anda di LinkedIn dan sertakan link ke makalah lengkap
• Tandai influencer di postingan Anda dan dorong mereka untuk berbagi

Setelah kertas putih Anda tersedia, ukur metrik yang relevan. Jika Anda tidak mengukur, Anda tidak dapat menentukan efektivitas. Ukur berdasarkan saluran untuk mengetahui apakah Anda berada di tempat yang tepat dan kumpulkan data tentang siapa saja yang mengunduh buku putih Anda. Minta orang mengisi formulir sebelum mereka dapat mengunduh kertas putih untuk memudahkan pencatatan calon pelanggan potensial.

Mintalah informasi dan buat ajakan bertindak (CTA) yang membantu Anda mendorong calon pelanggan lebih jauh ke dalam perjalanan mereka sesuai dengan tempat mereka di corong.

Video terus menjadi bentuk pemasaran konten yang populer, dengan 78% pemasar konten menyatakan bahwa konten video memberi mereka ROI yang lebih tinggi. Pikat audiens yang lebih luas dengan membuat video pendamping untuk melengkapi kertas putih Anda.

Buat video pendek yang menyoroti hal-hal penting dari kertas putih. Atau buatlah versi video lengkap dari buku putih tersebut dan tawarkan sebagai alternatif bagi orang-orang untuk mengunduh atau membeli di situs web Anda.

Terakhir, setelah Anda mulai mempromosikan buku putih Anda, berikan sinopsis satu halaman kepada tim penjualan Anda. Dengan begitu, jika hal ini muncul saat promosi penjualan, tim Anda siap menjawab pertanyaan atau mengarahkan calon pelanggan ke arah yang benar.

Menjadi Otoritas Dengan Layanan Penulisan Buku Putih Kami

Buku putih teknis adalah alat pemasaran yang ampuh untuk menampilkan produk, keahlian industri, dan kepercayaan Anda. Buku putih yang ditulis dengan baik menghasilkan arahan yang relevan untuk memelihara dan membangun prospek dan daftar pelanggan Anda.

Nyatakan masalah bisnis yang menantang, diskusikan solusinya, lalu tunjukkan bagaimana produk Anda memenuhi kebutuhan bisnis tersebut. Berikan calon pembeli Anda apa yang mereka butuhkan untuk mendukung pilihannya kepada pemangku kepentingan lainnya. Dengan mengizinkan prospek datang kepada Anda, Anda meningkatkan peluang untuk mengonversi prospek tersebut menjadi pelanggan.

Jika Anda memiliki ide bagus untuk kertas putih dengan waktu penulisan terbatas, Compose.ly dapat membantu. Gunakan layanan penulisan buku putih kami untuk mendapatkan buku putih profesional dan diteliti dengan baik yang menonjolkan keahlian Anda sekaligus mempromosikan produk atau layanan Anda sebagai solusi terbaik. Minta sampel hari ini.