12 tips untuk membangun dan meningkatkan manajemen waktu tim

Meskipun ada ratusan artikel dan publikasi tentang manajemen waktu, banyak di antaranya berkaitan dengan individu. Dan sementara kami dapat meningkatkan cara kami melacak waktu untuk diri kami sendiri, itu tidak berarti kami akan melakukannya dengan baik ketika kami diminta untuk melacak waktu sebagai sebuah tim. Ini membutuhkan pola pikir dan pendekatan yang sedikit berbeda.

Untuk membantu Anda mengetahui cara melacak dan mengelola waktu dalam tim, atau jika Anda hanya ingin meningkatkan, berikut adalah beberapa kiat untuk memulai.

Mengapa manajemen waktu penting dalam sebuah tim?

Pertama, kita harus meninjau secara singkat bagaimana manajemen tim yang tepat membantu alur kerja secara keseluruhan dan hubungan antar tim.

Mengurangi stres

Para ahli sering memperingatkan bahwa manajemen waktu yang buruk sebenarnya menyebabkan stres. Dan ini bukan hanya tentang tenggat waktu yang terlewat atau tetap lembur.

Ketika orang-orang buruk dalam mengatur waktu yang mereka miliki dan tidak dapat memprioritaskan tugas-tugas mereka, itu pasti mengarah pada perasaan kewalahan. Kewalahan menyebabkan kegugupan, takut kehilangan informasi atau tugas penting, mendengar atau salah membaca situasi, dll. Bersama-sama, mereka dapat membuat otak seseorang berubah menjadi "mode panik", dan membuat kesalahan atau pingsan di bawah tekanan.

Dan dalam sebuah tim, orang yang berbeda akan bereaksi dengan cara yang berbeda terhadap stres yang disebabkan oleh manajemen waktu yang buruk. Hal ini dapat menimbulkan konflik antar tim karena orang A dapat menuduh orang B terlalu santai, atau orang B dapat menuduh orang A terlalu neurotik.

Jadi, manajemen waktu yang baik di tingkat tim dapat secara signifikan meningkatkan dinamika tim dan mengurangi beberapa stres kerja yang mereka hadapi setiap hari.

Membuat semua orang diperbarui

Transparansi adalah masalah besar bahkan hari ini. Bahkan dengan semua aplikasi dan layanan yang dirancang untuk membantu kami melacak apa yang dilakukan setiap orang setiap saat, sebagian besar kami masih tidak tahu apa-apa tentang bagian pekerjaan rekan kerja kami. Dan komunikasi mengenai kemajuan tugas sangat penting untuk kesehatan tim dan proyek itu sendiri, tentu saja.

Salah satu manfaat membentuk kebiasaan manajemen waktu tim adalah transparansi meningkat. Ketika semua orang melacak apa yang sedang mereka kerjakan, dan apa yang ada di piring rekan kerja mereka, memprioritaskan menjadi lebih mudah. Ada lebih sedikit dorongan dan dorongan pada obrolan grup untuk melaporkan kemajuan dan tentu saja lebih sedikit rapat.

Biarkan semua orang tahu bagaimana proyek ini berjalan

Setelah tim mulai melacak waktu mereka secara kolektif, Anda dapat mulai melihat gambaran yang lebih besar dengan lebih jelas seiring berjalannya waktu. Menjadi lebih mudah untuk mengikuti kemajuan proyek, dan selain itu, menghilangkan kebutuhan untuk bertanya bagaimana semuanya berjalan. Jauh lebih mudah untuk membuat laporan dan mengadakan rapat.

Anggota tim akan mulai mendapatkan gambaran tentang bagaimana manajemen waktu mereka mencerminkan proyek secara keseluruhan. Rekan kerja mereka juga akan dapat melihat itu dan mengatasi masalah apa pun pada waktunya.

Meningkatkan kolaborasi

Orang-orang lebih cenderung untuk membantu satu sama lain ketika mereka berada di perahu pepatah yang sama. Ketika sebuah tim melacak waktu mereka dan belajar bagaimana mengelolanya bersama, mereka lebih mungkin untuk berbagi tips dan saling menguatkan ketika kesalahan terjadi.

Selama Anda membentuk lingkungan belajar yang sehat, tim Anda akan menjadi jauh lebih baik melalui manajemen waktu belajar.

Bagaimana meningkatkan manajemen waktu di tempat kerja

1. Lacak waktu untuk melihat di mana Anda berada

Anda dapat mulai meningkatkan manajemen waktu tim Anda dengan meminta mereka melacak waktu satu per satu. Setiap orang harus mulai bertanggung jawab atas pengeluaran waktu mereka sendiri sebelum mereka benar-benar dapat berkontribusi pada manajemen waktu seluruh tim.

Misalnya, di Clockify – aplikasi manajemen waktu untuk tim, manajer tim dapat menyiapkan proyek dan pencapaian penting untuk kemajuannya. Sejak saat itu, ketika setiap anggota tim melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang berkontribusi pada setiap pencapaian, pengatur waktu akan mencerminkan hal itu.

Untuk melihat bagaimana Clockify dapat membuat kemajuan proyek yang terdokumentasi dengan baik, Anda dapat pergi ke sini. Ini masuk ke pengaturan langkah demi langkah dari ruang kerja, proyek, dan laporan kemajuan tim Anda dalam hal manajemen waktu.

Juga disarankan untuk melacak waktu selama sekitar dua minggu atau bahkan sebulan, untuk mempelajari kebiasaan pelacakan waktu tim Anda dan bagaimana mereka menghabiskan waktu mereka. Ini juga satu-satunya cara untuk mendapatkan informasi lebih rinci tentang bagaimana setiap anggota lebih suka mengatur waktu mereka, dan bagaimana hal itu mencerminkan seluruh tim. Dari data yang terkumpul, Anda dapat mulai melakukan perubahan dan peningkatan.

2. Buat ikhtisar beban kerja

Sebagai langkah kedua, ada baiknya untuk mengetahui apa yang perlu dilakukan setiap anggota tim sebagai bagian dari deskripsi pekerjaan mereka. Berapa banyak tugas kasar yang mereka miliki, mana yang merupakan investasi waktu terbesar mereka, dan mana yang membutuhkan waktu paling sedikit untuk mereka lakukan. Tugas tambahan yang mencakup beban kerja tetapi sering diabaikan:

• memberikan umpan balik,
• melatih karyawan baru,
• membuat presentasi,
• mengatur pertemuan,
• komunikasi klien,
• mengirim email, dll.

Mulailah dengan memangkas lemak di area tersebut terlebih dahulu. Jika Anda dan karyawan tersebut memperhatikan bahwa tugas-tugas tertentu yang tidak penting memakan waktu lebih lama dari yang diperlukan, hentikan saja.

Ambil rapat, misalnya.

Seringkali Anda akan menghadiri pertemuan yang topiknya tidak menjadi perhatian setidaknya sepertiga dari orang yang hadir. Waktu dan energi mereka terbuang sia-sia untuk mendengarkan data dan percakapan yang tidak memengaruhi mereka. Hal yang sama berlaku untuk rantai email atau diskusi ruang obrolan.

Terakhir, meskipun kolaborasi merupakan keuntungan dari tim berkinerja tinggi, perhatikan anggota tim yang mulai melakukan lebih banyak pekerjaan orang lain. Jika mereka menghabiskan sepanjang hari memadamkan api kecil, dan kemudian melakukan pekerjaan mereka di lembur, ada ketidakseimbangan besar dalam beban kerja, dan perlu ditangani sesegera mungkin.

3. Bicaralah dengan tim Anda

Sebagai kelanjutan dari poin sebelumnya, semakin banyak Anda berbicara dengan tim, semakin mudah untuk mengidentifikasi aspek manajemen waktu apa yang perlu Anda perhatikan. Berikut adalah beberapa hal yang harus difokuskan:

• Periksa apa tugas mereka yang biasa, dan bagian mana dari pekerjaan mereka yang bisa membosankan dan melelahkan;
• Tanyakan kepada mereka kapan mereka merasa paling/kurang produktif;
• Bicara tentang gangguan dan identifikasi yang paling umum untuk tim;
• Munculkan strategi yang sesuai dengan alur kerja dan pendekatan mereka;
• Temui mereka sesekali untuk menanyakan bagaimana manajemen waktu mereka berubah, atau lakukan survei bulanan;
• Biarkan anggota tim mendekati manajemen waktu mereka secara analitis, tanpa manajemen mikro – selama mereka mengendalikan kemajuan belajar mereka, hasilnya akan jauh lebih baik.

Karena tim berbeda dari satu departemen ke departemen lain, perhatian dan kekesalan hewan peliharaan mereka juga berbeda. Yang penting adalah menemukan titik temu dan memberi tahu mereka bahwa mereka akan berperan aktif dalam mempelajari cara mengatur waktu dengan lebih baik. Tidak hanya menerima handout informatif dari HR bahwa mereka pasti akan menempel di laci meja dan melupakannya.

4. Jangan hanya fokus pada manajemen waktu kerja

Cara lain yang berguna untuk melatih manajemen waktu tim yang lebih baik adalah dengan memasukkan manajemen waktu pribadi. Beri tahu tim bahwa meningkatkan kebiasaan mereka di tempat kerja adalah praktik baik yang dapat berguna dalam kehidupan pribadi mereka.

Pelatih produktivitas Matt East telah menyajikan cara termudah untuk meyakinkan orang tentang manfaat manajemen waktu dan mengarahkan mereka ke jalur peningkatan. Dia percaya bahwa menjawab hanya sepuluh pertanyaan dapat membuat orang berpikir tentang bagaimana mereka memprioritaskan waktu dan tugas mereka . Jika Anda memiliki kesempatan, buatlah selebaran dengan pertanyaan-pertanyaan ini, dan mintalah tim untuk memikirkannya selama satu atau dua hari. Kemudian diskusikan jawaban mereka untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang prioritas masing-masing dan bagaimana Anda dapat bertemu satu sama lain di tengah jalan dalam hal mengelola waktu sebagai sebuah tim.

1. Jika saya bisa mencapai satu hal hari ini, apakah itu?
2. Apa yang akan menjadi hal terpenting kedua?
3. Apa yang akan menjadi hal terpenting ketiga?
4. Apa yang masih harus dilakukan setelah ketiga hal itu?
5. Tugas mana yang dapat saya delegasikan kepada orang lain?
6. Apa saja tugas lain yang sedang dikerjakan orang lain dan membutuhkan perhatian saya?
7. Tindakan apa hari ini yang akan membuat saya lebih dekat dengan tujuan saya?
8. Apa satu hal yang bisa saya selesaikan, yang akan membuat saya merasa produktif dan bahagia di penghujung hari?
9. Bagaimana saya akan mengurangi tingkat stres saya hari ini?
10. Hubungan mana dalam hidup saya yang paling membutuhkan energi saya hari ini? (hubungan kerja, keluarga, teman, pasangan romantis, dll)

Sementara beberapa pertanyaan cukup mudah, yang lain tidak. Sebaliknya, mereka memberikan wawasan yang baik tentang bagaimana orang menghabiskan energi mereka, yang pada gilirannya mempengaruhi hubungan mereka dengan waktu dan prioritas. Ketika seseorang menghabiskan sepanjang pagi berdebat dengan pasangannya, kemungkinan besar mereka akan terlalu lelah untuk fokus pada hubungan kolaboratif dengan rekan kerja.

Mengetahui bagaimana mengeluarkan energi emosional mereka membantu dalam manajemen waktu juga.

5. Menahan diri dari tugas yang membosankan

Jika memungkinkan, cobalah untuk menghilangkan tugas-tugas yang membosankan.

Di bekas perusahaan tempat saya bekerja, ada kebiasaan menugaskan dua anggota tim junior untuk membuat catatan selama rapat. Kemudian kami harus membandingkan catatan-catatan itu dan menulis satu laporan untuk dibagikan kepada semua orang yang hadir dalam pertemuan itu. Seperti yang dijelaskan kepada kami, ini untuk memastikan bahwa semua informasi tercakup.

Namun, yang berhasil dilakukan hanyalah menggandakan pekerjaan – kami akan membandingkan catatan, kemudian rekan kerja saya akan mengirimkan poin-poinnya melalui email kepada saya, saya akan menambahkan apa yang hilang (atau sebaliknya), dan kemudian saya akan memformatnya dan mengirimkannya untuk semua orang.

Hanya setelah satu jam kami dapat melanjutkan pekerjaan rutin kami.

Kami berdua akan disibukkan dengan tugas yang bisa dilakukan satu orang, dengan menambahkan langkah-langkah yang tidak perlu.

Jadi, dalam hal tugas-tugas seperti menulis laporan, membuat catatan, mengarsipkan, meneliti, mensurvei, dan lainnya – jika Anda tidak dapat menghilangkannya, maka sederhanakan. Sebisa mungkin, sesering mungkin. Karena semakin lama karyawan disibukkan dengan tugas-tugas kasar dan tidak penting, semakin lama mereka menjauh dari apa yang seharusnya mereka lakukan.

6. Berinovasi

Dalam sebuah artikel dari Harvard Business Review , tentang topik mengelola waktu kolektif, penulis Leslie Perlow menawarkan ide yang mendalam tentang berinovasi dengan teknik manajemen waktu. Dia melaporkan praktik yang terbukti benar dari banyak perusahaan yang menawarkan waktu istirahat untuk melihat bagaimana hal itu akan mencerminkan kemajuan proyek dan alur kerja secara keseluruhan.

Di perusahaan-perusahaan yang diganggu oleh budaya hiruk pikuk “selalu aktif”, para karyawan menghargai malam hari untuk mengisi ulang tenaga dan mendedikasikan waktu untuk kehidupan pribadi mereka. Ini membantu orang menghilangkan stres.

Perusahaan dengan tim yang cenderung menyelesaikan tugas tepat waktu dengan sedikit masalah melihat waktu istirahat ini sebagai hadiah untuk kerja keras. Dalam kasus mereka, mereka melihatnya sebagai pengakuan atas upaya mereka.

Dan untuk perusahaan yang timnya kewalahan oleh rapat, gangguan antar-tim (dan di luar), karyawan dapat menghabiskan waktu sendirian di luar kantor yang sibuk. Mereka merasa lebih mudah untuk menyelesaikan tugas atau mengejar ketinggalan.

Kebaruan memperkenalkan waktu istirahat siang atau pagi selama hari kerja dapat bermanfaat bagi karyawan dan manajer. Tim dapat belajar bagaimana bekerja sama dengan lebih baik serta mengatur waktu mereka di sekitar waktu istirahat ini. Anda dapat melakukan hal yang sama dengan, misalnya, menawarkan akhir hari kerja lebih awal pada hari Jumat, untuk membantu meningkatkan produktivitas yang biasanya turun sebelum akhir pekan. Atau, pada hari Rabu, yang hanya berada di tengah minggu dan cenderung terasa seperti hari terpanjang.

7. Tingkatkan kesadaran akan tenggat waktu

Tidak ada yang menyukai tenggat waktu. Ini fakta.

Namun, ketika kita memikirkannya, kita semua baik-baik saja dengan tenggat waktu saat kita menetapkannya. Ada perasaan bahwa kita masih memiliki hal-hal di bawah kendali dan kita bisa membuatnya. Saat kita mulai membenci tenggat waktu adalah ketika mereka mau tak mau mendekat dan kita belum melakukan sebagian besar dari apa yang direncanakan.

Jadi, aman untuk mengatakan bahwa hubungan kita dengan tenggat waktu bergantung pada seberapa sadar kita akan tenggat waktu tersebut.

Apa yang dapat Anda lakukan untuk membantu tim Anda mengelola prioritas mereka dengan lebih baik adalah dengan selalu mengingatkan kemajuan dan tenggat waktu proyek. Tentu saja, tidak ada yang harus mengesankan dan menakutkan. Sebaliknya, grafik informatif di layar yang dipasang di dinding, atau pelacak pencapaian sederhana yang ditulis di papan tulis.

Buat orang lebih sadar akan kerangka waktu dan keterbatasan mereka dengan cara ini. Papan dan pelacak kanban digital mudah diabaikan jika orang harus mengaksesnya di komputer mereka sendiri. Tetapi jika mereka terus-menerus hadir di dinding di dekatnya, tenggat waktu cenderung tidak "menyelinap" siapa pun.

8. Tawarkan bantuan

Para ahli di McKinsey telah mengajukan sudut pandang yang menarik: saat ini, manajemen waktu bukanlah masalah individu dan lebih merupakan masalah institusional. Mereka juga menunjukkan bahwa orang-orang yang melihat diri mereka sebagai manajer waktu yang hebat mengatakan bahwa mereka mendapat dukungan besar dalam cara mereka menjadwalkan dan mengalokasikan waktu.

Mereka mencantumkan contoh asisten administrasi yang membantu penjadwalan CEO dengan mengajukan pertanyaan yang tepat: apakah mereka telah bertemu dengan klien tertentu, apakah mereka harus menindaklanjuti dengan perusahaan lain secara lebih teratur, jika prioritas tertentu ditetapkan dengan benar sesuai dengan tujuan perusahaan saat ini dan sebagainya.

Dalam skala yang lebih kecil, seorang manajer dapat melakukan hal yang sama untuk timnya. Mereka dapat bertemu dengan tim dan melihat di mana upaya dan waktu mereka dapat difokuskan kembali. Seiring berjalannya waktu, prioritas akan berubah. Mungkin pengembangan situs web alat baru dapat digeser lebih jauh karena calon pemangku kepentingan baru ingin melihat versi alat yang lebih lengkap. Atau pengujian beta menunjukkan bahwa basis pengguna sebenarnya bukanlah perusahaan menengah tetapi pekerja lepas, jadi akan ada kebutuhan untuk mengevaluasi kembali strategi pemasaran.

Ubah pola pikir Anda dari pelacakan waktu individu menjadi yang mencerminkan proyek, produk, dan upaya tim. Manajer memiliki kemewahan untuk melihat gambaran yang lebih besar, dan itulah mengapa mereka perlu membimbing tim melalui perubahan dan membantu mereka mengatur waktu mereka dengan lebih baik.

9. Tetapkan beberapa aturan umum

Seperti halnya setiap tim, orang akan bekerja sama tetapi juga berbenturan. Mereka akan saling mengganggu, dan menemukan kesalahan dan keluhan dalam praktik kerja orang lain. Dan frustrasi seperti ini dapat menyebabkan situasi yang dapat membahayakan cara mereka mengatur waktu dan memprioritaskan. Hal-hal seperti gangguan secara langsung, tugas dan umpan balik yang tidak dikomunikasikan dengan baik, kurangnya transparansi… Semuanya dapat menyebabkan tim mulai putus asa, satu demi satu frustrasi.

Dan meskipun Anda dapat membiarkan mereka menghilangkan kebiasaan mereka dari waktu ke waktu, agar rekan kerja benar-benar mulai mengatur waktu mereka sebagai sebuah tim, mereka memerlukan seperangkat aturan yang disepakati yang akan memastikan ketenangan pikiran mereka.

Etika komunikasi yang solid

Perkenalkan cara yang dikodifikasi untuk mendiskusikan masalah proyek, tugas, dan kemajuan. Sebagai contoh:

• Jika ada sesuatu yang perlu ditangani dalam 24 jam ke depan, kirim email.
• Jika ada sesuatu yang membutuhkan perhatian Anda dalam satu atau dua jam ke depan, kirim pesan obrolan.
• Jika masalahnya mendesak dan tidak bisa menunggu, kirim pesan teks atau telepon.

Terlalu banyak waktu yang terbuang ketika hal-hal yang tidak penting dibahas melalui email, atau ketika tugas-tugas mendesak diabaikan karena obrolan seseorang terus-menerus di-ping dari sisi yang berbeda. Dengan cara ini, setiap notifikasi memiliki kerangka waktu yang ditetapkan yang memungkinkan penerima mengetahui apakah mereka harus mengatasinya sekarang, atau jika bisa menunggu.

Ini menghilangkan interupsi dan gangguan.

Kode untuk waktu kerja tanpa gangguan

Banyak waktu, karyawan membutuhkan fokus, waktu tanpa gangguan. Jika tidak berjam-jam, maka dalam situasi tertentu.

Misalnya, agen layanan pelanggan dapat mendatangi kepala pemasaran untuk menanyakan tentang fitur yang ditanyakan pengguna. Namun, jika kepala pemasaran sedang menulis email penting, mereka berisiko terdengar kasar saat menolak perwakilan layanan pelanggan. Atau satu pengembang membutuhkan umpan balik tentang bug dalam kode, sementara yang lain mencoba memperbaiki masalah mereka sendiri yang mereka temukan.

Dalam kasus seperti ini, ada gunanya memiliki kode universal "jangan ganggu". Ini bisa apa saja – mulai dari catatan tempel merah di layar komputer mereka, hingga tanda dilarang ganggu di meja mereka. Tim hanya perlu menyetujui sebuah kode, dan menghormati batasan yang dibawanya.

10. Kurangi rapat dadakan

Tidak setiap keputusan atau masalah membutuhkan ruang pertemuan dan jam diskusi. Terlalu banyak rapat mingguan dapat membuat manajemen waktu tim tidak seimbang. Terutama ketika seorang manajer mengadakan pertemuan karena hal tak terduga yang baru saja terjadi.

Jadi, kapan dan bagaimana sebaiknya Anda mengadakan rapat?

Setelah mencapai tonggak/tenggat waktu tertentu

Ini untuk memastikan Anda masih berada di jalur yang benar, atau jika ada perubahan yang perlu dilakukan. Namun, jika Anda ingin memberikan umpan balik tentang kemajuan yang telah dicapai tim sejauh ini, buatlah secara singkat atau simpan untuk email atau pertemuan 1:1 dengan anggota.

Buat jadwal dan patuhi itu

Setiap pertemuan harus memiliki agenda dengan poin-poin utama yang harus dibahas dan pertanyaan atau diskusi lanjutan.

Luangkan waktu sebelum setiap rapat untuk membuat daftar topik dan mengirimkannya melalui email ke seluruh tim. Dengan cara ini, setiap orang diinformasikan tentang topik pertemuan dan dapat mempersiapkannya.

Merampingkan percakapan

Jangan biarkan orang menggagalkan topik dengan argumen, perbedaan pendapat, atau obrolan ringan. Brainstorming boleh saja, asalkan pertemuan itu dimaksudkan untuk menjadi satu. Tetap fokus pada topik rapat, dan itu akan

Umumkan rapat tepat waktu

Rapat yang tidak direncanakan dapat menyebabkan terputusnya fokus dengan karyawan mana pun. Suatu saat mereka berada di meja mereka, bekerja, dan saat berikutnya mereka diminta untuk mengalihkan perhatian mereka ke hal yang sama sekali baru. Dan waktu yang dibutuhkan mereka untuk kembali ke tugas aslinya dapat menyebabkan apa yang dikenal dalam pengembangan Agile sebagai "biaya peralihan". Ini sangat mempengaruhi produktivitas, dan akibatnya, upaya manajemen waktu gagal.

11. Gunakan metode dan teknik yang telah terbukti

Saat ini kita semua mencari strategi terbaik untuk membantu kita mempelajari manajemen waktu yang lebih baik. Dan sementara mayoritas berurusan dengan individu, dua teknik yang paling terkenal juga dapat diterapkan pada kelompok yang lebih besar. Inilah cara Matriks Eisenhower dan pemblokiran Waktu dapat diterapkan pada pengembangan tim.

Matriks Eisenhower

Matriks Eisenhower adalah metode manajemen waktu yang dipuji yang membantu produktivitas dan efisiensi melalui pengajaran prioritas yang tepat. Tidak semua tugas sama pentingnya dan mendesak. Dan metode ini membuktikan bahwa tugas yang diprioritaskan dengan benar dapat menghemat banyak waktu dan tenaga.

Meskipun matriks sering disebut sebagai sarana manajemen waktu individu, matriks ini sangat cocok untuk tim.

Ia mengakui empat kategorisasi:

1. Tugas yang penting dan mendesak – tenggat waktu besok
2. Tugas yang penting tetapi tidak mendesak – menulis laporan kemajuan untuk minggu depan
3. Tugas yang tidak penting dan mendesak – mengatur pertemuan untuk minggu depan yang diminta manajer dalam lima menit ke depan, dan
4. Tugas yang tidak penting dan tidak mendesak – membersihkan dropbox tim dari file lama

Untuk gambaran yang lebih jelas, matriks sering disajikan dalam empat kuadran, seperti ini:

Jadi, misalnya, tim dukungan pelanggan dapat membuat matriks Eisenhower yang terlihat seperti ini:

Dengan mengikuti skema di bawah ini, Anda dapat merumuskan matriks tim Anda sendiri dengan relatif mudah. Dan jika memungkinkan, pendekatan terbaik adalah mengadakan pertemuan curah pendapat, di mana semua anggota tim dapat berpartisipasi dalam pembuatan matriks. Ingat, ketika karyawan diberi lebih banyak hak pilihan dalam manajemen waktu kolektif mereka, mereka lebih mungkin untuk menindaklanjuti dan belajar lebih cepat.

Pemblokiran waktu

Pemblokiran waktu adalah teknik manajemen waktu kedua yang sangat efektif.

Ini membantu menjaga pekerjaan sepanjang hari mengalir dengan meminta Anda menjadwalkan hari (atau minggu) Anda sebelumnya. Saat Anda menetapkan tugas untuk hari itu di atas kertas, Anda kemudian menuliskan berapa banyak waktu yang dibutuhkan setiap tugas. Kemudian, Anda memasukkan tugas-tugas itu ke dalam jadwal dan dengan cara itu membuat blok waktu.

Setelah Anda mulai bekerja di blok waktu, intinya adalah untuk tetap berpegang pada waktu yang ditentukan, dan menghindari tugas merembes ke slot waktu lain. Dengan cara ini, Anda memastikan bahwa fokusnya adalah pada satu hal pada satu waktu, dan menghindari sepenuhnya melupakan tugas-tugas tertentu. Ini sebenarnya alat yang efektif untuk mencegah lembur.

Dan mengatur hari yang diblokir tidak bisa lebih mudah, terutama untuk tim. Misalnya, Anda dapat menghubungkan ekstensi Clockify dengan kalender Google Anda dan segera setelah slot waktu muncul, Anda cukup memulai penghitung waktu dan memulai. Anda tidak perlu keluar dari tab browser atau membuka aplikasi yang sama sekali baru.

Coba sesuaikan teknik ini dengan manajemen waktu kolektif dengan menetapkan blok waktu untuk tugas-tugas penting yang perlu disampaikan hari itu. Anggota tim dapat memeriksa tugas-tugas tersebut setelah selesai, dan pada akhir hari, Anda akan memiliki gambaran umum yang jelas.

Ini juga merupakan cara yang baik untuk mengidentifikasi masalah dengan manajemen waktu secara individual sebelum mulai mempengaruhi tim dalam skala yang lebih besar.

12. Perkenalkan alat manajemen waktu tim

Sekarang, kita tidak bisa melupakan bahwa manajemen waktu juga membutuhkan bantuan dari luar. Aplikasi, platform, layanan, dan perangkat lunak semuanya ada untuk membantu individu dan tim yang kesulitan. Mereka juga digunakan untuk analisis, peningkatan, dan bahkan sebagai jalan pintas yang menghilangkan tugas-tugas kasar.

Berikut adalah beberapa favorit kami:

Clockify

Kami mungkin bias di sini, tetapi Clockify benar-benar alat multi-faceted. Meskipun sebagian besar merupakan pelacak waktu, ini juga dapat membantu Anda membuat perkiraan pekerjaan, membuat laporan kemajuan proyek, melacak siapa yang melakukan apa, dan mengidentifikasi waktu yang terbuang.

Ini dengan cepat menjadi tangan kanan manajer dan tim mana pun yang ingin meningkatkan manajemen waktu mereka.

Gagasan

Notion adalah platform dengan daftar fitur yang kuat yang berfungsi seperti beberapa alat dalam satu. Ini adalah arsip dokumen, papan manajemen proyek, platform tinjauan tugas, fitur obrolan terintegrasi, Wiki, dan banyak lagi. Ini adalah ruang kerja yang sangat serbaguna yang dapat menggantikan banyak alat yang melayani satu fungsi.

Ketika semua informasi dan kemajuan Anda disimpan di satu tempat, tidak perlu membuang waktu untuk menelusuri berbagai aplikasi yang berbeda.

gambar yg tak berarti

Sebagai penjadwal rapat, Doodle dapat membuat hidup semua orang lebih mudah. Tidak perlu utas email yang panjang atau menunggu orang untuk menanggapi pesan obrolan. Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk mengatur rapat dan kemungkinan waktu untuk itu, dan saat Anda meneruskan tautan, semua orang di tim dapat memilih waktu yang paling sesuai untuk mereka.

Pemetaan Wise

Kami telah membahas bagaimana rapat dapat berakhir dengan membutuhkan laporan tentang hal-hal yang telah didiskusikan, yang sering menyebabkan seseorang dalam tim menghabiskan waktu untuk mengetiknya alih-alih melakukan tugas mereka. Nah, alat seperti Pemetaan Wise menghilangkan kebutuhan untuk itu. Ini adalah alat sumber terbuka gratis yang memungkinkan Anda bertukar pikiran dan memimpin rapat dari browser web Anda, dan siapa saja yang memiliki tautan undangan dapat bergabung. Peta pikiran kemudian dapat diteruskan ke semua orang dari rapat.

Menghilangkan pekerjaan tambahan yang membosankan adalah nilai tambah yang besar untuk manajemen waktu, plus, alat seperti ini memastikan bahwa semua orang dalam rapat disertakan dalam diskusi.

Otter.ai

Karena rapat juga merupakan bagian besar dari diskusi manajemen waktu kami, alat seperti perekam audio juga dapat menghemat waktu. Otter.ai memungkinkan Anda merekam audio apa pun (baik itu seluruh rapat, umpan balik, atau instruksi), dan menyalinnya ke dalam dokumen dalam hitungan menit. Jadi Anda tidak hanya dapat membagikan audio itu sendiri, tetapi juga mendiktekan apa yang perlu Anda sampaikan, dan menerima formulir yang ditulis secara otomatis di ujung yang lain. Alat ini juga terintegrasi dengan Zoom , sehingga Anda bahkan dapat merekam panggilan video.

Kesimpulan

Manajemen waktu tim berfokus terutama pada menemukan cara untuk memprioritaskan tujuan yang lebih besar, berkomunikasi dengan jelas, dan menghindari kesenjangan dalam alur kerja yang disebabkan oleh sistem yang terlalu kompleks. Cara untuk membuat tim terlibat secara kolaboratif dengan meningkatkan manajemen waktu mereka adalah dengan membantu mereka mempelajari keterampilan penting ini. Melibatkan mereka dalam proses di setiap langkah juga akan membantu mereka menjadi lebih mudah menerima teknik dan alat baru yang Anda rencanakan untuk diperkenalkan.