Metode terbaik untuk melacak produktivitas tim

Produktivitas tim mengukur seberapa banyak kualitas kerja yang dapat dihasilkan tim selama waktu tertentu, seperti sebulan. Apakah sebuah tim akan produktif tergantung pada berbagai faktor, seperti tingkat produktivitas setiap karyawan, serta keterampilan mereka. Selain itu, komunikasi tim, lingkungan kerja, dan tingkat motivasi juga memiliki dampak besar pada produktivitas tim.

Dalam artikel ini, kami akan membahas beberapa metode praktis yang dapat Anda gunakan untuk melacak produktivitas tim Anda. Selain itu, kami akan berbagi dengan Anda beberapa contoh nyata tentang bagaimana tim tertentu mengukur efektivitas mereka.

Arti sebenarnya dari produktivitas untuk tim Anda

Perlu dicatat bahwa produktivitas tim tidak akan mencakup kualitas yang sama dalam bisnis yang beragam dan bahkan dalam tim yang berbeda. Itu sebabnya, jika Anda seorang majikan atau manajer, pikirkan parameter produktivitas utama untuk perusahaan atau tim Anda. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dapat Anda tanyakan pada diri sendiri:

• Produk atau layanan apa yang ditawarkan perusahaan Anda?
• Jenis kinerja apa yang dapat Anda tandai sebagai produktif?
• Apakah ada kuota penjualan atau produksi yang harus dipenuhi oleh sebuah tim?
• Apa tujuan terpenting di setiap tim?

Setelah Anda mengetahui metrik penting yang membantu membangun tim yang produktif, akan lebih mudah untuk melacak efektivitas tim. Dengan melacak produktivitas tim, manajer akan lebih memahami apakah ada beberapa karyawan yang kurang efektif dalam sebuah tim. Dalam hal ini, pemimpin harus menemukan solusi yang tepat untuk para pekerja ini, yang dapat mencakup:

• menyediakan pekerja dengan pelatihan tambahan,
• memindahkan karyawan ke tim lain, atau
• pemberhentian karyawan.

Delapan metode pelacakan produktivitas tim

Salah satu cara untuk mengukur kapasitas tim adalah dengan menggunakan metrik produktivitas. Berikut adalah beberapa metrik paling umum untuk memantau produktivitas.

Direncanakan untuk dilakukan rasio

Metrik rasio yang direncanakan untuk dilakukan memperhitungkan persentase tugas yang diselesaikan dibandingkan dengan yang ditugaskan . Jadi, saat menggunakan metode ini, Anda meninjau daftar tugas yang diberikan dan menganalisis berapa banyak tugas yang telah diselesaikan oleh tim. Dengan begitu, Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang kemampuan tim untuk menyelesaikan beban kerja secara akurat.

Anda dapat menggunakan rasio yang direncanakan untuk dilakukan saat bekerja dalam sprint . Dalam hal ini, di awal sprint, Anda harus mendokumentasikan berapa banyak pekerjaan yang direncanakan tim untuk dilakukan selama sprint. Kemudian, di akhir sprint, Anda harus membandingkan berapa banyak pekerjaan yang telah diselesaikan sebuah tim vs. beban kerja yang direncanakan di awal.

Berbicara tentang sprint, perlu dicatat bahwa rasio yang direncanakan untuk dilakukan cukup bermanfaat bagi tim dan pemilik produk. Metrik ini menunjukkan seberapa berkomitmen anggota tim untuk bekerja, serta kapasitas mereka. Jadi, misalnya, sebuah tim berkomitmen untuk 30 PBI (Product Backlog Item – “satu elemen pekerjaan”), dan hanya memberikan 10. Ini berarti sprint tidak berhasil, karena hanya sekitar 30% dari tugas yang diselesaikan .

Sekarang, kita akan membahas contoh lain dari rasio yang direncanakan hingga selesai, untuk menunjukkan kepada Anda perbedaan antara rasio tinggi dan rendah. Katakanlah sebuah tim harus menyelesaikan 20 tugas dalam sebulan. Jika anggota tim berhasil melakukan 18 tugas selama waktu tertentu, rasio mereka yang direncanakan untuk dilakukan adalah 90%, yang sangat bagus. Di sisi lain, jika anggota tim berhasil menyelesaikan hanya 10 tugas setelah periode ini, rasio yang direncanakan untuk dilakukan adalah 50%, yang termasuk rendah.

Apa yang harus dilakukan ketika rasio lebih rendah dari yang seharusnya? Pemimpin tim memiliki beberapa pilihan:

• Mempekerjakan lebih banyak anggota tim untuk menyelesaikan semua pekerjaan tepat waktu.
• Mengurangi jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan tim per bulan.
• Merevisi proses perencanaan dan melakukan penyesuaian.

Memiliki rasio yang direncanakan untuk dilakukan yang rendah berarti bahwa proses perencanaan tidak efektif atau anggota tim tidak memiliki keterampilan yang sesuai untuk melakukan tugas.

Waktu siklus

Metrik waktu siklus melacak waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu produk atau memberikan layanan. Aturannya sederhana: waktu siklus yang lebih pendek berarti tingkat produktivitas tim yang lebih tinggi.

Misalnya, dalam tim perangkat lunak, metode ini mencakup jumlah waktu yang dibutuhkan tim dari komitmen pertama fitur (titik awal) hingga fase terakhir, yaitu penerapan. Atau, untuk pekerja di pusat panggilan, waktu siklus adalah dari saat mereka menjawab panggilan hingga saat mereka menyelesaikan panggilan.

Ada rumus sederhana untuk menghitung waktu siklus. Anda harus membagi Waktu Produksi Bersih dengan jumlah unit yang dibuat . Waktu Produksi Bersih (NPT) adalah jumlah waktu yang dimiliki tim untuk menyelesaikan suatu produk. Pastikan akan ada waktu istirahat (waktu untuk rapat, istirahat makan siang, dll.). Kurangi jam-jam ini dari total waktu yang dihabiskan karyawan di tempat kerja.

Misalnya, di restoran cepat saji, tim bekerja 9 jam sehari. Saat kita mengurangi waktu henti, kita akan mendapatkan 8 jam 15 menit (495 menit), yang merupakan NPT kita. Pekerja harus membuat 45 sandwich di siang hari.

Waktu siklus = Waktu Produksi Bersih jumlah unit yang dibuat

Waktu siklus = 495 45

Waktu siklus = 11

Tim ini memiliki waktu 11 menit untuk membuat satu sandwich. Tentu saja, jika anggota tim berhasil membuat sandwich dalam 9 menit (kurang dari waktu siklus rata-rata), itu akan membuat mereka lebih produktif.

Salah satu manfaat menggunakan waktu siklus adalah pemimpin tim dapat mempelajari apakah proses perencanaan berjalan dengan baik. Selain itu, metrik ini memberi manajer petunjuk yang lebih baik tentang bagaimana anggota tim melakukan pekerjaan mereka dan apakah mereka seefektif yang seharusnya.

Cacat lolos

Metode ini melacak kesalahan yang dibuat tim dalam waktu tertentu. Tim pengembangan biasanya menggunakan metrik ini ketika mereka ingin menganalisis berapa banyak bug yang mereka lewatkan selama sebuah proyek. Jadi, jika tim pengembang Anda membuat aplikasi, metrik cacat yang lolos akan membantu mereka menemukan kesalahan tepat waktu, sebelum aplikasi Anda tersedia untuk umum. Kesalahan ini dapat berupa masalah pengalaman pengguna, masalah kinerja, atau kesalahan aplikasi.

Ada juga tingkat pelarian cacat . Anda dapat menghitung tarif ini dengan meninjau jumlah cacat yang ditemukan tim selama fase pra-produksi, lalu membandingkan angka ini dengan fase produksi.

Jadi, apa artinya tingkat pelarian cacat yang lebih tinggi dan lebih rendah? Tingkat yang lebih tinggi menandakan bahwa ada masalah dengan proses pengujian atau dengan alat pengujian otomatis yang digunakan tim. Tingkat yang lebih rendah adalah tanda perangkat lunak berkualitas tinggi, dan bahwa proses pengujian berfungsi dengan baik.

Selain pengembang, tim lain dapat mempelajari produktivitas mereka dengan cacat yang lolos. Misalnya, jika Anda bekerja di departemen pemasaran, metode ini dapat mengevaluasi kesalahan seperti keluhan pelanggan atau kampanye berbayar media sosial yang gagal.

Pendapatan per karyawan

Metrik pendapatan per karyawan sebagian besar berlaku untuk tim penjualan dan pemasaran. Tujuan dari metode ini adalah untuk mempelajari seberapa produktif anggota tim dalam menghasilkan pendapatan.

Ketika berbicara tentang teknik pendapatan per karyawan, ada formula yang harus Anda ikuti.

Anda perlu membagi pendapatan keseluruhan (dihasilkan oleh seluruh tim) dengan jumlah anggota tim. Jadi, misalnya, jika ada 40 orang di sebuah perusahaan dan pendapatan keseluruhannya adalah $5 juta per tahun, pendapatan per karyawannya adalah:

$5.000.000 40 = $125.000

Jadi, $125.000 per karyawan per tahun. Jika Anda memilih untuk melacak produktivitas tim dengan metode pendapatan per karyawan, pastikan bahwa pendapatan per karyawan yang lebih tinggi menyiratkan bahwa tim Anda lebih efektif.

Metrik ini berguna ketika Anda ingin membandingkan dua perusahaan yang bekerja di industri yang sama. Jadi, untuk mengetahui perusahaan mana yang lebih efektif, Anda dapat mengevaluasi pendapatan per karyawan mereka. Jadi, misalnya, perusahaan pemasaran A memiliki pendapatan $500.000 dan 20 karyawan. Pendapatan per karyawan adalah:

$500.000 20 = $25.000

Perusahaan pemasaran B memiliki pendapatan $520.000 dan 25 karyawan. Pendapatan per karyawan di sini adalah:

$520.000 25 = $20.800

Sebagai kesimpulan, perusahaan A lebih produktif daripada perusahaan B. Meskipun perusahaan B menghasilkan sedikit lebih banyak pendapatan dan memiliki lebih banyak karyawan, perusahaan A memiliki pendapatan per karyawan yang lebih tinggi.

Pelacak waktu

Terlepas dari metrik produktivitas ini, Anda juga dapat mencoba pelacak waktu untuk mengukur efektivitas tim, apa pun jenis tim.

Inilah cara merekam waktu memberi Anda lebih banyak wawasan tentang produktivitas tim. Ketika anggota tim mencatat jam kerja mereka setiap hari, manajer dapat meninjau siapa yang saat ini melakukan tugas apa dan bagaimana proyek berjalan. Beberapa aplikasi pelacak waktu, seperti Clockify, memberi Anda perincian visual minggu tim.

Opsi praktis lainnya adalah dasbor Tim. Di sini, Anda dapat melihat proyek apa yang paling aktif. Karena setiap warna di dasbor mewakili setiap proyek, Anda akan dapat mengetahui apakah tim Anda menghabiskan cukup atau terlalu banyak waktu untuk proyek tertentu selama seminggu. Anda juga dapat meninjau total jam yang dilacak oleh tim.

Selain itu, jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang anggota tim individu, Anda dapat melakukannya dengan melihat bagian aktivitas tim, di bawah bagan. Dengan demikian, Anda akan tahu persis berapa banyak waktu yang dihabiskan setiap karyawan untuk proyek apa dan apa yang dia lakukan saat ini. Anda bahkan dapat mengatur ulang kedua bagian ini di dasbor Tim sehingga aktivitas tim muncul di bagian atas halaman. Cukup klik ikon "Sematkan ke atas", yang dapat Anda lihat pada tangkapan layar di bawah.

Contoh bagian aktivitas tim

Di bagian aktivitas tim, Anda juga dapat memfilter data menurut total waktu terlacak, yang berguna saat Anda ingin melihat siapa yang paling banyak dilacak. Di sisi lain, Anda dapat memfilter menurut aktivitas terbaru, jika Anda perlu mencari tahu siapa yang bekerja saat ini.

Akuntansi untuk penyesuaian kembali dalam pekerjaan

Ketika kita berpikir tentang produktivitas secara umum, kita biasanya memikirkan alur kerja yang sempurna tanpa kesalahan. Tapi, untuk memastikan tidak ada kesalahan, sangat penting untuk memperhatikan detail dan membuat perubahan saat dibutuhkan. Selain itu, sangat penting untuk berkolaborasi dengan tim lain dalam sebuah perusahaan.

Suzana Veselinovic adalah Manajer Jaminan Kualitas di Clockify. Dia mengatakan bahwa, ketika datang ke tim QA, rutinitas kerja mereka sering melibatkan banyak penyesuaian kembali yang dikerjakan anggota tim sesuai dengan tim pengembangan. Inilah yang Suzana tunjukkan sebagai tanda utama produktivitas tim:

“ Papan pelacakan bug dan tampilannya memberi tahu kami banyak hal tentang produktivitas. Jika kolom QA 'jelas', itu berarti tugas telah diselesaikan secara efektif. Selain itu, indikator produktivitas yang baik lainnya adalah kualitas fitur yang dikirim ke produksi. ”

Suzana menambahkan bahwa dibutuhkan banyak tahapan pengujian, di mana mereka melaporkan berbagai bug, untuk memastikan kualitas fitur.

Melacak kepuasan pelanggan

Beberapa tim tidak mempertahankan kontak langsung dengan pelanggan atau klien karena sifat pekerjaan mereka. Namun, bagi orang lain, seperti tim dukungan pelanggan, menjaga hubungan profesional yang baik dengan klien adalah bagian terpenting dari pekerjaan.

Dalam hal produktivitas tim dukungan pelanggan, salah satu cara untuk mengukur efektivitas tim adalah dengan memeriksa ulasan dari pelanggan. Oleh karena itu, sebuah tim dapat belajar lebih banyak tentang kepuasan pelanggan secara keseluruhan.

Metode praktis lain untuk melacak produktivitas tim adalah dengan menggunakan alat pelaporan. Jelena Lukic, Agen Dukungan di Clockify, mengatakan bahwa laporan ini berharga karena menunjukkan jumlah tiket yang diselesaikan dan jumlah balasan, serta seberapa cepat tim menjawab. Selain itu, inilah yang digunakan tim dukungan pelanggan untuk mengukur produktivitas tim:

“Kami juga dapat meninjau tarif tim kami untuk bulan lalu. Tarif tim dihitung berdasarkan jumlah tiket dan jumlah ulasan baik dan buruk.”

Menganalisis metrik yang tepat

Adapun tim penjualan, tugas pekerjaan mereka biasanya melibatkan komunikasi dengan klien, melalui email dan rapat. Dengan begitu, tenaga penjual dapat dengan baik mempresentasikan produk atau layanan kepada klien.

Jadi, apa yang penting saat melacak produktivitas tim dalam penjualan? Nikola Neskovic, Direktur Penjualan di Clockify, mengatakan bahwa metrik yang paling penting adalah:

• jumlah pertemuan yang dijadwalkan tim,
• jumlah pertemuan yang diadakan tim, dan
• pendapatan yang dihasilkan dari rapat-rapat yang diadakan.

Nikola menambahkan bahwa pendapatan ini bergantung pada konversi yang dilakukan tim. Misalnya, ketika klien beralih dari paket gratis ke paket berbayar, atau dari paket dasar ke paket premium.

Kesimpulan

Tim yang berbeda melakukan tugas yang berbeda dalam sebuah perusahaan. Jadi, tidak ada gunanya melacak produktivitas tim perangkat lunak dengan cara yang sama seperti Anda mengukur efektivitas tim pemasaran. Oleh karena itu, penting untuk memperjelas kualitas utama yang membuat tim tertentu menjadi produktif. Kemudian, Anda dapat mencoba beberapa metode yang kami sertakan dalam artikel ini. Metrik ini membuat proses pelacakan produktivitas tim jauh lebih mudah. Kami juga berharap Anda akan terinspirasi oleh rekan-rekan kami yang berbagi cara unik mereka dalam memeriksa keefektifan tim.