Kembangkan rencana kinerja tim dalam empat langkah sederhana (termasuk template)

Tidak jarang perusahaan menghadapi masalah produktivitas yang berdampak pada output secara keseluruhan. Lebih sering daripada tidak, masalah ini dapat berasal dari kinerja tim yang buruk atau kurangnya bimbingan yang tepat. Dan rencana peningkatan kinerja tim adalah cara yang andal untuk menangani dan memperbaiki setiap dan semua masalah yang dihadapi tim.

Berikut adalah beberapa panduan tentang cara membentuk rencana kinerja yang solid yang dapat diikuti oleh tim mana pun, terlepas dari industri tempat Anda bekerja. Kami juga akan membagikan sumber daya yang bermanfaat serta templat dan bahan bacaan tambahan.

Langkah 1: Pelajari tentang rencana kinerja

Rencana kinerja (atau rencana peningkatan kinerja) adalah dokumen yang dibuat dengan tujuan untuk meningkatkan pekerjaan individu, tim, atau perusahaan. Mereka dibangun dan ditata oleh pemimpin tim/penyelia/manajer, dan seringkali diserahkan ke HR untuk penilaian.

Sebagai sarana untuk meningkatkan alur kerja, rencana kinerja adalah alat untuk membantu individu dan tim mengatasi masalah yang berulang. Mereka menguraikan tujuan yang perlu dicapai, agar orang (atau tim) dapat memperbaiki masalah tertentu, atau agar pekerja rata-rata layak untuk kenaikan gaji.

Apa itu rencana kinerja tim?

Ketika datang ke rencana kinerja untuk individu, tujuannya cukup sederhana – seorang karyawan memiliki ruang untuk peningkatan dan mengembangkan keterampilan mereka. Bersama dengan mereka, manajer mereka dapat menyusun rencana di area yang dapat mereka kerjakan, arah mana yang harus diambil, dan tingkat kinerja yang diperlukan.

Tetapi ketika menyangkut tim, rencana kinerja bergantung pada tujuan kolektif dan tingkat kinerja yang harus mereka capai bersama. Ini lebih berguna jika Anda tertarik untuk mengukur tingkat keluaran suatu departemen secara keseluruhan, dan lebih sedikit pengaruhnya terhadap masing-masing karyawan.

Mengapa rencana kinerja tim diperlukan?

Rencana kinerja tim dapat melakukan keajaiban pada skala tingkat individu dan perusahaan.

Ini membantu Anda mengidentifikasi area masalah tertentu dalam grup, tingkat peningkatan yang diinginkan, dan memberikan pedoman yang membuat tim mencapai tujuan dengan lebih mudah. Ini adalah program langkah-demi-langkah yang memungkinkan individu untuk mencapai potensi penuh mereka saat bekerja menuju tujuan tim. Dan sebagai hasilnya, peningkatan produktivitas tim menghasilkan keluaran yang lebih baik untuk proyek-proyek perusahaan.

Kapan menggunakan rencana kinerja tim?

Ada beberapa alasan mengapa Anda perlu atau ingin menulis rencana kinerja tim. Alasan-alasan di bawah ini dapat dianggap sebagai dasar yang layak untuk rencana peningkatan kinerja jika mereka mempengaruhi hasil seluruh tim dan mengancam untuk membahayakan proyek lebih dari sekali.

• Tim mengalami kesulitan memenuhi tenggat waktu;
• Anggota tim memiliki masalah dalam menyampaikan informasi satu sama lain, menghambat alur kerja mereka;
• Kurangnya organisasi internal;
• Anggota tim tampak disfungsional dan kurang komunikasi profesional.
• Tim tampaknya tersesat dan tidak yakin bagaimana hasil mereka memengaruhi tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Tentu saja, ada cara lain di mana tim menunjukkan kinerja yang lebih buruk. Yang penting adalah mengenali mereka dan dampaknya dalam skema besar. Dan dengan menerapkan sistem manajemen tenaga kerja yang tepat, Anda dapat sampai ke sumber masalah lebih cepat.

Langkah 2: Gunakan tiga faktor kunci untuk membangun rencana yang sukses

Faktor #1: Mengatur kondisi yang tepat

Sebelum Anda mulai, penting untuk memeriksa kondisi di mana karyawan bekerja. Ini untuk menghindari asumsi bahwa sebuah tim menunjukkan kinerja yang lebih buruk karena kesalahan mereka, padahal sebenarnya faktor luar mempengaruhi mereka. JADI pertama dan terpenting, pastikan semua yang ada di pihak Anda baik-baik saja.

Sebagai contoh:

• Apakah tim Anda mengalami kesulitan mencapai tenggat waktu lebih dari sekali? Cobalah untuk mencari tahu apakah mungkin Anda telah mendorong untuk memenuhi tuntutan klien yang tidak realistis. Dan akibatnya, para karyawan kesulitan untuk mengikutinya. Ini bukan masalah di dalam tim, tetapi faktor luar yang mereka butuhkan untuk beradaptasi.
• Apakah tim tampak tidak bersemangat, atau tidak termotivasi? Pastikan bahwa tujuan perusahaan ditetapkan dengan jelas, dan mereka menyadari apa yang diharapkan dari mereka sebelum Anda mempertimbangkan untuk menilai kinerja mereka.

Seperti yang mereka katakan: mulailah dengan halaman belakang Anda sendiri. Pastikan Anda telah melakukan semua yang Anda bisa untuk memberi tim semua sumber daya dan kondisi yang mereka butuhkan, sebelum melanjutkan. Berikut adalah beberapa cara di mana Anda dapat membantu tim di pihak Anda:

• 8 Cara Meningkatkan Produktivitas Karyawan
• Cara Melacak Produktivitas Tim
• Bagaimana Mendapatkan dan Tetap Termotivasi

Faktor #2: Elemen yang membentuk rencana kinerja

Saat Anda membuat rencana kinerja, Anda perlu memastikannya mencakup beberapa aspek. Tanpa mereka, tidak hanya akan lebih sulit untuk menulisnya, tetapi Anda juga tidak akan mendapatkan data yang akurat ketika hasilnya masuk.

Rencana kinerja tim dapat mencakup (namun tidak terbatas pada) beberapa aspek berikut:

Visi tim

Ini adalah bagian di mana Anda menguraikan visi, tujuan, dan misi tim, berdasarkan visi, tujuan, dan misi perusahaan. Tentukan apa yang perlu ditingkatkan oleh tim dan bagaimana hal itu akan tercermin pada perusahaan secara keseluruhan.

Tujuan dan sasaran yang ditentukan

Setelah Anda memiliki visi yang tepat, Anda ingin beralih ke tujuan dan sasaran.

Tujuan adalah hasil yang sedang Anda upayakan.

Tujuan adalah tindakan spesifik yang ingin Anda ambil untuk mencapai tujuan tersebut.

Anggap saja sebagai piramida: visi ada di atas, sementara tujuan berada di bawah, diwakili dalam pernyataan yang lebih kecil, tetapi masih digeneralisasi. Sedangkan tujuan berada di bawah, sebagai langkah-langkah kecil spesifik yang nyata dan terukur.

Misalnya: Tujuan Anda adalah untuk meningkatkan transparansi dalam tim.

• Tujuannya adalah untuk mengirimkan laporan pada akhir setiap hari.
• Tujuannya adalah:
  • Lacak waktu pada setiap tugas;
  • Merumuskan laporan sebelum jam 4 sore;
  • Kirim laporan sebelum jam 5 sore.

Saat Anda bekerja untuk menetapkan tujuan dan sasaran, bekerja samalah dengan seluruh tim. Mereka tahu seluk beluk pekerjaan mereka, dan merekalah yang dapat memberi Anda perkiraan terbaik: berapa lama tugas harus diselesaikan, rumusan tugas apa yang paling cocok untuk mereka, bagaimana mereka berkomunikasi setiap hari, dll. .

Dengan bantuan mereka, Anda dapat membuat rencana kinerja yang terperinci dan akurat yang akan memberikan hasil terbaik.

Indikator Kinerja Utama (KPI) yang Ditetapkan

Dengan tujuan yang tertulis, Anda dapat mulai menentukan KPI. KPI adalah nilai terukur yang memungkinkan Anda mengetahui seberapa sukses tujuan tercapai. Dan berkat itu, Anda dapat memantau dan mengubah tujuan tim seperlunya.

Sebagai contoh:

Untuk melihat apakah Anda dapat meningkatkan transparansi tim, Anda memutuskan untuk menugaskan mereka mengirimkan laporan kerja sebelum pukul 17.00. Namun, Anda mulai memperhatikan bahwa tidak semua laporan masuk tepat waktu. Beberapa karyawan tetap lembur dan tidak menyelesaikan tugas mereka untuk hari itu pada pukul 5 sore, sementara yang lain lupa untuk melacak tugas mereka sepanjang hari. Mengingat perkembangan baru ini, target KPI Anda berubah dari:

KPI 1: Kirim laporan kerja sebelum jam 5 sore.

Ke:

KPI 1: Kirim laporan kerja tentang tugas yang sudah selesai sebelum pukul 17.00 dan tambahkan catatan tentang tugas yang sedang berlangsung.

Untuk melacak semua KPI dan target Anda, yang terbaik adalah menampilkannya di semacam dasbor. Ada berbagai alat untuk membuatnya, tetapi jika itu bukan pengeluaran yang Anda mampu saat ini, Anda dapat memilih grafik atau bagan. Ingatlah bahwa dasbor harus menampilkan data dengan jelas, dan dengan grafik minimal agar dapat dibaca dengan sempurna.

Jangka waktu untuk mencapai tujuan

Setiap rencana kinerja membutuhkan kerangka waktu yang ditetapkan. Bisa sebulan, tiga sampai enam bulan, atau bahkan setahun.

Bahkan pada tahap ini, Anda dapat meminta tim Anda untuk membantu Anda membentuk kerangka waktu untuk aspek-aspek tertentu dari rencana tersebut. Bagaimanapun, mereka tahu yang terbaik berapa lama tugas dan proses tertentu berlangsung. Misalnya, berapa banyak tiket yang dapat dilakukan QA dalam satu jam, atau berapa banyak penelitian dan penjangkauan yang dilakukan tim pemasaran untuk menemukan situs web yang andal.

Seiring dengan masukan mereka, menjadi lebih mudah untuk membentuk garis waktu yang lebih akurat dan andal hingga ke tujuan harian.

Harapan dan pengamatan manajer

Aspek penting lainnya yang harus ada dalam rencana kinerja – harapan Anda sendiri. Anda dapat menuliskan prediksi berdasarkan informasi yang Anda miliki selama ini. Dengan begitu, Anda dapat membandingkan harapan dan hasil akhir setelah beberapa saat, untuk melihat apakah tim mengalami kemajuan, atau apakah masih ada ruang untuk perbaikan.

Selain itu, selalu merupakan ide yang baik untuk melengkapi rencana kinerja dengan pengamatan saat Anda melanjutkan. Menemukan detail apa pun yang meningkatkan atau menghambat kinerja tim akan menjadi sumber daya yang tak ternilai untuk analisis akhir. Mungkin mereka memutuskan untuk bekerja lembur untuk memenuhi tenggat waktu atau mengadakan pertemuan dadakan di mana mereka melakukan brainstorming solusi yang akan mempercepat mereka, misalnya.

Dan itu tidak dapat cukup ditekankan betapa memotivasi seluruh tim untuk memberi tahu mereka bahwa Anda telah mengikuti kemajuan mereka dengan cermat. Kami akan membahas lebih lanjut tentang itu di bagian manajemen rencana kinerja.

Faktor #3: Konsultasi sumber daya manusia

Perlu disebutkan bahwa departemen SDM harus menyadari bahwa Anda sedang mengerjakan rencana kinerja sejak awal. Mereka dapat memberikan lebih banyak wawasan tentang apakah itu tindakan terbaik, atau jika metode lain lebih cocok untuk tim.

Dan setelah Anda membuat draf rencana kinerja tim dan Anda puas dengannya, jangan lupa untuk berkonsultasi kembali dengan sumber daya manusia. Mereka harus memberikan dokumen ikhtisar untuk memastikan semuanya beres – bahwa tidak ada tujuan yang tidak realistis, atau tujuan yang berlebihan, dll.

Bagaimanapun, peningkatan kinerja seharusnya tidak mengorbankan kesejahteraan karyawan.

Langkah 3: Tulis rencana kinerja dalam 6 poin mudah

Sekarang setelah kami membedah semua aspek yang dapat Anda sertakan dalam rencana kinerja Anda, produk akhir akan terlihat seperti ini:

1. Biarkan HR dan manajemen atas tahu bahwa Anda ingin membuat rencana kinerja tim dan mendiskusikan kebutuhan dan alasannya
2. Bicaralah dengan tim tentang masalah yang mereka hadapi dan visi untuk perbaikan
3. Tetapkan tujuan dan sasaran berdasarkan visi untuk perbaikan
4. Tentukan dan setujui KPI
5. Sepakati cara untuk memantau, meninjau, dan memberikan umpan balik
6. Minta SDM menilai rencana kinerja sebelum menyelesaikannya

Sebagai dokumen, rencana kinerja dapat ditulis dalam berbagai cara. Tidak ada satu cara yang "benar", dan pencarian Google sederhana akan memverifikasinya. Karena itu, formulir di bawah ini adalah contoh dari satu rencana kinerja.

Unduh templat Rencana kinerja dalam .PDF

Unduh templat Rencana kinerja di .DOCX

Langkah 4: Kelola dan pantau kinerja tim

Selama implementasi rencana kinerja, pemantauan tim turun untuk mengikuti kemajuan rencana, membuat perubahan tepat waktu dan tetap berhubungan dengan mereka. Namun, untuk mengelolanya dengan benar, Anda harus melakukan lebih banyak hal.

1. Bersikaplah transparan

Rencana peningkatan kinerja agak terkenal, karena mereka membuat kekurangan kinerja individu (atau dalam kasus kami, tim) resmi. Banyak karyawan akan melihatnya sebagai "kesempatan terakhir" sebelum mereka dipecat, dan itu memberi mereka banyak stres. Akibatnya, mereka tidak dapat melihat rencana kinerja yang sebenarnya: cara untuk meningkatkan kinerja dan mempertahankan karyawan yang baik di perusahaan.

Terserah manajer untuk membuat pesan itu jelas: tidak ada kepala yang berada di atas blok pemotongan, dan rencana kinerja ada untuk membantu Anda bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu.

2. Tepat waktu dengan umpan balik dan ulasan

Tetapkan waktu dan metode dengan jelas kapan Anda akan memberikan umpan balik dan pembaruan kepada tim. Pastikan untuk mengikuti jadwal yang ditentukan dalam rencana kinerja. Meskipun check-in mingguan dan bulanan tampaknya rutin, tidak ada salahnya melakukannya dua mingguan atau bahkan setiap hari dalam beberapa kasus.

Anda akan merasakan alur kerja dan tempo tim seiring berjalannya waktu. Ini akan membantu Anda mengukur seberapa sering mereka membutuhkan Anda untuk memeriksanya. Sebagai bonus, ketika tim melihat Anda menjalankan rencana kinerja dengan serius, itu akan mendukung gagasan bahwa kedua belah pihak bekerja sama menuju tujuan bersama.

3. Menyediakan sumber daya

Seperti yang telah disebutkan dalam templat rencana kinerja, Anda dapat membantu kemajuan tim dengan memberi mereka banyak sumber daya. Apalagi jika beberapa karyawan membutuhkan pelatihan tambahan untuk mengejar ketertinggalan dari yang lain.

Ada beberapa cara untuk menyediakan sumber daya dan kesempatan belajar:

• Kursus online
• Seminar dalam perusahaan (dari rekan-rekan mereka)
• Arsip literatur yang sesuai (Anda dapat menggunakan alat seperti G-Drive, atau Dropbox) yang online dan dapat dibagikan kepada semua orang
• Kolaborasi dengan anggota tim lain yang berpengalaman

4. Berkomunikasi dengan jelas

Sebelum memulai dengan implementasi rencana kinerja

Pastikan tim mengetahui rencana peningkatan kinerja yang ada untuk memberikan panduan. Ketakutan terbesar yang dimiliki karyawan adalah bahwa pekerjaan mereka berisiko kecuali jika mereka mengungguli satu sama lain.

Ini dapat membahayakan kerja tim secara keseluruhan atau meningkatkan ketegangan.

Selama pelaksanaan rencana kinerja

Saat Anda melacak kemajuan rencana kinerja, komunikasi yang paling penting adalah umpan balik yang Anda berikan. Untuk memastikan komentar Anda tentang kerja tim dipahami dengan baik, perhatikan hal-hal berikut:

1. Berikan umpan balik tepat waktu

Tim membutuhkan stabilitas semacam ini saat mereka menjalani rencana kinerja. Rapat yang tepat waktu, baik melalui obrolan video, panggilan telepon, atau secara langsung, sangat membantu kepercayaan diri tim. Cobalah untuk tidak memberikan komentar di luar waktu umpan balik Anda yang biasa – tunggu hingga pertemuan berikutnya. Dalam kasus seperti ini, prediktabilitasnya bagus.

2. Buat umpan balik secara teratur

Sudah terbukti berkali-kali bahwa umpan balik yang teratur meningkatkan produktivitas karyawan. Menjadwalkannya terlalu sedikit dan jauh di antaranya memberi orang lebih sedikit kesempatan untuk memperbaiki kesalahan tertentu tepat waktu.

Catat dalam jadwal Anda waktu-waktu tertentu ketika Anda akan melapor kembali ke tim, dan cobalah untuk menaatinya sebaik mungkin. Selain itu, tidak selalu harus pertemuan. Anda dapat mengirimkan laporan tertulis, melakukan percakapan obrolan satu lawan satu atau panggilan video singkat. Bicaralah dengan tim dan cari tahu format apa yang paling cocok untuk mereka. Beberapa berjalan lebih baik ketika umpan balik tidak secara langsung, sementara yang lain mungkin akan berkembang dalam diskusi.

3. Jadilah tangguh, tapi adil

Ketika Anda memiliki berita buruk untuk disampaikan, atau Anda telah melihat tim membuat kesalahan yang lebih besar, jangan membuka dengan menghakimi atau segera membahas kesalahan tersebut. Tanyakan kepada tim tentang perspektif mereka tentang situasi tersebut, karena ini dapat membantu Anda mendapatkan beberapa informasi baru.

Dan setelah Anda membahas masalah yang dihadapi, tawarkan langkah-langkah yang jelas dan dapat ditindaklanjuti tentang cara menyelesaikannya. Atau lebih baik lagi – bertukar pikiran dengan karyawan dan mencari solusi bersama. Singkatnya, tim perlu mengetahui tingkat kesalahan dan kemunduran mereka, tetapi mereka juga perlu menyadari bahwa Anda tidak berada di sana untuk menguburnya lebih dalam. Anda berada di sana untuk membantu mereka belajar dari kesalahan mereka.

4. Jadilah spesifik

Cobalah untuk tidak menyimpang dari garis singgung. Rapat panjang atau halaman laporan sulit untuk dilalui. Berlatih menjadi ringkas, dan menangani hal-hal yang sangat spesifik. Dalam salah satu artikel mereka tentang umpan balik, Harvard Business Review mengutip penelitian yang membuktikan bagaimana rasio 5 banding 1 adalah kunci umpan balik yang sukses dan produktif.

Itu berarti untuk setiap komentar negatif ada lima komentar positif.

Metode ini membuat karyawan tidak terlalu fokus memarahi diri sendiri dan orang lain karena kesalahan, dan lebih fokus pada pemecahan masalah yang dihadapi.

5. Tersedia untuk bantuan

Terakhir, namun tidak kalah pentingnya pada daftar periksa rencana peningkatan kinerja – ketersediaan manajer. Pekerjaan Anda tidak berakhir ketika rencana peningkatan kinerja ditulis, disetujui, dan ditandatangani oleh semua orang.

Pekerjaan meluas ke pemantauan terus menerus kemajuan tim, melacak hasil mereka, dan secara teratur memberikan komentar dan umpan balik. Tetapi bahkan dengan semua itu, Anda tidak perlu terlalu khawatir tentang rencana kinerja 24/7. Tetapkan jam tertentu di mana anggota tim dapat menghubungi Anda untuk berbicara. Dengan cara ini, mereka dapat memberi tahu Anda tepat waktu jika ada masalah, dan Anda tidak akan menerima email dan panggilan di luar jam kerja.

Bersiaplah untuk mediasi, campur tangan dengan SDM jika diperlukan, dan berikan semua data yang diperlukan saat diminta.

Kesimpulannya

Rencana peningkatan kinerja tim hadir dengan seperangkat aturan dan pertimbangan baru dari masing-masing individu. Mereka dapat bervariasi dalam bentuk, karena mereka perlu menyoroti masalah tim tertentu dan ruang lingkup peningkatan, tergantung pada industri dan visi dan misi perusahaan itu sendiri. Rencana ini dibuat untuk menangani hasil tim secara keseluruhan, tanpa mengabaikan setiap anggota individu. Dengan artikel ini, kami telah menyoroti aspek terpenting yang harus diperhatikan, dan kami telah memberikan contoh rencana kinerja untuk ide umum. Dalam diskusi dengan CEO dan departemen SDM, dan mengikuti kami membuat satu untuk Anda sendiri seharusnya mudah.