Enam Tips Praktis untuk Meningkatkan Komunikasi Tim

Dalam penelitian yang meneliti tim berkinerja tinggi, ada satu metrik yang berulang kali muncul sebagai prediktor kesuksesan: komunikasi.

Hal ini menunjukkan bahwa tim yang berinteraksi satu sama lain secara efektif lebih mungkin berfungsi dengan baik. Pada akhirnya, seberapa baik kinerja tim Anda akan mempengaruhi keberhasilan bisnis Anda.

Dalam artikel ini, kita akan melihat tips praktis yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan komunikasi tim.

Strategi Komunikasi Tim

Dorong Interaksi Tatap Muka

Dalam sebuah studi yang mengeksplorasi apa yang membuat tim berkinerja tinggi, peneliti MIT menemukan bahwa bentuk komunikasi yang paling berharga adalah tatap muka. Ini diikuti oleh panggilan video dan pesan.

Berdasarkan hal ini, manajer harus berupaya meningkatkan jumlah peluang yang dimiliki tim untuk berkomunikasi secara langsung. Artikel tersebut menunjukkan beberapa strategi yang dapat digunakan bisnis untuk melakukan hal ini. Ini adalah:

• Memanjangkan meja sehingga orang asing lebih mungkin makan bersama.
• Menjadwalkan waktu istirahat tim, sehingga semua orang libur pada waktu yang sama.
• Mendorong manajer untuk memberi contoh dengan mencari waktu untuk komunikasi tatap muka.

Tentu saja, ini hanyalah beberapa dari banyak cara yang dapat Anda lakukan untuk mendorong interaksi pribadi. Pikirkan tentang apa yang akan berhasil dengan baik dalam organisasi Anda.

Mendorong Komunikasi Tim yang Efektif

Studi MIT yang sama juga menunjukkan bahwa cara tim berinteraksi itu penting. Ini mengidentifikasi dua aspek komunikasi yang dapat mempengaruhi kinerja tim.

• Energi adalah jumlah dan jenis pertukaran antar anggota tim. Pertukaran didefinisikan sebagai komentar dan pengakuan.
• Keterlibatan adalah distribusi pertukaran ini di antara anggota tim. Studi ini menemukan bahwa tim akan bekerja lebih baik ketika pertukaran komunikasi didistribusikan secara merata di antara semua anggota.

Pemilik dan manajer bisnis harus mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa masyarakat berkomunikasi dengan cara yang paling efektif. Studi MIT menunjukkan dua cara yang bisa dilakukan manajer untuk melakukan hal ini.

Yang pertama adalah mendidik anggota tim tentang teknik komunikasi yang efektif. Misalnya, mereka hendaknya mendorong anggota untuk lebih banyak mendengarkan dan mengurangi interupsi. Metode lainnya adalah dengan memindahkan anggota antar tim.

Memanfaatkan Teknologi Saat Interaksi Tatap Muka Tidak Mungkin

Komunikasi tatap muka tidak selalu memungkinkan. Laporan terbaru menunjukkan bahwa 70% profesional di seluruh dunia bekerja dari jarak jauh setidaknya sekali seminggu, dan 53% melakukannya setidaknya setengah minggu. Laporan ini penting karena mensurvei 18.000 karyawan di 96 perusahaan global.

Untungnya, ada banyak alat yang dapat digunakan pemilik bisnis untuk mendorong komunikasi. Perangkat lunak perpesanan seperti Slack memudahkan tim berkomunikasi di mana pun mereka berada, sementara alat produktivitas seperti Asana dan Trello dapat membantu semua orang tetap mengerjakan tugas.

Ada banyak hal yang dapat Anda lakukan untuk mendorong komunikasi di antara pekerja jarak jauh. Menyiapkan panggilan video mingguan dengan semua anggota tim dapat menjadi cara produktif bagi manajer untuk berkomunikasi dengan karyawan. Ini juga dapat membantu membangun hubungan baik.

Sementara itu, mengadakan pertemuan mingguan pada platform komunikasi yang Anda gunakan akan memastikan bahwa ada saatnya seluruh tim tersedia untuk mendiskusikan masalah bersama.

Sebelum Anda mengadakan rapat online, membuat rencana perjalanan, dan menyiapkan rangkaian pesan terpisah, anggota tim dapat menggunakannya untuk membicarakan setiap topik. Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya beberapa percakapan yang tidak berhubungan dalam satu rangkaian pesan.

Pastikan Semua Orang di Tim Anda Nyaman Berkomunikasi

Orang berkomunikasi dengan cara yang berbeda. Memastikan semua orang di tim Anda merasa nyaman berinteraksi dengan anggota lain—tidak peduli tingkat pengalaman, tipe kepribadian, atau budaya mereka—dapat menjadi dasar tim yang sukses.

Untuk memastikan semua orang di tim Anda merasa nyaman berkomunikasi, Anda harus terlebih dahulu menemukan masalah yang mungkin mereka alami.

Mendorong seorang introvert untuk berbicara lebih banyak di ruangan yang penuh dengan ekstrover mungkin memerlukan serangkaian taktik berbeda untuk membantu karyawan baru yang merasa terintimidasi oleh karyawan yang lebih berpengalaman.

Ciptakan Suasana Kepercayaan

Dalam sebuah penelitian terhadap tim berkinerja tinggi, Google menemukan bahwa tim yang efektif cenderung memiliki anggota yang merasa aman secara psikologis. Google mendefinisikan keamanan psikologis sebagai individu yang merasa mampu mengajukan pertanyaan, memberikan saran, dan mengakui kesalahan dengan percaya diri.

Ada banyak cara yang dapat dilakukan manajer untuk mendorong hal ini. Pertama, mereka harus menjelaskan bahwa mereka tidak selalu mengharapkan semua orang menjadi sempurna. Mengakui kesalahan mereka sendiri dapat menjadi salah satu cara untuk melakukan hal ini.

Membangun budaya di mana semua anggota tahu bahwa masukan mereka dihargai sangatlah penting. Seperti halnya membuat aturan tentang bagaimana tim harus bereaksi terhadap saran. Misalnya, tim harus mempertimbangkan semua ide, dan semua anggota tim diharapkan melakukan hal yang adil dalam berbicara dan mendengarkan.

Menetapkan Norma Komunikasi

Norma komunikasi adalah pedoman yang menentukan cara tim berkomunikasi, membuat keputusan, dan menyelesaikan konflik.

Derek Newberry dari Universitas Pennsylvania merekomendasikan beberapa norma yang harus ditetapkan oleh tim.

Pertama, tim harus menetapkan pedoman tentang alat yang mereka gunakan untuk berkomunikasi dan bagaimana mereka menggunakan alat tersebut.

Newberry merekomendasikan untuk membuat daftar semua jenis komunikasi yang perlu dilakukan tim Anda, misalnya, pembaruan proyek atau tinjauan anggaran. Anda kemudian harus menetapkan bentuk komunikasi yang sesuai untuk masing-masing orang.

Meskipun Anda mungkin merasa boleh saja melakukan pembaruan proyek melalui aplikasi perpesanan, tinjauan anggaran mungkin lebih cocok untuk pertemuan tatap muka.

Anda juga harus memperhitungkan frekuensi komunikasi Anda. Mengatur pertemuan untuk setiap jenis komunikasi, misalnya, dapat membuat tim kewalahan.

Komunikasi yang Efektif Meningkatkan Kinerja Tim

Komunikasi yang efektif membantu tim bekerja sama mencapai tujuan mereka. Hal ini mengurangi kesalahpahaman dan memastikan semua orang di tim merasa dihargai dan nyaman menyampaikan pendapat mereka.

Cara tepat Anda mendorong tim untuk berkomunikasi akan bergantung pada susunan kelompok.

Tim dengan banyak pekerja jarak jauh akan meminta Anda menerapkan strategi yang memungkinkan orang berkomunikasi secara efektif meskipun kurangnya kesempatan untuk bertemu langsung. Sebaliknya, tim yang kompak di kantor akan menghadapi tantangan yang sangat berbeda.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang cara meningkatkan kinerja di tempat kerja, lihat artikel kami tentang tetap produktif dan karakteristik tim berkinerja tinggi.