Kolaborasi tim: mengapa itu penting dan bagaimana membangun tim kolaboratif

Kolaborasi tim terjadi ketika anggota tim bekerja sama untuk mencapai tujuan bisnis yang sama. Setiap anggota tim kolaboratif memiliki keahlian yang unik. Berkat kemampuan khas ini, rekan satu tim dapat mendekati masalah apa pun dari berbagai sudut. Dengan demikian, kolaborasi tim mereka membantu mereka bekerja menuju tujuan bersama mereka.

Dalam posting blog ini, kami akan membahas subjek kolaborasi dalam tim, serta masalah berikut:

• perbedaan antara kolaborasi tim dan kerja tim,
• keterampilan kolaborasi yang berbeda,
• pentingnya kerjasama tim, dan
• bagaimana membangun kerjasama tim.

Apa perbedaan antara kolaborasi tim dan kerja tim? ?

Sebelum kita mulai mengeksplorasi masalah kolaborasi tim, mari kita perjelas dua perbedaan utama antara kolaborasi tim dan kerja tim:

• Peran dalam tim

Kolaborasi mengumpulkan sekelompok rekan yang bergabung untuk memecahkan masalah atau menyelesaikan tugas. Fokusnya adalah pada upaya kelompok dan bagaimana mencari solusi secara kolektif. Misalnya, selama sesi brainstorming, anggota tim berada di ruangan yang sama (atau panggilan video yang sama), mendiskusikan masalah dan mencoba memperbaiki masalah sebagai sebuah tim.

Sebaliknya, kerja tim mengacu pada sekelompok individu. Masing-masing dari mereka memiliki tanggung jawab tertentu. Dengan demikian, mereka melakukan upaya individu mereka. Misalnya, ketika tim bola basket memenangkan pertandingan, itu berarti semua orang di tim bermain dengan baik. Setiap pemain bola basket melakukan tugasnya dengan sempurna, sehingga hasilnya positif.

• Kepemimpinan

Dalam sebuah tim kolaboratif, biasanya tidak ada pemimpin. Namun, tidak demikian halnya dengan kerja tim.

Sekarang, mari temukan keterampilan yang penting untuk kolaborasi.

Apa saja tiga jenis keterampilan kolaborasi?

Setiap anggota tim kolaboratif adalah ahli di bidangnya masing-masing. Dengan cara ini, tim kolaboratif menganalisis masalah apa pun dari perspektif yang berbeda. Terlepas dari perbedaan mereka, memiliki nilai dan tujuan yang sama dalam pikiran adalah perekat yang menjaga tim kolaboratif tetap bersama.

Kolaborasi tidak terjadi dalam semalam. Dibutuhkan waktu dan upaya untuk mengenal rekan satu tim Anda dan membangun hubungan kerja yang baik. Lebih penting lagi, Anda harus mendapatkan keterampilan kolaborasi.

Sekarang, keterampilan kolaborasi dapat dibagi menjadi tiga kategori:

• kemampuan berkomunikasi,
• kecerdasan emosional, dan
• menghormati keragaman.

Kemampuan berkomunikasi

Komunikasi yang tepat memainkan peran kunci dalam hubungan apa pun. Dalam pengaturan kerja, Anda dapat berkomunikasi dengan kolega Anda secara langsung atau dengan menggunakan formulir tertulis. Either way, pastikan untuk memilih kata-kata Anda dengan hati-hati.

Pertama, pikirkan tentang apa yang akan Anda katakan kepada rekan kerja Anda dan bagaimana Anda akan mengatakannya. Jika Anda tidak setuju dengan seseorang, cobalah untuk mengungkapkan pendapat Anda dengan hormat.

Dalam hal komunikasi tertulis, Anda tidak akan dapat melihat rekan kerja yang Anda hubungi. Oleh karena itu, sebelum Anda mengirim pesan Anda, bacalah lagi dan tempatkan diri Anda pada posisi penerima. Bagaimana Anda memahami pesan itu? Jika perlu, sesuaikan nada pesan.

Selain komunikasi verbal, nada suara dan bahasa tubuh Anda memberi tahu banyak tentang pesan yang ingin Anda kirim. Misalnya, menyilangkan tangan biasanya dianggap sebagai tindakan defensif.

Terakhir, belajarlah menjadi pendengar yang aktif. Jika Anda tidak mengerti apa yang dikatakan rekan kerja Anda, jangan ragu untuk meminta penjelasan.

Kecerdasan emosi ️

Kecerdasan emosional adalah keterampilan yang membantu Anda merasakan emosi dan mengelolanya, tetapi juga dengan cepat mengidentifikasi perasaan orang lain saat ini. Katakanlah rekan Anda murung sepanjang hari. Ini bisa menjadi tanda bahwa dia sangat lelah atau membutuhkan bantuan di tempat kerja. Semakin Anda mengenal rekan kerja Anda, semakin baik Anda membaca tanda-tanda ini.

Jika Anda ingin melatih keterampilan ini, berikut adalah beberapa tip dasar untuk Anda:

• Tunjukkan lebih banyak empati dan kasih sayang,
• jangan mudah tersinggung,
• jangan mengambil kritik secara pribadi, dan
• menunjukkan ketahanan.

Jika Anda tertarik untuk mengetahui lebih detail tentang subjek ini, cobalah membaca beberapa buku terbaik tentang kecerdasan emosional.

Menghargai keragaman

Jika Anda bekerja dalam tim multikultural, ini adalah keterampilan yang perlu Anda tingkatkan. Untuk dapat bekerja sama dengan rekan lintas budaya Anda, pastikan untuk menunjukkan rasa hormat terhadap semua jenis keragaman. Juga, hindari diskriminasi dalam bentuk apa pun.

Kolaborasi berkembang dalam lingkungan kerja yang meliputi:

• komunikasi terbuka,
• peka terhadap latar belakang etnis dan agama,
• membangun konsensus,
• mempromosikan diskusi kelompok, dan
• mempromosikan lingkungan di mana setiap anggota tim dapat berbagi pendapat mereka.

Dengan memupuk ketiga jenis keterampilan ini, Anda dan rekan kerja akan merasa lebih nyaman bekerja satu sama lain. Oleh karena itu, kolaborasi Anda akan maju juga.

Mengapa kerjasama tim itu penting?

Berikut adalah alasan utama mengapa kolaborasi yang baik penting dalam tim mana pun.

Kolaborasi tim yang baik mendorong pemecahan masalah

Kolaborasi yang baik dapat membantu rekan satu tim mencapai keputusan yang mereka semua sepakati. Apalagi keputusan ini sejalan dengan tujuan tim dan perusahaan. Mari kita menguraikan ini.

Dalam sebuah tim kolaboratif, terdapat para ahli di berbagai bidang. Mereka bekerja berdampingan untuk mencapai tujuan perusahaan. Tapi, masing-masing membawa perspektif unik ke meja. Jadi, setiap kali perusahaan harus membuat keputusan penting, para ahli dapat mengungkapkan pendapat mereka sendiri dan menjelaskan secara mendalam:

• sudut pandang profesional mereka tentang suatu masalah,
• bagaimana keahlian dan pengalaman mereka sendiri dapat membantu, dan
• bagaimana mereka menyarankan masalah harus dipecahkan.

Ketika tim kolaboratif mulai bekerja bersama, ada berbagai pemikiran dan pandangan individu. Tapi, begitu mereka mendiskusikan topik itu, mereka akan mengadopsi beberapa ide dan menolak yang lain. Jadi, akan ada satu pikiran kolektif – satu keputusan bersama.

Mari kita gunakan contoh. Perusahaan XYZ ingin membuat website resmi. Jadi, manajemen perusahaan memutuskan untuk mengumpulkan tim ahli mereka yang akan menghasilkan solusi terbaik. Tim tersebut meliputi:

1. Manajer proyek – tugasnya adalah mengatur anggaran untuk tugas ini, menetapkan tugas dan tenggat waktu, dan memastikan semua orang mengikuti aturan ini.
2. Pengembang web – tugasnya adalah membuat tata letak situs web, melakukan pembaruan situs web, dan menangani masalah teknis apa pun yang mungkin timbul.
3. Perancang web – tugasnya adalah menetapkan pedoman desain, menyajikan struktur situs web, dan menghasilkan solusi desain yang paling kreatif.
4. Manajer pemasaran – tugasnya adalah membuat konten tertulis untuk halaman situs web, memastikan konten itu SEO friendly dan mudah dibaca.
5. Insinyur QA – tugasnya adalah menganalisis apakah semua persyaratan (bisnis, teknis, dan lainnya) terpenuhi, serta meninjau kontrol kualitas seluruh situs web.

Seluruh tim memiliki satu tujuan yang sama – untuk membuat situs web yang fungsional dan mudah digunakan. Karena anggota tim ini berkolaborasi satu sama lain, mereka merasa bebas untuk mengekspresikan ide-ide mereka. Jadi, jika teknisi QA melihat ada masalah, dia bisa melaporkannya ke pengembang web, sehingga bisa diperbaiki. Seluruh tim bekerja berdampingan untuk membuat situs web sempurna, yang merupakan tujuan bersama mereka.

Tim kolaboratif memiliki perspektif yang lebih luas

Memiliki anggota tim yang berasal dari latar belakang yang berbeda berarti mendengarkan pendapat yang berbeda tentang suatu subjek. Jadi, alih-alih mendekati masalah dari satu sudut, tim Anda akan dapat melihat gambaran yang lebih besar.

Mari kita gunakan contoh dari tip kita sebelumnya. Misalnya, seorang manajer pemasaran memberikan ide menarik untuk bagian “Staf kami” di situs web. Dia ingin menambahkan bio singkat untuk semua karyawan di perusahaan, bersama dengan foto-foto mereka. Namun, jika tata letak situs web tidak mengizinkan pembuatan konten jenis ini, pengembang web dan perancang web akan menunjukkan masalah ini. Kemudian, tim akan menemukan solusi yang lebih baik untuk bagian “Staf kami”.

Anda lihat, hanya ketika Anda mengumpulkan pengetahuan dan upaya semua orang, Anda dapat melihat perspektif yang lebih luas.

Kolaborasi yang efektif memungkinkan berbagi pengetahuan

Anda dan kolega Anda dapat saling belajar sambil berkolaborasi. Selama pertemuan tim Anda, Anda akan berbagi ide, sudut pandang, dan pengalaman. Dengan demikian, kolaborasi tim membuka dunia pengetahuan baru bagi Anda dan rekan kerja Anda.

Jadi, dalam contoh kami dengan bagian "Staf kami", seorang manajer pemasaran menemukan bahwa, ketika menulis konten untuk situs, dia harus memikirkan tata letak situs web dan kemungkinan teknis lainnya dari situs web. Pada saat yang sama, seorang desainer web dan pengembang web menemukan bagaimana konten situs web seharusnya terlihat.

Selain belajar, kolaborasi memberi Anda kesempatan untuk memperoleh keterampilan baru atau mengembangkan keterampilan yang sudah Anda miliki.

Kolaborasi meningkatkan kebahagiaan karyawan dan budaya perusahaan

Dalam tim kolaboratif, karyawan merasa dihargai karena mereka semua setara. Baik Anda bekerja sebagai manajer proyek, insinyur QA, atau pengembang web, pendapat Anda akan sama pentingnya dengan sudut pandang rekan kerja Anda.

Kesetaraan karyawan ini juga berarti Anda akan lebih bahagia di tempat kerja. Selain itu, saat Anda bahagia, kemungkinan Anda akan bertahan lebih lama di perusahaan tersebut.

Bagaimana cara membangun kerjasama tim?

Kolaborasi yang baik adalah hasil dari seluruh tim, bukan individu. Jadi, berikut adalah beberapa cara efektif untuk membangun tim kolaboratif:

1. Menetapkan tujuan bersama,
2. menetapkan harapan,
3. menetapkan standar,
4. fokus pada kekuatan individu,
5. menumbuhkan ide-ide segar,
6. menciptakan lingkungan yang dapat dipercaya dan amanah,
7. menggunakan alat kolaborasi,
8. mengatur hanya pertemuan yang diperlukan,
9. menghormati kerjasama, dan
10. mengatur pertemuan santai setelah bekerja.

Sekarang kita akan membahas setiap langkah dengan lebih detail.

Tetapkan tujuan bersama

Sangat penting bahwa semua orang di tim berada di halaman yang sama dalam hal tujuan perusahaan, tetapi juga tujuan tim. Anda harus memiliki pemahaman yang sama tentang visi tim agar dapat bertindak sesuai dengan visi tersebut.

Jadi, bagaimana melakukannya? Dengan sering berkomunikasi dan benar. Rapat tim sangat bagus untuk berbagi ide, pandangan, dan mencari tahu tujuan bersama.

Tetapkan harapan

Sejalan dengan tip sebelumnya, menetapkan ekspektasi juga penting. Anggota tim perlu mengetahui apa kewajiban mereka sehingga mereka dapat fokus untuk menyelesaikan tugas-tugas ini sebaik mungkin.

Tetapkan standar ️

Setelah semua orang dalam tim mengetahui apa yang harus mereka lakukan, Anda bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas ini. Selain itu, menetapkan standar sangat penting untuk keberhasilan tim.

Standar ini dapat mencakup:

• Memutuskan alat yang akan Anda gunakan untuk mengelola proyek dan menangani tugas Anda.
• Memutuskan bagaimana mendelegasikan beban kerja secara merata dan bagaimana menetapkan tenggat waktu.

Jika beberapa anggota tim memiliki terlalu banyak di piring mereka, mereka akan kewalahan dan gugup. Seperti yang dapat Anda bayangkan, di sinilah kecerdasan emosional berguna, untuk mendeteksi tanda-tanda awal kelelahan dan mencegahnya.

Selain itu, salah satu cara terbaik untuk menyatukan semua bagian adalah dengan menetapkan aturan pelacakan jam kerja Anda dengan Clockify – aplikasi manajemen waktu tim. Dengan cara ini, semua orang di tim akan diminta untuk memantau waktu dan menuliskan tugas harian.

Plus, di bagian Dasbor, Anda dapat melihat bagaimana seluruh tim mengatur waktu mereka, apa yang sedang dikerjakan semua orang saat ini, dan apa yang telah mereka kerjakan. Seperti yang Anda lihat di bawah, Dasbor juga memberi Anda gambaran umum yang jelas tentang kemajuan proyek.

Fokus pada kekuatan individu

Kami telah menyebutkan sebelumnya bahwa mengenal rekan tim Anda bermanfaat karena berbagai alasan. Salah satu alasannya adalah Anda akan menemukan kekuatan individu dari setiap anggota tim. Misalnya, satu kolega mungkin hebat dengan orang-orang, sementara yang lain unggul dalam membuat template apa pun.

Jadi, pastikan untuk memanfaatkan kualitas luar biasa ini. Selain itu, gunakan kekuatan ini untuk mencapai tujuan tim Anda. Misalnya, lain kali Anda perlu menemukan seseorang untuk menangani panggilan awal dengan klien baru, pilihlah rekan kerja yang percaya diri secara sosial.

Menumbuhkan ide-ide segar

Rapat tim harus menjadi tempat yang aman untuk bertukar ide. Dorong tim Anda untuk mempresentasikan ide-ide mereka karena ide apa pun yang dapat berkontribusi pada kemajuan tim disambut baik. Bahkan ketika pendapat ini memicu ketidaksepakatan, kemungkinan Anda akan menemukan solusi yang lebih baik selama debat.

Ciptakan lingkungan yang dapat dipercaya dan dapat dipercaya

Kepercayaan adalah jalan dua arah. Anggota tim perlu merasa bahwa mereka dapat mempercayai satu sama lain tetapi diri mereka sendiri dapat diandalkan. Setelah Anda menciptakan lingkungan seperti itu, Anda akan meningkatkan hubungan dan mengelola beban kerja Anda tanpa masalah.

Berikut ini contoh. Jika Anda menunggu rekan kerja untuk menyelesaikan bagian tugasnya dan dia menyelesaikannya tepat waktu, Anda juga akan mengerjakan bagian pekerjaan Anda tepat waktu. Dengan demikian, Anda akan berkolaborasi satu sama lain dengan mudah.

Namun, jika Anda mengalami masalah saat mengerjakan tugas bersama, beri tahu rekan kerja Anda agar mereka dapat membantu Anda menyelesaikannya bersama. Dengan melakukannya, Anda akan mencegah penundaan dan meningkatkan manajemen waktu tim. Plus, Anda akan menunjukkan kepercayaan Anda.

Gunakan alat kolaborasi

Mari kita hadapi itu, dengan begitu banyak aplikasi praktis di luar sana, Anda tidak perlu berjuang dengan kolaborasi. Selain pelacakan waktu dan Clockify yang disebutkan di atas, Anda dapat menemukan alat tambahan yang akan membantu Anda dalam:

• mengelola tugas, seperti Trello;
• berkomunikasi dengan tim, seperti Slack;
• menjadwalkan rapat, seperti Doodle; dan
• berbagi file, seperti WeTransfer.

Untuk membantu Anda menemukan apa yang Anda butuhkan, kami menyusun daftar terperinci dari alat kolaborasi online terbaik.

Atur hanya pertemuan yang diperlukan

Ketika datang ke rapat tim, pastikan untuk berpikir dua kali sebelum Anda menjadwalkannya. Jika ada pembaruan proyek besar dan Anda perlu mendiskusikannya dengan tim, mengadakan rapat adalah pilihan yang ideal. Dalam hal ini, jangan lupa untuk membuat agenda rapat dan mengirimkannya ke rekan kerja Anda, agar mereka dapat mempersiapkan diri sebelum rapat dimulai. Kemudian lagi, jika Anda hanya ingin menyampaikan beberapa informasi, pilih email.

Dengan hanya mengadakan rapat penting, Anda dan tim akan memiliki lebih banyak waktu untuk bekerja sama dalam menyelesaikan tugas-tugas vital.

Kolaborasi kehormatan

Sama seperti umpan balik positif yang meningkatkan moral dan motivasi karyawan, begitu pula menghargai kolaborasi tim yang baik. Setiap kali Anda melihat contoh yang baik dari kolaborasi dalam tim, pastikan untuk memuji mereka. Misalnya, Anda dapat mengirim email ke semua anggota tim atau membicarakan contoh ini dalam rapat tim Anda.

Atur pertemuan santai setelah bekerja

Menghabiskan waktu dengan kolega Anda di luar kantor dapat membantu Anda menjalin ikatan. Jika Anda belum pernah mencoba ini dengan tim Anda, mulailah dengan langkah kecil. Pergi untuk minum setelah bekerja dan lihat bagaimana kelanjutannya. Lain kali, pilih acara sepanjang hari.

Kami menyarankan untuk mendiskusikan masalah ini dengan seluruh tim. Anda bahkan dapat memilih aktivitas Anda dengan memilih.

Dan ingat, jangan memaksakan acara ini, atau terlalu sering mengaturnya. Alih-alih mengadakan pertemuan setiap minggu, cobalah sebulan sekali. Dengan begitu, rekan kerja Anda dapat memiliki keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik.

Pernahkah Anda memperhatikan kesamaan sepuluh tips ini? Nilai-nilai bersama mereka adalah:

1. Komunikasi yang transparan dan jujur,
2. peduli tentang apa yang rekan kerja lain pikirkan dan rasakan, dan
3. menunjukkan rasa hormat untuk semua jenis keragaman.

Oleh karena itu, ketiga keterampilan ini adalah inti dari setiap kolaborasi yang baik dan sepuluh langkah ini menunjukkan kepada Anda bagaimana memanfaatkan keterampilan kolaborasi Anda dengan baik.

Kesimpulan

Kolaborasi tim mendorong pemecahan masalah dan membantu Anda dan rekan kerja Anda mendekati topik apa pun dari berbagai perspektif. Selain itu, mempromosikan berbagi pengetahuan dan keterampilan dalam tim.

Namun, perlu diingat bahwa kolaborasi tim bukanlah pekerjaan satu orang. Dibutuhkan seluruh tim dan upaya semua orang untuk membangun kolaborasi. Untuk membantu Anda mempermudah proses itu, kami membahas daftar cara paling praktis untuk mencapai kolaborasi. Kami harap Anda akan segera dapat merasakan semua manfaat bekerja dalam tim kolaboratif.

Untuk meningkatkan kolaborasi dan produktivitas tim, Anda dapat menggunakan aplikasi perpesanan tim gratis seperti Pumble.