5 Tugas untuk Memaksimalkan Penggunaan Magang Perencanaan Acara Anda

Kebanyakan magang takut pengalaman stereotip mengambil kopi dan membuat salinan.

Tidak hanya tugas-tugas ini tidak membantu dalam hal pengembangan profesional, mereka juga akan membuat magang Anda terlepas dan tidak termotivasi.

Program magang perencanaan acara Anda harus meninggalkan kesan abadi pada peserta Anda, memainkan kekuatan mereka yang terlibat, dan memaksimalkan produktivitas di tempat kerja Anda.

Bagian ini akan membantu bisnis perencanaan acara atau tim acara Anda mengidentifikasi dan memanfaatkan kekuatan magang Anda. Setelah Anda melakukannya, Anda akan dapat menetapkan tugas yang diperlukan untuk magang yang tepat untuk memastikan kemanjuran maksimum dan menguntungkan bisnis Anda.

Temukan kekuatan magang Anda

Magang Anda telah tiba, tetapi apakah mereka siap untuk mulai bekerja? Terlalu sering, banyak perusahaan memberikan tugas umum kepada pekerja magang mereka tanpa banyak mempertimbangkan minat dan kekuatan mereka. Pendekatan ini dapat menyebabkan produktivitas yang lebih rendah untuk bisnis Anda, dan menurunkan moral untuk kelas magang Anda.

Sebaliknya, cari tahu apa kekuatan dan kelemahan magang Anda, dan tetapkan tugas yang sesuai. Beberapa pekerja magang memiliki kekuatan untuk entri data/spreadsheet, beberapa memiliki kecenderungan sosial, dan yang lainnya cenderung kreatif.

Setelah tiba, gunakan tes Strengthsfinder untuk mengidentifikasi minat, kekuatan, dan kelemahan magang Anda. Mengapa ada di sini? Mengapa mereka mengambil magang khusus ini dengan tim atau bisnis perencanaan acara Anda?

Setelah Anda memahami semua itu, Anda dapat langsung menetapkan setiap tugas yang akan memaksimalkan efisiensinya.

Maksimalkan penggunaan magang Anda dengan lima tugas ini

Tugas-tugas berikut akan memberikan keterampilan yang berguna bagi magang Anda untuk dibawa bersama mereka setelah magang mereka berakhir, sambil memaksimalkan produktivitas kelas magang Anda untuk bisnis atau tim perencanaan acara Anda.

1. Posting di media sosial

Penjangkauan media sosial sementara perencanaan acara sangat berharga.

Strategi dan eksekusi posting yang konsisten diperlukan untuk mempertahankan dan/atau meningkatkan jumlah peserta. Sementara kebanyakan orang dewasa muda membawa pengalaman media sosial yang luas ke meja, mereka sering tidak siap untuk mengelola seluruh strategi sosial.

Namun, ini tidak berarti bahwa mereka tidak dapat membantu Anda menjalankan strategi yang ada. Magang dapat memposting tautan dan materi lain tentang acara Anda ke akun Anda (tautan pendaftaran, iklan video, posting blog, dll.), tweet langsung selama acara, dan menjadwalkan posting mendatang.

Pastikan Anda memiliki pedoman merek yang jelas untuk diikuti oleh pekerja magang Anda. Lihat pedoman kebijakan media sosial Shift Communications saat menyusun sendiri.

2. Menyelenggarakan acara

Cara apa yang lebih baik bagi pekerja magang Anda untuk mempelajari apa yang diperlukan untuk menjalankan sebuah acara selain mengerjakan acara itu sendiri? Mintalah magang Anda membantu di berbagai meja acara (pendaftaran, area VIP, dll.), berjalan di lantai acara untuk memberikan arahan dan membagikan informasi acara, dan membantu dengan pengaturan acara.

Tugas acara yang berbeda memerlukan keahlian yang berbeda, dan ini adalah kesempatan sempurna untuk memainkan kekuatan yang diidentifikasi oleh magang Anda. Berikut adalah beberapa ide untuk penempatan magang jika tim bisnis/acara Anda memiliki banyak pekerja magang:

• Peserta magang yang berorientasi pada detail/data: sangat cocok untuk tabel pendaftaran.
• Magang yang cenderung sosial: sangat cocok untuk berjalan di lantai acara dan memberikan arahan.
• Magang yang cenderung artistik: sangat cocok untuk pengaturan dan dekorasi acara.

Penting untuk melatih peserta magang Anda tentang seluk beluk acara Anda, perangkat lunak apa pun yang akan mereka gunakan (termasuk perangkat lunak pendaftaran, alat check-in, dan aplikasi acara), dan menjalankannya melalui pertanyaan yang paling mungkin mereka dapatkan dari peserta . Dan jangan lupa tekankan kepada karyawan magang Anda pentingnya meminta bantuan karyawan berpengalaman.

Selama acara, staf acara reguler Anda harus melakukan pemeriksaan rutin pada karyawan magang Anda untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Tidak peduli seberapa terampilnya mereka, sebagian besar pekerja magang tidak memiliki pengalaman sebagai karyawan berpengalaman dan perlu dibimbing melalui proses tersebut.

3. Menulis posting blog acara dan konten dasar lainnya

Tidak semua anak muda cocok untuk tugas ini. Menulis paling cocok untuk magang kreatif yang dapat menyediakan banyak konten yang mudah dicerna yang akan membantu blog Anda menarik pengikut dan acara Anda menarik lebih banyak peserta.

Berikut adalah beberapa contoh topik blog untuk magang Anda:

• Alasan XX Teratas untuk Menghadiri Acara XX
• XX Pelajaran yang Dapat Anda Pelajari dari Acara Kami
• Pembicara XX Teratas di Acara XX Sebelumnya

Berikan pekerja magang Anda kebebasan kreatif dalam menulis posting blog, tetapi jangan biarkan mereka menjadi liar. Tetapkan dengan jelas fokus blog, dan nyatakan tujuan Anda untuk konten mereka. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan memberikan panduan gaya yang mencantumkan harapan Anda untuk setiap posting blog.

4. Mengumpulkan data dari survei pasca acara

Tugas ini sangat cocok untuk pekerja magang yang paham data yang menyukai spreadsheet dan lebih cenderung berpikir dengan sisi kiri otak mereka. Mengkompilasi data tidak memerlukan banyak panduan selain menjelaskan sistem dan membiarkan karyawan magang Anda menjalankannya.

Minta pekerja magang Anda memasukkan data dan mengubahnya menjadi bagan di Excel, atau menulis laporan berdasarkan data Anda. Seperti halnya tugas magang, salah satu anggota tim Anda harus secara teratur memeriksa pekerjaan magang Anda. Ingatlah bahwa magang adalah pengalaman belajar, dan tidak setiap momen akan menjadi pendorong produktivitas.

Jika pekerja magang data Anda memiliki minat tetapi tidak memiliki pengetahuan tentang bekerja dengan data dalam jumlah besar dalam spreadsheet, jadwalkan sesi pelatihan awal dan beri mereka beberapa panduan untuk dirujuk kembali.

5. Menyusun kit "barang curian" untuk peserta acara

Menyatukan kit barang curian adalah tugas yang sempurna untuk magang. Mereka dapat mengumpulkan t-shirt, buku catatan, dan pengisi daya telepon bermerek sembari Anda memastikan semua bagian yang bergerak dari acara tersebut bersatu.

Sebelum menyelesaikan tugas ini, buatlah daftar periksa semua barang yang ada di setiap tas untuk magang Anda. Ini adalah tugas yang cukup sederhana yang dapat Anda tetapkan untuk hampir semua magang, dan Anda akan senang Anda melewatinya saat acara semakin dekat!

Sumber daya manajemen acara lainnya

Capterra tidak hanya dapat membantu magang perencanaan acara Anda, tetapi kami juga mengkhususkan diri dalam teknologi acara, perangkat lunak, dan praktik terbaik di blog manajemen acara Capterra.

Jika Anda menikmati bagian ini dan ingin mempelajari semua yang baru dalam manajemen acara dan bagian lainnya di blog kami:

• 3 Strategi Pemasaran Acara untuk Menjangkau Generasi Milenial
• 5 Metrik yang Akan Menentukan ROI Acara Anda
• 3 Tips Produktivitas untuk Perencana Acara yang Sibuk