Bagaimana Task Manager Vendasta Membantu Tim Jarak Jauh

Di Vendasta, tujuan kami adalah memberdayakan bisnis lokal dengan menyediakan alat bagi lembaga dan mitra perusahaan kami untuk mendukung dan memelihara komunitas bisnis lokal.

Karena sebagian besar bisnis lokal harus menyesuaikan cara mereka beroperasi karena COVID-19, kami di Vendasta ingin memastikan bahwa platform kami melayani kebutuhan baru pengguna kami.

Task Manager membantu pengguna melacak dan menyelesaikan ribuan tugas dan ratusan proyek setiap hari; namun, kami ingin lebih membantu mitra kami.

Oleh karena itu, kami telah meluncurkan #ProjectRemote . Inisiatif ini berisi beberapa rilis platform Vendasta yang dapat membantu tim mitra kami dengan cepat menyesuaikan diri untuk bekerja dari jarak jauh.

Ada tiga inisiatif berdampak yang kami fokuskan:

1. Mengatur hari Anda
2. Memberdayakan komunikasi transparan dengan tim Anda
3. Menampilkan bukti kinerja

Mengatur hari Anda

Tantangan pertama yang dihadapi tim jarak jauh setiap pagi adalah mengatur hari mereka sehingga mereka dapat mencapai tujuan harian dan mengatasi tantangan sehari-hari.

Untuk membantu pengguna kami menjadi produktif dari jarak jauh, kami telah menambahkan fitur berikut ke platform kami.

Halaman ikhtisar Task Manager baru

Saat pengguna kami masuk ke Vendasta setiap pagi, mereka akan melihat halaman ikhtisar baru yang menunjukkan kartu untuk:

1. Tugas yang sudah selesai kemarin
2. Tugas yang harus diselesaikan hari ini
3. Tugas yang terlambat hari ini

Masing-masing kartu ini dapat disaring ke anggota tim tertentu. Mengklik kartu akan membawa pengguna ke daftar tugas, menunjukkan kepada mereka tugas yang telah diselesaikan dan tugas yang sudah jatuh tempo atau sudah lewat waktu.

Selain itu, pengguna akan dapat melihat analisis harian tentang tugas-tugas yang akan datang untuk minggu mendatang. Seperti tiga kartu tugas, pengguna dapat mengklik dua kartu ' tugas yang akan datang ' untuk membuka daftar tugas dan melihat sekilas tugas yang akan datang.

Templat proyek

Membuat templat proyek yang terorganisir penting untuk mengomunikasikan pekerjaan yang harus dilakukan secara efektif kepada tim jarak jauh Anda. Pengguna Task Manager kini memiliki opsi yang lebih komprehensif untuk mengatur templat proyek mereka. Secara khusus, pengguna kini dapat:

1. Siapkan proyek pembuatan otomatis untuk produk apa pun yang mereka jual kepada klien mereka.
2. Atur penugasan otomatis untuk proyek-proyek ini ke orang-orang tertentu atau ke ' penerima tugas akun ' (individu utama yang bertugas melayani akun klien).
3. Siapkan dependensi tugas untuk tugas berdasarkan prakondisi.

Siapkan templat proyek untuk menghasilkan proyek ' terlihat ' yang dapat dilihat oleh klien di Aplikasi Bisnis mereka .

Pemberitahuan tugas

Pengguna Task Manager dapat mengatur notifikasi untuk memastikan bahwa tim mereka tidak pernah melewatkan pembaruan penting. Tiga notifikasi penting untuk berlangganan guna membantu tim jarak jauh Anda melacak pekerjaan adalah:

1. Pemberitahuan penetapan tugas - Anggota tim Anda akan diberi tahu saat mereka diberi tugas.
2. Notifikasi tugas tidak terkunci - Anggota tim Anda akan diberi tahu ketika tugas yang diberikan kepada mereka dalam suatu proyek dibuka kuncinya.
3. Pemberitahuan tugas yang harus diselesaikan - Anggota tim Anda akan diberi tahu ketika tugas yang diberikan kepada mereka sudah jatuh tempo.

Memberdayakan komunikasi transparan dengan tim Anda

Ketika sebagian besar tim melakukan pekerjaan jarak jauh, menjaga transparansi komunikasi dapat menjadi tantangan utama. Untuk memastikan tim sinkron dan semua pekerjaan serta komunikasi terlihat dan transparan, Task Manager menambahkan hal berikut ke platformnya.

Daftar tugas baru

Daftar tugas Task Manager yang baru memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan cepat dan efektif dengan tim jarak jauh mengenai tugas apa pun yang mereka perlukan untuk berkolaborasi. Panel samping daftar tugas baru memungkinkan pengguna untuk:

1. Perbarui catatan akun/deskripsi/catatan publik/catatan pribadi dengan teks kaya.
2. Tambahkan hyperlink ke Dropbox, Google Drive, dll.
3. Tanggapi ulasan dengan cepat atau buat postingan sosial dari panel.
4. Kirim email ke tim atau klien Anda.
5. Lampirkan file ke tugas untuk dibagikan dengan tim Anda.

Riwayat Email

Salah satu tantangan terbesar bagi tim jarak jauh baru adalah menjaga komunikasi email mereka tetap transparan dan sinkron untuk mengurangi kemungkinan tumpang tindih komunikasi klien. Untuk memenuhi kebutuhan tim jarak jauh ini, semua email yang dikirim dari tugas Pengelola Tugas untuk sebuah akun disimpan dalam riwayat akun dan muncul di ' email ' baru di akun Pengelola Tugas.

Untuk lebih meningkatkan transparansi dan koordinasi antar tim yang bekerja di Vendasta Task Manager dan Sales & Success Center , email yang dikirim dari Task Manager muncul di aktivitas akun di Sales & Success Center.

Menampilkan bukti kinerja

Melacak dan mengukur kinerja tim sangat penting bagi tim kerja jarak jauh. Menjaga klien tetap terlibat dan memastikan tim jarak jauh bekerja dengan baik adalah kunci keberhasilan mitra perusahaan dan agensi kami. Untuk mengatasi tantangan keterlibatan klien, Task Manager menambahkan fitur berikut ke platform kami .

Pelacak proyek 2.0

Menjaga klien Anda mendapat informasi dan terlibat dalam pembaruan proyek mereka sangat penting dalam situasi saat ini. Pelacak proyek Task Manager yang baru memudahkan hal ini.

Klien Anda akan dapat melihat pelacak di bawah ' produk saya ' di Aplikasi Bisnis mereka . Untuk memberikan pembaruan proyek penting kepada klien Anda, Anda dapat menggunakan pelacak proyek baru untuk:

1. Membuat tugas dan proyek terlihat dengan mudah di Task Manager dengan mengubah visibilitas?
2. Kirimkan pemberitahuan kepada klien Anda jika ada pekerjaan yang menunggu mereka, dengan menetapkan status tugas sebagai ' menunggu pelanggan '.
3. Selalu berikan informasi terbaru kepada klien Anda tentang tugas dengan menambahkan catatan publik teks kaya, yang akan muncul di pelacak proyek di Aplikasi Bisnis.

Laporan Status & Produktivitas

Terakhir, manajer akan dengan mudah dapat mengukur kinerja timnya melalui halaman 'laporan status' dan 'laporan produktivitas' Pengelola Tugas yang baru.

Dengan laporan ini, manajer akan dapat memperoleh wawasan tentang tugas-tugas yang terbuka, sedang berlangsung, dan harus diselesaikan oleh timnya, serta menggali kinerja masing-masing anggota tim dalam tim mereka. Laporan-laporan ini akan membantu manajer:

1. Ukur kinerja tugas secara keseluruhan untuk tugas yang diselesaikan/jatuh tempo/terlambat untuk rentang tanggal yang dipilih.
2. Ukur kinerja tugas masing-masing anggota tim.
3. Ukur waktu tunggu dan waktu siklus tugas untuk tim mereka menggunakan diagram alur kumulatif baru.

Laporan status :

Diagram Alir Kumulatif :

Kesimpulan

Karena situasi yang sedang terjadi saat ini, sangat penting bagi perusahaan dan individu untuk mulai bekerja jarak jauh secepatnya. Dan untuk melakukan hal tersebut, mereka harus dilengkapi dengan alat dan platform terbaik di kelasnya untuk mendukung tim mereka dan terus meningkatkan skala bisnis mereka.

Dengan Task Manager Vendasta , agensi kini diberdayakan untuk mengembangkan bisnis mereka dengan mampu mengelola pemenuhan digital pelanggan langsung dari kenyamanan rumah mereka.

Jadi tunggu apa lagi? Bergabunglah dengan platform Vendasta dan mulailah memenuhi dengan mudah.