Panduan Target Internet untuk Manajemen Proyek untuk Pemasar

Manajemen proyek adalah alat yang sangat efektif untuk menyelesaikan pekerjaan pemasaran, mulai dari kampanye iklan dan SEO hingga konten dan promosi media sosial.

Panduan ini akan membawa Anda melalui bagaimana melakukan manajemen proyek dalam konteks pemasaran, baik sebagai cara untuk menyelesaikan proyek besar, atau sebagai alat untuk merencanakan pekerjaan rutin seperti posting media sosial dan artikel blog.

Tujuan kami adalah agar Anda pergi dengan pemahaman yang lebih baik tentang apa itu manajemen proyek, dan bagaimana pemasar seperti kami dapat menggunakannya.

Apa itu manajemen proyek?

Pada tingkat yang paling dasar, manajemen proyek adalah pendekatan terkelola untuk melakukan pekerjaan. Anda tidak hanya menyelesaikan tugas; Anda sedang mengerjakannya dalam proses yang direncanakan dan dapat dipantau.

Meskipun ada banyak cara berbeda untuk mendekati manajemen proyek, sebagian besar contoh melibatkan beberapa komponen umum:

• Deliverables: Ini adalah hasil nyata yang akan diberikan proyek. Dalam proyek pengembangan situs web, desain web baru dapat menjadi tujuan utama. Dalam proyek pemasaran media sosial, kiriman mungkin berupa posting Instagram. Beberapa proyek juga memiliki hasil sekunder, seperti data kampanye.
• Tugas: Setiap proyek terdiri dari beberapa tugas, yang masing-masing ditugaskan ke anggota tim atau sub-tim yang bertanggung jawab.
• Pemangku Kepentingan: Setiap orang yang terlibat dengan proyek adalah pemangku kepentingan. Ini mencakup semua orang dalam tim proyek, serta orang lain seperti klien, orang dalam tingkat-c, dan pelanggan yang pada akhirnya akan ditargetkan dengan aset pemasaran yang disampaikan melalui proyek.
• Metodologi: Seperangkat aturan tentang bagaimana proyek dikelola.

Singkatnya, proyek perlu memberikan hasil tertentu, yang dapat dipecah menjadi tugas. Tugas diberikan kepada orang-orang di tim proyek, yang harus menyelesaikan pekerjaan dalam proses terkelola.

Manajemen proyek pemasaran dalam praktik

Manajemen proyek digunakan untuk menyampaikan segala macam proyek pemasaran, termasuk:

• Pengembangan situs web
• Pemasaran konten
• Pemasaran media sosial
• SEO
• PPC
• Iklan video
• Pengembangan aplikasi
• Email Pemasaran
• kampanye PR

Terlepas dari pekerjaan spesifik yang disampaikan, manajemen proyek biasanya berpusat di sekitar perangkat lunak manajemen proyek. Ini adalah platform digital di mana pemangku kepentingan dapat mengelola tugas mereka hingga selesai, dan di mana pemangku kepentingan senior dapat memantau kemajuan proyek secara keseluruhan.

Setiap anggota tim harus dapat mengakses perangkat lunak menggunakan kredensial login mereka sendiri. Saat masuk, mereka dapat melihat tugas yang telah diberikan kepada mereka. Mereka mungkin dapat mengunggah file dan komentar ke tugas, dan mengubah status tugas untuk mencerminkan apakah tugas tersebut telah dimulai, diselesaikan, atau ditahan oleh semacam 'pemblokir'.

Pemangku kepentingan senior juga dapat memberikan tugas kepada anggota tim dan menetapkan tenggat waktu untuk penyelesaiannya. (Di beberapa tim, semua pemangku kepentingan diberikan izin untuk melakukan ini.)

Dalam proyek apa pun, ada baiknya memiliki anggota tim yang bertindak sebagai manajer proyek. Orang ini bertanggung jawab untuk membantu seluruh tim menggunakan proses manajemen proyek dan perangkat lunak dengan sukses. Beberapa metodologi manajemen proyek juga mengharuskan manajer proyek untuk melakukan tugas tambahan, seperti memimpin rapat tim reguler (kadang disebut 'scrum') dan membantu pemangku kepentingan lain menemukan solusi untuk pemblokir.

Fase proyek

Proyek pemasaran biasanya akan mengalir melalui serangkaian fase intuitif:

1. Kickoff
2. Perencanaan
3. Pengiriman
4. Keluar
5. Analisis

Kickoff

Fase yang kami sebut kickoff adalah awal dari proyek. Pada titik ini, tim pemasaran berkumpul dengan pemangku kepentingan yang menugaskan pekerjaan untuk membahas detail proyek. Para pihak akan mencapai kesepakatan tentang beberapa detail mendasar dari proyek, termasuk:

• Apa hasil proyek?
• Berapa waktu dasar dan anggaran biaya untuk proyek?
• Berapa jumlah maksimum dimana proyek dapat melebihi waktu dasar dan anggaran biaya?

Ketika semua pemangku kepentingan proyek utama senang dengan persyaratannya, kontrak atau perjanjian informal dapat dibuat untuk memulai proyek.

Perencanaan

Selama perencanaan proyek, semua anggota tim dengan peran strategis berkumpul untuk memutuskan bagaimana hasil proyek akan dicapai. Sementara proses perencanaan bervariasi dari proyek ke proyek, unsur-unsur berikut biasanya terlibat:

• Menetapkan tonggak. Tonggak sejarah adalah titik arah utama di jalan menuju penyelesaian proyek. Misalnya, dalam proyek kampanye iklan video, 'pembuatan storyboard selesai' dan 'pembuatan film selesai' bisa menjadi pencapaian. Setiap tonggak sejarah diberikan tenggat waktu, untuk membantu menjaga proyek tetap pada jalurnya.
• Mengidentifikasi risiko proyek. Dalam manajemen proyek, 'risiko' adalah kemungkinan peristiwa eksternal yang dapat memengaruhi hasil proyek, baik secara positif maupun negatif. Mengidentifikasi risiko proyek utama selama perencanaan proyek memastikan tim siap untuk memanfaatkan peluang atau menanggapi ancaman selama proyek.
• Membagi proyek menjadi tugas. Ini adalah bagian individu dari pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai hasil proyek. Pada tahap ini, penting juga untuk mengidentifikasi dependensi, di mana penyelesaian satu tugas bergantung pada tugas lain yang diselesaikan sebelumnya.
• Menetapkan tugas dan kepemilikan. Setiap tugas perlu ditugaskan ke anggota tim (atau sub-tim) yang akan bertanggung jawab atas penyelesaiannya. Dalam beberapa kasus, pemangku kepentingan senior juga dapat diberikan kepemilikan atas hasil proyek.

Pengiriman

Setelah proyek direncanakan, tim dapat melanjutkan pekerjaan pengiriman proyek . Setiap anggota tim harus menggunakan platform manajemen proyek untuk mengelola tugas mereka selama fase ini.

Manajemen proyek mendukung tim dalam beberapa cara selama fase pengiriman, termasuk:

• Manajemen tugas. Sepanjang proyek, setiap anggota tim bertanggung jawab untuk memperbarui tugas mereka sendiri dalam platform manajemen proyek. Ini biasanya termasuk mengunggah file, mengubah status tugas, dan memberi tahu manajer proyek tentang pemblokir apa pun yang mencegah tugas diselesaikan. Jika persyaratan baru diidentifikasi selama fase pengiriman, tugas baru dibuat dan ditugaskan ke anggota tim.
• Pelacakan kemajuan. Sebagian besar platform manajemen proyek menyertakan alat visual untuk melacak kemajuan proyek, seperti bagan Gantt dan bagan bakar. Sumber daya ini membantu pemangku kepentingan menilai seberapa baik kemajuan tim dengan tugas-tugasnya, relatif terhadap anggaran waktu proyek. Pemangku kepentingan senior, khususnya, akan dengan hati-hati memantau kemajuan proyek selama fase pengiriman untuk menentukan apakah waktu dan anggaran biaya yang direncanakan untuk proyek tetap dapat dicapai.
• Penyimpanan berkas. Tergantung pada sifat pekerjaan tim, platform manajemen proyek dapat digunakan untuk menyimpan pekerjaan proyek, misalnya dokumen yang berisi salinan untuk digunakan dalam pemasaran konten. Aksesibilitas yang mudah dari platform manajemen proyek ke seluruh tim proyek dapat membantu mencegah pekerjaan penting hilang.

Manajemen proyek selama fase pengiriman hanya akan berhasil jika setiap anggota tim menerima proses dan memenuhi tugas seperti memperbarui status tugas mereka. Penting untuk menjelaskan hal ini kepada anggota tim. Tim juga harus memiliki orang yang berpengetahuan untuk membantu siapa saja yang berjuang dengan proses manajemen proyek atau perangkat lunak.

Keluar

Ketika semua pekerjaan proyek selesai, pemangku kepentingan senior – termasuk klien atau pelanggan internal – dapat bertemu untuk meninjau hasil proyek. Jika semua pihak puas bahwa hasil proyek telah dicapai sesuai rencana, proyek dapat dianggap selesai, dan para pemangku kepentingan dapat memberikan persetujuan mereka.

Sebelum fase ini, beberapa tim proyek akan menggunakan alat yang dibangun ke dalam perangkat lunak manajemen proyek mereka untuk menghasilkan laporan dan dokumentasi. Ini bisa menjadi cara yang efisien untuk menjelaskan pekerjaan yang telah dilakukan kepada klien.

Analisis

Beberapa proyek pemasaran selesai dengan penandatanganan.

Lainnya menyimpulkan dengan fase analisis . Ini bisa berupa apa saja, mulai dari analisis data situs web setelah proyek desain ulang situs, hingga analisis sentimen pelanggan setelah kampanye iklan TV.

Analisis dapat dipahami sebagai jembatan antara proyek saat ini dan proyek masa depan. Temuan dari fase ini dapat dimasukkan ke dalam perencanaan untuk proyek yang kompatibel di masa depan, membantu tim merencanakan lebih efisien dan mengoptimalkan prosesnya.

Beberapa tim proyek juga akan menganalisis pengalaman mereka dalam proses manajemen proyek, selama proyek berlangsung. Ini membantu mengidentifikasi masalah yang dihadapi orang dengan pendekatan manajemen proyek, yang dapat diubah sebelum proyek berikutnya.

Bagaimana menggunakan manajemen proyek untuk memberikan pekerjaan pemasaran rutin

Pendekatan bertahap untuk manajemen proyek yang baru saja kita diskusikan paling cocok untuk memberikan proyek pemasaran terbatas waktu dengan tingkat kerumitan sedang hingga tinggi.

Jika pekerjaan Anda bersifat lebih rutin – misalnya, jika Anda perlu mengirimkan sejumlah posting media sosial setiap minggu – ini juga dapat dilakukan melalui manajemen proyek. Anda hanya perlu menggunakan pendekatan yang sedikit berbeda.

Untuk pekerjaan pemasaran rutin, sebaiknya gunakan solusi manajemen proyek dengan sistem gaya kanban untuk mengelola konten Anda, misalnya Trello. Dalam sistem kanban, setiap tugas diwakili oleh kartu, yang dapat dipindahkan dari satu kolom ke kolom lain untuk mewakili statusnya. Dalam alur kerja konten sosial, Anda mungkin memiliki kolom berjudul 'Ide', 'Teks', 'Teks dan foto', 'Teks dan foto ditandatangani' dan 'Dijadwalkan/Diterbitkan'. Saat komponen baru ditambahkan ke draf untuk sebuah postingan, kartunya dapat dipindahkan, hingga postingan tersebut diterbitkan. Pendekatan ini secara bersamaan memungkinkan tim untuk merencanakan konten sosial, mengerjakan konten, dan mengelola perkembangan setiap posting sebagai proyek mini.

Berikut adalah video tutorial yang menunjukkan bagaimana alat manajemen proyek dapat digunakan untuk pekerjaan pemasaran rutin:

Alat manajemen proyek mana yang harus saya gunakan?

Hampir semua manajemen proyek dilakukan secara digital, menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. Perangkat lunak ini menyediakan infrastruktur untuk pendekatan yang dipilih tim.

Kami menyarankan untuk menjelajahi beberapa platform manajemen proyek yang populer sebelum Anda berkomitmen untuk menggunakannya. Tim Target Internet memiliki pengalaman yang baik dengan opsi berikut:

asana

Asana adalah alat yang fantastis untuk mengelola tugas dan proyek, dengan antarmuka pengguna yang dapat diakses dengan indah yang membuat mengerjakan tugas dan menugaskannya ke rekan tim menjadi sederhana. Ini juga merupakan alat manajemen proyek yang kami gunakan untuk mengelola pemasaran konten kami – termasuk pekerjaan kami di artikel ini!

Asana adalah solusi manajemen proyek yang sangat terjangkau, menawarkan paket premium dengan harga terjangkau dan versi gratis yang cukup komprehensif.

Trello

Alat yang cerdik ini memungkinkan Anda untuk mengelola pekerjaan Anda menggunakan sistem kartu, papan, dan daftar.

Trello sangat cocok untuk mengelola item konten seperti artikel blog atau posting sosial melalui alur kerja.

Kerja tim

Kerja tim adalah solusi manajemen proyek kaya fitur yang luar biasa, dengan serangkaian add-on opsional termasuk obrolan, CRM, dan fungsionalitas kantor. Antarmuka Teamwork bisa dibilang kurang mudah didekati daripada Asana atau Trello, tetapi ini lebih dari sekadar menebusnya dengan kemampuannya yang tangguh.

JIRA

Dicintai oleh pengembang di mana-mana, JIRA adalah alat manajemen proyek yang ideal untuk tim yang menggunakan metodologi kerja tangkas.

Perangkat lunak manajemen proyek populer lainnya termasuk Basecamp, Nifty, dan Monday.com.

Apa manfaat menggunakan manajemen proyek untuk melakukan pekerjaan pemasaran?

Menggunakan manajemen proyek dapat membawa banyak keuntungan bagi tim pemasaran dan profesional. Manfaat utama meliputi:

• Kolaborasi. Sebagian besar proyek pemasaran memerlukan masukan dari banyak pemangku kepentingan, baik itu spesialis seperti SEO, penawar PPC, dan eksekutif media sosial, atau klien yang perlu memantau kemajuan proyek dan memberikan persetujuan. Perangkat lunak manajemen proyek dapat menjadi ruang kerja bersama di mana kolaborasi terjadi dan direkam.
• Melacak proyek yang kompleks. Saat Anda mengerjakan proyek pemasaran dengan banyak komponen berbeda, mungkin sulit untuk melacak setiap detail penting. Manajemen proyek dapat memberikan gambaran yang komprehensif tentang tugas-tugas proyek, termasuk apakah mereka telah selesai tepat waktu atau tidak.
• Produktifitas. Beberapa anggota tim tampil lebih andal dan produktif saat bekerja dalam proses yang dikelola proyek. Ada beberapa alasan potensial mengapa manajemen proyek dapat meningkatkan produktivitas, termasuk akses yang efisien ke informasi tugas dan tenggat waktu, dan efek dari tugas terbuka dan selesai semua orang yang terlihat dalam tampilan tim.
• replikabilitas. Memulai manajemen proyek membutuhkan sedikit waktu, tetapi setelah Anda menyiapkannya, Anda akan menemukan bahwa banyak proyek melibatkan proses manajemen proyek yang serupa. Dalam jangka panjang, sebagian besar proyek akan dapat menggunakan pengaturan dan proses perangkat lunak yang sama seperti proyek sebelumnya, sehingga menghemat waktu dan tenaga.

Tidak diragukan lagi ada beberapa kelemahan manajemen proyek juga. Mengadopsi proses dapat membuat frustasi, atau bahkan mengasingkan, bagi beberapa anggota tim. Ada juga risiko bahwa terlalu banyak fokus pada detail halus dari manajemen proyek dapat mengurangi fokus dari pekerjaan proyek yang produktif.

Kuncinya adalah menemukan keseimbangan yang tepat, antara memanfaatkan keuntungan yang tak terbantahkan dari manajemen proyek dan membiarkan tim Anda memiliki ruang bernapas yang cukup untuk bekerja. Jika Anda dapat menerapkan tindakan penyeimbangan itu, proyek Anda akan menuai keuntungan.