Bagaimana Mengelola Keuangan Gereja Anda

Tonton video berikut untuk mempelajari dasar-dasar pembiayaan gereja.

Sebagai seorang pemimpin gereja, Anda akan sering menemukan diri Anda melakukan sesuatu yang Anda tidak perlu dilatih, dan itu tidak ada hubungannya dengan khotbah dan kepemimpinan.

Sopir mobil? Tentu. Audio visual pro? Kenapa tidak. Penjahat hewan? Tunggu, gereja macam apa yang Anda jalankan?

Salah satu tugas yang mungkin Anda hadapi—kecuali gereja Anda diberkati dengan staf akuntan penuh atau paruh waktu—adalah manajemen keuangan.

Mungkin Anda baru dalam mengelola keuangan, dan Anda tidak tahu harus mulai dari mana. Mungkin Anda mewarisi peran ini dan Anda bahkan tidak tahu di mana uang itu disimpan. Berapa banyak yang masuk setiap bulan, dan berapa banyak yang keluar? Apakah gereja Anda sehat secara finansial?

Itu banyak yang harus diketahui, dan itu mungkin membuat Anda sedikit panik.

Jangan khawatir; kami di sini untuk membantu. Dalam panduan ini, kita akan melalui proses langkah demi langkah untuk menilai kesehatan keuangan gereja Anda, menyusun anggaran, dan mengevaluasi serta meningkatkan pemberian jemaat Anda. Sepanjang jalan, kami akan memberi Anda alat dan sumber daya yang bermanfaat.

Apakah gereja Anda sehat secara finansial?

Semua uang tunai itu mungkin seharusnya ada di bank

Ada dua faktor utama yang perlu dipertimbangkan ketika menentukan apakah gereja Anda sehat secara finansial: anggaran Anda, dan praktik pemberian Anda.

Perhatikan lebih dekat dengan menanyakan—dan menjawab—pertanyaan berikut:

Anggaran

• Apakah gereja Anda membayar pengeluarannya tepat waktu?
• Apakah gereja Anda memiliki dana darurat yang memadai?
• Apakah gereja Anda memiliki cukup cadangan yang tidak ditentukan?

Memberi

• Apakah kampanye pemberian gereja Anda efektif dan berkelanjutan?
• Apakah keanggotaan gereja Anda mendukung misi di luar gereja lokal?
• Apakah bangunan gereja Anda menuju ekspansi, atau hanya menginjak air?

Jika Anda menjawab "tidak" atau "Saya tidak tahu" untuk pertanyaan-pertanyaan ini, Anda memiliki beberapa pekerjaan yang harus dilakukan!

Mari kita atasi masing-masing faktor ini secara bergantian.

Bagian I: Anggaran

Anggaran Anda adalah petunjuk tentang pengeluaran apa yang penting bagi gereja Anda, dan apa yang tidak. Ini adalah cerminan dari keseluruhan strategi dan fokus gereja Anda pada tahun kalender tertentu.

Paling tidak, kementerian Anda harus menetapkan rencana pengeluaran tahunan berdasarkan apa yang dibelanjakan di tahun-tahun sebelumnya sambil mempertimbangkan tujuan dan sasaran di masa depan. Jika gereja Anda menghabiskan $15.000 untuk biaya transportasi tahun lalu tetapi Anda ingin membeli van baru tahun ini, perkirakan biaya transportasi Anda akan berlipat ganda dan rencanakan dengan tepat.

Untuk melihat apa yang dibelanjakan di tahun-tahun sebelumnya, gali laporan keuangan, catatan, dan kwitansi lama. Mudah-mudahan, informasi ini dicatat dalam program akuntansi seperti QuickBooks atau FreshBooks, daripada di laci yang penuh dengan kuitansi dan faktur yang compang-camping. Ini bukan tahun 1800-an dan Anda bukan Ebenezer Scrooge, jadi tolong, gunakan komputer.

Beberapa perangkat lunak manajemen gereja memiliki fitur akuntansi bawaan (berikut adalah daftar yang disaring), sementara yang lain terintegrasi dengan alat akuntansi populer. Bahkan ada software akuntansi yang dibuat khusus untuk gereja. Yang penting adalah Anda menggunakan beberapa jenis perangkat lunak akuntansi dan tidak hanya menggunakan spreadsheet.

Gereja memiliki aturan pajak khusus yang membuat perangkat lunak akuntansi lebih merupakan kebutuhan daripada kemewahan. Jika Anda mengambil alih keuangan gereja Anda dan menemukan bahwa tidak ada sistem pembukuan, menetapkannya harus menjadi prioritas pertama Anda. Jika anggaran menjadi masalah, jelajahi opsi gratis.

Dan sementara ada beberapa opsi gratis di luar sana untuk gereja dengan anggaran terbatas, saya sarankan untuk memulai pencarian Anda dengan daftar 20 Perangkat Lunak Akuntansi Paling Terjangkau Teratas atau direktori akuntansi khusus gereja kami sebagai gantinya. Meskipun perangkat lunak gratis memiliki segalanya yang gratis, perangkat lunak berbayar hampir secara universal lebih fungsional dan intuitif, dan dukungan pelanggan jauh lebih membantu daripada yang akan Anda dapatkan dengan opsi gratis.

4 Langkah untuk Mengatur Anggaran Anda

Setelah Anda menemukan catatan keuangan Anda dan menetapkan sistem akuntansi gereja, Anda memerlukan rencana permainan untuk mengatur anggaran Anda.

1. Tetapkan tujuan Anda untuk tahun ini

Tentukan dengan jelas dan komunikasikan misi dan tujuan gereja Anda untuk tahun ini, dan lakukan ini sebelum permintaan anggaran pertama dikembangkan sehingga Anda dapat menyesuaikan rencana tahunan Anda dengan tujuan gereja yang lebih besar.

Berikut adalah beberapa contoh tujuan:

• Undang 100 orang untuk bergabung dengan gereja tahun ini
• Terapkan kementerian baru yang spesifik
• Membangun tambahan atau bangunan baru
• Mencapai rata-rata 200 hadirin kebaktian Minggu

Cara yang baik untuk mencapai tujuan gereja adalah dengan bertanya kepada anggota Anda apa yang mereka inginkan. Saya tidak berbicara tentang hal-hal seperti kedai kopi atau sistem suara baru, meskipun penambahan itu baik-baik saja setelah Anda memiliki prioritas lain—seperti melayani komunitas yang lebih luas—secara berurutan. Saya berbicara tentang bagaimana mereka ingin memajukan misi gereja Anda, seperti memperluas ke komunitas baru, meningkatkan kehadiran di lokasi utama Anda, atau memulai misi penjangkauan baru.

Jika tujuan Anda terkait dengan kehadiran, pastikan Anda menggunakan fitur pelacakan kehadiran di perangkat lunak manajemen gereja Anda untuk menetapkan tujuan yang realistis dan melacak kemajuan Anda.

2. Stabilkan pengeluaran Anda

Periksa pengeluaran Anda saat ini, seperti penggajian, kementerian, pemeliharaan, dan utilitas. Pastikan Anda menutupi biaya Anda, dan memiliki aliran uang yang stabil untuk menutupinya. Anda ingin memecah anggaran Anda dan mengalokasikan uang Anda dengan tepat.

Menurut Evangelical Christian Credit Union, rincian pengeluaran khas untuk anggaran operasional gereja adalah:

• 38% terhadap gaji dan upah
• 12% untuk bangunan/fasilitas
• 8% menuju utilitas
• 7% untuk kementerian dan dukungan

Credit union juga memberikan pandangan yang lebih rinci tentang pengeluaran anggaran berdasarkan ukuran gereja:

Sepertinya label nutrisi pada camilan yang sangat tidak sehat

Berikut adalah beberapa alat untuk membantu mengelola anggaran gereja Anda:

• Rencana Perluasan Gereja memiliki lembar kerja perencanaan anggaran yang dibagi menjadi tiga pengeluaran utama: administrasi, fasilitas, dan pelayanan
• Calculito memiliki kalkulator anggaran pengeluaran gereja yang dapat Anda edit sendiri
• Belay menawarkan eBuku gratis, "Memulai Anggaran untuk Nirlaba", yang menyertakan template untuk pemula

Pastikan untuk secara teratur memperbarui perangkat lunak Anda dan meninjau laporan sehingga Anda dapat melihat ke mana uang itu datang dan pergi, dan membuat penyesuaian yang diperlukan. Laporan keuangan mengomunikasikan posisi keuangan dan hasil operasional pelayanan Anda, dan harus dibagikan dengan pimpinan gereja.

Contoh laporan keuangan gereja (melalui Gereja Komunitas Metropolitan)

Meskipun Anda dapat menggabungkannya secara manual, perangkat lunak dapat mengubah pembuatan dan distribusi laporan ini dari cobaan selama berjam-jam menjadi proses yang hampir tanpa usaha. Beberapa sistem perangkat lunak gereja paling populer di direktori Capterra yang menyertakan fitur akuntansi bawaan—seperti hutang, buku besar, dan penggajian—adalah Aplos, ChurchTrac Online, dan Ministry Tracker. Tidak meyakinkan? Lihat alternatif Aplos ini untuk solusi perangkat lunak dengan fitur serupa.

3. Bangun cadangan keuangan yang cukup

Setelah Anda memiliki anggaran dasar, Anda harus fokus pada pertumbuhan cadangan yang tidak ditentukan sehingga Anda dapat berinvestasi di masa depan gereja dan memperkuat dana hari hujan Anda.

Cadangan biasanya dibangun dari waktu ke waktu dengan menghasilkan surplus yang tidak terbatas dan dengan sengaja menyisihkan sebagian dari uang ekstra sebagai dana cadangan. Tujuan cadangan umum adalah biaya tiga sampai enam bulan. Di ujung atas, cadangan tidak boleh melebihi anggaran dua tahun, dan di ujung bawah mereka harus mencakup setidaknya satu periode pembayaran untuk semua staf Anda, termasuk pajak.

Tanyakan kepada bank Anda apakah mereka mengkhususkan diri dalam keuangan gereja. Misalnya, Cass Commercial Bank melayani organisasi keagamaan dari semua denominasi dengan pengalaman di gedung gereja dan restrukturisasi utang. Griffin Capital Funding mengkhususkan diri dalam pinjaman gereja, dan Christian Community Credit Union melayani jaringan gereja di seluruh negeri.

Di bank mana pun Anda bekerja, tidak ada salahnya untuk bertanya apakah mereka memiliki program khusus untuk gereja.

4. Pertimbangkan opsi drastis (jika perlu)

Jika Anda sedang berjuang secara finansial, gereja Anda mungkin perlu mempertimbangkan perampingan atau relokasi. Jika gereja Anda memiliki rasio yang rendah antara biaya tetap dan jumlah unit pemberi, atau jika tidak memiliki cadangan darurat yang memadai, Anda mungkin sedang berjuang.

Jika Anda memang harus mengurangi, bersiaplah untuk mengambil tindakan drastis yang dapat berarti apa saja, mulai dari mengurangi pengeluaran hingga menghubungi donor segera untuk mendapatkan bantuan agar Anda dapat bangkit kembali.

Bonus, kenaikan gaji, anggaran kementerian, dan biaya fleksibel harus dipotong terlebih dahulu. Selanjutnya, kurangi belanja modal. Personil harus menjadi yang terakhir—menempatkan orang-orang Anda di atas semua sumber daya lainnya. Sangat penting untuk membuat daftar prioritas dan mengurangi biaya di mana pun Anda bisa, tidak peduli seberapa kecilnya.

Bagian II: Pemberian/Sumbangan

Saat ini, sebagian besar donasi dilakukan secara elektronik

Sumbangan dan persepuluhan adalah sumber kehidupan finansial gereja Anda. Menghasilkan uang seharusnya tidak pernah menjadi kekuatan pendorong Anda, tetapi Anda memang membutuhkan dana untuk beroperasi. Langkah pertama untuk menentukan ruang lingkup kemampuan penggalangan dana Anda adalah menilai kesehatan keuangan jemaat Anda.

Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk membantu Anda mendapatkan pemahaman itu:

1. Berapa banyak uang yang secara kolektif gereja Anda berikan untuk kebutuhan khusus dan persembahan yang didistribusikan di luar gereja? Pengukuran ini akan menunjukkan seberapa sehat gereja Anda dalam bidang pelayanan dan misi. Menurut Evangelical Christian Credit Union, untuk gereja berukuran sedang, 20% dari total pemberian (rata-rata) mendukung pelayanan dan misi. Jika hampir semua uang Anda hanya akan digunakan untuk memelihara tubuh gereja picik Anda, Anda perlu lebih banyak uang masuk atau memprioritaskan pengeluaran Anda secara berbeda.
2. Bagaimana memberi secara keseluruhan dibandingkan dengan kehadiran secara keseluruhan? Berdasarkan analisis yang diberikan oleh Konsultan Pembangunan Gereja & Konsultan Kampanye Modal, rata-rata Anda harus mengharapkan kira-kira $20 per kepala orang dewasa pada minggu tertentu. Jika Anda rata-rata hadir 200, Anda seharusnya menerima sekitar $4,000 per minggu. Tentu saja, ini bervariasi berdasarkan demografi area, tetapi jika Anda melihat pertumbuhan kehadiran tetapi tidak memberi, anggota/peserta baru Anda mungkin tidak memahami pentingnya memberi. Mungkin sudah waktunya untuk mengatur penggalangan dana.
3. Bagaimana kebutuhan anggota gereja dipenuhi? Apakah kebajikan internal ada dalam radar gereja Anda? Apakah anggota gereja memiliki suara dalam pengelolaan gereja Anda? Penting bagi Anda untuk memenuhi kebutuhan anggota gereja Anda dan mendengarkan pertanyaan dan keprihatinan mereka untuk gereja juga. Semakin Anda mendengarkan kebutuhan mereka, semakin murah hati dan bersedia memberi jemaat Anda. Tangga Kedermawanan 8-Point Budidaya dari GenerousChurch adalah alat yang hebat untuk membantu Anda menganalisis motivasi di balik memberi.

Setelah Anda bertanya, dan menjawab, pertanyaan-pertanyaan itu, lanjutkan ke langkah-langkah berikut:

1. Didik anggota Anda

Bicaralah dengan anggota gereja Anda tentang memberi dan jelaskan bahwa gereja hanya dapat beroperasi dengan dukungan mereka. Ajarkan memberi sebagai tindakan ibadah, melaksanakan kampanye penatalayanan, memberikan kesempatan memberi, mengkhotbahkan khotbah penatalayanan sepanjang tahun, dan mengadakan pertemuan di mana para anggota dapat berkumpul dan mendiskusikan tantangan keuangan. Pusat Kepemimpinan Gereja Lewis memiliki daftar periksa yang berguna tentang 50 cara untuk mendorong memberi.

Komunikasikan keberhasilan dan tujuan dengan berbicara tentang pencapaian masa lalu (melalui pertemuan, khotbah, ledakan email, atau buletin), memaparkan tujuan tahun ini, dan merinci rencana Anda untuk sampai ke sana sehingga anggota gereja memahami pentingnya memberi.

Berikut adalah beberapa sumber daya tambahan untuk membantu meningkatkan donasi:

• ChurchTechToday menawarkan eBuku gratis yang merinci cara mencatat dan meningkatkan sumbangan gereja Anda, membangun hubungan saling percaya dengan donor Anda, opsi pemberian apa yang dipilih gereja untuk disediakan bagi donor mereka, dan banyak lagi.
• echurch memiliki 20 Tips Praktis untuk Meningkatkan Pemberian Gereja, seperti menawarkan kelas keuangan dan menerima sumbangan mobile.

2. Mempermudah member untuk memberi

Pemberian daring, pemberian melalui ponsel, dan donasi berulang adalah cara untuk membuat pemberian tidak menyakitkan bagi jemaat Anda.

Berikut adalah beberapa alat untuk membantu Anda memulai:

• The City—jejaring sosial untuk gereja—memiliki modul pemberian yang memungkinkan siklus donasi lengkap, mulai dari penjaminan berbasis pengguna hingga pemberian online, serta pengelolaan dan pelaporan donasi, dana, dan batch.
• BytheBook adalah perangkat lunak donasi gereja yang menunjukkan kepada Anda cara mudah memasukkan persepuluhan dan persembahan, melaporkan pemberian oleh dana atau donatur, dan mengidentifikasi tren pemberian.
• Software4Nonprofits memiliki versi donasi dengan opsi gratis hingga 100 donatur per tahun (mereka mengenakan biaya $20 untuk dukungan setiap tahun).

3. Pimpin dengan memberi contoh

Jadilah contoh yang baik bagi pengikut Anda dengan mengadakan acara dan penggalangan dana, dan tunjukkan kepada jemaat Anda efek dari kedermawanan. Tunjukkan kepada anggota gereja apa penyebab utama di luar gereja memberikan uang, dan perinci efek terukur dari kemurahan hati itu.

Berikut adalah beberapa alat untuk mengelola acara penggalangan dana:

• DoJiggy adalah perangkat lunak penggalangan dana yang terjangkau dengan pusat sumber daya yang didedikasikan untuk membantu organisasi nirlaba merencanakan dan melaksanakan acara penggalangan dana.
• Blackbaud menawarkan berbagai macam sumber penggalangan dana.
• Berikut adalah daftar ide penggalangan dana musim panas yang menyenangkan, dan lima teknik penggalangan dana modern.

Saatnya mengambil alih

Jika Anda memiliki saran atau alat sendiri untuk berhasil mengelola keuangan gereja, bantulah rekan pemimpin gereja Anda dengan membagikannya di komentar.

Kesehatan keuangan tidak pernah cepat, perbaikan satu kali. Ini membutuhkan perhatian dan pemeliharaan yang konstan. Jadi ikuti blog manajemen gereja kami, dan baca artikel akuntansi gereja lainnya ini, untuk tetap mengetahui keuangan gereja Anda:

• 3 Cara untuk Memaksimalkan Matching Gift Programs di Gereja Anda
• 8 Alternatif PayPal untuk Gereja
• 5 Langkah untuk Mengiklankan Gereja Anda Secara Efektif
• 6 Solusi Software Akuntansi Gereja yang Paling Banyak Diulas
• Bagaimana Membuat Gedung Gereja Anda Membayar Sendiri
• Pemasaran Mega-Gereja dengan Anggaran Mikro-Gereja
• Melewati Keranjang: 5 Teknik Penggalangan Dana Gereja yang Diperbarui