Bagaimana cara mengambil kembali kendali atas waktu Anda?
Diterbitkan: 2022-05-07JRR Tolkien, dalam kedok Gandalf si Kelabu, pernah berkata: "Yang harus kita putuskan adalah apa yang harus dilakukan dengan waktu yang diberikan kepada kita."
Namun, seberapa banyak kebenaran yang dapat kita temukan dalam pernyataan ini saat ini? Ya, kita semua mendapatkan waktu dalam hidup — tetapi tampaknya kita jarang memutuskan apa yang harus dilakukan dengannya.
Email, pekerjaan rumah, tugas yang tak terhindarkan, beban kerja yang berlebihan, dan permintaan terus-menerus dari orang lain sering kali membuat kita merasa jauh dari kendali atas hidup kita.
Tampaknya jarang ada cukup waktu untuk menyelesaikan segala sesuatu di tempat kerja, dan begitu sampai di rumah, kita terlalu lelah untuk menikmati waktu luang kita.
Jadi, kita sering bertanya-tanya:
“Bagaimana saya mendapatkan lebih banyak waktu luang untuk dihabiskan bersama teman, keluarga, atau hobi?”
“Bagaimana saya mendapatkan lebih banyak waktu untuk diri saya sendiri?”
"Bagaimana saya menemukan waktu untuk segala sesuatu di tempat kerja?"
“Bagaimana saya bisa mendapatkan hasil maksimal dari 24 jam?”
“Bagaimana saya bisa mendapatkan lebih banyak waktu sepanjang hari?”
Atau, dengan kata lain: “Bagaimana cara saya mengambil kembali kendali atas waktu saya?”
Untuk menemukan jawaban atas pertanyaan ini, dan pertanyaan terkait, kami berkonsultasi dengan pakar profesional di bidangnya — pelatih manajemen waktu dan produktivitas, pelatih pola pikir dan kehidupan, terapis, penulis yang membahas topik terkait, pelatih kesehatan dan kebugaran, serta pakar terkait lainnya.
Untuk artikel ini, kami telah mengumpulkan wawasan dari pengalaman dan keahlian profesional mereka tentang apa yang menghentikan orang menggunakan waktu sesuka mereka, serta saran yang dapat ditindaklanjuti tentang cara terbaik untuk mengambil kembali kendali atas waktu luang dan waktu Anda di tempat kerja.
Apa yang menghentikan orang dari menghabiskan waktu seperti yang mereka inginkan?
Sebelum Anda dapat mengambil kembali kendali waktu Anda di masa depan, Anda perlu memahami apa yang mengambil waktu Anda saat ini. Para ahli yang kami ajak bicara mengungkapkan 9 hambatan penting yang menghentikan orang-orang mengatur waktu mereka seperti yang mereka inginkan:
Gangguan
Menurut Frank Buck, penulis Get Organized! Manajemen Waktu untuk Pemimpin Sekolah dan profesional manajemen waktu #1 Guru Global untuk tahun 2019 dan 2020, gangguan adalah penyebab utama yang menghilangkan waktu Anda di tempat kerja. Selain itu, masalah ini hanya meningkat selama bertahun-tahun:
“Satu generasi yang lalu, jika Anda dapat mengontrol telepon dan pengunjung yang datang, Anda dapat mengontrol waktu Anda. Hari ini, tambahkan email, satu atau lebih aplikasi perpesanan teks, dan Media Sosial ke daftar itu, hanya sebagai permulaan.
Dalam lingkungan yang kaya informasi, kita selalu dapat membaca satu tweet lagi, membaca satu artikel berita lagi, atau berlangganan satu buletin online lagi. Banjir informasi yang masuk adalah musuh fokus.”
Bekerja sepanjang waktu
Ketika sampai pada hal-hal yang menghentikan kita dari menghabiskan lebih banyak waktu melakukan hal-hal yang kita sukai, ternyata salah satu masalah terbesar adalah — ketidakmampuan untuk melepaskan pekerjaan. Begini cara Frank Buck menjelaskannya:
“Kita cenderung menunda hal-hal yang kita sukai sampai kita menyelesaikan hal-hal yang harus kita lakukan. Cukup sulit untuk menyelesaikan hal-hal yang dunia katakan kepada kita bahwa kita harus melakukannya. Akibatnya, hal-hal yang membuat hidup layak dijalani tersingkir dari meja. Kita hidup di dunia yang berlimpah tidak seperti apa pun yang pernah dilihat sejarah. Teknologi di kantong kita membuat hal-hal rumit menjadi sederhana. Tetap saja, kami mendapati diri kami hidup dalam kewalahan.”
Tim di We Level Up, yang misinya adalah membantu orang mencapai potensi penuh mereka dalam hal gaya hidup dan tujuan, mengaitkan kebutuhan ini untuk bekerja sepanjang waktu dengan kebutuhan finansial dan kebutuhan terus-menerus akan keunggulan:
“Lebih sulit untuk mendapatkan penghasilan yang layak akhir-akhir ini dan sangat membosankan untuk memanen keahlian yang menguntungkan dengan seberapa sering teknologi berubah. Jika Anda tidak menghasilkan pendapatan yang solid, kemungkinan tekanan ekonomi kita akan berdampak pada manajemen waktu Anda . Jika Anda menghasilkan pendapatan yang solid, kemungkinan Anda dibanjiri pekerjaan dan tidak dapat menemukan karyawan yang memenuhi syarat untuk membantu beban tersebut. Kerja keras emosional dan fisik yang dicurahkan untuk unggul di dunia saat ini melukai hubungan kita dengan teman, keluarga, dan diri kita sendiri.”
Gangguan (dan kebutuhan kita akan mereka)
Felicia Broccolo , Life Coach bersertifikat di The Life Coach School, memberi tahu kami bahwa alasan penting mengapa kami tampaknya memiliki begitu sedikit waktu untuk melakukan apa yang kami butuhkan atau inginkan, adalah sedikit gangguan di tempat kerja sehari-hari:
“Memeriksa media sosial, mengobrol dengan rekan kerja, memutuskan apa yang akan Anda lakukan, dll.”
Pelatih & Konsultan Produktivitas Pribadi, Ravindra Kondekar, menambahkan bahwa kami beralih ke gangguan sebagai sarana untuk menangani kurangnya klarifikasi di tempat kerja:
“Gangguan datang dalam berbagai bentuk, tetapi akar masalahnya selalu adalah bahwa orang tidak memiliki alternatif yang layak untuk diambil, pada saat itu. Orang benar-benar dapat melakukan sesuatu yang berkaitan dengan pekerjaan prioritas mereka, tetapi tindakan yang diperlukan tidak diklarifikasi atau jika diklarifikasi, orang tidak mengingatnya pada saat gangguan mengambil alih mereka.”
Katina Mountanos , pelatih pola pikir dan penulis “Menurut pendapat saya, akar dari gangguan kita bermuara pada bagaimana otak manusia kita terhubung. Tujuan otak kita adalah untuk terus-menerus mencari rangsangan baru — jadi menjaga ponsel Anda secara fisik di sebelah Anda atau email Anda di latar belakang komputer Anda menciptakan lingkungan yang penuh dengan rangsangan (alias gangguan). Jika kita ingin benar-benar memahami gangguan terbesar kita, penyebabnya belum tentu rangsangan di sekitar kita, tetapi bagaimana pikiran kita bereaksi terhadapnya.”
Persepsi miring tentang penggunaan waktu dan prioritas
Katina Mountanos menambahkan masalah lain ke dalam daftar — persepsi miring kami tentang aktivitas sehari-hari yang mengarah pada penggunaan waktu yang tidak tepat:
“Definisi waktu luang kita telah berubah begitu banyak dalam beberapa dekade terakhir, dan kita sering memasukkan pekerjaan atau bahkan kebutuhan bertahan hidup, seperti tidur dan makan, ke dalam waktu “waktu senggang”.
Di sisi lain, orang dewasa Amerika saat ini menghabiskan lebih dari 11 jam setiap hari untuk mengonsumsi konten.
Jadi, kami menghabiskan waktu kami dengan salah satu dari dua cara: bekerja atau menggulir.”
Kelly Harris Perin , anggota International Coach Federation dan pendiri Little Bites Coaching berinvestasi dalam membantu para pemimpin dan tim meningkatkan produktivitas dengan cara yang berkelanjutan dan sehat, menambahkan bahwa kita sering kali tidak dapat memutuskan apa pekerjaan prioritas kita:
“Masalah mendasar terbesar bagi banyak orang adalah mereka tidak jelas tentang pekerjaan prioritas mereka. Jika Anda tidak yakin apa yang paling penting dan mengapa, semua tugas bisa tampak sama, dan Anda akan cenderung mengabaikan masalah baru apa pun yang muncul, atau lebih cenderung menarik diri dari pekerjaan ke anak-anak Anda atau berita .”
Menjadi terlalu optimis tentang penggunaan waktu
Kelly Harris Perin lebih lanjut menjelaskan bahwa optimisme yang tidak berdasar itulah yang juga membuat kita melebih-lebihkan waktu yang kita perlukan untuk menangani tugas-tugas tertentu, dan kemudian mengganggu jadwal kita:
“Kita cenderung melihat tantangan manajemen waktu melalui lensa defisit dan berpikir itu adalah hasil dari batasan yang buruk dan kebiasaan kerja yang tidak efisien. Saya suka membingkai ulang itu dan menganggap tantangan manajemen waktu berakar pada optimisme. Kami ingin melakukan semua hal dan menjalani hidup kami sepenuhnya, dan kami sering terlalu optimis tentang jumlah yang dapat kami peras menjadi satu hari atau satu minggu. ”
Penundaan
Clovis Chow, pakar pendidikan dan pendiri blog pendidikan dan pelajar
TimeOrganizeStudy yang mengajarkan siswa tentang manajemen waktu dan produktivitas, menyebutkan penundaan sebagai masalah besar dalam mempertahankan kendali atas waktu Anda.
Hal ini terutama berlaku untuk orang-orang yang merasa memiliki sedikit waktu untuk melakukan apa yang mereka sukai, seperti hobi, menghabiskan waktu bersama teman dan keluarga, atau untuk perawatan diri:
“Orang-orang ini terus-menerus menunda-nunda atau terganggu. Akibatnya, mereka tidak dapat menyelesaikan tugas mereka sampai menit terakhir, di mana mereka tidak punya pilihan selain mengorbankan waktu mereka untuk bekerja daripada hobi. Ini adalah kenyataan menyedihkan yang dialami banyak orang dari hari ke hari.”
Multitasking, yaitu pengalihan konteks
Pelatih manajemen waktu dan produktivitas, Megan Surrell, mengutip pengalihan konteks sebagai masalah produktivitas utama lainnya — terutama bagi wanita:
“Ini adalah saat Anda bergerak bolak-balik antara peran yang Anda mainkan (alias karyawan, ibu, pemilik bisnis, istri, pengasuh, dll) sepanjang hari. Ini menciptakan perasaan berada di roda hamster sepanjang hari tanpa merasa produktif. Ini juga mengapa begitu banyak wanita tidak punya waktu luang atau waktu untuk perawatan diri..mereka terlalu sibuk bermain-main sepanjang hari.”
Sandra Glavan , pakar kecemasan dan pendiri Amosuir, lebih lanjut menjelaskan efek multitasking pada penggunaan waktu Anda:
“Dalam pengalaman saya, multitasking mengganggu, tidak efektif, dan tidak efisien, sementara juga menyebabkan stres dan kecemasan yang tidak perlu. Bahkan jika kita berpikir kita dapat menyelesaikan banyak tugas secara bersamaan, pada kenyataannya, kita tidak dapat sepenuhnya hadir dengan tugas-tugas ini, yang mengurangi efisiensi kita dan menyebabkan gangguan. Menurut penelitian , multitasking dapat membutuhkan 40% waktu ekstra untuk penyelesaiannya, dibandingkan dengan berfokus pada satu tugas pada satu waktu. Tugas yang lebih kompleks dapat membutuhkan lebih banyak waktu.”
Kebiasaan perencanaan yang buruk
Felicia Broccolo mengutip faktor penting lainnya dalam penggunaan waktu yang tidak tepat — dan itu adalah perencanaan yang tidak tepat:
“Masalahnya adalah, kebanyakan orang menjalani hari mereka dengan sedikit atau tanpa rencana mengenai apa yang akan mereka selesaikan.”
Sandy Rodrigez , penulis “Orang sering mengabaikan sesuatu karena mereka menyimpan daftar tugas atau pengingat yang terpisah, dan mudah lupa untuk memeriksa salah satunya. Mereka mungkin memiliki kalender dinding, daftar di ponsel mereka, dan coretan di catatan tempel. Siapa yang bisa melacak?”
Keengganan untuk mengatakan "Tidak"
Direktur Sumber Daya untuk Wawasan Persiapan Tes, Pelatih Kesehatan dan Kebugaran Bersertifikat yang Dilatih Psikologi, dan Pelatih Kehidupan dan Hubungan Bersertifikat yang sering menulis tentang topik stres dan manajemen waktu, Lynell Ross , menjelaskan bahwa keengganan kami untuk mengatakan "Tidak" kepada yang baru tugas yang mengendalikan waktu kita di tempat kerja:
“Kebanyakan orang memiliki masalah dengan fokus pada prioritas mereka sendiri karena mereka terganggu oleh orang lain, dan merasa bersalah karena mengatakan tidak. Bahkan jika Anda sangat termotivasi dan terorganisir, tetapi membiarkan orang lain mengganggu Anda dan membuat masalah mereka menjadi masalah Anda, Anda akan terus kehilangan waktu yang berharga.”
Dia menjelaskan bahwa kita menghindari mengatakan "Tidak" karena takut dianggap "egois" — akibatnya, kita mengabaikan kebutuhan pribadi kita demi kebutuhan orang lain:
“Jika Anda tidak bisa mengatakan tidak, dan belajar mengecewakan beberapa orang, maka kebutuhan Anda akan didorong ke bagian bawah daftar Anda. Orang sering berpikir bahwa mereka seharusnya membantu orang lain bahkan dengan biaya sendiri karena mereka merasa bersalah karena mengurus diri sendiri.”
Pembina pola pikir pemberdayaan, pembicara, penulis, dan guru meditasi, Antoinette Beauchamp, menambahkan bahwa rasa bersalah ini sebenarnya terkait dengan bagaimana kita (dan orang lain) mengkondisikan perilaku kita:
“ Ketika kita mengutamakan diri sendiri dan apa yang kita cintai, mudah bagi orang untuk merasa bersalah atas pilihan itu karena kita telah dikondisikan (khususnya perempuan) untuk menjadi pengasuh dan mendahulukan kebutuhan orang lain di atas kebutuhan kita sendiri.
Namun, sebenarnya, jika kita menjaga diri kita sendiri, maka kita memiliki lebih banyak energi dan kasih sayang untuk menjaga orang lain. Persisnya kenapa mereka menyuruhmu memakai masker oksigen dulu di pesawat!”
Kiat ahli tentang cara mengambil kembali kendali atas waktu Anda
Di bagian sebelumnya, kita berbicara tentang masalah yang menghentikan kita dari memiliki kendali atas waktu kita — sekarang, mari kita lihat beberapa solusi.
Inilah kiat-kiat yang ditawarkan para ahli dalam hal mengambil kembali kendali waktu Anda di tempat kerja, dan setelah bekerja:
Tip #1: Ambil kepemilikan atas waktu Anda
Menurut Frank Buck , kunci untuk mengambil kembali kendali waktu Anda di tempat kerja adalah mengambil kepemilikan atas waktu Anda, dengan merencanakannya:
“Mulai hari dengan daftar singkat yang terdefinisi dengan baik tentang apa yang penting untuk hari itu dan buat yang lainnya sesuai. Tutup pintu. Biarkan panggilan telepon bergulir ke pesan suara. Tidak ada yang akan melindungi waktu Anda untuk Anda, mereka juga tidak. Terserah kita masing-masing.”
Personal and Business Mindset Mastery Success Coach dan pendiri Mindset Mastery Success, E. Marie Hall , juga menyarankan praktik ini untuk mengambil kembali kendali waktu yang dapat Anda gunakan untuk perawatan diri:
“Jalankan hari Anda – berhentilah membiarkan hari menjalankan Anda.
Ini berarti rencanakan hari, minggu, dan bulan Anda. Sisihkan waktu yang tidak terganggu setiap hari untuk menangani bidang-bidang penting dalam hidup Anda (Karier, Keuangan, Kesehatan, Hubungan, Spiritualitas).
Perawatan diri Anda harus diprioritaskan dan itu berarti dijadwalkan. Ketika kita membuatnya tidak bisa dinegosiasikan, tidak ada ruang untuk alasan. Ketika kita mengurus diri sendiri terlebih dahulu, kita memiliki lebih banyak untuk diberikan kepada orang lain. Tidak ada yang bisa dituangkan dari cangkir kosong.”
Kiat #2: Berhati-hatilah saat merencanakan waktu Anda
Jadi, kita sudah berbicara tentang betapa pentingnya mengambil kepemilikan waktu Anda dengan merencanakannya. Tetapi, menurut Felicia Broccolo , faktor penting dalam perencanaan itu adalah memutuskan berapa banyak waktu yang ingin Anda habiskan untuk setiap tugas, tepatnya:
“Hukum parkinson menyatakan bahwa “pekerjaan berkembang untuk mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya,” (yaitu jika Anda memiliki satu jam untuk melakukan sesuatu, itu membutuhkan waktu satu jam, jika Anda memiliki waktu sepanjang hari, itu akan membawa Anda sepanjang hari).
Tips saya untuk mengambil kembali waktu di tempat kerja dan di rumah adalah sama.
Sebelum Anda melakukan apa pun pada Senin pagi, luangkan waktu satu jam untuk menuliskan semua yang perlu Anda lakukan minggu itu (bekerja dan lainnya) dan tulis di perencana atau kalender kapan tepatnya Anda akan melakukan hal itu dan berapa lama waktu yang Anda butuhkan. .
Anda akan terkejut dengan seberapa banyak yang bisa Anda lakukan.
Jika Anda hanya memiliki waktu 30 menit untuk melakukan sesuatu, tiba-tiba lebih sulit untuk membenarkan menggulir melalui Instagram.
Ingat, masalah Anda bukan tentang memiliki cukup waktu, ini tentang memiliki cukup fokus.”
Alisha Powell , seorang terapis di Amethyst Counseling and Consulting, lebih lanjut menyarankan agar Anda merencanakan jam kerja Anda, per jam, dalam kalender yang dibatasi waktu:
“Saya memiliki kalender yang memiliki slot jam dan saya dapat menuliskan dengan tepat tugas apa yang harus saya selesaikan untuk hari itu. Saya menggunakannya untuk menjadwalkan janji, tugas, dan tugas sehingga saya dapat tetap teratur. Saya juga menuliskan tugas saya berdasarkan urutan prioritas sehingga saya dapat meninggalkan ruang untuk hal-hal yang tidak terduga dan tetap fleksibel ketika sesuatu muncul.”
Apakah Anda seorang manajer atau supervisor yang perlu khawatir tentang penjadwalan waktu karyawan secara teratur, selain mengatur waktu Anda sendiri? Lihat panduan kami untuk menjadwalkan waktu karyawan, dan coba templat penjadwalan gratis kami yang akan membantu Anda merencanakan dan menjadwalkan waktu karyawan setiap hari, mingguan, dua mingguan, bulanan, atau tahunan. Tip #3: Gunakan Sandy Rodrigez menawarkan solusi yang akan membantu Anda mengendalikan aktivitas yang perlu dilakukan dan aktivitas yang ingin Anda lakukan dan Anda senangi — perencana hari kertas berukuran saku yang memiliki halaman kosong penuh untuk setiap hari tahun:
“Setiap kali saya membutuhkan atau ingin melakukan suatu kegiatan, saya menuliskannya. Baik itu menjalankan tugas, menelepon teman, menghadiri rapat, mencuci piring, atau pergi ke bioskop, semuanya ada di dalamnya.
Saya menulis ulang tahun dan tanggal-tanggal penting di halaman yang tepat; jadi saya tidak perlu media sosial untuk mengingatkan saya.”
Jika ada yang harus dilakukan pada tanggal tertentu, saya akan menambahkan pengingat sebelumnya.
Jika pembayaran harus masuk sebelum tanggal 10 setiap bulan, saya akan menulisnya di halaman yang dimaksudkan untuk tanggal 10, tetapi saya juga akan menulis "tagihan harus dibayar sebelum tanggal 10" di halaman sebelumnya, seperti yang untuk ke-8.
Ketika masuk akal, saya memecah aktivitas menjadi beberapa bagian yang dapat dikelola.
Daripada menulis "mengajukan pajak" pada satu halaman, saya membaginya menjadi langkah-langkah seperti "mengatur janji temu dengan pembuat", "melacak tanda terima", dll., masing-masing di halamannya sendiri.
Saya menjadwalkan kegiatan yang saya sukai untuk hari kerja. Ini menghindari jebakan menabung apa pun yang memberi Anda kebahagiaan hanya untuk akhir pekan, dan membantu Anda menjalani hidup setiap hari sepenuhnya.
Teknik saya membutuhkan segalanya untuk masuk ke dalam satu buku. Saat Anda melihat semua janji dan aktivitas Anda, Anda merasa sangat dibutuhkan dan produktif, dan mencoret item dari daftar itu bermanfaat.
Sistem ini mencegah stres.
Saya tidak merasa cemas tentang hal-hal yang perlu terjadi karena semuanya ditulis di tempat yang mudah diakses. Karena saya tidak perlu berjuang untuk mengingat informasi itu, saya dapat menghilangkan aktivitas apa pun yang tidak ada di tangan saya sepenuhnya. Ini menciptakan lebih banyak ruang untuk kreativitas dan relaksasi.”
Tip #4: Pahami bagaimana Anda menghabiskan waktu di tempat kerja
“Hal pertama yang saya sarankan lakukan adalah evaluasi waktu dengan mencatat apa yang Anda lakukan setiap menit dalam sehari selama seminggu,” kata Amalie Shaffer, salah satu pemilik Systematic Excellence Consulting dan penasihat bersertifikat yang tugasnya termasuk membantu pemilik bisnis meningkatkan efisiensi dalam bisnis dan kehidupan pribadi mereka:
“Ini membosankan, tetapi begitu kami tahu di mana kami menghabiskan waktu, kami dapat menilai di mana hal-hal dapat berubah.”
Katina Mountanos lebih lanjut menjelaskan mengapa memahami di mana Anda menghabiskan waktu penting untuk mendapatkan kembali kendali atas waktu Anda di tempat kerja, terutama dalam hal waktu yang mungkin Anda buang untuk gangguan:
“Saya pikir sangat penting untuk jujur tentang gaya kerja Anda. Kebanyakan orang tidak benar-benar memahami berapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk terlibat dalam rangsangan ini, atau gangguan, setiap hari.
Jadi, jika Anda sering merasa terganggu atau teralihkan tetapi tidak tahu mengapa saya sarankan mencoba sedikit eksperimen pada diri Anda sendiri.
Baik itu untuk satu hari atau satu minggu penuh, pantau bagaimana Anda benar-benar menghabiskan waktu Anda selama hari kerja.
Seberapa sering Anda memeriksa ponsel saat bekerja di depan komputer?
Berapa kali Anda "beristirahat" di dapur?
Tak satu pun dari tindakan ini yang selalu buruk, tetapi memperjelas tentang seperti apa hari Anda adalah langkah pertama untuk membuat perubahan.
Dari sana, Anda dapat menganalisis penyebab waktu terbesar Anda dan membuat perubahan kecil untuk mengubah lingkungan kerja Anda, seperti menyimpan ponsel di ruangan lain, atau menyisihkan waktu tertentu dalam sehari untuk beristirahat sejenak.
Semuanya bermuara pada tetap fleksibel dan jujur dengan diri sendiri. ”
Tip #5: Pahami berapa banyak waktu luang yang Anda miliki
Katina Mountanos lebih lanjut menekankan mengapa penting untuk memahami bagaimana Anda menghabiskan waktu luang Anda juga:
“Kiat nomor 1 saya untuk mengendalikan waktu luang Anda mirip dengan rekomendasi saya di atas — jelaskan dengan sangat jelas tentang bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda saat ini .
Anda mungkin terkejut menemukan bahwa Anda memiliki lebih banyak waktu daripada yang Anda pikirkan, tetapi Anda menghabiskannya dengan cara yang menguras tenaga daripada memuaskan.
Setelah benar-benar memahami seperti apa waktu Anda, buatlah daftar kegiatan yang benar-benar akan membuat Anda senang — mungkin yang belum pernah Anda lakukan sejak kecil, seperti melukis atau menari. Sisihkan sedikit waktu setiap minggu untuk bereksperimen dengan praktik-praktik ini sehingga Anda dapat mengubahnya menjadi kebiasaan.”
Untuk mengevaluasi waktu yang Anda habiskan untuk tugas dan gangguan, tetapi juga waktu yang dapat Anda habiskan untuk aktivitas santai, Anda dapat mencoba Clockify, aplikasi pelacak waktu dan manajemen waktu kami. Daftar untuk mendapatkan akun gratis di sini.
Tip #6: Tinjau dan perbaiki jadwal kerja Anda saat ini
Kelly Harris Perin . Kelly Harris Perin . Dia menyarankan Anda memikirkan bagaimana Anda menjadwalkan waktu kerja Anda sekarang, untuk membangun alur kerja yang lebih baik di masa depan: “Saya sarankan mengambil langkah mundur dari Tetris, mencetak kalender mingguan kosong, dan meluangkan waktu untuk membuat sketsa aliran mingguan 'ideal tapi nyata' Anda. Mulailah dengan jam kerja Anda:
Apa waktu mulai dan berhenti yang masuk akal untuk Anda?
Apakah Anda ingin berolahraga beberapa kali seminggu saat makan siang, atau perlu pergi dari jam 3-4 sore setiap hari untuk bermain dengan anak-anak Anda setelah mereka selesai sekolah?
Apa aliran rapat ideal Anda — banyak dalam satu baris atau semuanya tersebar?
Apakah Anda perlu melindungi waktu untuk pekerjaan mendalam seperti menulis atau analisis data?
Anda mungkin tidak berada di dekat aliran mingguan ideal-tapi-nyata BELUM, tetapi mengingatnya dapat membantu Anda mendekatinya dari waktu ke waktu.
Tip #7: Selalu awali hari kerja Anda dengan tugas yang tepat
Ray Zinn , CEO terlama di Silicon Valley, penulis Tough Things First dan Zen of Zinn, dan pendiri dan mantan CEO Micrel Semiconductor, memberi tahu kami bahwa trik untuk meluangkan waktu Anda kembali bekerja adalah mengerjakan tugas yang lebih menantang di awal. hari:
“Tips nomor satu saya untuk mengambil kembali waktu kerja adalah selalu melakukan hal-hal yang sulit terlebih dahulu. Dengan melakukan itu, Anda membersihkan batu-batu besar terlebih dahulu dan mengatur nada untuk hari yang lebih produktif.
Anda juga belajar disiplin yang dibangun dengan sendirinya, memungkinkan Anda menjadi semakin terampil dalam tugas-tugas yang mungkin dulu Anda benci. Ketika Anda belajar untuk mencintai hal-hal yang dulu Anda benci, Anda mengambil kembali lebih banyak dan lebih banyak waktu dan menjadi jauh lebih produktif daripada yang Anda kira mungkin.
Strategi yang satu ini memungkinkan saya menjalankan Micrel Semiconductor selama 37 tahun, 36 tahun yang menguntungkan.”
Tip #8: Beristirahatlah dari perangkat digital
Perangkat digital adalah pembuang waktu yang terkenal — dan kita sering beralih ke perangkat itu karena bosan. Tapi, kebosanan bisa menjadi kesempatan untuk mendapatkan kembali waktu Anda, bukan gangguan, seperti yang dijelaskan oleh Manoush Zomorodi dalam bukunya “Kebosanan adalah pintu gerbang menuju pengembaraan pikiran, yang membantu otak kita menciptakan koneksi baru yang dapat menyelesaikan apa pun mulai dari merencanakan makan malam hingga terobosan dalam memerangi pemanasan global.”
Untuk mendapatkan lebih banyak waktu untuk "bosan" dan mengendalikan penggunaan perangkat digital Anda, dia menulis tentang 7 tantangan yang dapat Anda atasi:
- Amati diri Anda — dalam tantangan ini, Anda harus bertujuan untuk melacak dan memahami kebiasaan digital Anda untuk melihat bagaimana Anda menggunakan perangkat digital Anda sejak awal.
- Jauhkan perangkat Anda dari jangkauan saat bergerak — dalam tantangan ini, Anda harus menjauhkan ponsel dari pandangan saat Anda berjalan, mengemudi, atau sedang transit.
- Hari bebas foto — dalam tantangan ini, Anda harus menahan diri untuk tidak mengambil gambar apa pun.
- Hapus aplikasi itu — dalam tantangan ini, Anda harus mengambil satu aplikasi yang menurut Anda tidak dapat hidup tanpanya, dan hapus saja.
- Ambil liburan palsu, yaitu "facation" — dalam tantangan ini, Anda harus memutuskan sambungan dari semua aplikasi dan sistem komunikasi saat berada di kantor.
- Amati sesuatu yang lain —dalam tantangan ini, Anda harus berusaha untuk memperhatikan sesuatu selain ponsel Anda yang menarik di lingkungan Anda.
- Tantangan yang membosankan dan brilian — dalam tantangan ini, sebagai puncak dari tantangan sebelumnya, Anda harus menggunakan "kebosanan" baru Anda yang disebabkan oleh penggunaan perangkat digital yang diminimalkan, untuk lebih memahami hidup Anda dan menetapkan tujuan yang sesuai.
Tip #9: Berhentilah memeriksa kotak masuk Anda sepanjang waktu
Menurut para ahli yang dikutip dalam studi 2020 kami tentang waktu yang dihabiskan untuk melakukan tugas berulang, orang menghabiskan 28% waktu mereka di tempat kerja untuk mengelola email. Secara total, itu mengarah ke mana saja antara 1,5 dan 2,5 jam dihabiskan untuk membaca dan membalas email.
Selain itu, penelitian dan pakar, seperti yang telah kami kutip dalam statistik kami yang terkait dengan kecanduan kerja, menunjukkan bahwa kami kesulitan menahan keinginan untuk memeriksa email, bahkan setelah bekerja. Mari kita ambil karyawan Inggris sebagai contoh:
- 57% memeriksa email selama akhir pekan
- 30% memeriksa email sepanjang malam
- 23% memeriksa email saat berlibur
- 20% memeriksa email saat di tempat tidur
- 16% tidak bisa makan tanpa memeriksa email mereka
Sebagai solusi untuk mendapatkan kembali kendali saat ini, Frank Buck mengusulkan pendekatan terstruktur untuk menangani email:
“Matikan notifikasi email. Beberapa kali dalam sehari, tangani setiap email dalam satu kelompok. Kotak masuk email kosong tidak hanya memungkinkan, tetapi juga merupakan kebutuhan untuk mencapai ketenangan pikiran. Kami mengajari orang bagaimana memperlakukan kami. Jika kami segera menjawab setiap pertanyaan, kami mengajari orang-orang bahwa mereka dapat menunggu hingga menit terakhir dan kami akan membatalkan semuanya untuk menangani permintaan mereka.”
Tip #10: Prioritaskan kebutuhan Anda melalui Penjadwalan Intuitif
Antoinette Beauchamp begins to explain how you can implement Intuitive Scheduling, a productivity technique she invented, in order to prioritize your free time. Antoinette Beauchamp mulai menjelaskan bagaimana Anda dapat menerapkannya. Penjadwalan Intuitif, teknik produktivitas yang dia ciptakan, untuk memprioritaskan waktu luang Anda.
Menurut definisi, Penjadwalan Intuitif adalah “metodologi yang berpusat pada hati di mana Anda merencanakan hari-hari Anda sesuai dengan apa yang akan memberi Anda kesenangan dan kemudahan paling besar — ini berjalan seiring dengan menghubungkan diri Anda untuk memahami apa kebutuhan Anda, secara pribadi dan profesional”.
Begini cara Antoinette mengilustrasikannya:
“Jika Anda lelah, biarkan diri Anda beristirahat. Jika Anda tahu Anda perlu makan 5x sehari, selalu sediakan camilan di dekat Anda. Jika Anda tahu Anda kelelahan karena rapat, maka jadwalkan mereka lebih jauh.
Mulailah dengan menginventarisir hari Anda dan perhatikan bagaimana kebiasaan dan rutinitas tertentu memengaruhi Anda. Dengan pengetahuan intuitif ini, Anda dapat memanipulasi dan menyesuaikan jadwal agar sesuai dengan kebutuhan unik Anda — dan mungkin berbeda setiap hari!
Dengan memberi diri Anda izin untuk bergeser dan mengikuti arus secara intuitif, Anda juga memberi diri Anda lebih banyak ruang untuk menemukan motivasi, mendapatkan kepercayaan diri, dan menyempurnakan versi produktivitas Anda.
Jadi, untuk mengontrol waktu luang Anda, ini semua tentang mendengarkan isi perut Anda dan memberi diri Anda ruang. Itulah mengapa penjadwalan intuitif sangat memberdayakan. Ini memberi Anda kekuatan Anda kembali ketika datang ke waktu luang Anda dan bagaimana Anda ingin menghabiskannya.
Dengan memprioritaskan kebutuhan Anda dan apa yang dikatakan intuisi Anda yang terbaik untuk Anda saat ini, itu mendukung kebaikan yang lebih besar dengan mengalihkan energi di sekitar Anda.
Sesuatu yang kita semua butuhkan saat ini!”
Tip #11: Mintalah bantuan dari orang lain
Melissa Kepler , Pelatih Kekuatan di Capital Humans di mana dia berfokus untuk membantu orang mencapai pertumbuhan pribadi, mengusulkan pendekatan menarik lainnya yang akan membantu Anda berhasil dalam memprioritaskan kebutuhan Anda sendiri. Cukup, sembunyikan kebutuhan Anda sendiri sebagai permintaan dari orang lain — untuk membuatnya tampak tidak dapat dinegosiasikan:
“Saya menemukan bahwa orang sering membuat perbedaan mental diam-diam antara permintaan yang dibuat dari mereka oleh *orang lain *dan permintaan yang mereka buat dari *diri mereka sendiri*.
Permintaan dari orang lain — tenggat waktu dari atasan Anda, atau dua lusin kue mangkuk untuk penjualan kue — terasa tidak dapat ditawar lagi.
Permintaan dari diri sendiri — untuk tidur lebih banyak, atau meluangkan waktu untuk melukis, atau benar-benar pergi joging — terasa palsu dan tidak diprioritaskan.
Tip saya, jika ini beresonansi dengan Anda, adalah meretas otak Anda dengan meminta orang lain memberi Anda permintaan - tetapi mereka harus benar-benar bersungguh-sungguh.
Jika sahabat Anda memohon, demi * dia, untuk pergi makan siang bersamanya untuk mengejar ketinggalan, itu bukan lagi sesuatu yang bisa Anda abaikan. Itu permintaan dari orang lain.
Jika bos Anda *bersikeras *Anda mengambil hari libur untuk mengisi ulang energi sebelum proyek besar dimulai, itu bukan sesuatu yang dapat Anda tolak. Itu tidak egois — itu perlu!”
Kiat #12: Pelajari cara mengatakan “Tidak”
"Untuk menjalani kehidupan dengan niat baik, kita harus belajar seni mengatakan tidak!" , jelas Warren Wong , pendiri dan penulis blog yang misinya adalah menginspirasi dan mengajar 1 juta orang untuk mengendalikan hidup mereka dan melakukan apa yang mereka sukai:
“Saat meraba-raba untuk bersiap-siap bekerja, menyulap pasangan dan anak-anak, kita melupakan apa yang penting dalam hidup kita. Kita kehilangan jejak kesehatan, hubungan, dan mulai merasa tersesat dalam kesibukan sehari-hari.
Sumber daya kita yang paling berharga adalah waktu dan energi. Jadilah sangat protektif terhadap keduanya!
Jika ada orang yang menguras waktu dan tenaga, hindari atau tolak ajakannya dengan sopan.
Jika ada pekerjaan yang menguras masa muda dan kewarasan mental Anda, mungkin inilah saatnya untuk mulai mencari pekerjaan.
Jika Anda benar-benar membenci buku yang sedang Anda baca, maka inilah saatnya untuk mengatakan tidak, dan cari yang lain.
Mengatakan tidak itu sederhana, namun kuat. Itu membutuhkan 1 bagian keberanian, 1 bagian kesadaran diri, dan 1 bagian cinta diri.”
E. Marie Hall lebih lanjut menyarankan meluangkan waktu untuk memutuskan jenis permintaan dan tugas untuk mengatakan "Tidak" untuk:
“Membuat daftar tugas yang dapat dihilangkan dan/atau ditunjuk.
Dan, jika menurut Anda ini tidak mungkin, tanyakan pada diri Anda: “Jika hidup saya bergantung padanya, dapatkah saya melepaskannya?”
Kemungkinan besar jawabannya adalah YA. Dan, kualitas hidup Anda PASTI bergantung padanya, jadi mulailah dengan manajemen diri!”
Sebagai solusi lain untuk membuatnya lebih mudah untuk mengatakan "Tidak", Lynell Ross menyarankan untuk merencanakan pekerjaan Anda dalam skala yang lebih besar:
“Prioritaskan setiap hari, bekerja mundur dari tujuan akhir Anda. Lihatlah tujuan Anda yang lebih besar, lalu bagi bulan, minggu, dan hari Anda menjadi langkah-langkah tindakan dengan tanggal tenggat waktu. Setelah Anda tahu apa yang perlu Anda lakukan, Anda akan jauh lebih baik dalam mengatakan "Tidak" kepada orang-orang yang mengganggu Anda atau meminta Anda melakukan sesuatu untuk mereka.
Tip #13: Lawan kebiasaan multitasking Anda
Ketika datang ke masalah multitasking yang memakan waktu (yaitu pengalihan konteks), Megan Surrell menyarankan Anda untuk melawannya dengan menentukan blok waktu untuk aktivitas Anda:
“Ketika Anda mempelajari cara membuat tipe blok yang tepat di hari Anda untuk meminimalkan pengalihan konteks, ini membuka pintu ke kebebasan waktu yang sangat besar!”
Untuk lebih membantu Anda menghindari multitasking, Sandra Glavan menyarankan Anda untuk menguraikan tugas prioritas Anda dan fokus pada mereka terlebih dahulu:
“Satu-satunya cara Anda dapat mengendalikan waktu Anda adalah dengan menulis daftar prioritas yang diperbarui setiap hari. Kita dapat memiliki ratusan tugas yang harus diselesaikan, tetapi untuk mulai menyelesaikannya secara efektif, kita harus selalu fokus pada prioritas terlebih dahulu.
Kesimpulan
Taking back control of your time may seem like a challenge, due to a constant string of interruptions, distractions, and other problems that come your way to stop you from carrying out your day as you intended.
Namun, jika Anda meluangkan waktu ekstra untuk menjadwalkan semua yang ingin Anda lakukan, mulai dari tugas kerja hingga aktivitas senggang, memikirkan kembali apa yang Anda pandang sebagai tugas prioritas, serta melakukan upaya ekstra untuk memprioritaskan kebutuhan Anda sendiri, Anda akan membuat kemajuan besar menuju menghabiskan waktu Anda di tempat kerja, dan setelah bekerja, dengan cara yang terbaik untuk Anda.