Cara beralih antara proyek dan tugas tanpa kehilangan produktivitas
Diterbitkan: 2022-05-07Kita sering harus mengerjakan beberapa tugas, atau bahkan proyek, setiap hari. Karena itu, kita cenderung sering beralih antara proyek dan tugas, semua dalam upaya untuk menjadi lebih produktif. Namun, dalam banyak kasus, pengalihan konteks ini lebih cenderung merusak produktivitas kita daripada membantunya. Mengingat kebutuhan untuk "multitask" dalam satu atau lain cara masih merupakan kebutuhan, dalam artikel ini, kita akan berbicara tentang:
- Apa itu multitasking, dan mengapa para profesional mengejarnya?
- Apa yang dimaksud dengan pengalihan konteks, dan berapa biayanya terhadap kemampuan kognitif, penggunaan waktu, dan profitabilitas kita?
- Apa yang dimaksud dengan fleksibilitas kognitif, supertasker, dan Penalti Pengalihan Kognitif, yaitu konsep yang biasanya dikaitkan dengan lompatan antara tugas dan proyek?
- Bagaimana cara terbaik untuk beralih antara tugas dan proyek, tanpa kehilangan produktivitas?
Apa itu multitasking? Mengapa orang mengejarnya?
Dalam budaya populer, multitasking sering kali berarti mengerjakan setidaknya dua tugas pada saat yang bersamaan. Dan, tampaknya para profesional sering kali perlu beralih ke praktik semacam itu.
Mari kita ambil insinyur perangkat lunak, misalnya. Menurut survei oleh Electric Cloud, mereka hanya menghabiskan 19,1 jam dari 41,5 jam yang biasanya mereka kerjakan per minggu, untuk membangun perangkat lunak. Sisanya 22,4 jam dihabiskan untuk brainstorming, email, rapat, serta menunggu build dan tes selesai. Itu banyak pekerjaan yang beragam di sana.
Selain itu, jika kita menganggap bahwa insinyur perangkat lunak sering secara aktif mengerjakan satu proyek, tetapi juga menyediakan pemeliharaan untuk satu hingga tiga proyek yang telah mereka selesaikan, yang menyisakan sedikit waktu untuk fokus pada satu proyek atau tugas pada satu waktu. Bahkan ketika proyek atau tugas tersebut diberi label sebagai prioritas.
Jadi, tampaknya logis jika Anda mencoba menjawab beberapa email klien saat menghadiri rapat tentang masalah yang berulang di fitur aplikasi terbaru Anda, untuk menghemat waktu.
Lagi pula, jika biasanya dibutuhkan 10 menit untuk melakukan Tugas 1 dan 10 menit untuk melakukan Tugas 2, mengerjakan kedua tugas pada saat yang sama akan memakan waktu total 10 menit, bukan?
Tetapi, pada kenyataannya, pekerjaan simultan semacam ini hampir tidak mungkin — karena sebagian besar otak tidak mampu memproses kumpulan informasi yang terpisah dengan pengabdian yang sama.
Dengan kata lain, sementara kami berpikir kami sedang mengerjakan dua tugas pada saat yang sama, kami sebenarnya lebih fokus pada Tugas 1 dan membiarkan Tugas 2 berfungsi sebagai pengalih perhatian untuk Tugas 1. Akibatnya, tidak ada tugas yang diselesaikan dengan kualitas yang diharapkan. , dan kami mungkin mengalami penurunan produktivitas sebesar 40%.
Adakah yang benar-benar bisa multitasking?
Meskipun kebanyakan orang perlu menginvestasikan upaya ekstra untuk membagi perhatian mereka di beberapa tugas (dan masih gagal), ~2,5% dari populasi tidak memiliki masalah ini.
Mereka disebut supertasker.
Supertasker hanya MEMILIKI kemampuan kognitif untuk mengerjakan banyak tugas secara bersamaan, tanpa membuat kesalahan, atau berhenti. Faktanya, mereka benar-benar berkinerja lebih baik saat melakukan banyak tugas daripada saat melakukan tugas tunggal. Menurut David Strayer, rekan penulis percobaan yang memilih para jenius multitasking ini, ini karena para supertasker memiliki otak yang berbeda dari populasi lainnya.
Anda mungkin seorang supertasker jika Anda:
- memiliki tingkat kontrol perhatian yang tinggi
- memiliki kemampuan untuk membuat keputusan secara instan
- berkembang di bawah tekanan
- memiliki kontrol diri yang lebih baik saat bekerja di bawah beban kerja yang berat
Anda juga dapat mengikuti tes resmi untuk membantu menentukan kemampuan multitasking Anda, seperti yang dapat Anda temukan di supertasker.org.
Apa itu pengalihan konteks?
Sebagian besar waktu, pengalihan konteks adalah multitasking yang sebenarnya .
Yaitu, apa yang ~97,5% populasi akan sebut multitasking, sebenarnya melompat di antara tugas — yaitu beralih di antara konteks — dalam urutan yang begitu cepat, sehingga sepertinya kita mengerjakan dua tugas sekaligus.
Ini adalah praktik populer di tempat kerja, mengingat jumlah beban kerja yang kita hadapi setiap hari — tetapi, itu ada harganya.
Berapa biaya pengalihan konteks?
Jadi, orang bertujuan untuk mengerjakan banyak tugas dalam waktu singkat karena mereka pikir latihan ini akan membantu mereka menghemat waktu.
Tapi, alih-alih mempercepat pekerjaan, ketika Anda mengalihkan fokus perhatian Anda dari satu tugas ke tugas lainnya, Anda cenderung mengalami Penalti Pengalihan Kognitif. Otak Anda menghabiskan waktu dan energi ekstra untuk memuat dan memuat ulang konteks ke dalam memori kerja Anda — dan, ini secara signifikan memperlambat kemajuan Anda pada tugas-tugas yang Anda coba lakukan banyak tugas. Anda merasa sibuk sepanjang hari, tetapi pekerjaan Anda lebih sedikit, dan merasa lebih lelah.
Berbagai penelitian menunjukkan bahwa multitasking, atau pengalihan konteks, memiliki efek negatif lainnya pada kemampuan kognitif kita, penggunaan waktu kita, dan bahkan profitabilitas kita:
Biaya pengalihan konteks pada kemampuan kognitif kita
- Sebuah studi di University of London menemukan bahwa peserta studi yang bekerja secara bersamaan pada tugas-tugas kognitif akan mengalami penurunan skor IQ 15 poin saat melakukannya.
- Para peneliti di University of Sussex menemukan bahwa mengoperasikan beberapa perangkat digital secara bersamaan (misalnya mengirim pesan teks dan menonton TV secara bersamaan) menyebabkan penurunan kepadatan otak .
- Para peneliti di University of Oregon menemukan bahwa orang yang melakukan banyak tugas kronis memiliki masalah fokus dan memori , dan masalah beralih konteks dengan cepat .
Biaya pengalihan konteks pada penggunaan waktu kami
- Sebuah studi kasus dari tahun 2001 menunjukkan bahwa pekerja kantor bereaksi terhadap email baru dalam waktu 6 detik. Setelah itu, mereka membutuhkan waktu ~64 detik untuk melanjutkan pekerjaan mereka sebelumnya. Email baru ini menyebabkan 96 interupsi , yang berlangsung hingga ~1,5 jam per hari .
- Satu makalah penelitian dari tahun 2005 menunjukkan bahwa terganggu oleh ~2,3 tugas pada suatu waktu menyebabkan hilangnya waktu 25 menit sebelum pekerjaan dilanjutkan pada tugas yang tepat.
- Satu makalah penelitian dari tahun 2007 menunjukkan bahwa orang kehilangan 10 menit terganggu oleh email baru dan pemberitahuan aplikasi , serta 10-15 menit terganggu oleh jenis tugas lain .
- Sebuah makalah penelitian dari tahun 2013 menunjukkan bahwa 60% responden tidak dapat menahan keinginan untuk mengerjakan banyak tugas secara bersamaan, bahkan ketika secara khusus diminta untuk tidak melakukannya. Akibatnya, mereka kehilangan 3 menit untuk setiap 32 menit yang mereka habiskan untuk bekerja.
Biaya moneter dari pengalihan konteks
- Menurut salah satu artikel Forbes, jika total waktu yang hilang karena gangguan adalah 2,1 jam per karyawan, per hari (546 jam per tahun), biaya moneter dari waktu yang hilang ini adalah $8,190 untuk seorang karyawan yang dibayar $15 per jam. Untuk perusahaan dengan 1.000 karyawan, kerugian yang ditimbulkan hingga $31.500 per hari , dan hampir $8,2 juta per tahun .
- Satu laporan tentang “Pengaruh Multitasking pada Organisasi” yang mencakup 45 organisasi dari berbagai industri menunjukkan perkiraan biaya produktivitas yang hilang dari ekonomi global pada multitasking mencapai $450 miliar per tahun .
Apakah pengalihan konteks memiliki manfaat?
Satu studi dari tahun 2008, menunjukkan bahwa melompat di antara tugas-tugas dapat mempercepat pekerjaan pada tugas utama Anda , bukannya memperlambatnya — tetapi, hanya jika kita Partisipan dari penelitian ini membutuhkan waktu 23 menit untuk menyelesaikan tugas yang mengganggu mereka dan memfokuskan kembali perhatian pada tugas sebelumnya sesudahnya. Tapi, mereka masih akan menyelesaikan tugas utama mereka lebih cepat daripada orang yang tidak terganggu — dan, dengan kualitas yang sama.
Hal ini terjadi karena orang yang diinterupsi tahu bahwa mereka kehilangan waktu, sehingga mereka akan mempercepat pekerjaan.
Sayangnya, kerugian dari pengalihan konteks semacam itu adalah peningkatan tingkat stres — yang tidak terduga, mengingat kecepatan kerja yang lebih cepat.
Tipe orang seperti apa yang lebih baik dalam pengalihan konteks?
Singkatnya — mereka yang memiliki fleksibilitas kognitif tinggi.
Menjadi fleksibel secara kognitif berarti Anda mampu
- mengalihkan perhatian antar tugas, dan beradaptasi dengan aturan berbeda yang terkait dengan tugas tersebut
- menganalisis situasi dan menemukan solusi alternatif untuk membantu Anda beralih dari satu tugas ke tugas berikutnya
Fleksibilitas kognitif juga dapat bermanifestasi sebagai pengalihan tugas (pengalihan set) — kemampuan untuk secara tidak sadar mengalihkan perhatian antara satu tugas dan tugas berikutnya.
Untuk menguji fleksibilitas kognitif Anda, cobalah The Stroop Color and Word Test (SCWT) atau The Wisconsin Card Sorting Test (WCST) — skor yang bagus menunjukkan bahwa Anda memiliki kemampuan mental untuk beralih di antara memikirkan banyak konsep, atau bahkan berpikir tentang beberapa konsep sekaligus.
Tes Warna dan Kata Stroop (SCWT) adalah tes sederhana — Anda mendapatkan daftar warna tertulis, tetapi warna tersebut ditulis dengan warna tinta yang salah (misalnya warna biru ditulis dengan tinta merah ). Anda perlu mengidentifikasi setiap warna dan mengucapkannya dengan keras, dan tidak membaca kata (misalnya mengatakan merah , untuk kata "biru" ditulis dengan warna merah ).
Wisconsin Card Sorting Test (WCST) berkisar pada penyortiran kartu berdasarkan berbagai kriteria, seperti warna, angka, atau bentuk.
Kriteria akan berubah selama pengujian, tetapi Anda tidak akan dapat mengetahui kapan — Anda harus memperhatikan pesan kesalahan yang menunjukkan bahwa Anda harus mengubah strategi pencocokan Anda.
Anda dapat menemukan contoh tes online, di PsyToolkit (gambar di bawah).
Bagaimana cara terbaik untuk beralih antara proyek dan tugas?
Ya, sebagian besar peneliti menunjukkan bahwa mengalihkan konteks melalui tugas dan proyek memiliki lebih banyak kerugian daripada manfaat — tetapi, mengingat jumlah beban kerja yang kita miliki, mengerjakan banyak tugas dan proyek di siang hari jarang menjadi pilihan, dan lebih sering kebutuhan.
Namun, Anda dapat berupaya mengurangi efek merugikan dari pengalihan konteks — berikut adalah 11 kiat tentang cara terbaik menangani peralihan antara proyek dan tugas, tanpa kehilangan produktivitas :
- Multitask pada tugas-tugas yang membutuhkan bagian otak yang berbeda
- Kelompokkan semua tugas dari jenis yang sama bersama-sama
- Batasi waktu yang akan Anda habiskan untuk tugas-tugas tertentu
- Gunakan pengingat visual/audio untuk memandu pekerjaan Anda
- Jadwalkan semua tugas dengan jenis yang sama pada hari yang sama
- Terapkan Jadwal A/B
- Jadikan tugas yang menuntut kognitif tidak terlalu menuntut
- Jeda pekerjaan pada tugas/proyek di tempat yang tepat
- Selalu dokumentasikan semuanya
- Tingkatkan fleksibilitas kognitif Anda
- Tiru supertasker
Tip #1: Multitask pada tugas-tugas yang membutuhkan bagian otak yang berbeda
Salah satu cara terbaik untuk melompat antara tugas dan proyek secara berurutan adalah dengan memastikan bahwa tugas tersebut tidak memerlukan:
- Jenis pemrosesan yang sama
- Jenis perhatian yang sama
Contoh:
Gabungkan tugas motorik, seperti mengganti baterai di laptop Anda atau menyiapkan komputer desktop baru, dengan tugas kognitif, seperti mendiskusikan ide fitur untuk aplikasi baru Anda dengan rekan kerja yang berbagi kantor dengan Anda.
Mengingat bahwa kedua tugas ini memerlukan area otak yang jauh, Anda akan menciptakan ilusi bahwa Anda bahkan tidak melakukan dua jenis tugas pada saat yang sama, sehingga meminimalkan efek negatif dari melompat-lompat di antara tugas-tugas.
Tip #2: Kelompokkan semua tugas dari jenis yang sama bersama-sama
Jika Anda memiliki tugas berulang yang harus Anda tangani setiap hari, meskipun tugas tersebut termasuk dalam proyek yang berbeda, sebaiknya Anda mengelompokkannya ke dalam blok waktu . Blok waktu mewakili periode waktu tertentu pada siang hari yang disediakan hanya untuk tugas-tugas tertentu.
Teknik ini adalah solusi yang bagus ketika Anda ingin mengatur pekerjaan pada tugas-tugas prioritas Anda sepanjang hari — pastikan Anda memberi diri Anda cukup waktu untuk menyelesaikan semuanya dengan kecepatan yang wajar.
Untuk memastikan Anda memahami kapan saatnya beralih ke blok waktu berikutnya, sebaiknya Anda menggunakan aplikasi seperti pelacak waktu Clockify — sejenis perangkat lunak yang memungkinkan Anda melacak blok waktu hingga satu detik.
Contoh:
- [9:00 – 09:30]: Membaca dan membalas email
- [9:30 – 12:30] : Waktu yang disediakan untuk tugas Anda yang paling penting dan mendesak
- [12:30 – 13:00] : Istirahat makan siang
- [13:00 – 14:30] : Waktu yang disediakan untuk tugas Anda yang paling penting dan mendesak
- [14:30 – 15:30] : Waktu yang disediakan untuk tugas Anda yang paling penting, tetapi tidak terlalu mendesak
- [15:30 – 16:30]: Waktu yang disediakan untuk tugas-tugas tak terduga
- [16:30 – 17:00]: Membaca dan membalas email
Anda tidak harus menghabiskan seluruh blok waktu ini untuk bekerja — istirahatlah di seluruh blok Anda, tetapi, pastikan Anda selalu berpindah ke blok berikutnya setelah waktu untuk blok sebelumnya telah habis. Jika perkiraan waktu yang Anda berikan untuk menyelesaikan tugas-tugas ini benar, Anda tidak akan kesulitan menyelesaikan semua yang Anda butuhkan selama blok waktu.
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara terbaik untuk memblokir waktu hari Anda, serta mengunduh templat pemblokiran waktu siap pakai yang akan membantu Anda mempermudah prosesnya, lihat posting perencana pemblokiran waktu dan templat di blog kami.
Tip #3: Batasi waktu yang akan Anda habiskan untuk tugas-tugas tertentu
Terkadang, tugas Anda akan bervariasi dalam relevansi dan kepentingannya. Beberapa tugas akan menjadi prioritas, sementara yang lain akan kurang relevan, sampai terlihat seperti gangguan jika dibandingkan dengan tugas prioritas (email dan rapat adalah yang pertama muncul di pikiran).
Tapi, Anda masih harus melakukannya.
Untuk tujuan ini, Anda dapat mencoba teknik manajemen waktu yang disebut Timeboxing.
Di permukaan, teknik ini sama dengan Time Blocking — Anda menetapkan tugas Anda ke periode waktu tertentu, dan mengerjakannya selama waktu tersebut.
Namun, sementara pemblokiran waktu dimaksudkan untuk membantu Anda menemukan waktu untuk tugas-tugas prioritas Anda, pengaturan waktu dimaksudkan untuk membantu Anda membatasi waktu yang akan Anda habiskan untuk tugas-tugas sekunder. Anda seharusnya mengerjakan tugas selama kotak waktu yang ditentukan, dan segera setelah waktunya habis, Anda harus segera pindah.
Kami telah menyebutkan bahwa Anda harus berhati-hati saat menentukan blok waktu, karena Anda harus menyelesaikan apa yang Anda inginkan selama waktu ini — tetapi, dengan kotak waktu, Anda hanya bertujuan untuk menyelesaikan tugas ini sesegera mungkin. Jadi, setelah kotak waktu habis, lanjutkan ke kotak waktu atau tugas prioritas berikutnya tanpa penyesalan — Anda selalu dapat kembali lagi nanti saat Anda memiliki lebih banyak waktu.
Contoh:
Ambil blok waktu pertama yang Anda tetapkan sendiri untuk hari itu (yang terkait dengan membaca dan menanggapi email, dari pukul 9.00 hingga 09.30), dan bagi ke dalam kotak waktu singkat yang akan Anda gunakan untuk membatasi waktu yang Anda habiskan untuk email individu menjadi 5 menit.
Tip #4: Gunakan pengingat visual/audio untuk memandu pekerjaan Anda
Ini adalah taktik yang bagus untuk membantu mengingatkan Anda bahwa sudah waktunya untuk memfokuskan kembali perhatian Anda ke tugas atau proyek yang berbeda.
Anda mengatur alarm visual dan/atau suara, dan mengerjakan satu tugas/proyek hingga suara berbunyi dan/atau isyarat visual muncul, setelah itu Anda beralih ke tugas/proyek lain.
Untuk tujuan ini, sebaiknya Anda menggunakan aplikasi yang sesuai, seperti aplikasi Pomodoro. Mereka didasarkan pada teknik manajemen waktu populer yang disebut Pomodoro, yang mirip dengan pemblokiran waktu, hanya saja lebih terstruktur. Anda bergantian antara blok kerja 25 menit dan blok istirahat 5 menit, dalam 4 siklus yang diikuti dengan istirahat 20 menit.
Dengan aplikasi Pomodoro, akhir setiap blok kerja atau istirahat ditandai dengan alarm suara dan/atau pemberitahuan visual.
Contoh:
Rutinitas 25/5/4/20 yang disarankan adalah teknik resmi Pomodoro. Tapi, Anda juga bisa mengubah waktu ini sesuai keinginan Anda. Penelitian menunjukkan bahwa kami bekerja paling baik dalam segmen 90 menit — ini adalah waktu yang tepat untuk membantu Anda membangun fokus, tetapi tidak melelahkan Anda.
Jadi kamu bisa:
- Kerjakan Tugas 1 selama 90 menit
- Istirahat 5 menit
- Alihkan fokus ke Tugas 2 selama 90 menit.
Saat Anda bekerja di blok yang lebih panjang, sebaiknya Anda bekerja 2 siklus sekaligus dan kemudian istirahat lebih lama, 30 menit.
Untuk menerapkan rutinitas yang dimodifikasi ini, Anda dapat menggunakan fitur Pomodore di aplikasi Clockify untuk macOS atau ekstensi Clockify untuk Chrome atau Firefox, yang juga memiliki timer Pomodoro bawaan.
Cukup, buka pengaturan ekstensi dan atur penghitung waktu untuk bekerja, istirahat, jumlah siklus, dan nyalakan notifikasi suara.
Kemudian, mulai timer pertama, dan mulai bekerja. Setiap kali blok kerja atau istirahat berakhir, Anda akan mendengar alarm suara, dan mendapatkan pemberitahuan visual di sudut layar Anda.
Tip #5: Jadwalkan semua tugas dengan jenis yang sama pada hari yang sama
Apa cara hebat lainnya untuk meminimalkan pengalihan konteks, tetapi tetap melakukan semua tugas Anda? Mengelompokkan tugas berdasarkan jenis, dan menangani satu jenis per hari.
Tentu saja, masih ada beberapa jenis tugas yang harus Anda tangani setiap hari — misalnya, jika Anda melewatkan email sama sekali pada hari Senin, Anda mungkin akan kebanjiran pada hari Selasa. Jadi, hindari melakukan itu.
Namun, Anda dapat menggunakan tip ini untuk rapat, pertumbuhan, perencanaan strategi, dan tugas serupa yang berskala lebih besar.
Contoh:
Jack Dorsey, CEO Twitter and Square, adalah salah satu contoh terkenal yang kebiasaan sehari-harinya dapat Anda tiru untuk tip ini. Dia mengurai seluruh minggunya berdasarkan jenis tugas, lalu berfokus hanya pada satu jenis tugas setiap hari:
- Senin — dicadangkan untuk tugas manajemen, termasuk rapat
- Selasa — dicadangkan untuk aktivitas terkait produk
- Rabu — disediakan untuk pemasaran, pertumbuhan, dan komunikasi
- Kamis — waktu bersama pengembang dan mitra
- Jumat — dicadangkan untuk budaya perusahaan, merekrut orang baru
- Sabtu — cuti kerja
- Minggu — disediakan untuk menyusun strategi tugas
Selain itu, pada hari-hari yang dimulai dengan "T", ia memulai pekerjaannya di Twitter dan pindah ke Square di sore hari.
Tip #6: Terapkan Jadwal A/B
Salah satu masalah terbesar yang akan Anda hadapi ketika Anda memiliki banyak tugas untuk dikerjakan di siang hari adalah — rasa bersalah .
Saat mengerjakan Tugas 1, Anda akan merasa bersalah karena tidak mengerjakan Tugas 2.
Saat mengerjakan Tugas 2, Anda akan merasa bersalah karena Anda akan berpikir bahwa Anda seharusnya mengerjakan Tugas 1 lebih banyak.
Menurut pelatih bisnis Andee Love dalam artikel yang dia tulis untuk Fast Company, solusi untuk meminimalkan rasa bersalah ini terletak pada pembuatan dua jadwal yang membagi tugas menjadi dua kelompok, berdasarkan koneksi mereka.
Jenis koneksi yang akan Anda jadikan dasar divisi dapat berkisar:
- Lokasi di mana Anda perlu menangani tugas
- Jenis tugas, apa pun proyeknya
- Tugas yang termasuk dalam satu proyek, apa pun jenisnya
- Klien yang menjadi milik tugas terkait proyek
Clockify memungkinkan Anda melacak waktu untuk proyek yang dikelompokkan berdasarkan klien, tugas yang dikelompokkan berdasarkan proyek, serta menambahkan lokasi ke waktu Anda bekerja melalui bidang khusus. Daftar untuk mendapatkan akun gratis di sini.
Jika Anda memilih jenis tugas, maka Anda harus membagi tugas Anda menjadi dua kelompok berdasarkan jenisnya — Tipe 1 adalah Jadwal A Anda dan Tipe 2 adalah Jadwal B Anda , dan Anda akan mengerjakannya satu per satu.
Anda dapat berganti-ganti antara jadwal ini setiap hari (sama seperti Jack Dorsey, CEO Twitter dan Square). Atau, Anda dapat bergantian antara jadwal ini setiap minggu atau dua mingguan.
Contoh:
Saat Andee Love bekerja sebagai koordinator yang mengawasi program autisme di dua sekolah yang berbeda, ia membagi pekerjaannya berdasarkan lokasi, dan mengelompokkannya ke dalam jadwal berikut:
- Jadwal A : Senin, Rabu, dan Jumat dicadangkan untuk satu sekolah
- Jadwal B : Selasa dan Kamis dicadangkan untuk sekolah lain
Dia tahu sebelumnya di mana dia akan berada setiap hari, yang memberinya cukup waktu untuk mempersiapkan diri dengan baik, sepenuhnya fokus pada pekerjaannya di satu sekolah pada satu waktu, dan menyelesaikan semuanya dengan lebih sedikit stres.
Kiat #7: Jadikan tugas yang menuntut kognitif tidak terlalu menuntut
Jika Anda dapat menyederhanakan tugas atau membuatnya lebih otomatis dengan cara apa pun, lakukanlah. Anda akan mengurangi permintaan tugas pada perhatian Anda, meninggalkan perhatian "lebih" yang kemudian dapat Anda gunakan untuk tugas kedua atau ketiga.
Ingatlah bahwa kami tidak secara khusus berbicara tentang menggunakan alat otomatisasi di sini — meskipun, mengotomatiskan beberapa tugas dengan alat selalu disarankan jika jenis tugas mengizinkannya dan jika ada aplikasi untuk itu.
Atau, Anda dapat membuat daftar periksa yang merinci langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk menangani suatu tugas, dan kemudian berusaha mengikuti langkah-langkah ini setiap kali Anda harus menangani tugas tersebut — untuk meniru otomatisasi yang sebenarnya.
Contoh:
Pisahkan proses menanggapi email menjadi beberapa langkah, lalu buat daftar periksa yang merinci langkah-langkah ini. Setiap langkah yang Anda selesaikan, beri tanda centang di sebelahnya.
- Baca pesannya
- Identifikasi maksud pengirim (misalnya pertanyaan singkat, permintaan acak, tanggapan ke email Anda sebelumnya, dll.)
- Putuskan apakah akan menjawab email
- Identifikasi tingkat prioritas email (normal, tinggi, mendesak) dan jadwalkan sesuai
- Putuskan apakah Anda dapat menjawab email sendiri, atau Anda memerlukan bantuan dari tim Anda
- Mintalah informasi tambahan kepada tim Anda, jika diperlukan
- Mulailah dengan salam yang sesuai
- Tulis badan email sesuai dengan maksud pengirim
- Tutup email dengan outro yang sesuai
- Pastikan panjang email Anda 50-125 kata
Setelah beberapa saat, Anda akan mengingat langkah-langkah proses menanggapi email, dan mulai melakukannya secara otomatis, sehingga tugas yang menuntut kognitif ini tidak terlalu menuntut.
Tip #8: Jeda pekerjaan atau proyek di tempat yang tepat
Saat menghentikan pekerjaan pada Tugas 1/Proyek 1 dan mengalihkan perhatian ke Tugas 2/Proyek 2, pastikan Anda menjeda pekerjaan pada Tugas 1/Proyek 1 hanya setelah menyelesaikan "keseluruhan yang berarti" di atasnya.
"Keseluruhan yang bermakna" ini adalah tempat di mana Anda dapat dengan mudah menjeda pekerjaan, dan melanjutkannya nanti dengan mudah.
Contoh:
- Menjeda pekerjaan untuk sekelompok tugas — Pecahkan Proyek 1 menjadi tugas-tugas (misalnya fasenya, kategorinya, atau hanya bagian dari proyek). Selesaikan beberapa tugas di Proyek 1 sekaligus, sebelum beralih ke Proyek 2.
- Menjeda pekerjaan untuk suatu tugas — Setelah Anda selesai menangani Tugas 1 dari Proyek 1, jeda pekerjaan, dan beralih ke Tugas 1 dari Proyek 2. Setelah Anda selesai mengerjakan Tugas 1 dari Proyek 2, lanjutkan ke Tugas 2 dari Proyek 1.
- Menjeda pekerjaan untuk subtugas —Bagi Tugas 1 menjadi beberapa subtugas, dan jeda pekerjaan setelah menyelesaikan beberapa subtugas.
Tidak peduli apakah Anda beralih setelah satu tugas, satu subtugas, beberapa tugas, atau beberapa subtugas, Anda akan melanjutkan mengerjakannya dengan lebih mudah nanti, karena Anda akan mulai mengerjakan "keseluruhan yang berarti" baru.
Tip #9: Selalu dokumentasikan semuanya
Saat mengerjakan banyak tugas, kemungkinan besar tugas-tugas ini akan memiliki semacam hubungan ketergantungan — yaitu awal atau penyelesaian satu tugas mungkin bergantung pada awal atau penyelesaian tugas lain.
Terkadang, Anda akan menjadi orang yang menangani semua tugas yang bergantung ini.
Di lain waktu, rekan tim Anda akan bertanggung jawab atas beberapa tugas yang bergantung.
Dalam kedua kasus tersebut, Anda akan ingin menjelaskan tugas/proyek tersebut sebanyak yang Anda bisa, untuk membantu Anda, dan orang lain, lakukan tugas/proyek baru ini dengan lebih mudah.
Pikirkan saja pertanyaan dan masalah yang biasanya Anda miliki saat memulai tugas atau proyek baru dan cobalah menjawabnya, untuk memfasilitasi pekerjaan di masa depan bagi semua orang.
Contoh:
Untuk mendokumentasikan segala sesuatu yang penting saat menyiapkan tugas dan proyek yang akan Anda lompati, jawab serangkaian pertanyaan berikut:
- Apa tujuan dari tugas/proyek?
- Mengapa tugas/proyek ini penting?
- Apa area terpenting dari tugas/proyek?
- Apa yang menentukan keberhasilan tugas/proyek?
- Apa hambatan terbesar untuk menyelesaikan tugas/proyek ini?
- Apa yang harus dilakukan jika tugas/proyek gagal?
Tip #10: Tingkatkan fleksibilitas kognitif Anda
Jika Anda ingin meningkatkan kemampuan beralih konteks di masa mendatang, sebaiknya Anda berupaya meningkatkan fleksibilitas kognitif Anda:
- Membaca — Membaca mengaktifkan beberapa bagian otak secara bersamaan dan membuatnya bekerja sama. Membaca seperti latihan untuk pikiran — itu merangsang otak Anda dan meningkatkan fungsinya dari waktu ke waktu, meningkatkan fleksibilitas kognitif Anda dalam prosesnya.
- Meditasi — Meditasi penuh perhatian meningkatkan perhatian dan fleksibilitas kognitif.
- Cobalah sesuatu yang berbeda — Mempelajari sesuatu yang baru, mencari pengalaman baru, dan mengubah kebiasaan Anda adalah taktik yang bagus untuk memperluas jalur saraf Anda.
- Tidur lebih banyak — Tidur selalu baik untuk otak, dan mimpi REM juga dapat meningkatkan kemampuan penalaran dan kreativitas Anda.
- Biarkan periode kebosanan — Dengan membiarkan pikiran Anda mengembara dari waktu ke waktu, Anda akan mendapatkan kesempatan untuk menganalisis masalah dari sudut yang berbeda dan menemukan solusi yang tidak dapat Anda pikirkan sambil terus fokus pada pekerjaan.
- Olahraga — Olahraga teratur membantu peningkatan kognitif, dan olahraga aerobik teratur (seperti jalan kaki dan berenang) membantu pertumbuhan sel-sel otak baru.
- Makan dengan baik - Makanan dengan lemak sehat membantu mengurangi peradangan otak dan meningkatkan fungsi kognitif dan neurotransmisi.
- Mainkan game — Game apa pun yang membuat otak Anda tertantang adalah pilihan yang baik, jadi pilihlah video game yang sesuai, permainan papan, atau bahkan teka-teki kata untuk membantu membangun jalur saraf baru.
Tip #11: Tiru supertaskers
Bahkan jika Anda bukan seorang supertasker, ada beberapa strategi yang dapat Anda coba untuk meniru kekuatan supertasker kapan saja, agar lebih baik dalam melompat antara proyek dan tugas:
Hilangkan gangguan di sekitar Anda .
Menurut Dr. Adam Gazzalay dari University of California, ini adalah strategi kunci. Tutup pintu, heningkan ponsel, blokir situs web yang mengganggu, tutup kotak masuk email, aktifkan aplikasi peredam bising, dan kenakan headphone sebagai tanda bahwa tidak ada yang mengganggu Anda. Dengan cara ini, Anda akan lebih mudah untuk fokus pada tugas apa pun yang sedang Anda fokuskan.
Fokus hanya pada apa yang dapat Anda kendalikan
Keith Alvey, seorang eksekutif Divisi Bencana untuk Palang Merah Amerika, menyarankan agar Anda tidak menyesali keputusan yang telah Anda buat atau mengkhawatirkan apa yang tidak dapat Anda ubah. Jika Anda menahan diri dari memikirkan tugas masa lalu dan masa depan Anda, Anda akan lebih produktif dengan tugas yang sedang Anda kerjakan.
Tingkatkan hasil Anda dengan bermain video game
Daphne Bavelier, seorang profesor Ilmu Otak dan Kognitif, menunjukkan bahwa bermain video game selama 30-60 menit per hari, setidaknya selama 10-12 minggu, dapat membantu Anda mempelajari cara mengelola beberapa aliran data dengan lebih baik. Game yang direkomendasikan (misalnya game aksi, seperti Call of Duty ) adalah game yang memerlukan instruksi membaca, membuat keputusan strategis, dan berkonsentrasi pada tugas meskipun ada gangguan visual dan pendengaran di dalam game.
Membungkus
Beralih antara proyek dan tugas tanpa kehilangan produktivitas adalah mungkin, tetapi hanya jika Anda berhati-hati tentang cara Anda mendekatinya. Kita mungkin tidak semua jenius multitasking, yaitu supertasker, atau memiliki fleksibilitas kognitif yang tinggi, tetapi mereka adalah cara kita dapat meniru supertasker, dan meningkatkan fleksibilitas kognitif kita di masa depan. Anda juga harus mencoba:
- Bergantian antar tugas dengan lebih baik — dengan mengatur beban kerja Anda ke dalam blok waktu, kotak waktu, dan/atau blok Pomodoro.
- Pertahankan fokus pada satu set tugas pada satu waktu — dengan membuat tugas yang menuntut kognitif Jadikan beralih ke tugas baru, dan melanjutkan pekerjaan pada tugas sebelumnya lebih mudah — dengan menjeda pekerjaan pada tugas/proyek di tempat yang tepat, menjawab pertanyaan tentang proyek/tugas sebelumnya, dan menggunakan pengingat visual/audio untuk memandu pekerjaan Anda.
Hasilnya, Anda akan menurunkan tingkat stres, meningkatkan kualitas pekerjaan, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.