Penyelarasan Penjualan dan Pemasaran yang Berhasil, Bagian 5: Proses Serah Terima Timbal

Posting ini adalah bagian dari seri untuk membantu organisasi B2B memahami dan menerapkan keselarasan penjualan dan pemasaran. Bagian pertama adalah tentang memulai. Bagian kedua menunjukkan bagaimana mengidentifikasi target pembeli dan perjalanan mereka. Bagian ketiga menguraikan langkah-langkah untuk merancang proses prospek yang sukses. Bagian empat menjelaskan apa yang mendefinisikan prospek yang berkualitas. Sekarang kita akan berbicara tentang penyerahan prospek ke penjualan, dan lihat putaran pelaporan dan umpan balik yang harus Anda terapkan.

Setelah prospek yang memenuhi syarat telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah membuat proses penyerahan prospek di mana pemasaran menyerahkan prospek yang memenuhi syarat ke penjualan sehingga penjualan dapat menindaklanjutinya.

Penyerahan prospek standar dari pemasaran ke penjualan

Dengan tangan:
Pengaturan tipikal di sebagian besar organisasi adalah bahwa pemasaran bertanggung jawab untuk memastikan bahwa prospek yang memenuhi syarat mencapai kontak yang sesuai di tim penjualan. Ada sejumlah praktik umum untuk memastikan handoff mulus. Beberapa perusahaan memiliki satu titik kontak di tim penjualan yang menerima semua prospek yang memenuhi syarat dan kemudian menugaskannya ke perwakilan penjualan; yang lain memiliki tim telekualifikasi yang menetapkan janji temu; banyak yang hanya menggunakan notifikasi email.

Berdasarkan teknologi:
Sebagian besar teknologi otomatisasi pemasaran, otomatisasi tenaga penjualan, dan manajemen hubungan pelanggan (CRM) dapat secara otomatis menetapkan prospek yang memenuhi syarat ke perwakilan penjualan yang tepat. Misalnya, jika perwakilan penjualan memiliki wilayah geografis, maka sistem CRM dapat secara otomatis merutekan prospek yang memenuhi syarat dari geografi tersebut ke perwakilan penjualan yang sesuai. Penting juga bahwa pemasaran mengirimkan data kontak (terutama nama, telepon, dan email) saat mengirimkan prospek yang memenuhi syarat untuk penjualan, bersama dengan riwayat aktivitas, yang harus memberi tahu perwakilan penjualan mengapa pemasaran menganggap prospek ini siap untuk penjualan. Anda dapat membuat proses otomatis untuk memberi tahu penjualan bahwa mereka memiliki prospek baru yang memenuhi syarat.

Proses tindak lanjut standar untuk semua prospek yang memenuhi syarat

Sebagai bagian dari proses penentuan prospek yang memenuhi syarat, penjualan harus menandatangani perjanjian tingkat layanan (SLA) yang merinci seberapa cepat mereka akan menindaklanjuti, jumlah kontak yang akan diterima oleh prospek, berapa lama mereka akan mengerjakan prospek yang memenuhi syarat, dan apa yang terjadi pada memimpin setelah penjualan telah berhasil. Perwakilan penjualan juga harus diminta untuk memperbarui status setiap prospek yang memenuhi syarat yang mereka terima saat menjalani proses tindak lanjut.

Berikut gambaran proses handoff.

1. Tentukan siapa di tim penjualan yang akan menerima prospek yang memenuhi syarat.
   Beberapa organisasi meneruskan prospek yang memenuhi syarat ke satu titik kontak di tim penjualan yang kemudian mengarahkan prospek ke perwakilan penjualan yang tepat. Organisasi lain meneruskan prospek yang memenuhi syarat langsung ke perwakilan penjualan.
2. Kembangkan proses untuk meneruskan prospek yang memenuhi syarat ke penjualan.
   Setelah Anda menentukan siapa yang akan menerima prospek yang memenuhi syarat, buat proses untuk mendapatkan prospek yang memenuhi syarat untuk penjualan secara tepat waktu. Cara terbaik adalah membuat platform otomasi pemasaran Anda meneruskan prospek yang memenuhi syarat ke perwakilan penjualan individu melalui sistem CRM. Sistem otomasi pemasaran dapat membuat daftar hot lead yang diprioritaskan berdasarkan skor prospek. Ini dapat diakses di CRM dan merupakan bantuan besar bagi perwakilan untuk manajemen waktu.
3. Tentukan proses tindak lanjut prospek standar untuk penjualan.
   Perjanjian tingkat layanan harus dibuat yang mengharuskan penjualan untuk menindaklanjuti prospek dengan cepat dan menjamin sejumlah sentuhan telepon dan email per prospek. Langkah pertama adalah memberi tahu penjualan bahwa prospek baru yang memenuhi syarat telah dibuat. Penjualan kemudian harus menjangkau prospek tersebut dalam jangka waktu tertentu, sebagaimana ditentukan dalam SLA. Penjualan harus membuat jumlah sentuhan yang disepakati dalam jumlah waktu yang disepakati.
4. Buat proses untuk mendaur ulang prospek yang memenuhi syarat untuk kembali ke pemasaran.
   Banyak prospek yang memenuhi syarat tidak akan menjadi peluang penjualan karena berbagai alasan. Misalnya, penjualan mungkin tidak dapat mencapai prospek atau waktunya mungkin tidak tepat. Ciptakan proses untuk mendaur ulang prospek berkualitas kembali ke pemasaran, sehingga prospek tersebut dapat dipelihara hingga siap untuk terlibat.
5. Gunakan proses loop tertutup untuk mengoptimalkan program.
   Penjualan harus memberikan umpan balik kepada pemasaran tentang status semua prospek yang memenuhi syarat yang diteruskan kepada mereka. Aktivitas ini mengharuskan penjualan memperbarui status setiap prospek yang memenuhi syarat yang diteruskan ke mereka. Umpan balik ini mungkin menunjukkan bahwa skor prospek perlu disesuaikan atau kualifikasi prospek ditentukan ulang, atau mungkin menunjukkan jalan menuju peluang baru, seperti saat satu kategori prospek mulai mengungguli kategori lainnya.

Terminologi internal Anda dan jumlah tahapan mungkin berbeda. Contoh umum pembaruan status mencakup: "memenuhi syarat" untuk prospek yang dikonfirmasi oleh penjualan sesuai dengan definisi prospek yang memenuhi syarat; “daur ulang” untuk prospek yang pemasarannya harus terus dikerjakan; “sampah” untuk prospek yang tidak memenuhi syarat dan tidak akan pernah; dan "tidak dapat menjangkau" untuk prospek yang tidak dapat terhubung dengan penjualan.

Pelaporan dan Check-in

Kerja sama penjualan dan pemasaran adalah proses yang berkelanjutan. Cara terbaik untuk memupuk kerja sama adalah menyetujui serangkaian metrik, membuat umpan balik reguler, lalu bekerja sama untuk mengoptimalkan prosesnya. Metrik bersama memungkinkan kedua belah pihak untuk menyepakati ekspektasi atas apa yang akan disampaikan. Pertemuan umpan balik reguler memfasilitasi komunikasi untuk meningkatkan proses.

Penjualan penting dan metrik pemasaran

Ada beberapa metrik yang harus Anda lacak untuk memastikan penjualan dan pemasaran bekerja sama. Tujuan bisnis Anda akan menentukan apa itu. Berikut adalah contoh yang umum yang dapat Anda pilih:

• Prospek yang memenuhi syarat lulus.
  Prospek yang telah memenuhi definisi "prospek yang memenuhi syarat" dan telah diteruskan oleh pemasaran ke penjualan.
• Waktu tindak lanjut.
  Jumlah waktu yang diperlukan penjualan untuk menindaklanjuti prospek.
• Prospek yang diterima penjualan.
  Prospek yang disetujui oleh penjualan sesuai dengan definisi prospek yang memenuhi syarat.
• Peluang dari prospek yang berkualitas.
  Prospek yang telah menjadi peluang penjualan.
• Pendapatan dihasilkan dari prospek yang berkualitas.
  Jumlah pendapatan yang dihasilkan dari prospek yang berkualitas.

Anda juga harus membuat tingkat konversi untuk setiap metrik. Misalnya, tingkat konversi yang umum untuk dilacak adalah prospek yang memenuhi syarat/prospek yang diterima penjualan. Jika tingkat konversi ini berubah drastis dalam jangka waktu tertentu, Anda harus meninjau definisi prospek yang memenuhi syarat atau proses tindak lanjut prospek.

Mengadakan pertemuan umpan balik secara teratur

Pertemuan umpan balik harus sering terjadi, idealnya setiap minggu atau dua kali sebulan. Tinjau kinerja terhadap metrik target pada pertemuan ini. Misalnya, Anda dapat meninjau kemajuan pemasaran terhadap jumlah target prospek yang memenuhi syarat. Juga harus ada tinjauan atas setiap kemenangan atau kerugian yang dihasilkan dari prospek yang memenuhi syarat, dan Anda harus mengumpulkan umpan balik dari penjualan. Akhirnya, pemasaran harus berbagi dengan penjualan setiap kampanye baru yang akan datang.

Selain akuntabilitas dan visibilitas kemajuan, tujuan lain dari pembuatan metrik dan umpan balik adalah untuk mengoptimalkan proses Anda. Metrik dan harapan bersama memungkinkan kedua belah pihak untuk bekerja sama menuju tujuan bersama untuk meningkatkan pendapatan dan untuk menghindari saling tuduh ketika segala sesuatunya tidak berjalan dengan baik.

Pelajari lebih lanjut tentang cara mengukur metrik yang sangat penting bagi kesuksesan bisnis Anda di eBuku ini.[