Cara Mengatur Penggajian Usaha Kecil Anda

Ada sangat sedikit (jika ada) ruang untuk kesalahan manusia dalam penggajian. Karyawan yang tidak dibayar adalah karyawan yang tidak puas, dan Internal Revenue Service (IRS) yang tidak dibayar bisa sangat menakutkan.

Sementara bisnis yang lebih besar mungkin memiliki seluruh departemen yang didedikasikan untuk layanan penggajian atau mengalihdayakan tanggung jawab penggajian kepada pihak ketiga, pemilik usaha kecil biasanya memiliki lebih sedikit sumber daya.

Jika Anda memiliki bisnis kecil dan tidak memiliki anggaran untuk melakukan outsourcing ke penyedia layanan penggajian, Anda tidak sendirian. Menurut National Federation of Independent Business's Tax Survey 2021 ^[1] , 54% usaha kecil tidak menggunakan penyedia layanan penggajian pihak ketiga.

Meskipun mengelola proses penggajian secara internal dimungkinkan, hal itu disertai dengan tantangan yang adil. Dalam artikel ini, kami akan membahas langkah-langkah yang harus Anda ambil saat menyiapkan penggajian untuk bisnis kecil Anda, cara mengurangi tantangan umum, dan bagaimana perangkat lunak penggajian bisnis kecil dapat membantu mengurangi aspek pemrosesan penggajian yang paling memberatkan.

3 langkah untuk mendapatkan penggajian dan berjalan lancar di bisnis kecil Anda

Pengaturan penggajian pada akhirnya merupakan perpaduan antara manajemen personalia dan navigasi formulir pajak. Beberapa bagian dari pengaturan penggajian ^[2] mungkin tampak jelas, sementara yang lain mungkin tidak seintuitif itu. Berikut adalah tiga langkah dasar yang harus diambil untuk meletakkan dasar bagi manajemen penggajian.

1. Dapatkan dokumen yang tepat dari karyawan Anda

Sistem penggajian yang lancar bergantung pada mendapatkan dokumen yang tepat dari karyawan Anda untuk persiapan pajak: Dokumen dan penggajian berjalan beriringan. Untuk mendapatkan dokumen yang tepat dari karyawan Anda, pertama-tama Anda harus tahu karyawan seperti apa mereka.

Di sinilah hal-hal bisa menjadi rumit.

Tantangan : Mengidentifikasi karyawan Anda dengan benar untuk menghindari kesalahan klasifikasi.

Saat merekrut karyawan, penting untuk mengetahui karyawan seperti apa mereka nantinya. Apakah mereka akan dianggap sebagai karyawan tetap atau karyawan kontrak? Ini penting karena akan menentukan bagaimana Anda membayar mereka dan melakukan pajak gaji Anda.

Terkadang, kesalahan klasifikasi karyawan dilakukan dengan sengaja agar perusahaan dapat menghindari pembayaran lembur atau kompensasi pekerja. Hal ini dapat mengakibatkan denda untuk bisnis Anda.

Lebih sering, bagaimanapun, kesalahan klasifikasi karyawan adalah kecelakaan.

Cara menghindarinya:

IRS menyarankan untuk bertanya pada diri sendiri, "seberapa besar kendali sebagai bisnis yang saya miliki atas pekerja?" Sebagai aturan umum, lebih banyak kontrol atas seorang pekerja berarti mereka lebih merupakan karyawan penuh daripada kontraktor.

Jika Anda memberi tahu orang tersebut di mana dan bagaimana melakukan pekerjaan mereka, jika Anda terus mempertahankannya setelah pekerjaan tertentu selesai, dan jika Anda memberi mereka tunjangan, Anda mungkin berurusan dengan seorang karyawan dan bukan kontraktor.

Jika orang tersebut datang dan pergi berdasarkan pekerjaan, dapat melakukan pekerjaan dengan cara apa pun yang mereka inginkan, dan bertanggung jawab atas keuntungan mereka sendiri, maka mereka mungkin adalah seorang kontraktor. Jika Anda masih tidak yakin, konsultasikan dengan penasihat hukum Anda atau kirimkan Formulir SS-8 ke IRS untuk mendapatkan keputusan mereka.

2. Dokumentasikan kebijakan pembayaran Anda

Pertimbangkan untuk berbicara dengan pengacara atau meminta bantuan situs web hukum untuk mendokumentasikan perjanjian dan kebijakan pembayaran.

Sebagai pemilik usaha kecil, setiap orang yang Anda pekerjakan harus memiliki pemahaman yang jelas tentang berapa banyak mereka dibayar, kapan mereka dibayar, bagaimana mereka dibayar (misalnya, setoran langsung, uang tunai, atau cek), dan manfaat karyawan yang datang dengan pekerjaan. Seperti kebanyakan dokumen hukum, lebih baik mendokumentasikan kebijakan pembayaran dan tidak membutuhkannya daripada membutuhkannya dan tidak memilikinya.

Anda harus memiliki salinan ini, bersama dengan rincian tentang persyaratan kerja, kebijakan, dan masalah sumber daya manusia lainnya, ditandatangani dan disimpan di tempat yang aman.

Tantangan: Menjaga dokumen tetap terlindungi dan mematuhi undang-undang privasi data

Jika Anda memiliki campuran karyawan, kontraktor, dan karyawan dari beberapa negara bagian, Anda akan memiliki banyak dokumen dan formulir untuk dilacak dan disimpan.

Karena dokumen ini berisi data sensitif dan pribadi (seperti nomor jaminan sosial), Anda pasti ingin memastikannya disimpan dengan aman—dokumen fisik dalam lemari arsip yang terkunci dan dokumen digital dalam sistem perangkat lunak yang aman.

Ini penting karena Anda ingin karyawan memercayai Anda dengan informasi mereka dan juga, itu adalah hukum. Kegagalan untuk mematuhi Undang-Undang Transaksi Kredit yang Adil dan Akurat Amerika Serikat (FACT Act) ^[3] dan Fair Credit Reporting Act (FCRA) ^[4] atau GDPR Uni Eropa dapat mengakibatkan hukuman berat.

Cara menghindarinya:

Untuk menjaga keamanan file digital, kebijakan, dan data pribadi karyawan Anda, pertimbangkan untuk berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen dokumen dengan fitur yang dirancang untuk menjaga keamanan dokumen dan membantu Anda memastikan kepatuhan terhadap undang-undang privasi data yang relevan dengan karyawan Anda.

Fitur-fitur ini termasuk lokasi terpusat untuk semua departemen untuk menyimpan data, mengurangi silo antardepartemen, mengotomatiskan tugas berulang, dan menyederhanakan pemindaian dokumen, penyimpanan, pengambilan, dan proses pengarsipan.

3. Berinvestasi dalam perangkat lunak untuk membantu Anda mengelola proses penggajian

Tidak ada yang akan mengurangi semangat kerja karyawan lebih cepat daripada satu atau dua gaji terlambat. Perangkat lunak penggajian dapat membantu merampingkan proses penggajian, meminimalkan kemungkinan kesalahan, menyimpan catatan penggajian dengan aman, dan mempermudah pembayaran pajak penggajian.

Jika Anda memiliki kombinasi karyawan penuh waktu, kontraktor, dan karyawan di beberapa negara bagian, perangkat lunak penggajian dapat membantu meringankan sebagian tekanan dengan menyimpan catatan yang terorganisir dan aman serta mengotomatiskan perhitungan dan setoran. Tentunya hal ini tergantung pada pemilihan software payroll terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda.

Tantangan: Memilih perangkat lunak penggajian

Memiliki proses penggajian yang efisien juga dapat memberikan ruang bisnis Anda untuk berkembang. Dalam studi kasus penggajian, VYRL, sebuah perusahaan rintisan, melaporkan bahwa berinvestasi dalam sistem penggajian memungkinkan mereka membayar karyawan dan kontraktor mereka lebih cepat, mengatur dokumen mereka, dan memberi mereka kemampuan untuk menawarkan paket tunjangan karyawan yang lebih kompetitif. Hal ini pada akhirnya membantu mereka untuk mulai mengembangkan bisnis mereka.

Tetapi berbelanja untuk sistem penggajian dapat menjadi tantangan dengan begitu banyak pilihan di luar sana. Ini dapat dengan mudah menjadi luar biasa membandingkan sistem dan fitur yang berbeda. Anda mungkin berpikir, “apakah saya membuat keputusan yang tepat?” dan khawatir bahwa Anda memilih salah.

Cara menghindarinya:

Saat berbelanja perangkat lunak penggajian (atau benar-benar, semua jenis perangkat lunak), pastikan Anda selalu mengingat masalah awal Anda untuk membantu Anda memprioritaskan fitur apa yang penting bagi Anda.

Beberapa fitur penting dari perangkat lunak penggajian yang perlu diingat meliputi:

• Deposit langsung
• Pengajuan pajak (pajak gaji, pajak Medicare, dll.)
• Manajemen kepatuhan
• Layanan mandiri karyawan (ESS)
• Integrasi akuntansi dan pelacakan waktu

Ingatlah bahwa perangkat lunak penggajian menawarkan berbagai fitur, mulai dari fungsi penggajian dasar hingga yang lebih kompleks. Tidak ada salahnya untuk "mencoba" perangkat lunak dengan memanfaatkan penawaran uji coba untuk memastikannya cocok untuk perusahaan Anda dan menjalankan sistem secara kering sebelum diluncurkan secara resmi.

Menghilangkan stres penggajian

Penggajian dapat dengan mudah menjadi kewalahan dengan semua bagiannya yang bergerak dan taruhannya yang tinggi. Tetapi memiliki dokumentasi yang tepat sejak awal, sistem penyimpanan dokumen yang aman dan terorganisir untuk catatan penggajian, dan perangkat lunak yang tepat untuk bisnis Anda dapat membuat prosesnya menjadi lebih mudah.

Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, pertimbangkan untuk mengikuti kuis daftar pendek Capterra untuk membantu Anda mempersempit beberapa opsi.

Sumber

1. Survei Pajak 2021 Federasi Nasional Bisnis Independen, Pusat Penelitian NFIB
2. Pekerjakan dan kelola karyawan, Administrasi Bisnis Kecil AS
3. Undang-Undang Transaksi Kredit yang Adil dan Akurat, Komisi Perdagangan Federal
4. Ringkasan Hak Berdasarkan Undang-Undang Pelaporan Kredit yang Adil, Daftar Federal