Bagaimana tetap fokus pada pekerjaan di dunia yang penuh dengan gangguan

Saya mendengar anak-anak bermain di luar, dan mereka berbicara tentang es krim. Haruskah saya membeli es krim sebelum atau sesudah makan siang? Tidak yakin. Tunggu, dimana aku? Oh, aku harus menulis artikel baru. Sungguh aneh bagaimana pikiran Anda bisa terganggu dalam sekejap mata. Nah, memiliki pikiran acak seperti itu saat bekerja dapat mengalihkan perhatian Anda dan membuat Anda kurang produktif. Namun, tetaplah bersama kami, kami akan menunjukkan kepada Anda untuk meningkatkan fokus dan menghindari gangguan.

Dalam artikel ini, kita akan membahas:

• apa gangguan tempat kerja yang paling umum,
• mengapa sulit untuk mengabaikan gangguan, dan
• bagaimana mempertahankan fokus Anda dan menghindari gangguan ini, baik yang eksternal maupun internal.

Apa gangguan tempat kerja yang paling umum?

Tidak peduli apakah Anda melakukan pekerjaan Anda dari kantor atau dari rumah, gangguan di tempat kerja biasanya sulit untuk dihindari. Jadi, apa sumber gangguan yang paling umum?

Menurut survei In search of lost focus , oleh The Economist Intelligence Unit dan Dropbox, inilah yang diklaim oleh karyawan jarak jauh dan di lokasi sebagai gangguan utama mereka:

• interupsi tatap muka dari rekan kerja: 34%,
• membaca dan menanggapi email: 29%,
• gangguan kantor (telepon berdering, rekan cerewet): 23%,
• pikiran mereka mengembara: 23%,
• pertemuan (secara langsung dan virtual): 21%,
• kesulitan teknis: 20%,
• non-kerja dan kegiatan pribadi: 11%.

Seperti yang Anda lihat, beberapa gangguan ini datang dari rekan kerja lain. Selain itu, gangguan mungkin berasal dari berurusan dengan beberapa aktivitas terkait pekerjaan yang dapat memakan waktu, seperti memeriksa email dan menghadiri rapat. Secara umum, ada dua jenis gangguan:

1. Eksternal : mereka tidak datang dari pikiran Anda tetapi dari dunia di sekitar Anda. Misalnya, kolega Anda mampir, panggilan telepon, email, notifikasi, media sosial, rapat, gangguan visual, dan masalah teknis.
2. Internal : ini adalah gangguan dari pikiran Anda, seperti penyakit, masalah pribadi yang Anda alami, atau bahkan memikirkan apa yang Anda lebih suka lakukan daripada bekerja.

Mengapa sulit untuk melawan gangguan?

Bahkan ketika kita mencoba menghindarinya, gangguan tetap terjadi. Tapi, kenapa kita tidak mengabaikan mereka saja?

Ketika sampai pada beberapa kasus gangguan eksternal, itu karena otak kita menyukainya. Dalam artikel ini, David Rock, penulis Your Brain at Work , menjelaskan mengapa otak kita bereaksi seperti ini:

“ Otak senang mengetahui apa yang terjadi di lingkungan sosial, dan sangat penting bagi kelangsungan hidup kita untuk mengetahui apa yang terjadi secara sosial. Apakah itu seseorang yang berjalan melewati meja Anda atau seseorang yang mengirim email, mau tak mau kami memeriksa siapa orang itu, apakah mereka baik-baik saja? Ini adalah reaksi spontan.”

Meskipun otak Anda menikmati istirahat seperti itu dari pekerjaan, perhatian Anda mungkin terganggu ketika Anda terganggu.

Berbicara tentang gangguan internal, salah satu jenis yang paling umum adalah pengembaraan pikiran. Ini biasanya terjadi ketika kita bosan atau lelah dan tidak ingin melakukan apa yang seharusnya kita lakukan saat ini.

Seperti yang dikatakan ahli saraf Amishi Jha dalam pidatonya untuk TedTalk, alasan mengapa pikiran kita sering mengembara adalah karena pikiran kita dapat melakukan perjalanan waktu dengan mudah. Dia menggunakan pemutar musik sebagai metafora untuk pikiran kita.

“ Kita dapat memundurkan pikiran ke masa lalu untuk merenungkan peristiwa yang telah terjadi. Atau kita bisa pergi ke masa depan untuk merencanakan hal berikutnya yang ingin kita lakukan. Dan kita sering mendarat dalam mode perjalanan waktu mental masa lalu atau masa depan ini, seringkali tanpa kesadaran kita.”

Ketika pikiran kita mengembara tanpa kesadaran kita, kita membuat kesalahan, kehilangan informasi, atau sulit mengambil keputusan. Amishi menyoroti bahwa kebalikan dari pikiran yang mengembara adalah pikiran yang penuh perhatian. Saat itulah kita memperhatikan saat ini.

Kembali ke metafora pemutar musik, kita harus berada di tombol Putar untuk tetap fokus pada apa yang sedang kita tangani saat ini. Jadi, di bagian berikutnya, kita akan menjelajahi beberapa tip berharga tentang bagaimana menjaga pikiran Anda agar tidak maju atau mundur dan tetap fokus di tempat kerja.

Bagaimana mempertahankan fokus Anda dan menghindari gangguan

Survei University of California Irvine menunjukkan bahwa Anda membutuhkan 23 menit untuk mendapatkan kembali fokus Anda setelah terganggu. Untuk meminimalkan waktu yang Anda perlukan untuk memfokuskan kembali, kami mengumpulkan beberapa tip praktis yang dapat membantu Anda saat menghadapi gangguan.

Tingkatkan akuntabilitas dengan membagikan jadwal Anda

Pada hari-hari ketika Anda memiliki jadwal yang sibuk, dan Anda harus menyelesaikan beberapa tugas yang rumit, hal terakhir yang Anda inginkan adalah terganggu. Jadi, meminta rekan kerja mampir ke kantor Anda mungkin bukan ide yang baik.

Untuk memberi tahu rekan kerja Anda kapan Anda akan sibuk sepanjang minggu, pastikan untuk membagikan jadwal Anda dengan mereka. Misalnya, Anda dapat membuat rencana harian atau mingguan di lembar Google dan mengirimkan tautannya kepada mereka. Jika Anda bekerja dari jarak jauh, berikut adalah beberapa ide tentang cara membuat jadwal kerja jarak jauh.

Selain itu, Anda dapat menggunakan Clockify untuk memasukkan semua tugas mingguan Anda dan memanfaatkan tampilan Kalender. Fitur ini membantu Anda memiliki gambaran yang lebih jelas tentang rencana mingguan Anda. Plus, kolega Anda cukup memilih nama Anda dari daftar untuk meninjau jadwal Anda, seperti yang Anda lihat di bawah.

Jika rekan kerja Anda memperhatikan bahwa Anda memiliki banyak hal, mereka akan lebih pengertian. Pada saat yang sama, Anda akan dapat menyelesaikan semua tugas tepat waktu.

Sekarang, jika Anda bekerja dari rumah, anggota keluarga Anda mungkin yang mengganggu Anda, tetapi solusinya sama. Beri tahu mereka tentang jam kerja Anda dan kapan Anda tidak bisa mengobrol selama seminggu. Anda dapat mencetak rencana Anda dan menempelkannya ke beberapa tempat yang terlihat di sekitar rumah.

Jadwalkan waktu untuk menjelajah internet

Seberapa sering Anda menelusuri saluran internet dan media sosial saat istirahat sejenak? Dan seberapa sering jeda singkat itu berubah menjadi lebih lama? Mari kita hadapi itu, situasi ini terjadi cukup teratur.

Memaksa diri Anda untuk mengalihkan perhatian Anda kembali ke pekerjaan bisa jadi menantang. Cal Newport, seorang penulis Deep Work, mengatakan itu karena otak kita sangat membutuhkan gangguan. Inilah ide yang dia usulkan:

“Daripada menjadwalkan istirahat sesekali dari gangguan sehingga Anda dapat fokus, Anda sebaiknya menjadwalkan istirahat sesekali dari fokus untuk menyerah pada gangguan .”

Sejalan dengan ide Newport, Anda harus menjadwalkan waktu untuk gangguan, dengan demikian, untuk menjelajahi situs web. Tentu saja, ini menyiratkan jika Anda tidak membutuhkan internet untuk tugas-tugas pekerjaan. Namun, jika Anda harus menggunakan internet untuk bekerja, Anda harus menemukan aplikasi yang memblokir situs web tertentu, seperti media sosial, berita, dan sejenisnya. Oleh karena itu, hanya situs yang Anda pilih yang akan diblokir.

Kemudian, saat Anda bekerja, perhatian Anda harus ditujukan pada tugas. Dalam satu artikel Forbes, Newport mengklaim rutinitas ini " membantu pikiran Anda menjadi lebih nyaman dengan kebosanan, dengan bebas dari rangsangan baru setiap saat ." Selain itu, Anda akan mampu melakukan tugas Anda dengan lebih efektif.

Jauhkan ponsel Anda saat bekerja

Ponsel Anda berdering, Anda menjangkau untuk mendapatkannya secara instan. Pesan, notifikasi, dan suara serupa pasti bisa mengalihkan perhatian Anda.

Untuk menjaga fokus Anda dan menghindari suara-suara seperti itu, Anda harus menjauhkan ponsel dari jangkauan Anda saat bekerja. Biarkan saja di ruangan lain atau di laci meja.

Jika perlu, Anda dapat memeriksa telepon Anda sekali per jam, jika Anda perlu membalas panggilan seseorang atau menjawab pesan.

Gunakan headphone Anda untuk memblokir kebisingan latar belakang

Rekan kerja berbicara dengan keras, telepon berdering, atau anjing menggonggong di luar. Bahkan ketika Anda mencoba untuk tidak memperhatikan kebisingan latar belakang, Anda dapat dengan mudah kehilangan jalan pikiran Anda.

Cara paling nyaman untuk menangani masalah ini adalah dengan menggunakan headphone Anda. Dapatkan pasangan peredam bising jika memungkinkan.

Kemudian, pilih apa pun yang paling cocok untuk Anda, baik mendengarkan beberapa podcast, suara white noise, atau stasiun radio favorit Anda. Ketika berbicara tentang musik, ketahuilah bahwa itu dapat memengaruhi produktivitas Anda baik secara positif maupun negatif. Jadi, jadilah kreatif, cobalah genre yang berbeda, dan Anda akan menemukan yang paling cocok untuk Anda. Dalam pengalaman saya, musik membantu saya mendapatkan kembali fokus saya di tempat kerja berkali-kali.

Pastikan ruang kerja Anda teratur

Kami berbicara tentang gangguan suara, tapi bagaimana dengan yang visual? Misalnya, Anda bekerja dari rumah, dan Anda menyimpan buku favorit di meja Anda. Kemungkinan besar Anda akan tergoda untuk membaca satu atau dua halaman. Atau di kantor, jika Anda menyimpan beberapa dokumen penting di seluruh meja Anda, itu akan mengalihkan perhatian Anda dan Anda mungkin kehilangannya.

Bahkan jika Anda percaya bahwa Anda dapat menemukan semua yang Anda butuhkan dalam pengaturan kekacauan kreatif Anda, mungkin Anda akan mulai mengatur ulang setelah Anda membaca kalimat berikutnya. Menurut artikel Harvard Business Review, para ilmuwan dari Princeton University Neuroscience Institute telah menemukan bahwa ketika kita terus-menerus melihat kekacauan di sekitar kita, kemampuan kita untuk fokus menjadi lebih rendah. Selain itu, ketika peserta dari penelitian ini membersihkan semua kekacauan di tempat kerja mereka, mereka lebih mungkin untuk mendapatkan kembali perhatian mereka dan meningkatkan produktivitas.

Setelah Anda memastikan bahwa pengaturan kerja Anda bersih dan Anda tidak memiliki barang-barang pribadi yang tidak perlu di sekitar Anda, akan lebih mudah bagi Anda untuk fokus.

Fokus pada satu hal pada satu waktu

Apakah Anda cenderung multitasking? Kebiasaan beralih antara tugas dan proyek terasa seperti kita menangani dua atau lebih tugas sekaligus. Dalam kebanyakan kasus, multitasking hanya akan membuat kita bingung dan tidak akan membuat kita lebih produktif.

Alih-alih menangani beberapa tugas secara bersamaan, cobalah untuk fokus pada satu hal pada satu waktu. Dengan melakukannya, Anda hanya akan memikirkan tugas itu: bagaimana melakukannya, sumber daya atau alat apa yang Anda butuhkan, dan kapan tenggat waktu Anda. Oleh karena itu, konsentrasi Anda juga akan meningkat. Bahkan jika Anda terganggu oleh dunia luar saat melakukan tugas tunggal, akan lebih mudah bagi Anda untuk mengarahkan kembali fokus itu daripada saat Anda melakukan banyak tugas.

Segarkan pikiran Anda dengan menggerakkan tubuh Anda

Saat lelah, kemungkinan besar Anda tidak akan bisa fokus. Dalam situasi seperti itu, Anda juga dapat dengan mudah terganggu.

Seperti yang ditunjukkan oleh David Rock dalam artikel yang disebutkan di atas, “ kita perlu menenangkan otak secara keseluruhan untuk dapat memperhatikan wawasan yang tenang .” Jadi, setiap kali Anda kesulitan berkonsentrasi, berjalan-jalanlah atau lakukan sesuatu yang Anda sukai. Rock mengklaim bahwa menyegarkan pikiran Anda tidak hanya meningkatkan fokus Anda, tetapi juga membantu Anda menjadi lebih baik dalam pengambilan keputusan.

Dalam sebuah artikel untuk Pengusaha, Marissa Vicario, pelatih kesehatan dan kebugaran, berbicara tentang manfaat lain dari menggerakkan tubuh Anda. Saat berjalan, Anda akan mengaktifkan mitokondria, bagian dari sel yang bertanggung jawab atas tingkat energi Anda. Plus, berjalan-jalan di luar, di udara segar, merangsang aliran darah ke otak. Oleh karena itu, Anda akan dapat mengarahkan kembali fokus Anda setelah istirahat.

Simpan buku catatan di dekat Anda untuk menuliskan pemikiran pribadi

Anda sedang melakukan tugas penting dan tiba-tiba, Anda ingat bahwa Anda harus pergi ke ATM atau menelepon ibumu setelah bekerja. Saya yakin ini terdengar akrab.

Sekarang, untuk mencegah pikiran mengembara lebih jauh, pastikan untuk menyimpan buku catatan di dekat Anda dan segera tuliskan pikiran-pikiran pribadi ini. Dengan demikian, Anda akan menghilangkan pikiran-pikiran ini dari pikiran Anda, dan Anda akan dapat melanjutkan pekerjaan Anda. Jadi, alih-alih memikirkan masa depan Anda yang dekat, Anda akan mengarahkan perhatian Anda pada saat ini. Selain itu, Anda akan memiliki pengingat untuk tugas pribadi yang harus Anda jalankan setelah bekerja.

Kesimpulan

Apakah Anda terganggu saat membaca artikel ini? Semoga tidak terlalu sering. Meskipun Anda tidak akan dapat menghindari setiap gangguan yang menghadang, Anda dapat mempelajari cara mencegahnya. Misalnya, jika Anda berbagi jadwal dengan rekan kerja, mereka akan tahu kapan Anda akan sibuk, dan mereka tidak akan mengganggu Anda. Bersamaan dengan yang ini, kami membahas beberapa tip lain untuk membantu Anda mempertahankan atau mendapatkan kembali fokus Anda setelah terganggu. Dengan memasukkan trik-trik ini ke dalam rutinitas kerja harian Anda, pengalihan akan terasa lebih bisa ditoleransi.