4 Tips Pembaruan Perangkat Lunak untuk Mengoptimalkan Teknologi Anda
Diterbitkan: 2022-05-07
Gunakan periode perpanjangan Anda untuk menjelajahi pasar perangkat lunak dan menemukan fungsionalitas baru untuk bisnis Anda.
Periode berlangganan perangkat lunak Anda hampir berakhir. Apakah Anda memperbarui langganan itu tanpa melihat-lihat pasar untuk opsi yang lebih baik? Bahkan jika Anda senang dengan sistemnya, pembaruan adalah kesempatan untuk mengonfirmasi bahwa Anda memiliki perangkat lunak terbaik yang tersedia.
Survei Gartner 2020 tentang pembeli perangkat lunak di seluruh dunia mengungkapkan berapa banyak bisnis yang mendekati proses pembaruan langganan. Kami telah menganalisis hasil ini untuk membentuk empat tindakan jelas yang harus diambil saat Anda mencapai akhir kontrak perangkat lunak. (Laporan lengkap tersedia untuk klien Gartner)
Perlakukan setiap pembaruan sebagai pencarian perangkat lunak baru
Lebih dari 80% responden survei menyelidiki alternatif secara mendalam atau pada tingkat sepintas, apakah mereka puas dengan perangkat lunak mereka saat ini atau tidak.
Jangan memperbarui perangkat lunak Anda saat ini tanpa menyelidiki opsi baru. Mungkin masuk akal untuk hanya memperbarui, tetapi Anda bisa kehilangan fungsionalitas baru yang berharga yang muncul baru-baru ini.
Perhatikan tanda-tanda yang menunjukkan bahwa Anda perlu menemukan perangkat lunak baru—jika salah satunya berlaku, Anda perlu meninjau pilihan Anda di pasar perangkat lunak.
Sebagian besar perusahaan menggunakan setiap periode pembaruan sebagai kesempatan untuk melihat-lihat sistem lain, hanya untuk mengetahui apakah pesaing menawarkan sesuatu yang baru yang dapat menambah nilai bagi bisnis mereka. Hampir setengah dari perusahaan yang disurvei (45%) melakukan evaluasi mendalam terhadap perangkat lunak sebelum memperbarui.
Jadi apa yang harus Anda cari? Jika Anda memiliki keluhan utama tentang sistem saat ini, mulailah dari sana—baik masalah teknis maupun keamanan sering kali menjadi alasan terbesar untuk mempertimbangkan opsi lain.
Selain itu, pertimbangkan apakah perusahaan Anda cocok dengan salah satu dari situasi umum berikut:
- Laba atas investasi (ROI) untuk perangkat lunak tidak sesuai dengan harapan Anda.
- Anda telah mengalami tantangan bisnis seperti menggunakan satu login untuk banyak pengguna atau alur kerja rumit yang memperlambat proyek.
Terakhir, vendor Anda saat ini mungkin telah mengulurkan tangan untuk berbagi kemampuan baru, atau Anda pernah mendengarnya dari rekan-rekan. Semua ini adalah alasan yang sah untuk mengevaluasi opsi baru, jadi beri diri Anda dua hingga tiga bulan untuk melakukan penelitian.
Prioritaskan fitur ke "ukuran yang tepat" dan hemat uang
Dalam kondisi ekonomi normal, 64% responden menunjukkan bahwa mereka telah menurunkan atau mengakhiri setidaknya satu perjanjian berlangganan.
Jika sebagian besar bisnis mengevaluasi perangkat lunak baru selama setiap periode pembaruan, apa sebenarnya yang mereka lakukan? Mayoritas cenderung menambah fitur atau memperluas layanan. Tetapi bagi banyak orang, tujuannya adalah untuk mendapatkan fungsionalitas yang sama dengan biaya yang lebih sedikit.
Jadi saat Anda meninjau fungsionalitas baru, gunakan kesempatan ini untuk mempertimbangkan fitur mana dari perangkat lunak Anda yang benar-benar mendorong tujuan Anda di lingkungan bisnis baru ini, dan tentukan fungsionalitas mana yang mungkin tidak Anda perlukan sekarang.
Penyedia perangkat lunak pada akhirnya ingin mempertahankan bisnis Anda selama mungkin, sehingga mereka memiliki motivasi untuk menunjukkan nilai hubungan Anda dan memberikan serangkaian fitur spesifik yang Anda inginkan, bahkan jika Anda membayar lebih sedikit.
Pisahkan fitur menjadi bucket yang diperlukan , berharga , dan opsional . Minta agar vendor menunjukkan kepada Anda bagaimana harga dapat berubah jika beberapa fitur opsional dihapus.
Perpanjangan juga merupakan waktu yang tepat untuk meninjau kebutuhan Anda akan dukungan—setelah sekitar satu tahun dengan perangkat lunak baru, Anda seharusnya dapat mengurangi pengeluaran untuk layanan dukungan saat tim Anda memperoleh kemahiran. Tanyakan apakah vendor memiliki rencana dukungan yang paling cocok untuk Anda.
Gunakan artikel kami tentang praktik terbaik untuk menyelesaikan pembelian perangkat lunak untuk mengunduh template yang memungkinkan Anda membuat daftar dan menilai fitur-fitur ini, lalu pelajari cara mengevaluasi biaya sebenarnya untuk perangkat lunak saat Anda bergerak menuju tanggal perpanjangan.
Tidak apa-apa untuk menghindari komitmen yang panjang
Lima puluh lima persen pembeli berkomitmen pada kontrak dengan durasi hanya satu tahun atau kurang.
Kembali ketika perangkat lunak hanya diinstal pada komputer lokal, menyetujui kontrak multi-tahun masuk akal. Beralih ke sistem yang berbeda bisa memakan waktu berbulan-bulan untuk bangun dan berjalan, tetapi perangkat lunak berbasis cloud saat ini menempatkan lebih banyak kekuatan di tangan pembeli.
Produk Software-as-a-Service (SaaS) menawarkan pilihan yang lebih menarik untuk perusahaan kecil dan menengah—mereka lebih murah untuk diadopsi dengan harga berlangganan, dan fleksibilitas berarti Anda dapat mengakses sistem dari perangkat apa pun dengan browser web. Hal ini membuat beralih di antara beberapa sistem yang berbeda jauh lebih sederhana.
Setiap vendor akan memiliki kebijakan mereka sendiri untuk durasi kontrak dan sering kali menawarkan paket yang lebih murah untuk komitmen setidaknya satu tahun, jadi pastikan untuk memahami pilihan Anda.
Sebelum memperbarui, tinjau kontrak perangkat lunak Anda saat ini untuk memahami kewajiban perusahaan Anda saat mengakhiri. Anda akan melihat beberapa klausa umum:
- Pengakhiran untuk kenyamanan atau sebab : ”Untuk kenyamanan” berarti Anda dapat mengakhiri dengan alasan apapun, dan “untuk alasan” berarti Anda dapat mengakhiri hanya jika vendor melanggar perjanjian.
- Biaya penghentian lebih awal : Vendor akan sering memasukkan biaya dan hukuman lain untuk mengakhiri kontrak lebih awal yang mengimbangi biaya vendor karena kehilangan klien.
- Persyaratan pasca-penghentian : Saat mengakhiri perjanjian perangkat lunak, baik lebih awal atau tidak, Anda mungkin memiliki beberapa kewajiban. Misalnya, kontrak harus mencakup cara mengumpulkan dan menghapus semua data Anda dari sistem.
Pahami klausul pemutusan kontrak dalam kontrak Anda. Jika Anda puas dengan produk setelah satu perjanjian, Anda dapat memilih untuk berkomitmen pada kontrak jangka panjang. Durasi kontrak yang lebih pendek mungkin lebih mahal, tetapi memberi Anda fleksibilitas untuk mengubah perangkat lunak dengan cepat.
Jangan puas dengan sistem yang kurang ideal
Tujuh ratus dua puluh enam responden (52%) menunjukkan bahwa mereka telah memperbarui setidaknya satu perjanjian berlangganan, meskipun mereka tidak puas dengan itu.
Lebih dari separuh perusahaan yang disurvei telah memperbarui langganan perangkat lunak yang bahkan tidak mereka sukai. Berbagai situasi dapat membuat sistem Anda saat ini, tetapi kurang ideal, sebagai pilihan yang paling tepat.
Tapi Anda tidak harus puas dengan "kurang dari ideal". Dimulai dengan menjelajahi lebih dari 750 kategori perangkat lunak Capterra adalah langkah pertama yang bagus. Setiap profil produk mencakup peringkat keseluruhan dengan skor untuk kemudahan penggunaan, layanan pelanggan, fitur, dan nilai uang, di samping ulasan pengguna yang mendetail, untuk secara signifikan mempercepat waktu yang diperlukan untuk mengidentifikasi opsi.
Mulai penelitian Anda lebih awal. Pada tahun terakhir kontrak langganan Anda, atur pertemuan berulang untuk tim evaluasi perangkat lunak, yang terdiri dari pemangku kepentingan utama Anda di perusahaan, untuk menentukan:
- Poin nyeri dengan sistem saat ini
- Sistem alternatif dengan fungsi serupa
Ini membantu Anda memahami pilihan Anda sebelum waktu perpanjangan. Lihat langkah pertama dalam kiat kami untuk mempercepat negosiasi perangkat lunak Anda—orang yang sama yang Anda butuhkan untuk tim negosiasi harus disertakan dalam rapat ini.
Bagaimana menerapkan nasihat ini?
Waktu perpanjangan adalah kesempatan besar untuk meninjau sistem yang berbeda. Tetapi jika Anda senang dengan perangkat lunak saat ini, langkah paling sederhana Anda adalah memperbarui. Gunakan tip berikut sebagai panduan untuk kedua situasi:
- Jika Anda memilih untuk tetap menggunakan sistem Anda saat ini : Pertimbangkan fitur atau layanan mana yang dapat Anda hapus ke "ukuran yang tepat" rightsize Rightizing, dalam kaitannya dengan perangkat lunak, adalah proses menghapus atau menambahkan fungsionalitas untuk mengoptimalkan sistem untuk kebutuhan dan anggaran bisnis Anda. sistem dan menghemat uang. Tinjau 6 Langkah kami untuk Negosiasi Kontrak Perangkat Lunak yang Sukses.
- Jika Anda memutuskan untuk mencari sistem lain : Setahun dari akhir kontrak Anda, kumpulkan rekan kerja dan karyawan untuk memahami poin kesulitan yang dimiliki pengguna dengan sistem saat ini. Kemudian lakukan penelitian untuk mengidentifikasi alternatif yang dapat menghilangkan titik nyeri tersebut. Tinjau 3 Cara Ampuh Kami untuk Mendapatkan Dukungan untuk Perangkat Lunak Baru.