6 Langkah untuk Negosiasi Kontrak Perangkat Lunak yang Sukses

Kumpulkan informasi penting tentang vendor, dan bangun tim untuk mengadvokasi kebutuhan perangkat lunak Anda.

Perusahaan Anda memilih perangkat lunak baru, dan sekarang saatnya untuk menegosiasikan kontrak. Diskusi yang tampaknya sederhana ini dapat membuat atau menghancurkan seluruh kesepakatan dan menentukan seberapa berguna perangkat lunak tersebut pada akhirnya untuk bisnis Anda.

Penyedia perangkat lunak ingin alat mereka bekerja untuk Anda, tetapi mereka juga memiliki tim terampil yang terlatih untuk memaksimalkan kesepakatan yang menguntungkan mereka. Datang ke meja siap untuk bernegosiasi seperti seorang profesional: Gartner merekomendasikan tips persiapan ini untuk negosiasi kontrak perangkat lunak yang optimal untuk mendapatkan kesepakatan perangkat lunak terbaik. Kami juga telah merangkum tindakan utama yang harus Anda ambil di setiap langkah ( laporan lengkap tersedia untuk klien Gartner ) .

1. Bentuk tim negosiasi

Vendor membawa tim terkuat mereka ke meja negosiasi, jadi Anda perlu mengumpulkan salah satu dari Anda sendiri untuk fokus pada aspek tertentu dari kesepakatan. Anggota tim ini akan bergantung pada ukuran dan sumber daya bisnis Anda—tabel di bawah ini menunjukkan berbagai area fokus dan hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk setiap area fokus:

Gunakan tabel ini sebagai daftar periksa untuk anggota tim Anda. Tentu saja, tidak setiap perusahaan memiliki individu untuk masing-masing area fokus ini—jika demikian, pilih anggota tim yang paling tepat untuk mengambil beberapa tanggung jawab.

2. Biaya penangkapan dan biaya tersembunyi

Anda mungkin akan membayar lebih dari harga yang tercantum di situs web perangkat lunak favorit Anda, dan kecuali jika Anda memintanya, vendor tidak akan menawarkan tampilan mendetail tentang harga sebenarnya. Untuk bernegosiasi dengan penilaian biaya yang sebenarnya, ajukan pertanyaan sebelumnya tentang aspek penetapan harga ini:

Anda harus menyelam lebih dalam ke metrik harga perangkat lunak untuk mendapatkan biaya yang paling akurat. Bergantung pada pengaturan bisnis spesifik Anda, metode penetapan harga vendor tertentu dapat menjadi "win-win". Misalnya, perusahaan yang dengan cepat merekrut karyawan baru dapat memperoleh nilai lebih untuk uang mereka dengan model berlangganan perangkat lunak yang memungkinkan pengguna tanpa batas dengan harga yang ditentukan.

Pastikan untuk meninjau trade-off untuk setiap metode penetapan harga perangkat lunak untuk menghindari pembayaran lebih ( laporan lengkap tersedia untuk klien Gartner ) :

3. Pahami S&K Anda

Syarat dan ketentuan (S&K) dari perjanjian perangkat lunak Anda menjelaskan risiko dan manfaat kontrak. Setiap penyedia perangkat lunak menyertakan istilah yang berbeda, jadi lebih mudah untuk menyusun daftar item Anda sendiri yang harus dimiliki untuk bisnis Anda.

Persyaratan ini akan berubah tergantung pada metode penerapan—apakah Anda menginstal perangkat lunak di lokasi Anda atau menggunakannya melalui browser web.

Berikut adalah contoh syarat dan ketentuan yang umum untuk kedua jenis penerapan perangkat lunak:

4. Temukan motivasi vendor untuk mendapatkan pengaruh

Vendor kemungkinan akan mengumpulkan informasi tentang batas anggaran Anda, bagaimana perangkat lunak akan dibayar, eksekutif mana yang akan menyetujui kesepakatan, dan siapa yang membuat keputusan akhir.

Ini memberi vendor lebih banyak detail untuk memanfaatkan kesepakatan yang menguntungkan mereka, tetapi Anda dapat mengajukan pertanyaan untuk mengungkapkan motivasi vendor untuk memastikan Anda memiliki keuntungan yang sama.

Pertimbangkan pertanyaan seperti:

• Bagaimana Anda dibayar—komisi langsung, atau gaji dan komisi?
• Apakah Anda mendapatkan bonus sepanjang tahun? Kapan Anda mendapatkan bonus terbesar Anda?
• Apakah Anda diberi kompensasi yang lebih tinggi untuk beberapa produk dan layanan daripada yang lain—yang mana, dan bagaimana cara kerja program insentif kompensasi?

Setelah mengumpulkan info ini, lihat apakah faktor-faktor ini dapat memberi Anda keuntungan yang lebih besar:

Pertimbangkan akhir tahun fiskal. Apakah Anda memiliki vendor yang mendorong Anda untuk segera menutup kesepakatan? Tim penjualan biasanya agresif, tetapi mereka meningkatkan tekanan menjelang akhir tahun fiskal perusahaan mereka, dan Anda juga harus demikian.

Itu selalu yang terbaik untuk memperpanjang diskusi perangkat lunak hingga akhir kuartal atau tahun fiskal untuk memanfaatkan urgensi vendor untuk mendapatkan kesepakatan yang lebih baik—harga khusus dan diskon lebih mudah didapat saat tim penjualan benar-benar perlu menyelesaikan kesepakatan akhir kuartal atau tahun.

Apakah vendor Anda adalah startup? Pertumbuhan pesat perangkat lunak berbasis cloud telah melahirkan ratusan penyedia perangkat lunak startup kecil yang dapat menawarkan persyaratan dan kontrak yang lebih fleksibel daripada pesaing perusahaan mereka yang lebih besar. Vendor startup yang lebih gesit bisa menjadi pasangan sempurna antara kebutuhan fungsionalitas dan anggaran Anda.

Startup ini juga dapat bersiap untuk mengumpulkan dana—dalam hal ini, vendor ingin meningkatkan pelanggan dan pendapatan sebelum putaran pendanaan seri, yang memberi perusahaan Anda keuntungan untuk menegosiasikan kesepakatan yang lebih berharga.

Bergantung pada ukuran dan jenis perusahaan perangkat lunak, Anda dapat menemukan detail pendanaan, akuisisi, dan investor di Crunchbase untuk dimanfaatkan selama negosiasi.

5. Gunakan template penilaian untuk mengidentifikasi pilihan terbaik Anda

Gunakan kriteria yang tercantum dalam tabel di bawah ini untuk menilai beberapa opsi perangkat lunak teratas Anda satu sama lain—dengan cara ini, Anda akan tahu persis seberapa besar investasi Anda dalam kesepakatan, atau apakah Anda bisa pergi.

Skor kriteria dari 1 hingga 5, dan berikan pertimbangan penting lebih berbobot saat menghitung pemenang. Gunakan sebanyak atau sesedikit ini sesuai kebutuhan untuk opsi vendor Anda:

• harga
  • Biaya lisensi
  • Biaya penyesuaian dan implementasi
  • Biaya perawatan
  • Biaya pelatihan
• Fitur dan fungsionalitas yang diperlukan (dan bagus untuk dimiliki)
• Persyaratan pengoperasian (kompatibilitas dan mobilitas)
• Integrasi
• Dukungan dan kemampuan pelatihan
• Risiko syarat dan ketentuan (S&K)

UNDUH

6. Bersiaplah untuk pergi

Setelah menilai setiap vendor, meninjau syarat dan ketentuan, dan memahami taruhannya untuk vendor dan perusahaan Anda, Anda tahu apakah Anda mampu untuk pergi ke opsi lain yang layak.

Daftar persyaratan dan alternatif yang valid memberi Anda kemampuan untuk mengabaikan negosiasi dengan vendor dengan skor lebih rendah saat mereka tidak maju ke arah yang menguntungkan. Jika Anda meninggalkan negosiasi, luangkan waktu untuk mengatur ulang dengan tim Anda:

• Membingkai ulang harapan Anda
• Perkuat taktik negosiasi Anda
• Tentukan apakah opsi perangkat lunak terbaik berikutnya benar-benar layak dilakukan

Anda akan belajar dari setiap diskusi tentang cara meningkatkan penelitian Anda dengan lebih baik dan cara terbaik untuk menanggapi pertanyaan dan taktik sulit dari vendor.

Kumpulkan sumber daya terbaik untuk negosiasi perangkat lunak Anda

Pastikan perusahaan Anda siap untuk percakapan paling penting dalam kehidupan perangkat lunak Anda. Untuk rekap, kumpulkan tim negosiator Anda, pahami biaya tersembunyi dan persyaratan kontrak yang dapat diterima, kemudian kembangkan rencana permainan yang efektif yang memberi tekanan kembali pada vendor.

Jika Anda mulai lebih dulu dalam prosesnya, Anda harus menganalisis ulasan pengguna yang sebenarnya dan menjadwalkan beberapa demo perangkat lunak, kemudian ikuti langkah-langkah ini dari awal sehingga Anda dapat menyesuaikan rencana negosiasi Anda untuk setiap vendor.