Kiat manajemen proyek media sosial, dengan pedoman untuk menemukan alat terbaik

Diterbitkan: 2023-05-29

Alat manajemen proyek media sosial membawa satu atau lebih utilitas yang berpikiran sosial di bawah satu spanduk - sering kali dasbor yang dapat disesuaikan yang menampilkan beberapa aliran info. Baik Anda menjalankan kampanye pemasaran sosial sendiri atau mengandalkan tim besar untuk memuaskan daftar klien yang terus bertambah, Anda dapat menggunakan alat ini untuk merampingkan proses Anda dan menjelajahi cara yang lebih efisien dan efektif untuk mencapai tujuan bersama.

Jadilah sukses dengan media sosial atas nama klien Anda dengan mengunduh "Panduan utama untuk media sosial yang efektif untuk bisnis" sekarang.

Dalam artikel ini, kami akan membahas beberapa tips dan praktik terbaik yang dapat Anda gunakan untuk mengelola proyek media sosial Anda secara efektif, serta beberapa panduan tentang cara menemukan alat manajemen media sosial yang tepat untuk agensi Anda.

Daftar isi

  • Mengapa manajemen proyek media sosial penting?
    • Menetapkan tujuan dan sasaran yang jelas
    • Mendefinisikan peran dan tanggung jawab
    • Membantu memantau dan menilai kemajuan proyek
  • Tantangan dan solusi umum dalam manajemen proyek media sosial
    • Mengelola beberapa akun dan platform media sosial
    • Tetap teratur dan memenuhi tenggat waktu
    • Memastikan suara dan pesan merek yang konsisten
    • Menangani masalah atau krisis yang tidak terduga
  • Manfaat perangkat lunak manajemen proyek media sosial
    1. Membantu menghemat waktu dan sumber daya
    2. Meningkatkan produktivitas individu dan tim
    3. Membantu mengelola kampanye media sosial
    4. Menyelaraskan tim menuju tujuan bersama
    • Memberikan pengingat untuk tugas-tugas yang membutuhkan perhatian
    • Memungkinkan pemantauan dan kontrol yang lebih baik atas strategi Anda
    • Peningkatan manajemen hubungan klien dan komunikasi
  • Apa yang harus dicari dalam alat manajemen proyek media sosial
    1. Penjadwalan yang efektif melalui platform media sosial
    2. Analisis dan pelaporan sosial
    3. Opsi analitik
    4. Fitur persetujuan konten
    5. Pembuatan konten sosial
  • Pertanyaan yang sering diajukan
    • Seberapa sering saya harus menilai kembali strategi media sosial saya dan menyesuaikan seperlunya?
    • Apa yang harus saya lakukan jika masalah atau krisis tak terduga muncul selama proyek media sosial?

Mengapa manajemen proyek media sosial penting?

Perusahaan biasanya lebih suka menggunakan manajemen media sosial label putih karena mereka dapat mendelegasikan blok tugas yang sangat besar, pada dasarnya menyerahkan proyek yang dapat berdampak signifikan pada masa depan merek mereka. Agar agensi Anda memenuhi harapan, Anda harus memahami bagaimana manajemen proyek strategis membantu membentuk produktivitas, kolaborasi, dan hasil dari setiap kampanye media sosial.

Menetapkan tujuan dan sasaran yang jelas

Sasaran yang spesifik dan terukur memberi Anda sesuatu untuk dibidik. Mengetahui tujuan Anda juga menginformasikan proses Anda, membantu Anda membangun kerangka kerja yang dirancang untuk mendorong strategi Anda dari awal hingga selesai. Sasaran yang lebih besar harus dipecah menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, dengan tonggak bawaan yang menyediakan ruang untuk memeriksa kemajuan dan menyesuaikan strategi sesuai kebutuhan.

Mendefinisikan peran dan tanggung jawab

Manajer proyek yang mengawasi media sosial memutuskan siapa yang bertanggung jawab atas apa dan kapan. Ini tidak diragukan lagi anggota tim mana yang memiliki tugas tertentu. Dan, umumnya, kepemilikan diberikan berdasarkan keahlian dan pengalaman.

Misalnya, seseorang mungkin unggul dalam menggunakan media sosial dalam manajemen reputasi dan oleh karena itu ditugaskan untuk memantau dan menanggapi ulasan pelanggan. Orang lain mungkin mahir dalam penjadwalan dan mengawasi kalender media sosial klien sebagai tugas utama mereka.

Membantu memantau dan menilai kemajuan proyek

Alat dan strategi media sosial membentuk inti dari proses perencanaan, tetapi dibutuhkan manajer proyek untuk memastikan adanya pengawasan yang memadai (dan akurat). Manajer menyetujui langkah-langkah kunci, menganalisis metrik untuk menilai kemajuan, dan menentukan perubahan apa, jika ada, yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan menyeluruh dengan sebaik-baiknya.

Tantangan dan solusi umum dalam manajemen proyek media sosial

Tidak ada panduan manajemen media sosial yang benar-benar komprehensif yang lengkap dengan mengatasi tantangan yang dapat mencegah kampanye mencapai hasil yang optimal. Menyadari perangkap umum dan solusi koordinasi dapat membantu Anda melompati rintangan dengan kemahiran yang mengesankan.

Mengelola beberapa akun dan platform media sosial

Demografi dan gaya konten berbeda dari platform ke platform. Kelompok usia terbesar Facebook mencakup pengguna berusia antara 25 dan 34 tahun (Statista), sementara Instagram cenderung lebih muda, dengan lebih dari 30 persen pengguna berusia 18 hingga 24 tahun (Statista). Membuat profil di semua platform utama meningkatkan jangkauan secara eksponensial dan memungkinkan lebih banyak eksperimen dalam hal apa yang diposting dan kapan.

Namun semakin banyak profil yang Anda buat, semakin banyak upaya yang diperlukan untuk memelihara halaman tersebut dan berinteraksi dengan pengikut. Menjadwalkan postingan dan menugaskan anggota tim ke setiap platform (atau satu tugas khusus di semua platform) dapat membantu merampingkan operasi dan menghindari kesenjangan dalam cakupan.

Tetap teratur dan memenuhi tenggat waktu

Posting media sosial pribadi yang sebagian besar bersifat spontan dapat dengan mudah masuk ke ranah profesional, tetapi kurangnya organisasi dapat mempersulit untuk membangun momentum dan mengukur kemanjuran. Semakin samar rencana media sosial Anda, semakin besar kemungkinan Anda keluar dari jadwal, yang dapat menyebabkan Anda melewatkan jendela untuk konten dan acara yang sensitif terhadap waktu seperti peluncuran produk dan hari libur.

Sangat penting untuk membangun cetak biru konkret yang menjabarkan semuanya mulai dari aset yang direncanakan hingga detail publikasi hingga kapan tim Anda akan memeriksa komentar atau menjalankan laporan. Taktik seperti memberi kode warna pada item sesuai urgensi dan membuat orang terdaftar sebagai cadangan untuk melakukan tugas jika sakit atau ketidakhadiran lainnya juga bisa berguna.

Memastikan suara dan pesan merek yang konsisten

Rata-rata pengguna media sosial memiliki tujuh akun sosial unik yang mereka akses setiap bulan, dengan setiap akun mewakili platform sosial yang berbeda (Laporan Data). Untuk memaksimalkan pengaruh dan membangun kepercayaan, merek harus memiliki kehadiran yang kohesif dan konsisten di semua saluran tersebut, sehingga konsumen yang berselancar dapat dengan mudah mengenali dan tertarik pada profil yang sudah dikenal.

Buat dan ikuti dengan ketat panduan merek dan kebijakan media sosial yang menyampaikan standar untuk warna, font, ukuran gambar, dan suara.

Menangani masalah atau krisis yang tidak terduga

Apakah itu magang yang tergelincir dan menghasut kehebohan atau umpan balik pelanggan negatif yang tiba-tiba menjadi viral, Anda akan menemukan waktu yang membutuhkan kepala dingin dan rencana ahli.

Pelajari dan rangkul fungsi media sosial dalam manajemen reputasi. Gunakan alat yang relevan, seperti mendengarkan sosial dan menanggapi penyebutan merek, untuk membentuk narasi dan menghilangkan ketidakpuasan sejak awal.

Manfaat perangkat lunak manajemen proyek media sosial

Alat manajemen media sosial dapat membantu manajer proyek memodernisasi dan menyederhanakan daftar tugas mereka dengan menggunakan teknologi dan otomatisasi untuk menghilangkan hambatan dan meningkatkan komunikasi dan akses.

1. Membantu menghemat waktu dan sumber daya

Alat manajemen proyek media sosial tidak harus masuk atau keluar pada waktu tertentu. Tim Anda dapat membuat postingan selama hari kerja yang akan dipublikasikan pada malam hari dan akhir pekan — kapan pun algoritme diprioritaskan untuk memasukkan konten Anda ke target demografis Anda. Rangkaian desain memberdayakan agensi untuk mewujudkan konsep grafis tanpa outsourcing, sementara alat lainnya memindai topik yang sedang tren untuk menemukan inspirasi untuk postingan sosial.

Gunakan satu atau banyak alat — apa pun itu, Anda dapat menghemat waktu dan menemukan kemampuan untuk melakukan lebih banyak dengan bandwidth yang sama seperti sebelumnya.

2. Meningkatkan produktivitas individu dan tim

Alat juga meningkatkan produktivitas, dengan memungkinkan Anda memaksimalkan waktu. Beberapa alat menawarkan opsi otomatisasi, menjamin teknologi akan bekerja lama setelah Anda selesai bermalam.

Alat juga menginformasikan proses pengambilan keputusan. Daripada memperdebatkan manfaat kampanye, Anda cukup melihat laporan yang dihasilkan perangkat lunak untuk melihat, secara hitam putih, apakah taktik berhasil atau sudah waktunya untuk melakukan perubahan. Menghilangkan keraguan menghemat waktu dan bekerja berdasarkan fakta alih-alih asumsi membantu memastikan setiap langkah diposisikan untuk hasil terbaik.

3. Membantu mengelola kampanye media sosial

Alat manajemen proyek membantu membawa semua item Anda yang dapat ditindaklanjuti di bawah satu payung — atau, dalam kebanyakan kasus, pada satu dasbor pemersatu. Daripada bolak-balik antara aplikasi kalender, alat penjadwalan, widget penangkap data, dan sebagainya, Anda bisa melihat secara menyeluruh status iklan dan pos sosial Anda dengan sekali klik.

Pendekatan ini lebih efisien — dan jauh lebih baik untuk Anda mengklik jari — tetapi juga dapat membantu Anda membuat keputusan yang lebih tepat. Saat Anda terus-menerus menjelajah, mudah untuk melewatkan poin data atau salah menafsirkan informasi karena Anda kekurangan konteks. Kemampuan untuk memahami gambaran besar melalui satu alat (bahkan jika Anda harus pergi ke tempat lain untuk detail spesifik) dapat membuat perbedaan besar pada keluaran harian dan hasil kampanye Anda.

4. Menyelaraskan tim menuju tujuan bersama

Manajemen proyek bukan hanya tentang mengelola proyek itu sendiri, tetapi juga tentang mengelola tim Anda. Dengan mengatur ulang kampanye dan aset Anda menggunakan alat manajemen media sosial, Anda dapat membuat semua orang memiliki pemahaman yang sama untuk membantu memastikan tidak ada agenda yang tumpang tindih atau siapa pun yang tidak mendapat informasi.

Apakah tujuan Anda adalah tujuan kampanye klien atau sesuatu yang lebih kecil seperti pencapaian, Anda dapat menggunakan alat pilihan Anda untuk melakukan dan mendelegasikan banyak tugas. Gunakan alat media sosial Anda untuk menetapkan dan melacak tugas, berkomunikasi tentang pencapaian dan cegukan, menandai item sebagai prioritas, dan membagikan item berita atau tautan relevan lainnya. Semua ini tanpa menggunakan rantai email yang rumit atau melakukan ping ke kotak masuk semua orang secara terpisah dengan pembaruan atau pertanyaan.

Memberikan pengingat untuk tugas-tugas yang membutuhkan perhatian

Aktifkan pemberitahuan push dari alat manajemen media sosial favorit Anda, dan Anda mungkin tidak akan pernah lagi melewatkan penyebutan merek atau tugas utama. Bergantung pada cara Anda ikut serta, alat manajemen media sosial berpotensi mengirimkan pop-up ke ponsel cerdas Anda berdasarkan pemicu yang telah ditentukan sebelumnya, seperti:

  • Kapan waktunya untuk check-in dengan tim
  • Saat Anda perlu mencentang tugas tertentu
  • Pertemuan virtual akan segera dimulai
  • Anggota tim lain telah menyelesaikan tugas
  • Kampanye Anda telah mencapai tolok ukur kinerja
  • Seseorang telah menyebutkan merek klien Anda di media sosial

Memungkinkan pemantauan dan kontrol yang lebih baik atas strategi Anda

Ketika cetak biru, analitik, dan komunikasi Anda semuanya berjalan di bawah pengawasan satu atau dua alat manajemen media sosial, Anda memiliki kemampuan yang tak tertandingi untuk mengawasi kampanye Anda. Terkadang satu alat sudah cukup untuk memenuhi kebutuhan Anda. Beberapa tujuan klien menuntut beberapa alat yang disinkronkan.

Either way, anggap itu seperti menyusun semua instruksi dan laporan untuk proyek yang besar dan kuat dan memotongnya ke dalam pengikat. Jauh lebih baik daripada mencari di kantor atau lemari arsip Anda untuk mendapatkan sedikit demi sedikit info sesuai permintaan, bukan?

Peningkatan manajemen hubungan klien dan komunikasi

Bersatu di bawah satu alat yang memfasilitasi kolaborasi dan komunikasi, tim Anda dapat berbagi informasi dan pembaruan dengan cepat serta memberikan umpan balik dengan cepat. Hal ini membuat semua orang memiliki pemahaman yang sama sehingga Anda dapat menampilkan front yang terkonsolidasi saat Anda mengadakan pertemuan berbasis kontak dengan klien. Alih-alih menjawab pertanyaan dengan beberapa versi, "Izinkan saya bertanya kepada John di mana kita berada," Anda sudah mendapatkan catatan John di peron - dan semua orang juga.

Anda juga dapat menggunakan platform untuk melacak komunikasi klien, yang semakin meningkatkan transparansi. Cari alat yang memungkinkan Anda mengirim konten yang baru dibuat atau laporan siap presentasi langsung ke klien untuk fungsionalitas yang lebih banyak lagi.

Apa yang harus dicari dalam alat manajemen proyek media sosial

Tidak ada dua proyek media sosial yang persis sama, jadi masuk akal jika fitur perangkat lunak yang Anda perlukan untuk menangani setiap kampanye dengan mahir juga mungkin berbeda. Namun, ada beberapa kemampuan yang hampir secara universal berguna untuk menjual paket media sosial dan memastikan Anda memiliki sumber daya untuk menepati janji Anda.

1. Penjadwalan yang efektif melalui platform media sosial

Tidak ada yang menyita waktu seperti mencoba menjadwalkan posting media sosial melalui berbagai platform, satu per satu. Semua pemformatan, penyalinan dan penempelan, dan klik itu menambah banyak waktu yang hilang. Alat manajemen proyek media sosial yang memungkinkan Anda menjadwalkan satu posting di beberapa saluran sambil tetap menyesuaikan waktu dan detail posting agar sesuai dengan saluran tersebut dapat membantu meningkatkan alur kerja dan ROI Anda secara keseluruhan.

2. Analisis dan pelaporan sosial

Kecuali perangkat lunak manajemen proyek media sosial Anda mengintegrasikan analitik sosial dan laporan terkait, Anda tidak akan dapat mengukur kesehatan kampanye Anda tanpa beralih di antara platform yang berbeda untuk memeriksa kinerja pos.

3. Opsi analitik

Kehadiran alat analitik itu penting, tetapi memiliki kemampuan untuk memilih analitik mana yang Anda lacak mungkin lebih penting lagi. Kampanye yang berfokus untuk membuat pengikut sosial melihat sesuatu di situs web klien mungkin memprioritaskan konversi lalu lintas, sementara kampanye yang dirancang untuk meningkatkan kesadaran merek mungkin lebih mementingkan pembagian sosial dan tingkat keterlibatan.

Memiliki opsi untuk menghapus aliran data yang kurang berguna membantu Anda fokus pada hal-hal penting — seperti mengurangi kebisingan latar belakang.

4. Fitur persetujuan konten

Dibutuhkan lebih dari satu "oke" sebelum Anda dapat mengirim konten baru ke dunia. Temukan alat manajemen proyek yang mengakomodasi proses persetujuan bertahap, dan Anda dapat mengumpulkan aset dan meminta persetujuan dari semua orang mulai dari desainer hingga CMO klien menggunakan dasbor pusat Anda.

5. Pembuatan konten sosial

Alat manajemen proyek media sosial yang paling didambakan juga memasukkan pembuatan konten ke dalam alur kerja mereka. Masuk akal untuk memiliki sumber daya seperti editor WYSIWYG, stok foto, dan utilitas pengoreksian di ujung jari Anda. Saat Anda dapat membuat draf, mengedit, memamerkan, mendapatkan persetujuan, menjadwalkan, dan menerbitkan konten sosial dari satu platform, Anda sedang menuju tingkat produktivitas berikutnya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Seberapa sering saya harus menilai kembali strategi media sosial saya dan menyesuaikan seperlunya?

Periksa strategi media sosial Anda setidaknya setiap enam bulan. Keadaan tertentu, seperti perubahan penting dalam algoritme platform atau tren metrik ke arah yang salah, pasti menjadi alasan untuk meninjau kembali strategi Anda dan menimbang pro dan kontra dari opsi alternatif.

Apa yang harus saya lakukan jika masalah atau krisis tak terduga muncul selama proyek media sosial?

Paket manajemen media sosial Anda harus menyertakan reputasi dan kebijakan manajemen krisis yang menguraikan bagaimana Anda akan menangani "skenario terburuk". Tetapkan rantai komando dan proses pelaporan yang jelas sebelumnya. Saat ini, jawab kritik dengan segera, dan gunakan empati dan kebijakan media sosial Anda yang ada untuk memandu tanggapan.