Cara Menggunakan SMS untuk Manajemen Properti: Manfaat, Kasus Penggunaan, dan Template

Memasarkan properti Anda bisa menjadi proses yang memakan waktu dan mahal. Menggunakan SMS untuk manajemen properti akan menghemat sumber daya berharga Anda yang jika tidak akan menyebabkan perencanaan yang buruk, melewatkan inspeksi berkala, dan komunikasi klien yang salah melalui email.

Artikel ini akan mengajarkan Anda semua yang perlu Anda ketahui tentang mengelola properti melalui SMS, betapa mudahnya mengintegrasikan SMS ke dalam strategi manajemen Anda saat ini, dan mengapa banyak manfaatnya yang Anda butuhkan untuk membuat bisnis Anda berkembang.

Apa itu manajemen properti?

Manajemen properti adalah proses pengawasan pemeliharaan properti investasi. Jenis properti termasuk apartemen, kondominium, komunitas rumah pribadi, pusat perbelanjaan, dan bahkan kawasan industri.

Manajer properti biasanya diharuskan lulus ujian lisensi sebelum mereka dapat mulai bekerja dalam kapasitas ini dan bertanggung jawab untuk hal-hal berikut:

• Menemukan penyewa;
• Mengumpulkan uang sewa;
• Memperbaiki masalah yang muncul;
• Memastikan pemeliharaan properti yang tepat.

Ada tiga jenis utama manajemen properti:

• Residensial – manajemen gedung rumah atau apartemen untuk satu keluarga;
• Komersial – manajemen gedung perkantoran;
• Industri – gudang atau manajemen fasilitas manufaktur.

Cara memulai dengan SMS untuk manajemen properti

Jika Anda ingin memotong biaya dan meningkatkan efisiensi, solusi mobile-centric adalah cara terbaik. SMS adalah cara termudah dan paling terjangkau untuk berkomunikasi dengan penyewa Anda kapan saja. Berikut cara memulai mengelola properti Anda melalui SMS:

• Pilih aplikasi yang memudahkan penyewa untuk mendaftar peringatan teks di nomor telepon mereka sendiri. Mengharuskan mereka untuk menggunakan alamat email atau menautkan nomor telepon mereka ke akun jejaring sosial tidak akan seaman itu.
• Lihat apa yang ditawarkan SMS . Jelajahi semua fitur yang ditawarkan oleh penyedia SMS Anda sehingga Anda dapat memanfaatkannya secara maksimal; misalnya, mengirim teks dalam jumlah besar sangat berguna saat Anda perlu menghubungi beberapa penyewa terkait masalah yang sama (pengingat jatuh tempo sewa, pekerjaan pemeliharaan terencana, dll.). Anda perlu memastikan bahwa Anda mendapatkan persetujuan orang sebelum menghubungi mereka.
• Mengembangkan strategi untuk mengirimkan teks . Pikirkan tentang jenis informasi yang dibutuhkan setiap penyewa dan kapan mereka membutuhkannya. Jika memungkinkan, jadwalkan teks Anda berdasarkan waktu atau hari dalam seminggu untuk memastikan bahwa penyewa mendapatkan apa yang mereka butuhkan saat mereka membutuhkannya. SMS untuk manajemen properti berfungsi paling baik jika mengandalkan data penyewa terkini untuk personalisasi ekstra.

Manfaat menggunakan SMS untuk manajemen properti

Ada banyak manfaat menggunakan SMS untuk manajemen properti, tetapi kami telah merangkum yang paling penting di bawah ini:

1. Menangani penyewa yang buruk secara efektif

Teks sangat bagus untuk berurusan dengan penyewa yang buruk karena memberikan riwayat yang mudah diakses dari semua percakapan Anda dengan mereka. Karena sebagian besar teks segera dibaca, Anda dapat melacak apa yang terjadi dan segera mencari tahu kapan masalah perlu ditangani.

Keuntungan lain menggunakan SMS saat berhadapan dengan penyewa nakal adalah faktor “keren”. Saat menangani masalah, seringkali sulit untuk tetap berpikiran jernih. SMS singkat adalah cara yang sangat profesional untuk menyampaikan kekhawatiran Anda tentang suatu masalah tanpa membiarkan emosi menguasai Anda. Terlibat dalam argumen tentang SMS jarang terjadi atau tidak sama sekali.

2. Hindari masalah hukum dan kerumitan dokumen

Saat Anda seorang manajer properti, hal-hal seperti perjanjian sewa, pembayaran, dan keluhan dapat dengan mudah membuat Anda kewalahan jika Anda tidak menggunakan sistem yang tepat.

Selain melacak semua pembayaran sewa penyewa Anda, Anda juga harus memastikan mereka up-to-date pada asuransi mereka, untuk memverifikasi informasi SIM mereka, dan untuk melacak setiap kerusakan atau masalah pemeliharaan yang muncul di unit mereka.

Cara terbaik untuk menghindari masalah ini adalah dengan mengirimkan pengingat SMS atau teks secara otomatis ke penyewa Anda. Ini memungkinkan Anda untuk memperbarui semua catatan Anda tanpa harus khawatir kehilangan informasi penting.

Jika Anda menggunakan notifikasi SMS untuk mengingatkan penyewa tentang hal-hal seperti membayar sewa atau melaporkan masalah pemeliharaan, Anda memiliki bukti otomatis bahwa mereka telah diberi tahu, yang dapat Anda gunakan jika mereka mengklaim sebaliknya.

3. Kurangi waktu dan biaya yang terbuang

Sebagai manajer properti, Anda sering kewalahan dengan dokumen dan tugas administratif yang menghalangi Anda untuk benar-benar memperbaiki masalah penyewa. Saat memilih SMS untuk menangani properti, Anda:

• Kurangi atau hilangkan ketidakhadiran;
• Meningkatkan komunikasi penyewa;
• Hemat uang untuk ongkos kirim;
• Tawarkan penyewa kesempatan untuk membayar secara online menggunakan portal pengumpulan sewa melalui SMS.

4. Merampingkan komunikasi internal

Solusi manajemen properti SMS akan membantu Anda merampingkan komunikasi internal dan upaya gugus tugas. Lansiran teks seperti pembatalan janji temu atau laporan darurat mempermudah memobilisasi tim Anda dalam hitungan menit.

Anda dapat memobilisasi lebih banyak tim secara efektif menggunakan nomor kerja khusus atau membuat daftar untuk setiap tim (pemeliharaan, melihat properti, dll.). Karyawan Anda akan senang menerima peringatan cepat jika terjadi keadaan darurat, dan SMS yang cepat akan membantu mereka mengatur jadwal perawatan dengan lebih efisien.

Kasus penggunaan utama SMS untuk manajemen properti

Berikut adalah bagaimana Anda dapat menggunakan SMS untuk manajemen properti untuk keuntungan perusahaan Anda sambil mengelola satu atau beberapa properti:

1. Pengingat – tanggal jatuh tempo sewa, masa sewa berakhir

Jika Anda menawarkan pengingat pembayaran sewa melalui SMS, mudah bagi penyewa untuk membayar sewa tepat waktu. Anda juga dapat mengotomatiskan pemberitahuan pembaruan sewa dan pembaruan penting lainnya menggunakan alat otomatisasi SMS, yang membuat prosesnya lebih mudah bagi kedua belah pihak.

Anda juga dapat mempersonalisasi interaksi dengan penyewa berdasarkan respons mereka.

Misalnya, jika penyewa menanggapi dengan tegas pemberitahuan pembaruan sewa otomatis, tindak lanjuti mereka secara langsung melalui SMS untuk menyelesaikan detail dan mengaturnya dengan kode akses baru.

SMS adalah cara yang cepat dan nyaman untuk berkomunikasi dengan penyewa dan mengirim pengingat pemeliharaan dan pemberitahuan langsung ke ponsel klien alih-alih mengkhawatirkan dokumen penting yang berakhir di file spam.

2. Perbarui database pelanggan Anda

Manajemen properti melalui SMS membantu meningkatkan penyimpanan data pelanggan Anda secara signifikan dalam waktu singkat. Setiap kali Anda mengirim SMS ke penyewa dan memerlukan informasi tambahan atau memperbarui perjanjian sewa, informasi mereka diperbarui dan basis data Anda menjadi lebih kuat.

3. Iklan properti – sewa atau jual

Mengirim SMS sangat bagus untuk mengirim penawaran promosi atau mengiklankan acara komunitas, open house , atau properti terbaru yang Anda cantumkan. Berikut adalah beberapa keuntungan yang diperoleh pemilik ketika memilih untuk mengiklankan properti melalui SMS:

• Hemat biaya – SMS dapat dikirim dengan biaya yang lebih murah daripada panggilan telepon atau iklan surat kabar;
• Ditargetkan – Anda dapat menargetkan orang berdasarkan usia, jenis kelamin, lokasi, dan minat dengan mudah menggunakan daftar dan kata kunci;
• Nyaman – Anda dapat mengirim teks kapan saja, dari mana saja.

4. Peringatan terkait properti

Dengan integrasi SMS, Anda dapat mengirimkan pemberitahuan tentang tugas pemeliharaan yang perlu dilakukan di properti pada waktu atau minggu tertentu.

Dalam keadaan darurat (seperti atap bocor), Anda dapat mengirim teks massal ke penyewa sehingga mereka tidak lengah dengan kerusakan air di apartemen atau rumah mereka.

5. Memanusiakan interaksi dengan penyewa

SMS adalah cara yang bagus untuk berkomunikasi dengan penyewa. Ini cepat, sederhana, dan efisien tetapi juga pribadi. Karena sekitar 89 persen pesan SMS dibaca dalam waktu tiga menit setelah diterima, SMS adalah alat ideal Anda untuk permintaan info, termasuk detail tentang kondisi properti saat ini, dokumen penyewa, ketersediaan jadwal perbaikan, dll.

6. Pemberitahuan penunjukan dan pemeliharaan

Anda juga dapat menggunakan pesan teks sebagai cara untuk berkomunikasi dengan vendor dan pemasok untuk menjadwalkan pekerjaan pemeliharaan pada hari atau waktu tertentu berdasarkan ketersediaan dan faktor lainnya, seperti ketersediaan tempat parkir atau arus lalu lintas di area tertentu.

Templat SMS manajemen properti

1. Penyaringan penyewa

2. Penandatanganan sewa

Selamat datang di [Nama Perusahaan]!

Kami senang memiliki Anda sebagai penghuni baru kami. Kami harap Anda akan menyukainya di sini, dan berharap dapat melihat Anda di sekitar gedung.

Sebagai bagian dari proses pindahan Anda, silakan akses tautan di bawah ini untuk menyetujui Syarat dan Ketentuan kami untuk menyewakan unit ini.

Setelah Anda menandatangani, sewa Anda akan segera efektif.

Kirim Sekarang Salin teks

3. Sewa koleksi

Menindaklanjuti:

4. Manajemen pajak

5. Pemasaran properti

6. Penjadwalan perbaikan

7. Pemeliharaan properti

8. Komunikasi tim

Kesimpulan

SMS adalah alat yang ampuh yang dapat digunakan untuk meningkatkan strategi manajemen properti Anda. Kemampuan untuk mengirim SMS ke penyewa secara langsung memungkinkan Anda membangun hubungan yang lebih kuat dengan mereka dan membuat mereka merasa dihargai.

Notifikasi pesan teks memberikan pengalaman properti yang lebih baik bagi penghuni , dan mudah untuk menambahkan fungsi SMS ke rutinitas manajemen properti Anda saat ini di perjalanan.

Anda dapat mengirim pesan ke penyewa, pelanggan, vendor, dan mitra. Anda juga dapat menerima umpan balik melalui SMS dan mendapatkan peringatan waktu nyata tentang masalah apa pun yang mungkin muncul di properti Anda.