Meningkatkan Pesan Teks Anda dengan SMS Autoresponder
Diterbitkan: 2022-10-12
Penjawab otomatis SMS adalah pilihan terbaik perusahaan dalam hal menawarkan klien informasi yang mereka cari, saat itu juga. Penjawab otomatis mudah diatur, digunakan, dan langsung melibatkan klien, yang akan memberi perusahaan mana pun yang menggunakannya keunggulan kompetitif. Strategi pemasaran apa pun tidak akan lengkap tanpa teks balasan otomatis, dan Anda akan segera mengetahui alasannya.
Apa itu penjawab otomatis SMS?
Autoresponder SMS adalah alat otomatisasi SMS yang menggunakan kata kunci untuk mengirim balasan cepat ke klien Anda. Teks yang dikirim klien bertindak sebagai pemicu saat mereka menyertakan kata kunci tertentu; Anda menentukan kata kunci mana yang akan bertindak sebagai pemicu saat Anda menetapkan aturan otomatisasi. Dengan cara ini, ketika klien mengirim teks yang berisi kata kunci itu, mereka menerima respons yang telah ditentukan sebelumnya.
Penjawab teks otomatis adalah alat pemasaran bisnis yang fleksibel dengan banyak kegunaan untuk pemasaran, layanan pelanggan, dan pemeliharaan prospek.
Bisnis dapat menggunakan penjawab otomatis SMS untuk:
- Bagikan diskon dan promosi
- Selamat datang pelanggan baru
- Tanggapi pertanyaan penjualan dan dukungan secara instan
- Berikan pengingat, pembaruan, dan peringatan pelanggan
- Buat survei
- Bagikan file dan konten
- Tingkatkan penjualan dan nomor uji coba gratis
Cara kerja penjawab otomatis SMS
Penjawab otomatis SMS bekerja berdasarkan aturan otomatisasi. Aturan otomatisasi adalah cara menyiapkan pemicu untuk balasan teks yang telah ditentukan sebelumnya. Katakanlah seorang klien mengirimi Anda pesan untuk meminta janji. Anda dapat mengatur aturan otomatisasi berdasarkan kata kunci tertentu – dalam hal ini, kata kuncinya adalah “janji” .
Setiap kali Anda mendapatkan teks yang menyebutkan kata kunci ini, sistem akan membalas dengan teks yang telah ditentukan sebelumnya. Berikut adalah contoh teks yang telah ditentukan sebelumnya yang dapat Anda gunakan:
Berdasarkan kata kunci yang digunakan, di milis mana kontak berada, atau jika mereka adalah kontak baru, aturan ini dapat menerapkan kombinasi tindakan berikut:
- Kirim pesan teks
- Tambahkan kontak ke milis baru
- Kirim panggilan text-to-speech
- Kirim rekaman audio sebagai siaran suara
- Hapus kontak dari milis
Praktik terbaik untuk penjawab otomatis SMS
Teks respons cepat terbaik dibuat setelah mempertimbangkan aturan berikut:
Selalu personalisasi pesan penjawab otomatis Anda
Teks generik adalah sesuatu dari masa lalu. Klien Anda ingin merasa bahwa teks Anda ditujukan langsung kepada mereka sebagai individu, bukan nama acak dalam daftar SMS. Ini akan:
- Buat pelanggan senang dengan konten yang mereka terima
- Bertemu dan bahkan melampaui harapan mereka
- Buat pendukung merek.
Tetapkan harapan yang realistis
Jika Anda ingin meninggalkan respons otomatis "Di Luar Kantor", pastikan Anda menentukan waktu yang tepat kapan Anda akan tersedia lagi. Orang membutuhkan jawaban cepat atas pertanyaan mereka dan sering kali memutuskan untuk mencari cara lain untuk memecahkan masalah mereka jika waktu ketidakhadiran Anda terlalu lama.
Biarkan mereka memutuskan tindakan selanjutnya. Teks umum seperti "Kami akan segera menghubungi" tidak memberikan harapan yang jelas. Coba sesuatu yang lebih spesifik: “Saat ini saya tidak tersedia, tetapi akan menghubungi pada akhir [Tanggal].”
Berikut adalah beberapa contoh pesan SMS “di luar kantor” yang dapat Anda gunakan:
Potensi penggunaan untuk penjawab otomatis SMS
Opsi sederhana yang tersedia melalui otomatisasi pemasaran teks memungkinkan berbagai penggunaan potensial, terutama bila dikombinasikan dengan bentuk SMS otomatis lainnya:
1. Berlangganan buletin Anda
Memungkinkan pengguna untuk bergabung dengan pelanggan SMS Anda dengan mengetikkan kata kunci seperti GABUNG, meminta teks selamat datang, dan menambahkan mereka ke milis buletin Anda. Dengan cara yang sama, kata kunci seperti STOP dapat mengambil kontak dari milis Anda ketika mereka ingin menyisih. Di sebagian besar negara, Anda harus memberikan kata kunci opt-out saat menggunakan pemasaran autoresponder SMS.
TextMagic menyediakan beberapa kata kunci bawaan yang tidak perlu Anda siapkan. Kata kunci untuk berlangganan adalah JOIN , SUBSCRIBE , RESUBSCRIBE , OPT IN , OPT-IN , OPTIN dan UNSTOP .
Kata kunci untuk memilih keluar adalah STOP , STOPP , STOPALL , UNSUBSCRIBE , END dan QUIT .
2. Survei SMS
Autoresponder SMS dapat digunakan untuk mengajukan pertanyaan pilihan ganda, menggunakan kata kunci yang berbeda untuk setiap jawaban.
Dengan memilih pertanyaan berikutnya berdasarkan kata kunci sebelumnya, Anda dapat membuat survei percabangan. Selain memungkinkan Anda untuk menggali lebih dalam jawaban mereka, ini membuat survei singkat dengan menghindari pertanyaan yang tidak relevan. Mengurangi jumlah pertanyaan dapat membantu meningkatkan respons survei SMS.
Untuk survei dan umpan balik yang lebih kompleks, gunakan alat survei SMS TexMagic.
Ketika mereka menjawab YA , balasan otomatis ini akan dikirim:
3. Tanggapan di luar jam kerja
Kirim balasan otomatis ke pesan yang memberi tahu mereka saat teks Anda diperiksa.
Untuk nomor dukungan pelanggan, Anda dapat memberikan beberapa dukungan offline dengan menyarankan kata kunci untuk masalah umum. Kata kunci ini dapat mengarah ke pertanyaan pemecahan masalah atau informasi lebih lanjut dan opsi kata kunci. Atau, mereka dapat menambahkan pelanggan ke milis dukungan Anda untuk mendapatkan perhatian agen langsung.
Berikut adalah pesan profesional "tidak di kantor" yang dapat Anda gunakan:
4. Mengirim pengingat
Autoresponder SMS dapat membiarkan pelanggan meminta pengingat tentang layanan Anda. Misalnya, salon kecantikan dapat mengirimkan waktu kunjungan berikutnya kepada klien sebagai tanggapan atas kata kunci PENGINGAT .
Dengan 62% orang memeriksa ponsel mereka ketika mereka bangun, SMS adalah cara yang sangat efektif untuk mengirim pengingat dan mengurangi pemesanan yang terlewat.
Klien mengirim pesan teks: "PENGINGAT"
Kata kunci “PENGINGAT” kemudian akan memicu balasan otomatis ini:
5. Pembaruan status
Memungkinkan pelanggan untuk meminta pembaruan melalui teks. Misalnya, memeriksa kemajuan pengiriman mereka atau mendapatkan pembaruan terbaru tentang pemadaman layanan. 75% milenium mengatakan SMS adalah cara pilihan mereka untuk mendapatkan pembaruan pengiriman.
Menggunakan respons teks otomatis untuk kueri ini menjamin pelanggan mendapatkan respons yang hampir instan kapan saja dan mengurangi beban pada tim dukungan langsung Anda.
Klien mengirim pesan teks: "Ada berita tentang pengiriman saya?"
Kata kunci “Pengiriman” kemudian akan memicu balasan otomatis ini:
6. Jadwalkan kontak langsung
Memungkinkan pengguna untuk meminta bantuan agen langsung dengan mengirim SMS kata kunci seperti BANTUAN untuk pindah ke milis dukungan Anda. Log penjawab otomatis menyertakan teks lengkap pengguna, sehingga mereka dapat menyertakan informasi lebih lanjut tentang kueri mereka bersama dengan kata kunci.
Selain dukungan pelanggan, ini juga berguna untuk menindaklanjuti prospek baru dengan memberikan detail tentang kebutuhan mereka saat meminta kontak.
Klien mengirim pesan teks: “Hai, saya bisa menggunakan bantuan . Mencoba masuk dari perangkat seluler dan tidak berhasil.”
Kata kunci “Bantuan” kemudian akan memicu balasan otomatis ini:
7. Meminta informasi lebih lanjut
Respons teks otomatis dapat memungkinkan pengguna mendapatkan lebih banyak informasi tentang teks yang Anda kirimkan kepada mereka.
Misalnya, klien real estat dapat membalas dengan kata kunci jika mereka tertarik dengan properti. Ini memungkinkan Anda menjaga pesan awal Anda tetap sederhana, hanya mengirimkan detail lengkapnya kepada orang-orang yang menginginkannya. Karena gambar lebih mahal untuk dikirim daripada pesan teks saja, ini juga membuat SMS Anda lebih hemat biaya dengan tidak mengirim gambar ke klien yang tidak tertarik.
Selanjutnya, Anda juga dapat menggunakan ini untuk menarik prospek baru dengan memasukkan nomor SMS dan kata kunci Anda di papan nama:
Ini sangat ideal ketika Anda membutuhkan tanggapan mendesak dari klien, karena SMS memiliki tingkat respons 209% lebih tinggi daripada panggilan telepon, email, atau media sosial.
Klien: “Bagus, bisakah saya mendapatkan detail lebih lanjut? ”
Kata kunci “Detail” kemudian akan memicu balasan otomatis ini:
8. Menyediakan media dan file lainnya
Tidak hanya mengirim gambar dan file sedikit lebih mahal tetapi mungkin juga tidak tercakup dalam formulir keikutsertaan SMS Anda.
Namun, ada banyak situasi yang dapat mengambil manfaat dari menawarkan opsi ini melalui kata kunci. Anda dapat menggunakan ini untuk mengirim prospek video demo atau PDF atau untuk membantu dukungan teknis dengan panduan video.
Manfaat menggunakan penjawab otomatis SMS
Penjawab SMS otomatis menawarkan beberapa manfaat dibandingkan metode komunikasi lain dalam situasi ini:
- Tanggapan instan untuk setiap pesan membuat hidup lebih mudah bagi Anda dan pelanggan Anda. Bahkan ketika itu hanya untuk mengkonfirmasi teks mereka tiba dan tanggapan penuh sedang dalam perjalanan, ini memberikan jaminan kontak bahwa permintaan mereka sedang ditangani.
- Hemat waktu dengan mengotomatiskan respons terhadap kueri yang sering, menghasilkan resolusi yang lebih cepat bagi pengguna dan lebih banyak waktu untuk fokus pada masalah yang tidak dapat Anda otomatiskan.
- Tingkatkan tindak lanjut dan resolusi kontak , dengan memastikan pengguna selalu memiliki cara mudah untuk memulai langkah selanjutnya melalui kata kunci.
- Personalisasi percakapan otomatis menggunakan kata kunci bercabang, mengirimkan variasi respons yang lebih relevan menurut milis dan menyertakan tag gabungan surat dalam template balasan.
Mengapa menggunakan TextMagic untuk tanggapan teks otomatis?
Penjawab SMS otomatis memungkinkan Anda untuk menawarkan pengalaman SMS yang lebih baik dengan sedikit usaha.
Menggunakan TextMagic untuk mengotomatiskan respons teks memungkinkan respons yang cepat dan andal ke kontak dan menyediakan manajemen milis otomatis, bersama dengan kata kunci bawaan untuk memastikan teks Anda mematuhi peraturan keikutsertaan.
Cara mengatur tanggapan SMS otomatis dengan TextMagic
Anda dapat mengatur balasan teks otomatis dalam 3 langkah mudah, dimulai dengan membuka Layanan ; Aturan otomatisasi ; Buat aturan baru di aplikasi TextMagic. Anda juga perlu membeli nomor SMS virtual jika Anda belum memilikinya.
Langkah 1: Buat filter aturan
Filter aturan memutuskan teks mana yang diterapkan aturan otomatisasi Anda.
Gunakan bidang formulir untuk memberi nama aturan baru Anda dan pilih nomor SMS virtual yang teks masuknya ingin Anda balas. Masukkan negara yang akan dibalas oleh aturan dan kata kunci yang akan mengaktifkan aturan. Anda juga dapat mengeklik tambahkan untuk membuat kata kunci baru.
Klik Lanjutkan setelah Anda melakukan ini.
Langkah 2: Buat balasan
Selanjutnya, Anda perlu membuat pesan itu sendiri, dimulai dengan memilih jenis pesan. Anda juga dapat memilih untuk tidak mengirim pesan.
Untuk balasan teks dan teks ke ucapan, tulis pesan Anda di kotak teks atau klik Sisipkan template untuk menggunakan pesan yang sudah ditulis sebelumnya. Klik Sisipkan tag untuk mempersonalisasi pesan dengan tag gabungan surat, atau Lampirkan file untuk menyertakan gambar, video, atau file lain yang ingin Anda kirim.
Untuk balasan siaran suara, Anda akan mendapatkan opsi untuk memilih rekaman audio yang telah Anda unggah, atau untuk merekam atau mengunggah yang baru.
Jika Anda mengklik Trigger rule hanya sekali ke nomor baru dan unik , nomor yang sama tidak dapat mengaktifkan aturan dua kali. Klik Lanjutkan ketika Anda selesai di sini.
Langkah 3: Tindakan lain
Untuk menambah atau menghapus kontak dari milis saat aturan berlaku, klik Tambahkan tindakan baru . Kemudian gunakan kotak drop-down untuk menambahkan milis ke aturan dan pilih apakah akan menambah atau menghapus kontak dari aturan tersebut.
Untuk menerapkan lebih dari satu tindakan, klik Tambahkan tindakan baru dan ulangi proses untuk setiap tindakan tambahan.
Setelah Anda menambahkan semua tindakan tambahan, klik Lanjutkan . Halaman berikutnya akan menampilkan ringkasan aturan yang baru saja Anda buat.
Jika ada yang kurang atau salah, klik Finish lalu klik ikon roda gigi dan pilih Edit rule .
