Tingkatkan Analisis Kesenjangan Keterampilan Anda dengan Cara yang Benar

Ada perdebatan panas di tingkat makro tentang apakah memang ada kesenjangan keterampilan—kesenjangan antara keterampilan yang dibutuhkan pengusaha dan yang ditawarkan karyawan saat ini—atau tidak. Beberapa berpendapat tidak pernah ada satu ^[1] , dan masalahnya berasal dari kesempatan pendidikan yang buruk bagi kaum muda Amerika. Yang lain berpendapat bahwa itu tidak hanya ada, tetapi semakin parah ^[2] .

Namun, sebagai manajer SDM atau pelatih perusahaan, Anda tidak peduli dengan level makro. Anda peduli dengan perusahaan Anda sendiri. Mungkin Anda perlu segera memperbaiki kesenjangan keterampilan utama untuk bersaing, atau mungkin Anda hanya ingin belajar bagaimana memprioritaskan anggaran pelatihan dan perekrutan Anda. Either way, membayar untuk melakukan analisis kesenjangan keterampilan.

Kami akan menjelaskan apa itu analisis kesenjangan keterampilan, lalu menunjukkan kepada Anda bagaimana melakukannya sendiri. (Bukan untuk menyombongkan diri, tetapi kami telah mengembangkan templat Excel gratis yang dapat diunduh yang menambahkan langkah penting terkait dengan pentingnya keterampilan yang akan memberi Anda hasil yang lebih dapat ditindaklanjuti daripada metode lain.)

Mari kita lakukan!

Apa itu analisis kesenjangan keterampilan?

Analisis kesenjangan keterampilan adalah alat untuk menentukan kesenjangan antara keterampilan yang dimiliki karyawan Anda saat ini dan keterampilan yang mereka butuhkan bagi organisasi Anda untuk mencapai tujuannya di masa depan.

Melakukan analisis kesenjangan keterampilan secara teratur dapat membantu organisasi Anda dalam beberapa cara:

• Analisis kesenjangan keterampilan membantu Anda memanfaatkan anggaran pelatihan dengan sebaik-baiknya. Perusahaan menghabiskan rata-rata $1.071 per karyawan untuk pelatihan pada tahun 2021 ^[3] . Perusahaan menghabiskan sebanyak 11% dari anggaran pelatihan mereka untuk alat dan teknologi pembelajaran. Melakukan analisis kesenjangan keterampilan dapat memberi tahu Anda cara memprioritaskan pengeluaran pelatihan itu untuk mendapatkan hasil terbaik.
• Ini meningkatkan retensi pekerja dan upaya produktivitas. Menurut studi LinkedIn tahun 2022 ^[4] , pelatihan kepemimpinan dan manajemen, serta peningkatan keterampilan dan keterampilan karyawan, adalah dua bidang utama yang menjadi perhatian para pakar pembelajaran dan pengembangan. Analisis kesenjangan keterampilan dapat menandai awal investasi dalam jenis program tersebut sambil memberi pekerja keterampilan yang mereka butuhkan untuk berkinerja lebih baik dalam peran mereka atau mencari promosi dari dalam organisasi Anda.
• Ini mempersiapkan perusahaan Anda untuk gangguan besar. Tetap terdepan dalam keterampilan utama yang dibutuhkan organisasi Anda untuk bertahan—baik mengembangkan AI atau menganalisis data—akan memastikan Anda tidak terburu-buru ketika sudah terlambat dan pesaing Anda telah menyesuaikan diri.
• Ini menginformasikan strategi perekrutan jangka panjang Anda. Keterampilan apa pun yang tidak dapat Anda kembangkan secara internal, Anda harus merekrut secara eksternal. Analisis kesenjangan keterampilan dapat membantu Anda memperbarui deskripsi pekerjaan dan persyaratan keterampilan tersebut sehingga Anda membawa orang yang tepat ^[5] ke dalam organisasi.

Analisis kesenjangan keterampilan dapat ditingkatkan atau diturunkan sesuai kebutuhan tergantung pada sumber daya dan kebutuhan yang tersedia. Anda dapat melakukan satu di seluruh organisasi, satu departemen, atau pekerja individu.

Bagaimana melakukan analisis kesenjangan keterampilan dalam 5 langkah

Metode analisis kesenjangan keterampilan kami mirip dengan banyak metode lain di luar sana, tetapi dengan satu perbedaan penting yang kami yakini menawarkan hasil yang lebih dapat ditindaklanjuti. Kami akan menjelaskan apa perbedaan kritis itu ketika muncul dalam proses penilaian. Tapi untuk saat ini, ikuti saja.

Kami melakukan ini di Microsoft Excel untuk mengotomatisasi beberapa matematika. Demi kesederhanaan, kami juga bertindak seolah-olah Anda melakukan analisis ini pada seluruh tim atau departemen, bukan individu.

Langkah 1: Identifikasi keterampilan yang dibutuhkan tim Anda untuk berhasil

Langkah pertama dengan analisis kesenjangan keterampilan apa pun adalah bertemu dengan pemangku kepentingan dari kelompok yang Anda analisis—mungkin kepala departemen atau pemimpin tim—untuk mengetahui keterampilan yang dibutuhkan kelompok untuk berhasil.

Keterampilan yang Anda putuskan dapat berasal dari beberapa sumber. Anda dapat mengevaluasi deskripsi pekerjaan atau pernyataan misi organisasi. Anda dapat menganalisis tren industri atau kepuasan pelanggan. Tidak masalah apakah itu keterampilan lunak (misalnya, kecerdasan emosional) atau keterampilan keras (misalnya, pemrograman AI).

Hal penting yang perlu diingat adalah sekarang bukan waktunya untuk menilai keterampilan apa yang dimiliki atau tidak dimiliki kelompok ini. Ini hanya apa yang dibutuhkan untuk berkembang dalam jangka panjang. Setelah Anda mendapatkan 5 hingga 10 keterampilan yang ingin Anda prioritaskan, Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya.

Langkah 2: Unduh template analisis kesenjangan keterampilan gratis Anda

Sisa langkah selanjutnya akan memanfaatkan template Excel ini.

Langkah 3: Prioritaskan dan nilai pentingnya setiap keterampilan

Inilah perbedaan kritis dengan metode kami yang kami sebutkan sebelumnya.

Sementara setiap metode analisis kesenjangan keterampilan di luar sana faktor kompetensi karyawan mengenai keterampilan yang berbeda, tidak satupun dari mereka juga faktor prioritas masing-masing keterampilan.

Saat Anda membuka file Excel, Anda akan melihat ini di tab pertama:

Ambil keterampilan yang Anda identifikasi di langkah pertama dan tambahkan di bawah "Nama Keterampilan." Kemudian, di bawah “Kepentingan Keterampilan”, beri nilai setiap keterampilan pada skala 1 hingga 5, dengan 5 sebagai keterampilan yang paling penting untuk tim atau departemen dan 1 sebagai yang paling tidak penting.

Pikirkan baik-baik. Jika Anda berakhir dengan sekelompok 4s dan 5s, Anda tidak melakukan langkah ini dengan benar. Idealnya, Anda harus berakhir dengan peringkat kepentingan di seluruh skala.

Hasil akhir Anda akan terlihat seperti ini:

Setelah selesai, lanjutkan ke tab kedua di spreadsheet: “Peringkat Keterampilan.”

Langkah 4: Nilai kompetensi setiap karyawan untuk setiap keterampilan

Langkah ini adalah inti dari analisis Anda, di mana Anda akan menilai kompetensi setiap karyawan saat ini untuk keterampilan yang telah Anda identifikasi.

Di mana tertulis “[Nama Tim/Departemen],” tambahkan tim atau departemen yang Anda analisis, lalu tambahkan karyawan di tim atau departemen tersebut di bawah—satu untuk setiap baris. Anda akan melihat keterampilan yang Anda masukkan pada langkah terakhir telah diisi di kolom terpisah pada tab ini.

Untuk setiap keterampilan, nilai setiap pekerja pada skala 1 sampai 5:1, yang berarti mereka sudah menguasai keterampilan itu, dan 5, yang berarti mereka tidak memiliki keterampilan itu sama sekali. Itu mungkin terdengar mundur, tetapi sekali lagi, kami mencoba mengukur kesenjangan. Semakin tinggi angkanya, semakin parah kesenjangannya.

Anda dapat membuat penilaian kompetensi menggunakan sejumlah sumber berbeda:

• Ulasan kinerja
• Penilaian dan tes keterampilan
• Survei dan wawancara

Metode apa pun yang Anda gunakan, hasil akhirnya akan terlihat seperti ini:

Sekarang saatnya untuk melihat di mana kesenjangan Anda. Buka tab terakhir di spreadsheet: "Hasil."

Langkah 5: Analisis hasil untuk mengidentifikasi peluang peningkatan keterampilan

Tab "Hasil" Anda akan terlihat seperti ini:

Angka-angka di setiap sel tempat karyawan dan keterampilan berpotongan dihasilkan dengan mengalikan kepentingan keterampilan di tab pertama dengan peringkat kompetensi keterampilan di tab kedua. Semakin besar angkanya, semakin besar kesenjangan keterampilan. Atau, untuk orang visual: merah itu buruk, hijau itu baik.

Baris "Total Kesenjangan" di bagian bawah merangkum kesenjangan keterampilan untuk seluruh tim Anda. Dalam contoh di atas, Anda dapat melihat kepemimpinan (315) dan literasi digital (300) mewakili kesenjangan keterampilan terbesar. Perhatikan bahwa kecerdasan emosional dinilai lebih penting daripada literasi digital sebelumnya (5 vs. 4), tetapi peringkat kompetensi rata-rata untuk literasi digital di tim ini jauh lebih rendah daripada untuk kecerdasan emosional, itulah sebabnya literasi digital mewakili kesenjangan yang lebih besar.

Kolom "Jumlah Kesenjangan", di sisi lain, meringkas kesenjangan untuk setiap karyawan. Pada contoh di atas, Anda dapat melihat Vision (117), War Machine (114), dan Loki (113) paling membutuhkan pekerjaan.

Itu dia! Anda telah melakukan analisis kesenjangan keterampilan.

Gunakan daftar periksa kami untuk membantu analisis kesenjangan keterampilan Anda

Jika Anda membutuhkan versi yang lebih pendek dari apa yang baru saja kami uraikan, lihat daftar periksa kami.

Langkah selanjutnya berdasarkan hasil analisis kesenjangan keterampilan Anda

Tentu saja, menemukan kesenjangan keterampilan tidak sama dengan mengisi kesenjangan keterampilan. Setelah Anda menyelesaikan analisis Anda, inilah saatnya untuk menggunakan hasil tersebut untuk menginformasikan strategi pembelajaran dan perekrutan Anda saat Anda bergerak maju. Berikut adalah beberapa cara yang dapat Anda lakukan:

• Buat atau beli konten pelatihan baru . Jika Anda memiliki sistem manajemen pembelajaran (LMS), Anda dapat membuat atau membeli kursus yang didedikasikan untuk meningkatkan kesenjangan keterampilan tertentu. Banyak vendor LMS menawarkan kepada pelanggan perpustakaan kursus dengan konten siap pakai untuk berbagai macam keterampilan.
• Mulai program bimbingan . Hal hebat lainnya tentang analisis kesenjangan keterampilan adalah ia memberi tahu Anda siapa yang sudah mahir dalam keterampilan tertentu. Anda dapat menggunakan informasi ini untuk memasangkan pekerja dalam program bimbingan dan membantu mereka saling mengajarkan keterampilan penting lainnya.
• Pertimbangkan tenaga kerja kontingen. Jika keterampilan keras tertentu tidak mungkin untuk dikembangkan secara internal, pertimbangkan untuk mempekerjakan pekerja sementara atau paruh waktu dengan keterampilan tersebut untuk dengan cepat menopang proses dan menyelesaikan proyek yang membutuhkan perhatian segera.
• Perbaiki strategi perekrutan Anda. Tinjau semuanya—sumber bakat Anda, deskripsi pekerjaan Anda, praktik wawancara Anda, templat penilaian kandidat Anda—untuk memastikan Anda memprioritaskan keterampilan yang tepat pada pelamar kerja Anda dan menyiapkan bisnis Anda untuk sukses dalam jangka panjang.

Dalam hal manajemen SDM dan talenta, banyak hal berubah saat ini lebih cepat dari yang dapat kita pahami.

Menurut World Economic Forum ^[6] , sebagian besar dari 10 pekerjaan teratas tahun 2030 bahkan belum ada. Dengan melakukan analisis kesenjangan keterampilan secara teratur, dan menyesuaikan pembelajaran dan strategi perekrutan Anda dengan tepat, Anda dapat mengatur organisasi Anda agar siap menghadapi berbagai gangguan.

Sumber

1. Pasar Tenaga Kerja Tidak Memiliki 'Kesenjangan Keterampilan' — Pasar Tenaga Kerja Memiliki Kesenjangan Peluang, Brookings.edu
2. Kekurangan Keterampilan Digital AS Lebih Buruk Dari Yang Kita Semua Pikirkan, IndustryWeek
3. Laporan Industri Pelatihan 2021, Majalah Pelatihan
4. Transformasi L&D, LinkedIn
5. Cara Efektif untuk Melakukan Analisis Kesenjangan Keterampilan, Merekrut Setiap Hari
6. 10 Pekerjaan Terbaik Masa Depan — Untuk 2030 dan Selanjutnya, Forum Ekonomi Dunia