Apa itu Six Sigma dalam Manajemen Proyek?

Bagaimana metodologi dan perangkat lunak Six Sigma dapat mengubah strategi manajemen proyek Anda?

Apakah proyek Anda pernah memiliki cacat awal yang membuatnya keluar jalur? Sebagai manajer proyek, apakah Anda menyadari berapa banyak waktu dan uang yang hilang dari perusahaan Anda karena masalah yang tidak terduga ini?

Teknik Six Sigma membantu Anda menghilangkan potensi masalah dengan merampingkan proses manajemen proyek Anda, dan membuat setiap proyek lebih efisien dengan setiap iterasi.

Artikel ini akan memandu Anda melalui proses penerapan metodologi Six Sigma, dan kami juga akan merekomendasikan perangkat lunak untuk setiap fase Six Sigma untuk membantu Anda merampingkan implementasinya.

Apa itu metodologi Six Sigma?

Six Sigma digunakan untuk meningkatkan proses dengan mengurangi frekuensi kesalahan. Ini awalnya dikembangkan untuk menghilangkan cacat dalam manufaktur dan menggunakan alat statistik dan data untuk terus mengoptimalkan pelaksanaan proyek. Six Sigma diimplementasikan menggunakan kerangka langkah demi langkah untuk mengumpulkan data dan mengidentifikasi cacat dalam suatu proyek.

Apa manfaat menggunakan Six Sigma dalam manajemen proyek?

Meningkatkan proses dengan Six Sigma mengurangi semua jenis pemborosan. Dalam manajemen proyek, ini digunakan untuk mengulangi dan meningkatkan pelaksanaan proyek.

Berikut adalah beberapa manfaat manajemen proyeknya:

• Lebih sedikit kesalahan

• Lebih sedikit waktu yang terbuang

• Mengurangi biaya proyek

• Proses yang disederhanakan

Motorola mengembangkan Six Sigma pada 1980-an, dan pada 2006, teknik Six Sigma menghemat $17 miliar ^{[ 1 ]} . Namun, proses ini tidak hanya untuk perusahaan besar. Prinsip Six Sigma dapat digunakan untuk mengurangi biaya dalam proyek dengan berbagai ukuran. Usaha kecil bisa mendapatkan keuntungan yang sama dari perbaikan proses.

5 fase Six Sigma

Ada 5 fase penerapan metodologi Six Sigma. Mereka dirangkum dalam satu akronim: DMAIC . DMAIC adalah singkatan dari:

• Mendefinisikan

• Ukuran

• Menganalisa

• Memperbaiki

• Kontrol

Saat kami merinci fase Six Sigma di bawah ini, kami juga akan membahas perangkat lunak yang membantu Anda menerapkan setiap langkah. Selain itu, penting untuk dicatat bahwa memiliki anggota yang terlatih dengan Six Sigma di tim Anda akan mempermudah penerapan proses tersebut.

Tentukan: Tetapkan tujuan dan arah untuk menerapkan Six Sigma dalam proyek Anda

Saat menggunakan Six Sigma untuk manajemen proyek, tentukan target Anda. Apa yang ingin Anda capai dengan proyek tertentu yang sedang Anda kerjakan? Hasil Anda dari penerapan Six Sigma bergantung pada tujuan Anda. Apa yang ingin Anda ukur? Perjelas hasil yang ingin Anda capai dan metrik yang akan Anda lacak.

Ukur: Lacak kriteria Anda untuk penyelesaian proyek

Anda akan menjalankan proyek dan melacak metrik utama Anda di langkah ini. Ukur kemajuan Anda terhadap hasil yang diinginkan, dan kumpulkan data saat proyek dibuka. Nanti, Anda akan menggunakan data tersebut untuk mengembangkan peningkatan proses.

Analisis: Mempelajari data yang dikumpulkan, dan belajar dari hasilnya

Setelah proyek selesai, lihat kembali data yang telah Anda kumpulkan. Cerita apa yang diceritakannya?

Gunakan informasi ini untuk mengembangkan solusi untuk setiap masalah yang terjadi. Data rinci sering menjelaskan area untuk perbaikan.

Tingkatkan: Gunakan pelajaran yang didapat untuk mengembangkan teknik manajemen proyek baru

Sekarang setelah Anda menganalisis data, saatnya untuk menemukan solusi. Lihatlah area di mana segala sesuatunya bisa menjadi lebih baik. Juga, perhatikan proses yang bekerja dengan baik. Munculkan ide proses baru untuk meningkatkan strategi manajemen proyek Anda. Simpan rencana ini agar Anda dapat meninjaunya sebelum proyek mendatang.

Kontrol: Terapkan proses proyek baru, dan buat sistem untuk menerapkannya

Langkah ini menyatukan semua fase Six Sigma. Ambil peningkatan dari langkah terakhir dan terapkan. Sesuaikan bagaimana Anda menjalankan setiap proyek dengan ide-ide baru Anda. Letakkan kontrol di tempat untuk memastikan perubahan proses diterapkan.

Menuliskan proses manajemen proyek Anda memastikan proses tersebut dapat diulang dan konsisten.

Setelah Anda menentukan proses Anda, menyesuaikannya untuk mencerminkan perubahan itu sederhana.

Terapkan Six Sigma dalam strategi manajemen proyek Anda

Sekarang setelah Anda mempelajari cara kerja proses Six Sigma, saatnya untuk mengambil tindakan. Brainstorming bagaimana menerapkan metodologi Six Sigma dengan tim Anda. Mereka akan menjadi elemen penting dari strategi manajemen proyek Anda. Sebagai penutup, kami akan membagikan kategori perangkat lunak yang dapat membantu penerapan Six Sigma.

Bagaimana menerapkan Six Sigma hari ini

Mari tinjau bagaimana menggunakan Six Sigma dapat mengurangi cacat pada proyek Anda. Menerapkannya secara konsisten akan meningkatkan strategi manajemen proyek Anda dengan setiap iterasi. Seiring waktu, Anda akan memotong biaya pada setiap proyek.

Inilah cara Anda menerapkan setiap langkah untuk meningkatkan proses manajemen proyek Anda:

1. Define : Untuk setiap proses, tentukan hasil akhir yang ingin dicapai. Apa tujuan Anda menerapkan Six Sigma?

2. Ukur : Untuk mencapai tujuan Anda, Anda harus mengetahui titik awal Anda. Kumpulkan data tentang proses Anda, dan lacak kesalahan dalam pelaksanaan proyek.

3. Analisis : Sekarang setelah Anda memiliki data, saatnya untuk menafsirkannya. Lihat data untuk titik kegagalan berulang, dan tentukan di mana prosesnya bisa lebih efisien.

4. Tingkatkan : Gunakan analisis Anda untuk menghasilkan ide untuk meningkatkan proses. Tim Anda juga dapat memberikan wawasan mereka untuk peningkatan proyek.

5. Kontrol : Terakhir, terapkan ide-ide Anda dari langkah sebelumnya. Tambahkan mereka ke dalam proses manajemen proyek Anda.

6. Kemudian, ulangi kerangka Six Sigma dengan menyertakan perbaikan proses. Terus terapkan Six Sigma hingga Anda puas dengan efisiensi dan tingkat kesalahan proyek Anda.