Cara mengatur sistem jam masuk jam keluar di tempat kerja

Diterbitkan: 2022-07-02

Butuh sistem manajemen kehadiran yang baik sehingga orang yang datang bekerja dapat dengan mudah masuk dan keluar?

Berikut adalah beberapa cara sederhana Anda dapat melacak kehadiran dengan aplikasi jam waktu Clockify.

Dalam posting blog ini, kita akan berbicara tentang masuk dan keluar dengan Clockify dengan menggunakan:

  • Kios jam waktu
  • Pengatur waktu
  • Sebuah lembar waktu
  • Pelacak otomatis
Jam masuk Sistem jam keluar - penutup

Daftar isi

Opsi 1: Kios

Anda menyiapkan kios jam waktu di perangkat apa pun yang Anda inginkan (mis. tablet, ponsel), yang dapat digunakan orang secara bergantian untuk memasukkan waktu jam secara gratis dengan kode PIN mereka.

Penyiapan kios (admin)

  1. Buat akun Clockify gratis
  2. Aktifkan mode Kios di Pengaturan
  3. Tambahkan karyawan
  4. Buat kios dan pilih siapa yang dapat menggunakannya
  5. Ambil perangkat apa pun yang Anda miliki (misalnya tablet) dan letakkan di pintu masuk karyawan
  6. Luncurkan kios dengan membuka tautan ke sana di browser

Penggunaan kios (karyawan)

  1. Pilih profil Anda
  2. Masukkan kode PIN Anda
  3. Pilih "Jam masuk" atau "Mulai istirahat"
  4. Setelah selesai, pilih “Clock out” atau “Finish break”

Kios ini sangat mudah diatur dan digunakan. Plus, Anda dapat memiliki jumlah pengguna yang tidak terbatas secara gratis, selamanya.

Jika Anda membutuhkan kios di beberapa lokasi, peningkatannya jauh lebih terjangkau daripada biaya aplikasi jam waktu lainnya.

Opsi 2: Aplikasi pengatur waktu

Jika karyawan Anda memiliki email dan telepon pribadi atau komputer, mereka dapat mengunduh aplikasi dan melacak waktu mereka sendiri.

  1. Buat akun Clockify gratis
  2. Undang karyawan dengan menambahkan email mereka
  3. Karyawan menerima undangan
  4. Karyawan mengunduh aplikasi seluler
  5. Karyawan masuk dan memulai/menghentikan penghitung waktu saat mereka bekerja

Opsi ini sangat bagus untuk orang yang bekerja di meja atau di lapangan. Yang harus Anda lakukan adalah mengundang mereka, dan mereka bebas melacak waktu saat mereka bekerja tanpa Anda harus menyiapkan peralatan.

Pelacakan sepanjang waktu dengan penghitung waktu benar-benar gratis selamanya, tidak peduli berapa banyak pengguna yang Anda miliki.

Opsi 3: Lembar Waktu

Jika Anda tidak memerlukan pelacakan waktu nyata, karyawan Anda cukup mengisi lembar waktu elektronik mereka di akhir hari atau minggu, merinci apa yang mereka kerjakan dan untuk berapa lama. Ini dapat dilakukan di aplikasi lembar waktu.

  1. Buat akun Clockify gratis
  2. Undang karyawan dengan menambahkan email mereka
  3. Karyawan menerima undangan
  4. Karyawan membuka lembar waktu di browser
  5. Karyawan memilih apa yang mereka kerjakan dan memasukkan waktu di bawah kolom hari yang sesuai

Metode absen adalah yang paling sederhana dari semuanya. Yang harus Anda lakukan adalah menambahkan orang, dan mereka mencatat waktu mereka sendiri. Meski tidak seakurat metode timer, metode ini paling mudah ditambahkan karyawan ke dalam alur kerja sehari-hari.

Anda bahkan dapat mengatur pengingat absen otomatis jika orang lupa mencatat waktu mereka. Plus, Anda dapat menyetujui lembar waktu sebelum mengirimnya ke penggajian.

Opsi bonus: Pelacak otomatis

Jika Anda menyukai gagasan pengatur waktu, tetapi karyawan merasa kesulitan, mereka dapat mengaktifkan pelacak otomatis dan menambahkan waktu mereka di penghujung hari berdasarkan data yang direkam.

  1. Buat akun Clockify gratis
  2. Undang karyawan dengan menambahkan email mereka
  3. Karyawan mengunduh dan menginstal aplikasi desktop (Mac, Windows, Linux)
  4. Karyawan membuka dan mengaktifkan Pelacak Otomatis di aplikasi desktop
  5. Di penghujung hari, karyawan memeriksa rekaman aktivitas mereka dan membuat entri waktu dari mereka dengan dua cara:
    • Pilih catatan dan tambahkan secara massal
    • Atau buat blok waktu secara manual di Kalender

Aplikasi desktop dan ekstensi browser hadir dengan beberapa fitur tambahan, seperti:

  • Pengingat waktu otomatis, memberi tahu Anda ketika Anda lupa memulai penghitung waktu
  • Deteksi menganggur, memberi tahu Anda saat Anda lupa menghentikan penghitung waktu
  • Memulai/menghentikan timer secara otomatis saat Anda menghidupkan dan mematikan komputer/browser

Jam masuk dan jam keluar pelaporan

Aktivitas waktu nyata

Anda dapat membuka Dasbor Tim di browser Anda dari mana saja untuk melihat:

  • Siapa yang sedang mengerjakan apa
  • Apa aktivitas terakhir seseorang?
  • Siapa yang paling banyak melacak
  • Perincian cepat dari waktu setiap orang

Jika pelacakan GPS diaktifkan, Anda juga dapat melihat lokasi saat orang memulai dan mengakhiri waktu, serta rute yang mereka tempuh saat masuk.

tangkapan layar aktivitas clock-in di Dasbor Tim

Rangkuman laporan

Anda dapat melihat semua kartu waktu yang diringkas berdasarkan pengguna, proyek, lokasi, periode waktu, atau dimensi lain yang Anda inginkan dalam laporan Ringkasan.

Anda juga dapat memfilter laporan dan membaginya dengan orang lain, serta mengekspornya sebagai PDF atau Excel dan mengirimkannya ke penggajian.

Laporan terperinci

Untuk melihat semua jam waktu satu per satu, bersama dengan waktu mulai dan berakhirnya, Anda dapat mengunjungi Laporan terperinci.

Jika Anda seorang admin, Anda juga dapat langsung mengedit kartu waktu orang, serta menambahkan waktu untuk mereka.

Laporan mingguan

Laporan Mingguan menunjukkan kepada Anda semua waktu yang diringkas oleh proyek dan pengguna dalam format lembar waktu klasik.

Bagaimana cara melacak jeda?

Anda dapat memperhitungkan jeda dengan beberapa cara,:

  • Aktifkan fitur istirahat, dan orang-orang akan memiliki opsi "Mulai istirahat" ketika mereka membuka kios
  • Miliki proyek "Istirahat" sehingga orang dapat membuat kartu waktu terpisah untuk istirahat mereka dan mengaitkannya dengan proyek "Istirahat".
  • Buat tag “break” sehingga orang dapat membuat entri waktu dan lampirkan tag “break” sehingga Anda dapat mengelompokkan waktu berdasarkan tag atau memfilternya dari waktu kerja

Nanti, Anda dapat membedakan antara waktu kerja dan waktu istirahat dalam laporan, dan memfilter menurut tag, proyek, atau status.

Bagaimana cara melacak lembur?

Jika Anda perlu melihat entri waktu yang dibuat untuk kerja lembur, Anda dapat membuat tag “lembur”. Kemudian setelah jam reguler seseorang selesai, mereka dapat melampirkan tag "lembur" ke semua entri waktu berikutnya.

Jika orang menggunakan lembar waktu untuk memasukkan pekerjaan mereka, mereka dapat beralih ke pelacak waktu dan menambahkan tag dan catatan ke entri yang sesuai.

Nantinya, Anda bisa menjalankan laporan dan mengelompokkan waktu berdasarkan User/Tag dan dengan begitu melihat siapa yang lembur. Anda juga dapat melihat dalam laporan Terperinci entri mana yang dibuat untuk kerja lembur.

Jika orang lupa menandai entri mereka sebagai lembur, Anda dapat mengatur pengingat otomatis. Cukup tetapkan target (mis. 8 jam/hari) dan ketika seseorang mencatat lebih banyak waktu daripada targetnya, manajer bisa mendapatkan email.

Apa cara terbaik untuk mengatur sistem clock-in-clock-out?

Sistem check-in check-out terbaik tergantung pada kebutuhan bisnis Anda dan karyawan Anda.

  • Menyiapkan kios clock-in di tablet Anda adalah pilihan terbaik jika Anda berada di lingkungan yang bergerak cepat dan tidak ingin mengganggu orang dengan menginstal aplikasi (atau jika mereka tidak memiliki email kantor).
  • Jika orang-orang datang untuk bekerja setiap hari dan bekerja di depan komputer mereka, Anda dapat mengundang mereka sebagai pengguna di Clockify dan mereka dapat secara pribadi mencatat jam kerja mereka di penghujung hari dengan:
    • Mengisi absen mingguan mereka, atau
    • Membuat kartu waktu dengan waktu mulai/berakhir.

️ Punya tips, saran, atau pertanyaan tentang jam masuk? Kirim surat kepada kami di [email protected] untuk mendapatkan kesempatan menjawab pertanyaan Anda atau saran dan kiat Anda ditampilkan dalam pembaruan pos di masa mendatang.