5 Tanda Bisnis Anda Siap Upgrade Solusi Akuntansinya

Apakah perangkat lunak akuntansi usang menghabiskan waktu dan uang Anda? Perhatikan lima bendera merah ini.

Pada saat Anda membaca ini, Anda telah berhasil melewati mimpi buruk tahunan musim pajak (saya harap). Selamat! Sekarang Anda dapat memanjakan diri Anda dengan limun yang bagus untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik dan mulai tidur bebas dari teror IRS yang mengintai Anda melalui mimpi Anda.

Apakah ini adalah mimpi buruk pajak pertama Anda atau kecemasan tahunan Anda terkait musim pajak, saya berani bertaruh bahwa perangkat lunak akuntansi yang tidak memadai atau ketinggalan zaman telah menjadi bagian besar dari kesengsaraan Anda.

Irene Wachsler, CPA dan penasihat bisnis dari Massachusetts, mengatakan bahwa salah satu kesalahan terbesar yang dia lihat dilakukan oleh pemilik usaha kecil adalah "tidak mengambil semua potongan yang memenuhi syarat karena mereka tidak berinvestasi dalam sistem akuntansi yang tepat."

Pengurangan yang terlewat hanyalah salah satu tanda bahwa sistem akuntansi Anda yang tidak mencukupi menghabiskan waktu dan uang Anda.

Wachsler menambahkan bahwa banyak kesengsaraan usaha kecil “dapat dengan mudah diselesaikan dengan menggunakan sistem akuntansi cloud yang memiliki feed bank otomatis dan aturan bank.”

Bukankah itu terdengar jauh lebih baik daripada mencabuti rambutmu?

5 tanda bahaya bahwa perangkat lunak akuntansi Anda perlu ditingkatkan

Dalam artikel ini, kita akan melihat lima tanda peringatan bahwa bisnis Anda perlu meningkatkan sistem akuntansi Anda, bersama dengan tips bermanfaat tentang bagaimana teknologi akuntansi terkini dapat membantu.

1. Anda menghabiskan lebih banyak waktu dengan perangkat lunak akuntansi Anda daripada menjalankan bisnis Anda

Tanda-tanda peringatan yang harus diwaspadai:

• Anda bekerja malam dan akhir pekan untuk mengejar tugas akuntansi dasar.
• Sebagian besar waktu Anda dihabiskan untuk tugas akuntansi adalah entri data yang berat.
• Tugas akuntansi dasar seperti penggajian dan faktur menarik Anda menjauh dari mengembangkan bisnis Anda.

Mengapa ini menjadi masalah: Perangkat lunak akuntansi (dan sebenarnya, hampir semua perangkat lunak bisnis) harus dirancang untuk Jadi, jika alat akuntansi Anda tidak memberi Anda waktu kembali yang dapat Anda gunakan untuk mengembangkan bisnis Anda, itu tidak melakukan tugasnya.

Agar adil, jika akuntansi Anda bahkan sedikit rumit dengan banyak transaksi dan pelanggan, masalah Anda mungkin tentang staf dan juga perangkat lunak yang tidak memadai. Dalam hal ini, Anda perlu bertanya pada diri sendiri apakah Anda lebih suka menghabiskan sepuluh jam per minggu menangani akuntansi Anda sendiri, atau membayar seorang profesional beberapa ratus dolar per bulan untuk menanganinya sehingga Anda dapat memiliki waktu itu kembali.

Bagaimana perangkat lunak akuntansi baru dapat membantu: Perangkat lunak akuntansi generasi saat ini dapat menghemat waktu Anda dalam banyak cara, mulai dari pemindaian tanda terima untuk manajemen pengeluaran hingga mengotomatiskan proses rutin seperti pembuatan faktur dan pembukuan. Jika Anda telah menjalankan penggajian secara manual, Anda mungkin menghabiskan berjam-jam setiap minggu untuk menyelesaikannya. Menggunakan perangkat lunak akuntansi dengan penggajian terintegrasi bisa menjadi pengubah hidup.

Berbicara tentang integrasi, itu adalah kunci Anda untuk penghematan waktu yang disesuaikan. Produk akuntansi yang mapan telah membangun hubungan dengan ratusan pengembang aplikasi, memungkinkan Anda untuk menghubungkan semuanya, mulai dari CRM hingga sistem titik penjualan hingga sistem akuntansi Anda. Ini menghemat waktu dengan mengurangi jumlah klik antar aplikasi, dan menarik data untuk Anda.

Misalnya, penelitian Intuit (seperti yang dibagikan di QuickBooks Connect pada November 2018) menunjukkan bahwa setiap pengguna QuickBooks Online menghemat sekitar Sudah menjadi sifat manusia untuk menetapkan rutinitas dan kemudian berpegang pada apa yang kita ketahui, jadi cara terbaik untuk mengetahui apa yang Anda lewatkan adalah dengan mendemonstrasikan alat akuntansi populer dan bertanya kepada perwakilan vendor bagaimana hal itu dapat menghemat waktu Anda.

2. Alat akuntansi Anda tidak lagi diperbarui

Tanda-tanda peringatan yang harus diwaspadai:

• Perangkat lunak akuntansi Anda mogok secara teratur.
• Perangkat lunak akuntansi Anda telah dilanggar oleh peretas.
• Perangkat lunak akuntansi Anda kehilangan fungsionalitas saat sistem operasi Anda diperbarui.

Mengapa ini menjadi masalah: Apakah karena perangkat lunak akuntansi Anda bersifat open source dan tidak lagi didukung atau karena didistribusikan oleh perusahaan yang tidak lagi menjalankan bisnis, menggunakan perangkat lunak yang tidak diperbarui bukan hanya tentang kehilangan fitur terbaru, ini tentang melindungi data Anda dan data pelanggan Anda.

Anda mungkin berkata, “Saya tidak memerlukan perangkat lunak akuntansi terbaru karena saya tidak memerlukan kecerdasan buatan, CPA virtual, dan drone otonom yang mengirimkan dokumen pajak saya ke IRS.”

Pertama-tama: Anda tidak boleh mencoba mengirimkan apa pun ke gedung federal melalui drone. Kedua: Risiko terbesar dari perangkat lunak yang tidak didukung adalah kerentanannya terhadap peretasan, seperti pintu belakang yang terbuka lebar berayun tertiup angin. Apakah Anda ingin menjelaskan kepada pelanggan Anda bahwa informasi bank mereka bocor karena Anda tidak ingin memberikan ruang dalam biaya operasional Anda untuk perangkat lunak akuntansi yang diperbarui?

Bagaimana perangkat lunak akuntansi baru dapat membantu: Ketika Anda memiliki sistem akuntansi modern yang diperbarui di belakang bisnis Anda, Anda dapat tidur nyenyak di malam hari mengetahui bahwa data Anda dan data pelanggan Anda ada di tangan yang tepat. Selain keamanan data, alat akuntansi Anda juga harus diperbarui setiap tahun ( setidaknya ) untuk mencerminkan perubahan undang-undang perpajakan.

Jika sistem Anda belum diperbarui sejak, katakanlah, pengesahan Undang-Undang Pemotongan Pajak dan Pekerjaan pada akhir 2017, Anda bisa kehilangan banyak potongan dan kredit pajak karena perangkat lunak Anda tidak tahu cara mencarinya. Atau, mungkin lebih buruk lagi, Anda dapat mengambil potongan yang menurut perangkat lunak usang Anda masih aktif (seperti biaya hiburan) dan menandai diri Anda untuk audit IRS.

3. Perangkat lunak akuntansi Anda tidak berfungsi di perangkat seluler

Tanda-tanda peringatan yang harus diwaspadai:

• Perangkat lunak akuntansi Anda tidak memiliki aplikasi asli untuk iOS atau Android.
• Perangkat lunak akuntansi Anda memiliki fungsi terbatas pada perangkat seluler.
• Perangkat lunak akuntansi Anda berfungsi di perangkat seluler Anda, tetapi tidak memiliki fitur penting.

Mengapa ini menjadi masalah: Sekitar satu dekade yang lalu, dapat mengakses perangkat lunak akuntansi di tablet dan ponsel cerdas Anda adalah kemewahan yang langka dan boros, seperti dapat bermain game arcade di pub olahraga dalam penerbangan lintas negara. Banyak yang telah berubah sejak saat itu.

Pada tahun 2019, dengan menjamurnya perangkat seluler dan tim terdistribusi, akses seluler adalah hal yang harus dimiliki oleh para pemimpin bisnis.

Jika Anda perlu berkendara ke kantor pada tengah malam pada hari Jumat untuk menyelesaikan masalah dengan tagihan pelanggan, apakah perangkat lunak akuntansi Anda benar-benar melayani Anda, atau apakah Anda bekerja untuk itu? Anda juga ingin memastikan bahwa alat akuntansi Anda berfungsi dengan baik di perangkat iOS seperti halnya di Android sehingga semua orang yang perlu dapat menggunakannya, dan itu tahan masa depan.

Bagaimana perangkat lunak akuntansi baru dapat membantu: Fungsionalitas Android dan iOS sekarang menjadi standar untuk alat akuntansi populer, seperti QuickBooks dan Wave Accounting (dua teratas dalam daftar paling populer kami pada tulisan ini), memungkinkan Anda untuk melakukan tugas akuntansi Anda dengan mudah dari kereta atau bus dari komputer desktop Anda di tempat kerja.

Sebagai seorang pemimpin bisnis, Anda tahu betapa jarangnya memiliki lima jam berturut-turut ketika Anda hanya bisa duduk di meja Anda dan melihat laporan keuangan atau menyeimbangkan pembukuan. Tetapi jika Anda dapat melakukan ini saat bepergian di bandara atau dari sofa Anda pada Sabtu sore, Anda akan lebih selaras dengan kesehatan finansial bisnis Anda.

4. Perangkat lunak akuntansi Anda tidak terintegrasi dengan aplikasi baru apa pun

Tanda-tanda peringatan yang harus diwaspadai:

• Anda memiliki aplikasi terpisah untuk tugas-tugas seperti faktur atau manajemen pengeluaran, tetapi mereka tidak terintegrasi dengan alat akuntansi inti Anda, jadi Anda terjebak dengan entri data yang membosankan selama berjam-jam.
• Perangkat lunak akuntansi Anda digunakan untuk berintegrasi dengan beberapa aplikasi Anda, tetapi belum diperbarui sejak aplikasi diperbarui, sehingga tidak lagi berfungsi dengan baik bersama-sama.
• Perangkat lunak akuntansi Anda terintegrasi dengan daftar aplikasi yang sangat kecil, memaksa Anda untuk menggunakan aplikasi yang tidak nyaman bagi Anda.

Mengapa ini menjadi masalah: Setiap orang suka bekerja secara berbeda, dan setiap orang memiliki alat favorit mereka untuk menangani tugas yang berbeda. Anda harus memutuskan alat dan aplikasi akuntansi mana yang Anda gunakan, dan tidak menyerahkan keputusan itu pada perangkat lunak akuntansi Anda.

Jika perangkat lunak Anda tidak terintegrasi dengan aplikasi baru, itu berarti pengembangnya mengabaikan pembaruan sistem, atau mereka tidak bekerja sama dengan pengembang lain. Tak satu pun dari alasan itu menjadi pertanda baik untuk kegunaan sistem.

Bagaimana perangkat lunak akuntansi baru dapat membantu: QuickBooks dan Xero (dua dari lima vendor teratas dalam daftar “20 Perangkat Lunak Akuntansi Paling Populer” kami) masing-masing terintegrasi dengan lebih dari 500 aplikasi. Itu berarti bahwa bagaimanapun Anda ingin melacak pengeluaran, mengirim faktur, menerima pembayaran, atau melakukan hampir semua hal yang berhubungan dengan akuntansi dan keuangan bisnis Anda, sistem tersebut siap untuk bekerja dengan Anda, tidak memaksa Anda untuk melakukan hal-hal dengan cara mereka.

Katakanlah Anda mewarisi alat faktur dari mitra bisnis Anda sebelumnya tetapi Anda tidak pernah benar-benar menyukainya? Dengan perangkat lunak akuntansi baru yang dapat disesuaikan, Anda dapat menuju ke pasar aplikasi dan menelusuri berbagai pilihan aplikasi faktur, membaca ulasan, mencobanya, dan menemukan yang sesuai dengan sistem Anda dan membuat hidup Anda lebih mudah.

5. Perangkat lunak akuntansi Anda memiliki sedikit atau tidak ada fitur otomatisasi

Tanda-tanda peringatan yang harus diwaspadai:

• Anda mengirim faktur bulanan secara manual ke pelanggan yang sama, meskipun ada sedikit perubahan.
• Anda mengelola pengeluaran dengan menghitung kuitansi kertas yang pudar.
• Anda menghabiskan beberapa jam di akhir setiap bulan untuk menyelaraskan laporan mutasi bank Anda dengan perangkat lunak pembukuan Anda.

Mengapa ini menjadi masalah: Otomasi, yang dulunya hanya fiksi ilmiah dan fantasi, kini hanya menjadi bagian normal dalam berbisnis di dunia modern. Dan jika Anda tidak menggunakan perangkat lunak akuntansi dengan fitur otomatisasi, Anda membuang banyak waktu yang dapat digunakan untuk mengembangkan bisnis Anda dengan lebih baik.

Masalah lain dengan tugas akuntansi manual adalah Anda lebih rentan terhadap kesalahan daripada perangkat lunak. Otomatisasi memastikan bahwa selama Anda memiliki data yang bersih, sistem tidak akan pernah membuat kesalahan. Di sisi lain, saat Anda mengetik faktur ke-50 pada pukul 2 pagi, kemungkinan besar Anda akan melakukan kesalahan.

Bagaimana perangkat lunak akuntansi baru dapat membantu: Perangkat lunak akuntansi terkini dapat menghapus entri data dari tugas-tugas seperti pembuatan faktur, penggajian, manajemen pengeluaran, dan rekonsiliasi bank.

Lihat panduan video ini tentang fitur otomatisasi QuickBooks Online:

“Praktik Terbaik dan Otomatisasi Akuntan di QuickBooks Online” (Sumber)

Daripada berburu dan mematuk jalan Anda melalui tumpukan faktur dan kwitansi, Anda mengatur proses otomatis dan memeriksa ulang angka di akhir setiap bulan untuk memastikan semuanya sesuai. Dengan begitu, Anda dapat menghabiskan waktu menjalankan bisnis Anda alih-alih menjadi spesialis entri data.

Apa yang menghalangi Anda untuk meningkatkan solusi akuntansi Anda? Apakah ada masalah yang menghalangi Anda untuk meningkatkan sistem akuntansi yang tidak saya bicarakan di artikel ini? Biaya? Kelumpuhan dengan analisis? Akuntan nakal yang menolak untuk bekerja dengan apa pun selain sistem open source yang diprogram oleh saudara ipar mereka di awal tahun 90-an sebagai proyek community college? Apa pun yang menghalangi Anda untuk meningkatkan ke sesuatu yang akan membuat hidup Anda lebih mudah dan tim Anda, saya ingin mendengarnya; hubungi saya di Twitter @AndrewJosConrad. Sementara itu, pastikan untuk terus memantau blog akuntansi dan keuangan kami untuk mendapatkan tips tentang segala hal mulai dari teknologi akuntansi masa depan hingga podcast fintech teratas yang dapat Anda pelajari.