Panduan Perangkat Lunak Penjadwalan Perusahaan Jasa untuk Waralaba

Untuk waralaba yang sedang bergerak — yang melakukan layanan di lapangan, mengunjungi lokasi pelanggan komersial atau residensial — perangkat lunak penjadwalan perusahaan jasa merupakan bagian penting dari operasi bisnis mereka.

Alat yang tepat dapat membantu waralaba ini beroperasi lebih efisien dan menguntungkan. Tapi apa bedanya dengan lingkungan waralaba? Apa solusi spesifik yang dibutuhkan waralaba layanan, dan bagaimana cara kerjanya?

Kami akan menjawab pertanyaan tersebut dan lebih banyak lagi dalam panduan ini untuk perangkat lunak penjadwalan perusahaan layanan.

Apa itu Perangkat Lunak Penjadwalan Perusahaan Jasa?

Dalam hal ini, kita berbicara tentang bisnis jasa yang “melakukan panggilan rumah”. Dengan kata lain, mereka mengunjungi lokasi pelanggan mereka untuk melakukan layanan mereka.

Pikirkan bisnis layanan lapangan seperti penggerak, pembersih rumah dan bisnis, perusahaan pembuangan sampah, perusahaan instalasi, dan penyedia layanan serupa lainnya.

Untuk perusahaan-perusahaan ini, perangkat lunak mereka harus memiliki fitur yang menjelaskan kinerja pekerjaan di lapangan. Pekerjaan memiliki waktu tertentu di kalender, lokasi di mana pekerjaan akan dilakukan, perintah kerja dengan rincian pekerjaan yang harus dilakukan, dan fungsi bisnis lain yang diperlukan. Perangkat lunak penjadwalan perusahaan jasa memperhitungkan semua kebutuhan ini dan menyediakan alat yang mereka butuhkan untuk bisnis khusus ini.

Bedanya dengan Waralaba

Dalam kasus waralaba, ada lebih banyak kerumitan. Lokasi waralaba individu memerlukan akses ke jenis alat yang tepat. Waralaba itu sendiri mungkin memerlukan semua lokasi ini untuk terhubung satu sama lain. Mereka mungkin memilih untuk melakukan ini untuk menawarkan tingkat layanan yang konsisten di seluruh waralaba.

Perangkat lunak penjadwalan perusahaan jasa untuk waralaba akan memberikan fungsionalitas yang mereka butuhkan pada masing-masing lokasi. Ini juga dapat memberikan wawasan kepada pemilik waralaba ke seluruh bisnis juga. Lebih lanjut tentang itu di bawah ini.

Fitur yang Penting

Untuk jenis bisnis khusus ini, mereka memiliki kebutuhan yang memperhitungkan jenis bisnis yang mereka lakukan. Perangkat lunak penjadwalan perusahaan jasa memiliki fitur yang memenuhi kebutuhan khusus ini.

Pemesanan Online Terlokalisasi atau Terpusat

Semakin, pelanggan menuntut jenis kenyamanan yang memungkinkan mereka untuk memesan janji atau kutipan pada waktu mereka. Mereka mungkin lebih suka melakukan ini tanpa berbicara dengan administrator atau tenaga penjualan. Alat pemesanan online menawarkan tingkat kenyamanan ini kepada pelanggan dan juga menghemat waktu perusahaan.

Untuk waralaba layanan, mereka memiliki opsi dalam hal alat pemesanan online mereka. Setiap lokasi dapat memiliki mesin pemesanan lokalnya sendiri, atau waralaba dapat menawarkan opsi pemesanan terpusat. Dengan solusi yang dilokalkan, masing-masing lokasi akan bertanggung jawab untuk mengatur ketersediaan mereka sendiri di mesin pemesanan. Mereka mungkin juga sebagian bertanggung jawab untuk mengarahkan lalu lintas ke halaman pemesanan mereka untuk mengonversi pekerjaan di kalender mereka.

Dengan opsi pemesanan terpusat, pemilik waralaba dapat menawarkan lokasi individu kenyamanan tanpa mengkhawatirkan fungsi pemesanan. Situs web waralaba menawarkan alat pemesanan tunggal yang terpusat dan menugaskan pekerjaan ke lokasi penerima waralaba yang sesuai. Bahkan, bagi banyak waralaba layanan, ini adalah fitur penjualan utama. Ketika waralaba menikmati pengakuan merek yang kuat dan melayani area yang luas (misalnya di seluruh negara bagian atau nasional), lokasi individu mendapat manfaat dari tidak harus menyibukkan diri dengan administrasi pekerjaan pemesanan. Mesin pemesanan terpusat menempatkan pekerjaan langsung di kalender mereka, menawarkan kenyamanan kepada pelanggan dan nilai yang besar bagi operator lokasi waralaba.

Penjadwalan

Tidak hanya lokasi, tetapi setiap individu teknisi atau tim membutuhkan transparansi dalam jadwal harian mereka. Perangkat lunak penjadwalan perusahaan jasa dapat menawarkan seluruh wawasan perusahaan tentang jadwal harian. Itu dapat menyoroti lokasi, detail pekerjaan, dan teknisi yang akan melakukannya.

Misalnya, perusahaan pemindahan sampah memiliki lima truk di jalan dari satu area layanan. Setiap pekerjaan harian akan sesuai jadwal. Setiap pengemudi akan dapat melihat pekerjaan masing-masing di perangkat seluler mereka sendiri. Mereka juga dapat masuk dan keluar dari pekerjaan ketika mereka tiba dan ketika pekerjaan selesai. Dengan cara ini, jadwalnya up to date dan baik perusahaan maupun pelanggan tetap mendapat informasi. Dan tidak memerlukan komunikasi tambahan antara kantor dan truk.

“Sistem ini telah merampingkan perusahaan dan cara kami menangani penetapan harga berdasarkan area,” kata Managing Partner Jiffy Junk Adam Butler. “Pemetaan alamat yang dibangun di dalamnya juga telah mengurangi kesalahan dalam input alamat layanan. Sangat bagus bahwa kami dapat dengan cepat dan efisien mendapatkan pekerjaan yang dipesan ke dalam jadwal dan dikirim langsung ke iPad di truk.”

Perintah Kerja

Pekerjaan layanan lebih dari sekadar janji temu di kalender. Untuk perusahaan jasa, spesifikasi pekerjaan perlu diuraikan secara rinci, bersama dengan catatan terkait yang khusus untuk pekerjaan itu. Sebagian besar perusahaan jasa menggunakan perintah kerja berpola sebagai titik awal untuk pekerjaan ini.

Perintah kerja memiliki semua detail yang dibutuhkan teknisi untuk melakukan pekerjaan. Misalnya, perintah kerja perusahaan pembersih mungkin menentukan kamar mana di lokasi pelanggan yang perlu dibersihkan. Itu juga dapat mencakup instruksi khusus untuk masing-masing. Atau, perintah kerja perusahaan pemasangan jendela mungkin menyertakan alat dan bahan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu, seperti dimensi kaca yang tepat, pengupasan cuaca, atau detail spesifik pekerjaan lainnya.

Optimasi Rute

Untuk perusahaan jasa dengan banyak truk di jalan, terutama yang melakukan sejumlah pekerjaan per hari, pengoptimalan rute dapat menghemat banyak waktu dan uang.

Optimalisasi rute adalah fitur yang akan membantu untuk merencanakan pekerjaan hari itu berdasarkan waktu dan lokasi mereka untuk mengurangi waktu mengemudi. Faktor-faktor seperti lalu lintas serta waktu yang diperlukan untuk melakukan setiap pekerjaan. Anda mungkin memiliki teknisi atau tim yang lebih cepat dari yang lain, misalnya. Tanpa pengoptimalan rute, Anda dapat memberi tim ini lebih banyak pekerjaan per hari, memaksimalkan potensi mereka.

Dengan pengoptimalan rute, perusahaan jasa dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk menjadwalkan hari mereka dan transisi dari pekerjaan ke pekerjaan, sehingga menghasilkan banyak penghematan waktu dan bahan bakar.

Pesan Teks Transaksional dan Konfirmasi Janji Temu

Ketika pekerjaan dipesan, ketika kru tiba, dan ketika pekerjaan selesai, adalah bijaksana bagi teknisi untuk memperbarui pelanggan serta kantor pusat. Daripada mengharuskan teknisi untuk terikat mengirim pesan saat mereka berada di lapangan, perangkat lunak penjadwalan perusahaan jasa dapat mengirim pesan teks otomatis saat status pekerjaan berubah.

Misalnya, ketika truk yang bergerak tiba di lokasi pelanggan untuk mulai memuat truk. Mereka dapat memperbarui status mereka pada perintah kerja, dan mengirim pesan teks langsung ke pelanggan untuk mengatakan bahwa truk telah tiba. Hal yang sama dapat dilakukan ketika pekerjaan selesai. Perusahaan yang cerdas juga dapat menyertakan undangan bagi pelanggan untuk memberikan ulasan saat layanan selesai atau jika perlu, untuk menjadwalkan janji temu berikutnya.

Faktur

Selain memberi tahu pelanggan tentang status pekerjaan, perangkat lunak penjadwalan perusahaan layanan dapat membuat faktur saat pekerjaan selesai dan mengirimkannya melalui email kepada pelanggan. Mengirim faktur secara otomatis dengan cara ini dapat menghemat waktu administrasi dan juga membantu perusahaan untuk mendapatkan pembayaran lebih cepat.

Faktur digital yang dikirim melalui email dapat menyertakan sejumlah opsi pembayaran yang memberikan kemudahan pilihan kepada pelanggan. Dan mereka memberi perusahaan kemampuan untuk menagih pembayaran dengan cara yang tidak menyakitkan dan profesional. Perangkat lunak penjadwalan perusahaan layanan juga dapat berintegrasi dengan alat faktur dan akuntansi seperti Quickbooks. Mereka dapat secara otomatis menyinkronkan data antara kedua alat perangkat lunak agar catatan konsisten, di seluruh perusahaan.

“Kami suka bahwa ini nyaman bagi pelanggan kami, tetapi yang terbaik dari semuanya itu telah mengurangi waktu yang diperlukan untuk pembayaran faktur,” kata Chris Aconley, COO Men In Kilts. “Semakin mudah bagi pelanggan, semakin baik bagi franchisee dan teknisi kami di lapangan. Kami telah dibayar bahkan sebelum kami meninggalkan lokasi kerja.”

Pembayaran

Menerima pembayaran di lapangan adalah cara tercepat bagi perusahaan untuk mendapatkan bayaran. Perangkat lunak penjadwalan perusahaan jasa dapat menawarkan sejumlah opsi pembayaran kepada pelanggan, termasuk menerima pembayaran di lokasi. Seringkali ini berarti berintegrasi dengan alat pembayaran pihak ketiga. Namun bagi pelanggan, ini berfungsi sebagai pengalaman yang mulus dan konsisten sebagai bagian dari rangkaian perangkat lunak.

Statistik dan Pelacakan

Untuk perusahaan dari semua ukuran, melacak hasil dan kinerja mereka adalah bagian penting dari pemantauan keberhasilan dan pertumbuhan mereka. Perangkat lunak penjadwalan perusahaan jasa dapat sangat membantu dalam bidang ini. Hal ini dimungkinkan karena semua operasi bisnis berada di satu tempat.

Alat perangkat lunak dapat melacak pekerjaan per lokasi, per truk atau teknisi, dan banyak metrik bisnis utama lainnya. Memiliki pengumpulan data yang akurat ini menawarkan wawasan perusahaan yang dapat menginformasikan perubahan operasional yang memungkinkan pertumbuhan.

Kemampuan Multi-Lokasi dan Alat Pemberi Waralaba

Seperti disebutkan di atas, alat penjadwalan perusahaan jasa untuk waralaba memiliki beberapa perbedaan utama. Pemberi waralaba mendapatkan akses ke alat yang tercantum di atas, serta alat pelaporan yang memberi mereka visibilitas ke seluruh perusahaan.

Melacak kinerja setiap lokasi hanyalah sebagian dari manfaatnya. Kemampuan untuk meluncurkan lokasi baru dengan mudah adalah fitur utama lainnya. Perangkat lunak penjadwalan perusahaan jasa untuk waralaba harus dirancang untuk tumbuh dan berkembang bersama waralaba. Seharusnya memudahkan untuk "mengaktifkan" lokasi baru dengan mudah, menawarkan tingkat layanan yang sama untuk setiap lokasi.

Perangkat lunak manajemen waralaba Vonigo untuk perusahaan jasa dapat melakukan semua yang tercantum di sini dan lebih banyak lagi. Baik Anda memilih pemesanan lokal atau terpusat, alat Vonigo dapat dikonfigurasi untuk kebutuhan unik waralaba layanan. Ini memungkinkan ekspansi yang mudah ke lokasi baru juga.

“Kami memperkirakan bahwa mesin pemesanan online Vonigo telah menghemat hampir 90% dari biaya pemesanan pekerjaan, dibandingkan jika kami harus menangani pemesanan pekerjaan yang sama melalui tim Layanan Pelanggan kami,” kata Co-Founder Velofix Boris Martin. “Vonigo mampu memusatkan parameter seputar bagaimana organisasi kami berjalan, terlihat dan terasa. Kemudian juga memungkinkan kita untuk menyesuaikan dan membuat instance unik di tingkat toko/waralaba. Yang sangat unik dan kuat. Hal ini memungkinkan kami untuk menyesuaikan fitur operasional seperti zona, layanan yang ditawarkan, alokasi waktu, dll. untuk memaksimalkan efisiensi dan keuntungan untuk setiap waralaba.”

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Perangkat Lunak Penjadwalan Perusahaan Jasa untuk Waralaba

Ingin melihat bagaimana software penjadwalan perusahaan jasa dapat membantu perusahaan Anda berkembang? Baik Anda memiliki bisnis tunggal atau multi-lokasi, atau bahkan jika Anda sudah menjadi waralaba besar, rangkaian perangkat lunak Vonigo dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan Anda.

Untuk mempelajari lebih lanjut, pesan demo pribadi gratis dari Vonigo.