3 Cara Agensi Dapat Menghindari Scope Creep & Cara Mengelolanya Jika Terjadi

Anda pikir Anda mengelola proyek Anda secara efisien, tetapi scope creep masih terjadi. Apa yang Anda lakukan jika Anda tidak mendapatkan keuntungan sebanyak yang seharusnya atau berurusan dengan klien yang tidak puas?

Jika proyek Anda berkembang di luar kendali karena klien meminta pekerjaan ekstra, atau mungkin proyek membutuhkan lebih banyak pekerjaan daripada yang Anda pikirkan sebelumnya, reputasi agensi Anda bisa berisiko, terutama jika Anda berjuang untuk memenuhi tenggat waktu.

Jadi, apa itu scope creep dan bagaimana cara mengelolanya dengan sukses?

Dalam artikel hari ini, Anda akan mempelajari apa itu scope creep, cara mencegah dan mengelolanya, dan menemukan contoh scope creep khusus agensi.

Apa itu scope creep?

Scope creep, alias sindrom wastafel dapur atau creep persyaratan, berkaitan dengan manajemen proyek dan perubahan dalam proyek, yang menyebabkan perluasan tujuan awal.

Dalam mengecilkan ruang lingkup creep, penting untuk mempertimbangkan apa yang terlibat dalam ruang lingkup proyek. Ruang lingkup proyek menggabungkan proses perencanaan, termasuk:

• Tujuan spesifik
• Kiriman untuk diselesaikan
• Tonggak sejarah dan tenggat waktu untuk setiap pengiriman
• Biaya proyek
• Anggota tim melakukan setiap tugas
• Diperlukan sumber daya eksternal

Apa pun yang terjadi di luar ruang lingkup proyek dapat menyebabkan creep ruang lingkup.

Menurut PMI, hampir 50% proyek mengalami scope creep, sementara hampir 40% agensi melampaui anggaran proyek mereka karenanya.

Scope creep dapat mencakup perubahan halus, seperti perubahan kecil dan penyesuaian oleh klien, yang menyebabkan pekerjaan ekstra, tenggat waktu yang terlewatkan, dan proyek memakan waktu lebih lama dari yang dibutuhkan. Jika modifikasi tidak menghasilkan tambahan jam kerja atau biaya, maka itu bukan scope creep.

Penyebab utama scope creep di agensi meliputi:

• Klien tidak memahami pentingnya peran mereka saat membuat brief
• Klien gagal memahami kompleksitas ruang lingkup proyek
• Agensi meremehkan kompleksitas proyek
• Kurangnya persetujuan klien
• Masalah tak terduga muncul di sisi klien, menyebabkan perubahan dalam proyek harus dilakukan
• Cakupan proyek tidak ditentukan secara akurat
• Komunikasi yang salah urus antara anggota tim dan klien
• Kurangnya keterlibatan dengan klien
• Umpan balik tentang tonggak pencapaian/kiriman tertunda
• Salah mengatur waktu di pihak agensi
• Kurangnya prioritas
• Agensi tidak memahami mengapa permintaan/perubahan baru dibuat

Bagaimana scope creep memengaruhi agensi Anda

Ketika creep ruang lingkup muncul, perkiraan biaya proyek Anda secara keseluruhan harus dikerjakan ulang, dan keuntungan Anda kemungkinan besar akan terpukul. Pekerjaan ekstra, jam kerja, dan sumber daya membutuhkan dana tambahan dari anggaran Anda karena biaya proyek mulai meningkat.

Jika Anda telah memperkirakan jumlah jam tertentu untuk sebuah proyek, maka jam tambahan akan memakan waktu yang telah Anda atur untuk proyek klien lainnya.

Jam proyek ekstra juga dapat berarti bahwa Anda menambahkan lebih banyak jam yang dapat ditagih ke faktur Anda — sesuatu yang kemungkinan besar tidak akan disukai klien Anda.

Tenggat waktu yang terlewat karena scope creep dapat menyebabkan pelanggan tidak puas dan berpotensi merusak reputasi agensi Anda.

Contoh creep ruang lingkup agensi

skenario 1

Agensi digital mengambil proyek untuk mendesain selebaran dan memberikan pencapaian pertama tepat waktu.

Klien meminta perubahan pada selebaran. Perubahan dibuat dan klien meminta perubahan lebih lanjut di luar ringkasan proyek. Perubahan ini membutuhkan waktu ekstra dan sumber daya staf di luar kontrak yang telah disepakati.

Skenario 2

Agen desain web yang mengerjakan situs web baru untuk klien, pindah untuk mengimplementasikan desain baru tetapi menyadari bahwa platform yang digunakan klien harus diperbaiki sebelum desain dapat ditayangkan (mis., CMS sudah usang atau tidak berfungsi dengan baik karena konflik tema atau plugin). Ini menghasilkan waktu ekstra dan sumber daya yang dibutuhkan.

Scope creep memang membuat frustrasi, tetapi ini juga wajar terjadi, terutama ketika perubahan terjadi karena keadaan di luar kendali klien. Namun, jika scope creep sering terjadi dan menyebabkan gangguan pada agensi Anda, Anda perlu menentukan cara menghindari dan mengelolanya begitu hal itu terjadi.

Bagaimana agensi dapat menghindari/mencegah scope creep?

Mengetahui cara mencegah scope creep akan memungkinkan Anda menghindari keterlambatan dalam pekerjaan proyek, memastikan agensi Anda menghasilkan keuntungan, menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, dan membuat klien Anda senang.

Berikut adalah beberapa cara untuk menghindari scope creep:

1. Sediakan dokumen ruang lingkup proyek

Dokumen ruang lingkup proyek yang didefinisikan dengan jelas harus mencantumkan semua yang dirinci dalam tahap perencanaan, termasuk pengarahan yang jelas, kiriman, tonggak sejarah, biaya, tenggat waktu, sumber daya, dan tugas:

Dokumen ini juga harus menyatakan skenario yang dianggap berada di luar proyek awal dan bagaimana permintaan baru ini akan dikelola oleh badan tersebut.

Ini juga merupakan ide bagus bagi klien untuk menandatangani kontrak agensi, untuk mendokumentasikan bahwa kedua belah pihak menyetujui ruang lingkup proyek.

Jika persyaratan tambahan dibuat di luar dokumen lingkup proyek, agensi Anda dapat mengingatkan klien bahwa jam tambahan dapat ditagih dan akan membutuhkan lebih banyak waktu.

2. Kelola ekspektasi

Bersikap transparan dengan klien Anda sebelum Anda memulai sebuah proyek. Ajukan pertanyaan sebanyak mungkin untuk mendapatkan pemahaman tentang proyek secara keseluruhan. Jika Anda merasa proyek akan memakan waktu lebih lama dari yang dibutuhkan klien, penting untuk memberi tahu mereka sebelum memulai.

Contoh
Manajer proyek digital lepas Suzanna Haworth mengalami scope creep saat mengerjakan proyek desain web yang dikelola oleh dua agensi.

Proyek awal tampak mudah. Suzanna akan mendesain front-end situs web, sementara agensi lain akan menangani back-end. Namun, agensi lain tidak memperhitungkan pembuatan front-end baru di atas kode yang sudah ketinggalan zaman, yang menambah waktu dan upaya untuk membuat perubahan baru.

Hasilnya adalah tenggat waktu tertunda dua bulan, klien yang tidak bahagia, dan tim yang kehilangan motivasi, tidak ada yang merupakan kesalahan agensi atau klien.

Haworth mengakui, bahwa dalam hal ini, lembaga seharusnya pada awalnya mengidentifikasi ketergantungan proyek pada pihak ketiga dan bagaimana hal ini dapat mempengaruhi ruang lingkup proyek. Perencanaan risiko ini dapat didiskusikan dengan klien, sehingga mereka memahami dampak keterlibatan pihak ketiga terhadap suatu proyek.

3. Kelola tenggat waktu secara efektif

Prioritaskan beban kerja tim Anda untuk memastikan pencapaian dan tenggat waktu terpenuhi. Akan selalu ada aspek yang ingin Anda tambahkan, tetapi tetap berpegang pada lingkup proyek saat menyelesaikan tugas.

Manajemen tim yang baik sangat penting saat memenuhi tenggat waktu, jadi lacak kemajuan tugas dan buat tonggak pencapaian untuk menyelesaikan tugas yang lebih kecil untuk memastikan semua orang sesuai jadwal. Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek akan membantu Anda melacak anggota tim dan kemajuan setiap proyek, seperti penawaran Trello atau Wrike:

Contoh
Jawfish Digital melacak semuanya secara internal untuk proyek tertentu meskipun itu bukan proyek per jam:

Agensi juga mengetahui biaya untuk sumber daya eksternal seperti membayar penulis kontrak atau desainer grafis. Dalam memahami berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh proyek-proyek serupa sebelumnya, Jawfish Digital dapat memberikan penawaran harga yang akurat dan tetap menghasilkan keuntungan dengan menghindari scope creep.

Bagaimana agensi dapat mengelola ruang lingkup merayap jika dan kapan mulai?

Mengelola scope creep sangat penting untuk memastikan Anda menyelesaikan proyek tepat waktu dan menghasilkan keuntungan. Ada beberapa cara untuk mengatur scope creep:

Tanyakan kepada klien apakah mereka menginginkan perkiraan untuk perubahan

Penting untuk mempertimbangkan jenis proyek dan memilih metode perhitungan yang mempertimbangkan skala proyek. Jika Anda telah menghitung proyeksi Anda dengan akurat (dan menyelesaikan dokumen lingkup proyek), Anda akan dapat menyelesaikan pekerjaan/jam tambahan sesuai dengan anggaran proyek.

Misalnya, jika Anda beroperasi dengan metode penagihan pendekatan sumber daya dan waktu, penting untuk mendiskusikan perubahan dengan klien Anda, jika diminta. Dengan cara ini, mereka tahu bahwa perubahan tambahan membutuhkan waktu dan kerja ekstra, dan ditagih secara terpisah.

Bicaralah dengan tim Anda

Sebuah proyek yang mengalami scope creep kemungkinan besar akan menyebabkan banyak masalah bagi tim Anda. Memberi pengarahan kepada tim Anda sehingga mereka mengetahui dengan tepat apa yang sedang terjadi dan membantu mereka menghilangkan stres akan meningkatkan motivasi. Hindari menyalahkan orang lain atau klien. Semua situasi creep lingkup adalah peluang belajar, membantu Anda menghindari skenario serupa di masa mendatang.

Bicaralah dengan klien Anda

Berkomunikasi dengan klien Anda di setiap langkah perjalanan proyek. Tunjukkan pada mereka kemajuan yang telah Anda buat dan beri tahu mereka tentang masalah apa pun yang muncul. Kesuksesan agensi bergantung pada transparansi dengan klien untuk meningkatkan kepercayaan dan memastikan mereka puas dengan proyek yang telah diselesaikan.

Mencegah dan mengelola scope creep

Menghindari scope creep akan selalu menjadi tantangan. Proyek secara alami berubah sepanjang perjalanannya, dan masalah tak terduga muncul.

Namun, menggunakan strategi untuk mencegahnya, seperti menghitung masalah dalam biaya proyek, atau menyediakan dokumen ruang lingkup proyek akan memungkinkan Anda mengelola ruang lingkup secara efektif jika muncul.

Mempelajari cara mencegah dan mengelola scope creep hanyalah salah satu aspek dalam membangun agensi yang sukses. Untuk menemukan lebih banyak cara mengembangkan agensi Anda, daftar ke demo Instapage Enterprise di sini.