Email untuk Pengajuan Proposal: 4 Metode Dengan Sampel
Diterbitkan: 2023-02-25Mengapa email pengiriman proposal Anda penting
Jika Anda memiliki pengalaman menulis proposal, Anda tahu bahwa ringkasan eksekutif Anda penting. Ini mengatur nada untuk sisa proposal Anda dan menjelaskan mengapa prospek harus menginvestasikan waktu untuk membacanya secara mendetail.
Tapi ada satu hal: email pengiriman datang lebih dulu. 🤫 Jangan beri tahu surat lamaran Anda bahwa kami sudah memberi tahu Anda, tetapi email adalah kesan pertama yang sebenarnya .
Ketika calon klien menerima email pengajuan, itu mendorong mereka untuk melihat proposal Anda secara keseluruhan.
Agar efektif, email harus:
Tentang merek - Setiap bagian dari pengalaman klien Anda harus sesuai dengan merek, termasuk email ini. Untuk perusahaan yang berbeda, itu mungkin berarti menggunakan bahasa formal, perpesanan langsung ke intinya, atau banyak emoji. Pastikan saja email tersebut sesuai dengan gaya merek Anda.
Profesional - Calon klien akan menilai tata bahasa, pemformatan, tampilan, dan bahasa email Anda untuk membantu mereka memutuskan apakah mereka cukup mempercayai Anda untuk berbisnis dengan Anda, jadi sekarang bukan waktunya untuk kecerobohan. Selalu koreksi email Anda.
Bertujuan - Jangan mengisi email ini dengan informasi atau permintaan yang tidak perlu. Pastikan bahwa setiap baris memiliki tujuan. Jika tidak memotongnya. Jika email Anda terlalu panjang atau rumit, itu akan sangat mematikan.
Ingatlah kiat-kiat ini saat menyusun email Anda, apa pun metode penulisan di bawah ini yang akhirnya Anda pilih.
4 metode penulisan email pengajuan proposal [dengan sampel]
Jadi bagaimana Anda menulis email untuk mengirimkan proposal Anda?
Coba salah satu dari 4 metode penulisan email unik ini:
Pendek dan manis
Ringkasan eksekutif lengkap
Ringkasan eksekutif mini
Asumsikan penjualan
Gunakan salah satu yang paling cocok dengan perusahaan dan industri Anda. Kemudian, tambahkan gaya merek unik dan detail prospek Anda, lalu tekan tombol kirim!
Metode 1: Pendek dan manis
Pertama, mari selami yang paling sederhana dari semua metode penulisan email kami.
Email ini mengakui fakta bahwa calon klien Anda mungkin hanya ingin membaca proposal Anda , bukan email yang panjang dan halus. Jadi, email ini dibuat singkat dan manis. Ini berfungsi sebagai pemberitahuan dan permintaan cepat untuk perhatian pembaca. Tidak lebih, tidak kurang.
Contoh surel
Berikut contoh email yang menggunakan metode penulisan ini:
Baris subjek: Proposal pemasaran kemitraan
Hai Nama,
Saya menikmati perbincangan kita dan berharap dapat membantu Anda mengembangkan bisnis melalui kemitraan yang strategis dan selaras dengan perusahaan, asosiasi, dan pemberi pengaruh yang tepat di industri Anda.
Saya menyiapkan proposal berdasarkan kebutuhan Anda dan solusi kami di sini: {link}
Mari jadwalkan beberapa waktu awal minggu depan untuk meninjau pertanyaan apa pun yang mungkin Anda miliki dan lanjutkan dengan langkah selanjutnya.
Sementara itu, jangan ragu untuk menghubungi saya dengan pertanyaan apa pun,
{Tanda tangan Anda}
Metode 2: Ringkasan eksekutif lengkap
Metode kami selanjutnya jauh lebih kuat. Geoffrey James, editor kontributor untuk Inc., mengatakan bahwa setiap tenaga penjual harus menguasai email pengajuan proposal.
Dia merekomendasikan template 7 poin ini untuk memandu tulisan Anda:
Pernyataan terima kasih (1 kalimat)
Definisi masalah dan dampak keuangan (1-2 kalimat)
Hasil yang diinginkan (1-2 kalimat)
Usulan solusi (2-5 kalimat)
Harga yang diusulkan (1 kalimat)
Pengurangan risiko (1-2 kalimat)
Langkah selanjutnya (1 kalimat)
Dengan metode ini, Anda pada dasarnya mengarahkan ulang surat lamaran Anda untuk email pengiriman Anda.
Contoh surel
Berikut contoh email menggunakan metode Geoffrey:
Baris subjek: Proposal pengembangan perangkat lunak
Hai Nama,
Terima kasih telah memberi saya kesempatan untuk mengajukan proposal untuk startup baru Anda.
Ceruk manajemen klub olahraga sekolah belum didigitalkan dan Anda memiliki kesempatan untuk menjadi pemain SaaS pertama di ruang ini. Jika Anda tidak masuk ke pasar dengan cepat, Anda bisa kehilangan keuntungan penggerak pertama ini.
Anda perlu membawa produk Anda ke pasar dalam waktu kurang dari 6 bulan, dan kami berharap dapat memenuhi tenggat waktu tersebut.
Saya mengusulkan tim produk kecil yang terdiri dari dua insinyur tingkat senior, satu manajer produk, satu insinyur DevOps, dan satu penguji QA. Tim bisnis saya akan memberikan arahan strategis untuk memastikan bahwa tim produk ini bekerja pada level tinggi dan tetap berada di jalur yang sesuai dengan peta jalan produk.
Biayanya adalah $30.000 per bulan, dengan total investasi yang diharapkan sebesar $180.000 (6 bulan) untuk mengembangkan MVP Anda dan masuk ke pasar. Setelah pengembangan awal ini, biaya bulanan yang berkelanjutan akan lebih rendah tergantung pada seberapa agresif Anda ingin menambahkan fitur lanjutan.
Untuk memastikan MVP memenuhi kebutuhan pengguna, kami akan mulai dengan mengembangkan prototipe dan melakukan pengujian pengguna dengan 10 target pengguna. Setelah validasi produk, kami akan memulai pengembangan.
Harap baca proposal secara keseluruhan. Anda dapat menemukannya di sini: {link}
Jika Anda ingin kami memulai pembuatan prototipe bulan depan, saya memerlukan proposal yang ditandatangani dan deposit sebesar $30.000 paling lambat tanggal 15 Maret.
Mari kita bicarakan akhir minggu ini untuk membahas pertanyaan apa pun yang mungkin Anda miliki dan melanjutkannya dengan langkah berikutnya. Aku akan mengirimimu undangan.
{Tanda tangan Anda}
Metode 3: Ringkasan eksekutif mini
Metode ini terinspirasi oleh template 7 poin Geoffrey di atas—kecuali bahwa ini adalah versi ringkas.
Alih-alih menulis satu atau lebih kalimat untuk semua 7 poinnya, Anda hanya membahas 3 atau 4 poin tersebut.
Manfaat dari metode email ini adalah menawarkan konteks dan kejelasan, tanpa terlalu panjang.
Lagi pula, Anda mungkin tidak perlu mengirimkan email yang sangat panjang dengan proposal Anda. Anda hanya perlu mendorong prospek untuk membacanya.
Kami menyarankan Anda untuk menyampaikan rasa terima kasih Anda karena dapat mengajukan proposal, menjelaskan poin masalah mereka atau hasil yang diinginkan, dan merinci solusi yang Anda usulkan. Namun, Anda dapat mencampur dan mencocokkan salah satu dari 7 poin dari Metode 2 untuk membuat email yang kontekstual, namun singkat.
Contoh surel
Untuk contoh email ini, kami menyertakan poin-poin berikut: terima kasih, hasil yang diinginkan, solusi yang diusulkan, dan langkah selanjutnya.
Baris subjek: Proposal siap untuk ditinjau
Hai Nama,
Tim kami di Acme Architects merasa terhormat karena Anda telah memberi kami kesempatan untuk mengajukan proposal untuk kabin impian Anda.
Kami tahu betapa pentingnya kabin ini memberikan kenangan untuk dinikmati keluarga Anda selama beberapa dekade mendatang.
Untuk mencapai tujuan Anda, kami mengusulkan paket standar kami, yang mencakup survei, rendering arsitektur, revisi desain, dan kolaborasi yang disederhanakan dengan tim insinyur dan bangunan Anda.
Harap luangkan waktu untuk meninjau proposal di sini: {link}
Setelah proposal ditandatangani, tim kami akan segera bekerja untuk survei tanah.
Sementara itu, mari luangkan waktu di kalender untuk meninjau proposal bersama dan saya dapat menjawab pertanyaan apa pun.
{Tanda tangan Anda}
Metode 4: Asumsikan penjualan
Dengan metode ini, berpura-puralah Anda sedang menulis surat kepada klien baru yang sedang bergabung—alih-alih mencoba menjual layanan Anda.
Sebagian besar penjual mengetahui trik "anggap penjualan". Begini cara kerjanya: Anda berbicara (atau menulis) seolah-olah prospek sudah mengatakan ya. Keyakinan Anda yang mudah dalam memenangkan kesepakatan membantu meyakinkan mereka bahwa Andalah yang tepat untuk pekerjaan itu.
Teknik ini sering digunakan pada panggilan penjualan. Perwakilan penjualan mungkin mengatakan sesuatu seperti, “ Pastikan untuk menyiapkan sesi pelatihan tentang fitur ini. Kepala pendidikan kami, Samantha, benar-benar hebat. Tim Anda akan mencintainya. Bulan apa yang ingin Anda jadwalkan itu ?” Penjual menempatkan calon klien dalam pola pikir telah mengatakan ya untuk kesepakatan itu.
Anda juga dapat menggunakan trik penjualan kecil ini dalam email pengajuan proposal Anda. Anda mungkin mengasah secara khusus pada langkah selanjutnya dan tidak menyebutkan banyak lagi. Atau Anda dapat menyertakan beberapa detail pada beberapa fase pertama proyek.
Perlu diingat bahwa trik ini bisa efektif untuk bisnis kecil, tetapi jika calon klien Anda adalah organisasi besar, Anda mungkin tidak tahu apa-apa jika berasumsi bahwa pembuat keputusan sudah ada di dalamnya. Jadi, gunakan metode ini dengan hati-hati. Temukan cara untuk menyebutkan orientasi dan detail layanan tanpa terlalu lancang.
Contoh surel
Berikut contoh email yang menggunakan metode ini:
Baris subjek: Mari kita mulai!
Hai Nama,
Saya menantikan untuk bekerja sama. Anda dapat menemukan proposal berdasarkan percakapan kami di sini: {link}
Minggu depan, kita akan memulai dengan sesi strategi 90 menit. Saya tidak sabar menunggu Anda bertemu dengan kepala strategi merek kami. Dia adalah permata dan sangat bersemangat dengan proyek ini! Kemudian kami akan terjun langsung ke riset pelanggan dan pasar, dan merek baru Anda akan siap untuk Anda pada tanggal 1 Mei.
Tak sabar menunggu!
{Tanda tangan Anda}
Template email yang harus dimiliki saat mengirimkan proposal
Saat menulis email profesional, sebaiknya jangan memulai dari awal. Pengajuan proposal adalah bagian penting dari proses penjualan, dan Anda ingin melakukannya dengan benar.
Sebelum mengirimkan proposal penjualan Anda, pertimbangkan untuk menggunakan template email yang bagus ini. Mereka tersedia di dalam Proposify, platform kami yang dirancang untuk mengirim, melacak, dan menutup proposal.
Templat email untuk mengirim proposal
Kami sangat percaya bahwa untuk banyak perusahaan dan industri, email penjualan harus dibuat sederhana.
Email proposal ini tidak menyertakan poin masalah atau proposisi nilai. Itu hanya meminta calon klien untuk melihat proposal dan memberi tahu pengirim jika mereka memiliki pertanyaan.
Biarkan template ini menjadi pengingat: Anda tidak perlu mendandani proposal Anda dengan email yang rumit. Anda dapat memilih untuk membiarkan proposal Anda bersinar (dan singkirkan kemegahan dan keadaan dari gambar).
Templat email tindak lanjut otomatis untuk menutup transaksi
Sebelum mengirimkan proposal, Anda harus menyiapkan setidaknya satu email tindak lanjut otomatis. Ini tidak hanya akan menghemat waktu Anda, tetapi otomatisasi email tindak lanjut juga meningkatkan tingkat penutupan proposal rata-rata sebesar 50%.
Gunakan templat email pengingat kami sebagai contoh. Ini dimulai dengan paragraf pembuka yang sederhana: “Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang proposal tersebut? Saya senang menyesuaikan persyaratan untuk memenuhi kebutuhan Anda.”
Templat email ucapan terima kasih otomatis
Email terima kasih berfungsi sebagai salah satu elemen awal dalam pengalaman klien Anda.
Anda harus menggunakan otomatisasi untuk mengirim email ucapan terima kasih, karena Anda ingin klien merasa nyaman dengan keputusan mereka untuk bekerja sama dengan Anda. Jika mereka menandatangani proposal saat Anda jauh dari meja Anda, otomatisasi memastikan bahwa Anda menanggapi keputusan mereka tanpa penundaan.
Anda dapat menggunakan email ini untuk membahas langkah-langkah pengenalan yang penting, seperti mengisi kuesioner atau memesan pertemuan awal. Atau, Anda cukup mengirimkan salinan proposal yang ditandatangani dan memberi tahu klien Anda bahwa Anda akan menghubungi mereka sesegera mungkin untuk memulai proses orientasi.
Proposify menawarkan email terima kasih otomatis dalam platform kami. Template ini menggunakan bahasa yang sederhana dan positif seperti, “Terima kasih telah menerima proposal kami. Kami senang untuk memulai dan kami akan menghubungi ASAP dengan langkah selanjutnya.”
Dengan Proposify, Anda dapat mengedit salah satu templat email kami atau membuat templat Anda sendiri untuk berbagai kasus penggunaan.
Dapatkan template proposal dan email otomatis dengan Proposify
Untuk mengirim proposal yang indah dan mengirimkan email dalam sekejap, Anda memerlukan perangkat lunak proposal.
Proposify menyertakan template proposal dan template email untuk menghemat waktu Anda dan menciptakan konsistensi untuk tim penjualan Anda. Perangkat lunak kami juga menawarkan fitur analitik sehingga Anda dapat memeriksa calon klien mana yang telah melihat proposal Anda dan seberapa sering. Data ini akan membantu Anda membuat email tindak lanjut khusus berdasarkan tingkat minat masing-masing klien (atau kekurangannya). Anda juga dapat melacak tingkat penayangan dan penutupan rata-rata untuk menetapkan sasaran guna meningkatkan statistik penjualan Anda.
Dan untuk ceri di atas, email yang dikirim dengan Proposify menikmati tingkat terbuka rata-rata 90,5%, sehingga Anda dapat yakin bahwa email Anda sampai ke prospek Anda.