Apa itu Pesanan Penjualan? Dan Mengapa Anda Harus Peduli?
Diterbitkan: 2021-12-24Dalam bisnis khususnya B2B (business-to-business), mungkin Anda semua pernah mendengar tentang Sales order . Namun, apakah Anda benar-benar memahaminya? Yah, tidak banyak orang yang pasti bisa mengatakan “ YA ”.
Banyak orang mungkin memahami pesanan penjualan dalam beberapa aspek tetapi terkadang salah mengartikannya sebagai dokumen serupa lainnya seperti Purchase Order (PO) dan Faktur. Akarnya adalah mereka tidak memiliki pemahaman yang mendalam tentang Sales Order.
Jadi, apa sebenarnya pesanan penjualan itu? Bagaimana membedakannya dari dokumen lain? Dan apakah itu perlu dalam proses bisnis? Semua akan dijelaskan dengan jelas di artikel ini!
Apa itu Pesanan Penjualan?
Pesanan Penjualan, atau SO adalah istilah populer di dunia bisnis. Ini banyak digunakan oleh banyak pihak seperti grosir, pengecer, produsen, dan pemasok.
Pesanan penjualan adalah dokumen yang dibuat oleh penjual untuk mengkonfirmasi kembali transaksi yang dipesan oleh pembeli. Pesanan penjualan ini, yang akan dikirimkan kepada pembeli setelahnya, biasanya memuat informasi tentang jumlah barang atau jasa, kualitas, dan harganya.
Di sisi lain, pesanan penjualan juga dapat dipahami sebagai dokumen internal yang dibuat oleh penjual (kadang-kadang disebut vendor) sendiri dan disimpan sebagai catatan di perusahaan. Dalam pesanan penjualan, Anda akan diberikan informasi tentang tanggal dan tempat pengiriman produk, metode pembayaran tagihan, dan banyak informasi terkait lainnya untuk regulasi dan logistik setiap transaksi. Oleh karena itu, ini adalah alat yang efektif bagi toko untuk mengikuti angka terbaru dari pesanan yang mereka penuhi.
Pesanan Penjualan, Pesanan Pembelian, dan Faktur: Apa Perbedaannya?
Dalam bisnis, tidak hanya ada pesanan penjualan tetapi juga pesanan pembelian dan faktur. Tiga dari mereka sangat mirip dalam beberapa aspek yang membuat beberapa orang, terutama yang lebih baru, salah mengira mereka satu sama lain.
Sekarang, mari kita lihat bagian ini untuk mengetahui perbedaan di antara mereka dan mengenalinya dengan mudah.
Order penjualan
Seperti disebutkan di atas, pesanan penjualan adalah dokumen yang dibuat untuk membantu penjual dan pembeli mengkonfirmasi segala sesuatu dalam transaksi, mulai dari kualitas produk hingga metode pengiriman, dan memungkinkan penjual untuk melacak pesanan mereka.
Saat Anda membeli produk atau layanan, pesanan penjualan akan dikirimkan kepada Anda untuk mengonfirmasi bahwa kedua pihak penjual memahami keinginan Anda dengan benar. Akibatnya, segala sesuatu terjadi dalam arah yang akurat.
Pesanan Pembelian
Pesanan pembelian, atau PO, adalah daftar barang atau jasa pembeli dan kemudian dikirim ke penjual. Ini terdiri dari rincian tentang barang atau jasa yang ingin mereka beli dari penjual.
Urutan semacam ini digunakan pada awal proses pembelian ketika pembeli ingin memulai percakapan dengan penjual tentang apa yang ingin mereka dapatkan.
Faktur
Faktur adalah dokumen yang dibuat oleh penjual. Itu dikirim ke pembeli yang sudah membeli produk atau layanan mereka dan menerimanya secara penuh. Dalam faktur, pembeli akan diberikan jumlah uang yang harus mereka bayar untuk apa yang mereka terima dan meminta mereka untuk membayar tagihan.
Karena tujuannya, penjual hanya mengirim faktur ketika semua produk atau layanan sudah sampai ke pelanggan.
Pesanan Penjualan vs Pesanan Pembelian
Kesamaan
- Sertakan daftar produk atau layanan untuk transaksi
- Paksa penjual dan pembeli untuk mematuhi informasi yang ada ketika diterima oleh penerima.
- Biasa digunakan dalam transaksi transaksi B2B (business-to-business)
Perbedaan
| Order penjualan | Pesanan Pembelian |
|---|---|
| Dibuat oleh penjual | Dibuat oleh pembeli |
| Dianggap sebagai dokumen internal dalam bisnis | Dianggap sebagai dokumen eksternal dalam bisnis |
| Sertakan nomor pesanan Pembelian | Tidak termasuk nomor pesanan Penjualan |
| Dikirim pada akhir proses pembelian | Dikirim pada awal proses pembelian |
| Dapat dikirim ke pembeli ketika pesanan pembelian tidak dibuat dalam proses bisnis | Dapat dihapus dari proses bisnis tetapi dalam beberapa kebijakan baru-baru ini, itu adalah wajib seperti “No PO No Pay Policy” (pihak yang membeli tidak akan membayar tagihan kecuali yang menjual mengirimkan pesanan pembelian) |
Pesanan Penjualan vs Faktur
Kesamaan
- Dikirim oleh penjual
- Berisi informasi rinci dari pesanan
- Dikirim saat pembeli menerima produk
Perbedaan
| Order penjualan | Faktur |
|---|---|
| Sertakan hari yang tepat saat penjual mulai memproses Pesanan pembelian dari pembeli | Sertakan hari yang tepat saat penjual mengirimkan tagihan produk dan layanan yang telah mereka terima kepada pembeli |
| Dikirim ke pihak pembeli setelah pesanan pembelian diproses | Dikirim ke pihak pembeli setelah penjual memperkirakan dan mengumumkan biaya produk atau layanan (biasanya setelah pembeli menerima penuh produk atau layanan) |
| Opsional dalam proses bisnis | Wajib dalam proses bisnis (untuk meminta pembayaran) |
Pesanan Pembelian vs Faktur
Kesamaan
- Sertakan informasi rinci tentang transaksi seperti nama barang atau jasa, jumlah, dan harga
- Digunakan oleh akuntan atau departemen akuntansi untuk menghitung pembelian dan penjualan secara tepat untuk disimpan dalam catatan
- Berisi alamat penjual dan pembeli
Perbedaan
| Pesanan Pembelian | Faktur |
|---|---|
| Pihak yang membeli adalah pengirim dan pihak yang menjual adalah penerima | Pihak penjual adalah pengirim dan pihak pembeli adalah penerima |
| Dibuat dengan tujuan menginformasikan penjual keinginan pembeli | Dibuat dengan tujuan memberi tahu pembeli bahwa mereka perlu membayar tagihan |
| Berlangsung di awal proses pembelian | Berlangsung hampir di akhir proses pembelian |
Pentingnya Pesanan Penjualan
Melacak inventaris
Untuk pihak penjual seperti penjual, vendor, atau pemasok, pesanan penjualan memainkan peran penting dalam mendukung mereka melacak persediaan dengan mudah. Karena dalam setiap pesanan penjualan, jumlah, jenis, nama, dan kualitas produk ditampilkan secara transparan, pihak penjual akan mengetahui detail produk yang ada, produk pada transaksi sebelumnya serta produk yang perlu dibeli. lebih dalam beberapa menit.
Pastikan bahwa setiap pihak mematuhi kesepakatan
Jika penjual menerima pesanan pembelian, itu berarti kesepakatan antara mereka dan pembeli menjadi mengikat secara hukum. Akibatnya, ketika Anda merasa bingung atau tidak jelas tentang beberapa istilah dalam pesanan pembelian, saatnya untuk meminta konsultasi dari penasihat hukum Anda. Mereka akan membantu Anda menjelaskan sebelum keputusan Anda untuk menandatangani atau tidak. Saat menandatangani, Anda harus mencatat pesanan penjualan Anda karena ini akan menjadi alat yang efisien untuk memastikan bahwa Anda dapat menyelesaikan transaksi seperti dalam perjanjian.
Mengurangi risiko salah saji material
Salah saji material adalah kesalahan yang disebabkan oleh ketidaktepatan dalam melakukan laporan keuangan yang memiliki pengaruh lebih besar terhadap keputusan keuangan karena sering dianggap sebagai sumber utama. Dengan demikian, setiap salah saji material dalam laporan keuangan dapat menyebabkan konsekuensi yang merugikan bagi perusahaan.
Misalnya, ketika kesalahan dibuat dalam laporan persediaan akhir, keuntungan akan dihitung secara tidak benar karena kesalahan ini. Kasus ini bahkan menjadi lebih serius ketika bisnis Anda sedang diaudit. Anda dapat dituduh melakukan penipuan.
Untuk alasan ini, pesanan penjualan merupakan bagian tak terpisahkan dari setiap transaksi. Ini akan mencatat semua informasi yang diperlukan selama setiap penjualan sehingga Anda dapat yakin bahwa kemungkinan salah saji material akan sangat berkurang.
Seperti Apa Proses Pesanan Penjualan
Bahkan, proses bisnis sering dimulai dengan pihak pembeli, pelanggan ketika mereka membuat permintaan penawaran (RFQ) dan mengirimkannya ke penjual atau vendor. Vendor, setelah menerima RFQ dari pelanggan, akan mengirimkan penawaran kepada mereka.
Melalui penawaran, pembeli akan mempertimbangkan harga produk atau layanan, dan jika terjangkau, pesanan pembelian akan dikirim kembali ke vendor. Vendor, setelah itu, akan membaca pesanan pembelian dengan cermat. Jika mereka menerima pesanan pembelian, pesanan penjualan akan dibuat berdasarkan informasi dalam pesanan pembelian. Pesanan penjualan ini membantu pihak yang membeli dan menjual mengkonfirmasi apa yang akan terlibat dalam transaksi mereka.
Selanjutnya, penjual akan memproduksi atau mengumpulkan semua produk dan layanan yang diperlukan seperti dalam pesanan penjualan, mengemas pesanan, dan mengirimkannya ke alamat pelanggan. Ketika pelanggan menerima produk, seringkali ketika produk penuh dikirim, faktur akan dikirim ke pembeli untuk meminta pembayaran.
Jika tidak ada masalah, pelanggan kemudian akan membayar tagihan sesuai dengan yang tertera di invoice, dan transaksi selesai dengan sukses.
Seperti dapat dilihat dari proses bisnis di atas, pesanan penjualan adalah komponen utama yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam transaksi akan memahami dengan jelas. Hal ini, akibatnya, mengurangi tingkat kemungkinan kesalahan dalam penjualan karena kurangnya informasi rinci.
Contoh Pesanan Penjualan
James adalah manajer sebuah perusahaan besar. Dia bertanggung jawab untuk mendistribusikan produk, yang merupakan misi penting karena memastikan bahwa produk yang dikirim ke pelanggan akan sesempurna yang ada di gudang. Ini juga membantunya mempertajam keunggulannya: tanda baca dan konsentrasi, yang digunakan setiap hari.
Dalam pekerjaannya, ia sering harus menangani banyak pesanan besar untuk selalu diingat bahwa ia harus menyelesaikan semuanya dengan hati-hati karena kesalahan kecilnya dapat menyebabkan masalah besar bagi perusahaan.
Baru-baru ini, perusahaannya baru saja mencapai pesanan besar dengan harga tinggi sehingga dia harus lebih berhati-hati dari sebelumnya. Saat menerima pesanan Penjualan dari tim penjualan, termasuk kebutuhan pelanggan yang lengkap, James akan membagikannya dengan mitra timnya.
Setelah itu, Sales order akan dikirimkan ke tim gudang. Di sana, orang-orang akan merakit produk sesuai dengan dokumen yang dikirimkan James kepada mereka. Saat mengumpulkan barang secukupnya, orang akan memasukkan semua produk ini ke dalam palet dan memindahkannya ke tim pengemasan.
Tugas utama dan satu-satunya departemen pengemasan adalah menjamin produk akan dilindungi dengan hati-hati dalam proses pengiriman. Untuk melakukan itu, produk biasanya ditempatkan dalam kotak tertutup untuk menahan goncangan. Selain itu, digunakan sebagai sarana pengiriman barang. Ini juga dapat dimanfaatkan untuk tujuan pemasaran karena sangat mungkin untuk menambahkan beberapa materi pemasaran ke dalam paket.
Tentu saja, ketika semua langkah ini dilakukan, produk ini akan dikirim kembali ke palet di dekat dok pemuatan. Dan akan dikirimkan ke alamat pelanggan keesokan harinya.
Namun, hal-hal tidak terjadi seperti rencana: pembeli ingin mengubah sesuatu dan mengirim amandemen pembelian. Untungnya, perusahaannya menggunakan dokumen elektronik, jadi dia segera mengirimkan amandemen ini kepada rekan-rekannya. Mereka juga bereaksi terhadap kasus setelah menerima dokumen, dan pesanan dapat dikirim tepat waktu.
Kesimpulan
Singkatnya, dapat disangkal bahwa pesanan penjualan merupakan elemen penting dalam proses bisnis. Memahami secara sederhana, itu adalah dokumen dengan misi untuk mengkonfirmasi informasi yang telah mereka sepakati satu sama lain.
Dengan bantuan pesanan penjualan, Anda dapat mengelola inventaris Anda secara efektif, memastikan bahwa orang lain tidak dapat melanggar kontrak, dan mencegah kasus salah saji material.