Sukses Operasi Penjualan: Membangun Struktur Tim Operasi Penjualan yang Sempurna

Banyak eksekutif melihat tenaga penjualan mereka sebagai satu-satunya kekuatan yang mendorong penjualan mereka.

Namun, di balik semua tenaga penjualan yang sukses, ada tim profesional operasi penjualan.

Menariknya, jika kita melihat datanya, sepertinya semakin banyak eksekutif yang memahami hal ini.

Saat ini, diperkirakan, dalam beberapa tahun ke depan, akan ada 35.400 pekerjaan SalesOperations baru di AS saja. Namun, hampir 30% organisasi tidak memiliki tim operasi penjualan khusus (dan bahkan tidak direncanakan).

Tentu saja, hanya memiliki tenaga profesional penjualan saja tidak cukup untuk berhasil. Untuk mendapatkan hasil maksimal dari tim operasi penjualan Anda, Anda perlu membuat struktur tim yang tepat.

Dalam artikel ini, kita akan melihat bagaimana Anda dapat membangun struktur tersebut dan membantu operasi penjualan Anda mendorong hasil yang lebih baik. Tapi pertama-tama, mari kita lihat tugas utama setiap tim operasi penjualan.

Tugas utama tim operasi penjualan

Tanggung jawab tim operasi penjualan bergantung pada perusahaan, tujuannya, dan strukturnya. Namun, semua tim operasi penjualan memiliki tiga tujuan utama.

Tugas #1: Memaksimalkan potensi tenaga penjualan untuk menghasilkan pendapatan

Tujuan nomor satu dari setiap tim operasi penjualan adalah membantu tim penjualan menjadi lebih efisien.

Sales ops profesional melakukannya dengan merencanakan, mengoordinasikan, dan membantu mengarahkan tindakan tim penjualan. Mereka juga menggunakan data untuk mengukur kinerja, berbagi wawasan, dan meminta pertanggungjawaban mereka.

Yang terakhir adalah salah satu kunci untuk membangun tim penjualan yang sukses. Data menunjukkan bahwa semua tenaga penjualan organisasi penjualan yang berkinerja tinggi harus bertanggung jawab.

Selain itu, mereka juga membantu tim mengidentifikasi peluang untuk perbaikan. Semua ini mengarah pada tingkat konversi dan kinerja penjualan yang lebih baik.

Tugas #2: Memperpendek siklus penjualan

Hal lain yang dilakukan sales ops pro adalah merampingkan proses penjualan. Ini melayani dua tujuan. Pertama, ini membuat tim penjualan lebih efisien, memungkinkan mereka memproses prospek lebih cepat. Mereka juga dapat lebih berupaya membangun hubungan.

Mereka juga menyederhanakan proses untuk pelanggan, membuatnya lebih mudah untuk membuat keputusan pembelian. Ini, pada gilirannya, mendorong pelanggan untuk membeli produk lebih cepat daripada nanti.

Tugas #3: Membantu tenaga penjualan fokus pada kekuatan utama mereka

Memahami kekuatan seseorang dan merasa dihargai adalah kunci untuk pekerjaan yang efisien.

Menariknya, 51% pro SalesOps merasa diremehkan — yang tidak jauh berbeda untuk tim penjualan lapangan. Namun, salah satu tugas utama tim operasi penjualan adalah memastikan tenaga penjualan lapangan fokus pada kekuatan utama mereka.

Biasanya, mereka melakukannya dengan memberi mereka umpan balik secara teratur, mengatur pelatihan, atau mengelola sistem penghargaan. Semua itu membantu tim operasi penjualan meningkatkan produktivitas tim penjualan hingga 10% setiap tahun.

Tentu saja, bagaimana tenaga penjualan profesional mencapai tujuan utama tersebut akan sangat bergantung pada struktur tim. Berikut adalah peran kunci yang ada di sebagian besar tim operasi penjualan.

Peran kunci dalam tim operasi penjualan

Tidak ada dua perusahaan yang akan memiliki dua tim operasi penjualan yang tepat. Strukturnya akan berbeda, begitu pula peran, nama jabatan, atau ruang lingkup pekerjaan. Namun, kebanyakan dari mereka akan mendekati contoh berikut.

Pemimpin operasi penjualan

Orang #1 di tim operasi penjualan Anda. Keberhasilan operasi penjualan dan tim penjualan sering kali bergantung pada pemimpin operasi penjualan. Mengapa?

Sederhana saja – merekalah yang bertanggung jawab untuk merencanakan strategi. Mereka menetapkan tujuan dan membimbing seluruh tim menuju kesuksesan. Akibatnya, pemimpin operasi penjualan yang baik sangat memengaruhi tenaga penjualan lapangan.

Apa keterampilan yang diperlukan dari seorang pemimpin operasi penjualan?

Saat mencari untuk mempekerjakan seorang pemimpin operasi penjualan, Anda menginginkan seseorang dengan rekam jejak yang terbukti. Seringkali, pemimpin operasi penjualan adalah tenaga penjualan lapangan atau profesional operasi penjualan sebelumnya. Namun, mereka mungkin juga berasal dari posisi keuangan, pemasaran, atau konsultasi.

Idealnya, Anda menginginkan seseorang yang berpengalaman dalam sistem dan proses operasi penjualan. Namun, pengalaman saja tidak cukup. Anda ingin mereka dapat menemukan dan menerapkan cara-cara baru dalam melakukan sesuatu.

Tak heran jika posisi tersebut menuntut kandidat untuk bisa berpikir strategis. Anda ingin mereka membuat strategi, menetapkan tujuan jangka panjang, dan mengembangkan solusi untuk tantangan penjualan.

Selain itu, Anda ingin orang tersebut sangat didorong oleh data dalam pengambilan keputusan mereka. Mereka perlu hidup dan bernapas analitik, memahami data penjualan, dan mampu menarik wawasan yang dapat ditindaklanjuti.

Manajer operasi penjualan

Di perusahaan kecil, manajer operasi penjualan biasanya adalah pemimpin tim. Namun, seiring pertumbuhan tim, manajer menjadi bertanggung jawab atas berbagai bidang operasi tim.

Biasanya, tujuan utama mereka adalah memastikan spesialis dan analis dapat beroperasi secara efektif. Mereka mengawasi penerapan kebijakan tim internal dan membantu mengoptimalkan proses tim.

Mereka juga bekerja sama dengan RevOps atau tim penjualan untuk menyelaraskan tujuan bersama. Terkadang, mereka bahkan bekerja dengan tim produk yang berpartisipasi dalam mengembangkan strategi go-to-market.

Terakhir, mereka biasanya bertanggung jawab untuk melacak metrik kinerja tim mereka. Mereka kemudian menggunakan data tersebut untuk berbagi umpan balik dengan spesialis operasi penjualan lainnya.

Apa keterampilan yang diperlukan dari seorang manajer operasi penjualan?

Sebagian besar pekerjaan manajer operasi penjualan mengharuskan mereka untuk berkomunikasi dengan anggota tim atau tim lain. Mereka berbagi umpan balik, memotivasi, dan membantu anggota tim mereka menjadi lebih efisien. Mereka juga harus bernegosiasi dengan tim lain dan mampu mendorong ide dan strategi mereka. Itu sebabnya setiap manajer yang sukses membutuhkan keterampilan interpersonal dan komunikasi yang sangat baik.

Selain itu, mereka harus menjadi pemikir strategis yang solid dan mampu menganalisis data yang diberikan oleh tim spesialis.

Analis operasi penjualan

Analis bertanggung jawab untuk menganalisis dan meningkatkan efisiensi proses penjualan. Mereka menggunakan data untuk mengidentifikasi tren, menghilangkan kemacetan, dan menarik wawasan. Mereka kemudian menggunakan wawasan tersebut untuk memahami kemampuan tim penjualan dan membagikannya dengan tim lain.

Seringkali, merekalah yang berbagi umpan balik dengan tim penjualan. Mereka membantu tenaga penjualan menjadi lebih produktif dan mengidentifikasi area untuk perbaikan. Mereka juga bekerja sama dengan manajer, membantu mengembangkan strategi dan proses operasi penjualan.

Terakhir, mereka menangani beberapa hal teknis yang terkait dengan analitik. Tugas-tugas ini termasuk membuat dan memelihara laporan data dan dasbor. Mereka juga perlu membuat visualisasi data dan mempresentasikannya kepada pemangku kepentingan lainnya.

Apa keterampilan yang diperlukan seorang analis operasi penjualan?

Peran seorang analis menggabungkan dua dunia yang sangat berbeda. Dunia menganalisis data dan dunia mengkomunikasikan temuan. Itulah mengapa seorang analis operasi penjualan yang sukses membutuhkan lebih dari sekadar keterampilan analitis yang kuat. Mereka juga harus mampu memecahkan masalah dan mengkomunikasikan ide-ide mereka dengan orang lain.

Selain itu, peran mereka mengharuskan mereka untuk mendukung anggota tim lain dengan data mereka. Itu sebabnya mereka harus sangat terorganisir dan bekerja dengan baik di bawah tekanan.

Seringkali, analis dengan keterampilan interpersonal yang kuat adalah kandidat kuat untuk posisi manajerial.

Spesialis perencanaan penjualan

Spesialis perencanaan penjualan bertanggung jawab untuk membuat rencana penjualan untuk tim penjualan. Untuk melakukan itu, mereka sering bekerja sama dengan tim penjualan dan RevOps.

Hal ini juga memungkinkan mereka untuk memahami strategi perusahaan. Mereka kemudian menggunakan strategi itu dan berusaha menyelaraskan tujuan penjualan perusahaan.

Tentu saja, mereka tidak hanya datang dengan angka penjualan. Selain itu, mereka berpartisipasi dalam mengembangkan strategi dan taktik untuk menjangkau mereka.

Apa keterampilan yang diperlukan dari spesialis perencanaan penjualan?

Spesialis perencanaan operasi penjualan yang sukses banyak berkolaborasi dengan pemangku kepentingan yang berbeda. Seperti kebanyakan profesional operasi penjualan, setiap spesialis perencanaan penjualan membutuhkan keterampilan interpersonal yang kuat.

Mereka juga harus sangat terorganisir dan fleksibel. Bagaimanapun, mereka bertanggung jawab untuk mengelola salah satu metrik utama perusahaan. Semua ini, bersama dengan keterampilan pemecahan masalah yang kuat, memungkinkan mereka untuk menyesuaikan rencana penjualan dengan perubahan pasar.

Spesialis teknologi operasi penjualan

Teknologi, terutama alat SaaS, terus terbukti berguna dalam penjualan. Mereka sangat efektif dalam membantu tim penjualan mengelola prospek atau bekerja lebih efisien.

Namun, hanya 25,9% organisasi penjualan yang memiliki alat untuk mendukung tim penjualan.

Spesialis teknologi operasi penjualan membantu perusahaan memilih alat yang tepat. Seringkali, mereka bertanggung jawab untuk memperkenalkan, memelihara, dan memperbarui perangkat lunak SaaS penjualan apa pun.

Seringkali, mereka bekerja sama dengan anggota tim operasi penjualan dan pemimpin penjualan lainnya. Mereka mengumpulkan umpan balik dan wawasan mereka dan menggunakannya untuk mengidentifikasi solusi terbaik. Dengan begitu, mereka dapat menemukan alat yang memiliki dampak terbesar pada efisiensi tim penjualan.

Apa keterampilan yang diperlukan dari spesialis teknologi operasi penjualan?

Setiap spesialis teknologi operasi penjualan harus sangat berpengalaman dalam tren teknologi terbaru di dunia penjualan. Mereka perlu mengetahui perangkat lunak yang berbeda dan memahami bagaimana hal itu dapat membantu perusahaan.

Selain itu, mereka harus dapat memelihara alat (atau memahami siapa yang harus mendelegasikan pekerjaan). Terakhir, mereka harus menjadi guru dan pelatih yang baik. Seringkali, mereka bertanggung jawab untuk melatih tim penjualan dalam menggunakan perangkat lunak tersebut.

Spesialis operasi penjualan

Peran spesialis operasi penjualan adalah yang paling luas dari semuanya. Bergantung pada struktur tim, seorang spesialis dapat berbagi tanggung jawab dengan peran apa pun. Mereka bisa menjadi analis, atau spesialis perencanaan atau teknologi. Di beberapa tim, mereka mungkin satu-satunya (di sebelah manajer) anggota tim operasi penjualan.

Sebagian besar waktu, peran ini berfokus pada tanggung jawab operasi penjualan umum. Yang utama? Penggunaan data untuk membantu tenaga penjualan. Spesialis operasi penjualan mengumpulkan dan menganalisis data, membuat perkiraan penjualan, dan menemukan ruang untuk peningkatan.

Tugas utama lainnya mungkin termasuk penganggaran atau pembersihan database CRM. Terkadang, mereka juga bertanggung jawab untuk memantau metrik penjualan utama.

Apa keterampilan yang diperlukan dari spesialis operasi penjualan?

Peran tersebut merupakan campuran dari semua peran operasi penjualan yang berbeda, sehingga memerlukan berbagai keterampilan yang berbeda. Biasanya, spesialis operasi penjualan membutuhkan keterampilan analitis dan keterampilan interpersonal yang kuat. Kumpulan keahlian yang diharapkan akan sangat bergantung pada struktur tim operasi penjualan individu.

Menariknya, beberapa perusahaan bahkan mungkin tidak memiliki peran sebagai spesialis operasi penjualan. Dalam hal ini, mereka berfokus secara eksklusif pada peran operasi penjualan yang sangat terspesialisasi. Perusahaan lain mungkin lebih suka memiliki tim yang terdiri dari manajer dan spesialis operasi penjualan.

Salah satu hal yang akan bergantung pada struktur adalah ukuran perusahaan.

Struktur tim operasi penjualan – model kepemimpinan yang berbeda

Meskipun memiliki kesamaan yang kuat, struktur tim operasi penjualan berbeda antar organisasi.

Dalam beberapa bisnis, strukturnya mungkin sangat individual. Di sinilah orang yang berbeda bertanggung jawab atas tugas masing-masing. Keuntungan besar dari struktur ini adalah spesialisasi tingkat tinggi. Namun, masalah terbesar dengan pendekatan ini adalah bahwa itu tidak akan berhasil dalam tim kecil.

Selain itu, memiliki posisi yang terlalu terspesialisasi mengharuskan Anda memiliki manajer yang terampil — seseorang yang dapat "menghubungkan" semua peran yang berbeda bersama-sama.

Biasanya, semakin besar perusahaan, semakin banyak manajer dan tim mikro. Dalam hal ini, anggota setiap sub-tim melapor kepada manajer masing-masing. Namun, jika tim terlalu kecil (dan terlalu banyak), ada risiko besar tanggung jawab yang tumpang tindih.

Saat itulah manajer mungkin perlu mengatur ulang tim. Seringkali, mereka akan melakukannya dengan membiarkan masing-masing tim kecil fokus pada langkah terpisah dalam perjalanan pelanggan.

Membuat struktur tim operasi penjualan: tidak ada saus rahasia

Tim operasi penjualan yang sukses adalah tulang punggung tim penjualan yang berfungsi dengan baik. Dan struktur yang tepat sangat penting untuk mencapai tujuan pendapatan seseorang.

Masalahnya adalah tidak ada solusi satu ukuran untuk semua yang akan berhasil untuk perusahaan mana pun. Struktur akan tergantung pada ukuran, tujuan, struktur, dan strategi perusahaan. Namun, karena lanskap terus berubah, peran yang berbeda akan semakin penting. Sebuah contoh yang bagus dari peran tersebut adalah bahwa dari seorang spesialis teknologi.

Salah satu alasannya adalah semakin banyaknya alat yang dapat ditambahkan oleh tim operasi penjualan ke gudang senjata mereka. Salah satu alat tersebut adalah perangkat lunak otomatisasi penjualan dan pemasaran, seperti Encharge. Pesan panggilan demo gratis jika Anda ingin melihat bagaimana Encharge dapat membantu Anda mengembangkan bisnis Anda. Mari diskusikan bisnis Anda dan tentukan apakah kami cocok untuk tim operasi penjualan Anda.