4 Strategi Manajemen Risiko untuk Eksekusi Proyek yang Sukses

Bayangkan peluang proyek baru menghampiri Anda. Anda mengumpulkan tim Anda dan menyiapkan rencana yang matang untuk menyelesaikan proyek dalam tenggat waktu yang ditentukan. Anda melakukan segalanya untuk memenuhi visi proyek klien Anda—mulai dari mengalokasikan sumber daya hingga menetapkan tujuan spesifik kepada anggota tim proyek.

Tetapi setelah beberapa minggu, salah satu sumber daya Anda yang paling dapat diandalkan melanjutkan cuti panjang karena keadaan yang tidak dapat dihindari, menyebabkan proyek Anda terhenti untuk sementara waktu. Ini adalah sesuatu yang tidak bisa diantisipasi oleh siapa pun. Apakah risiko ini tampak menakutkan bagi Anda? Nah, Anda tidak sendirian!

Banyak manajer proyek seperti Anda mencoba menghindari risiko tak terduga tetapi tetap menghadapinya. Faktanya adalah bahwa setiap proyek memiliki risiko kegagalan tertentu—tidak peduli seberapa keras Anda berusaha menghindarinya. Risiko yang tidak terduga dapat menyerang kapan saja, jadi jangan salahkan diri Anda sendiri. Sebaliknya, rencanakan sebelumnya agar rencana proyek Anda tidak gagal.

Dalam artikel ini, kami mengeksplorasi empat strategi manajemen risiko untuk membantu meningkatkan peluang keberhasilan proyek Anda. Tapi pertama-tama, mari kita pahami dasar-dasar strategi manajemen risiko dan mengapa penting untuk menerapkannya.

Apa itu strategi manajemen risiko?

Strategi manajemen risiko adalah proses secara proaktif mengidentifikasi, menilai, dan menanggapi risiko proyek sebelum menyebabkan masalah serius atau berdampak pada jadwal penyelesaian proyek. Proses ini juga melibatkan pemutakhiran dan peninjauan kembali penilaian risiko secara berkala berdasarkan informasi atau tindakan baru yang diambil.

Sebagai manajer proyek, Anda memerlukan rencana manajemen risiko perusahaan untuk mengidentifikasi, mengevaluasi, dan mengendalikan risiko. Dengan memantau risiko dengan cermat, Anda dapat mengembangkan rencana mitigasi untuk mengurangi potensi dampak risiko.

Kapan Anda harus memasukkan strategi manajemen risiko?

Proses manajemen proyek melibatkan perencanaan proyek, pelaksanaan, pemantauan dan pengendalian, dan penutupan. Ketika datang ke metode manajemen risiko, para ahli menyarankan untuk memasukkannya selama tahap awal (yaitu, perencanaan) karena masih ada waktu untuk melakukan penyesuaian dan penyempurnaan. Hal ini memungkinkan respons yang lebih proaktif dan efisien terhadap setiap risiko yang mungkin muncul.

Namun, Anda juga harus memahami bahwa tidak selalu mungkin untuk menggabungkan semua strategi manajemen risiko selama tahap awal, karena banyak komponen bergerak yang terlibat.

Untuk setiap strategi manajemen risiko yang dibahas di bawah ini, kami telah menyertakan beberapa faktor untuk membantu Anda memutuskan waktu yang tepat untuk menerapkan strategi tersebut.

Ini adalah rencana yang digunakan untuk mencegah risiko yang mungkin terjadi sejak awal. Rencana penghindaran risiko biasanya mencakup perubahan garis waktu atau ruang lingkup proyek atau mempekerjakan lebih banyak staf untuk mengelola masalah. Strategi ini mengurangi kemungkinan risiko signifikan yang timbul selama masa proyek.

Mengapa termasuk penghindaran risiko?

Mencegah selalu lebih baik daripada mengobati. Dengan penghindaran risiko, Anda dapat mengurangi kemungkinan risiko proyek potensial dengan merencanakannya terlebih dahulu dan mengembangkan rencana darurat untuk menguranginya.

Lebih murah dan lebih sedikit memakan waktu untuk mengatasi risiko sebelum menjadi masalah besar yang telah menyebabkan kerusakan. Dengan mengantisipasi risiko dan menyusun rencana untuk menghadapinya, Anda meminimalkan kemungkinan risiko tersebut mengganggu jadwal proyek.

Kapan memasukkan penghindaran risiko?

Itu tergantung pada proyek spesifik Anda dan risiko uniknya. Namun, secara umum, cobalah memasukkan strategi penghindaran risiko sesegera mungkin. Ini akan membantu meminimalkan kemungkinan risiko sejak awal proyek.

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan ketika memutuskan apakah akan memasukkan strategi penghindaran risiko atau tidak dalam proyek Anda:

• Kemungkinan terjadinya risiko.
• Potensi keparahan konsekuensi jika risiko terjadi.
• Biaya dan kelayakan penerapan strategi penghindaran risiko.
• Dampak dari strategi penghindaran risiko pada jadwal dan anggaran proyek.

Ini adalah strategi yang digunakan untuk meminimalkan efek negatif dari risiko pada suatu proyek. Rencana pengurangan risiko termasuk menetapkan prosedur dan protokol yang jelas, mengembangkan rencana cadangan untuk risiko yang tidak terduga, dan mengidentifikasi dan mengurangi potensi risiko sejak awal dalam tahap perencanaan proyek.

Mengapa termasuk pengurangan risiko?

Strategi pengurangan risiko memastikan potensi risiko diidentifikasi dan ditangani sebelum menyebabkan masalah serius. Memasukkan strategi ini ke dalam rencana proyek Anda berarti meminimalkan kemungkinan terjadi kesalahan dan merusak keberhasilan proyek Anda.

Dengan mengurangi tingkat keparahan risiko, Anda meminimalkan dampak negatif, sehingga proyek Anda tetap sesuai jadwal. Anda tetap berada di depan masalah dan menjaga proyek tetap terkendali dengan merencanakan berbagai risiko dan tanggapan yang sesuai.

Kapan memasukkan pengurangan risiko?

Tidak ada satu jawaban yang cocok untuk semua pertanyaan ini; itu tergantung pada proyek tertentu dan risiko yang terkait dengannya. Namun, para ahli menyarankan bahwa manajer proyek harus memasukkan strategi ini secara khusus selama proses analisis risiko untuk hasil yang optimal.

Pertanyaan untuk ditanyakan saat memutuskan apakah akan menyertakan strategi pengurangan risiko dalam proyek Anda atau tidak:

• Apa saja potensi risikonya, dan seberapa besar kemungkinannya untuk terjadi?
• Apa konsekuensi dari peristiwa risiko yang terjadi?
• Berapa banyak uang dan waktu yang dapat diinvestasikan untuk mengurangi risiko?
• Apakah ada strategi pengurangan risiko yang ada yang dapat digunakan?

Sesuai dengan namanya, ini adalah proses pemindahan risiko dari satu entitas ke entitas lain. Ini biasanya dilakukan melalui negosiasi kontrak, polis asuransi, atau cara lain. Dengan mentransfer risiko, organisasi berharap untuk melindungi diri dari potensi kerugian terkait.

Mengapa termasuk pemindahan risiko?

Mengelola risiko dengan baik adalah salah satu aspek terpenting dari proyek yang sukses. Dengan mentransfer risiko ke pihak lain, Anda dapat mengurangi dampak pada proyek jika terjadi kesalahan, melindungi proyek dari potensi kerugian atau kemunduran.

Mentransfer risiko juga membantu mengurangi eksposur risiko dan kewajiban keuangan untuk bisnis Anda. Ini mempercepat proyek secara keseluruhan dengan menyingkirkan ketidakpastian atau ambiguitas.

Kapan memasukkan transfer risiko?

Sekali lagi, tidak ada jawaban pasti untuk pertanyaan ini; itu bervariasi per proyek dan risiko yang terlibat. Namun, disarankan untuk memasukkan strategi pengalihan risiko sedini mungkin—sebaiknya selama tahap perencanaan. Ini akan membantu Anda mengambil semua langkah yang diperlukan untuk mengurangi atau menghilangkan potensi risiko apa pun.

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan ketika memutuskan apakah akan menyertakan strategi pengalihan risiko dalam proyek Anda atau tidak:

• Kemungkinan terjadinya risiko.
• Persyaratan atau batasan hukum apa pun yang berlaku.
• Pilihan yang tersedia untuk mentransfer risiko.
• Risiko dan manfaat tidak mentransfer risiko.

Strategi ini mengacu pada keputusan yang dibuat oleh manajer proyek untuk menerima atau menolak risiko. Pilihan dibuat karena berbagai alasan, termasuk (namun tidak terbatas pada) risiko yang tidak layak untuk diambil tindakan, kemungkinannya rendah dan berdampak besar, dan tidak ada cara yang diketahui untuk menguranginya.

Mengapa termasuk penerimaan risiko?

Dengan menerima risiko, Anda mengakui bahwa risiko itu ada dan berpotensi berdampak pada proyek. Ini memungkinkan Anda untuk menerapkan langkah-langkah mitigasi dan rencana darurat untuk menghadapinya jika itu terjadi. Penerimaan risiko juga memungkinkan Anda untuk lebih fokus pada aspek positif proyek Anda sambil tetap bersiap untuk masalah potensial.

Kapan memasukkan penerimaan risiko?

Waktu yang umum untuk menggunakan penerimaan risiko dalam manajemen proyek adalah selama fase perencanaan. Ini adalah saat Anda memutuskan risiko mana yang harus diambil dan bagaimana mengatasinya. Waktu lainnya adalah selama fase pemantauan dan pengendalian. Ini adalah saat Anda memastikan bahwa semua risiko yang diterima dikelola dengan benar.

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan ketika memutuskan apakah akan memasukkan strategi penerimaan risiko atau tidak dalam proyek Anda:

• Potensi dampak risiko jika memang terjadi.
• Ketersediaan strategi mitigasi risiko lainnya.
• Uang dan waktu yang dianggarkan untuk mengelola risiko dalam proyek.

Video ini mengeksplorasi pro dan kontra menggunakan perangkat lunak manajemen risiko untuk membantu Anda memutuskan apakah alat tersebut tepat untuk kebutuhan proyek Anda.

Metodologi survei

Survei Pengguna Manajemen Proyek Capterra dilakukan pada Maret 2021 di antara 422 manajer proyek yang berbasis di AS, 367 di antaranya adalah pengguna perangkat lunak manajemen proyek, untuk mengetahui siapa yang menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, fitur yang mereka gunakan atau tidak, mana yang mereka inginkan telah mereka gunakan, dan hasil apa yang mereka lihat dari investasi mereka. Responden yang memenuhi syarat adalah pembuat keputusan atau memiliki keterlibatan signifikan dengan manajemen proyek sehari-hari di organisasi mereka. Kami menyusun pertanyaan untuk memastikan bahwa setiap responden sepenuhnya memahami arti dan topik yang dibahas.