Cara Membuat Rencana Manajemen Risiko yang Efektif untuk Proyek Anda
Diterbitkan: 2022-05-07Rencana manajemen risiko yang dipikirkan dengan matang membantu proyek Anda berhasil.
Adele, seorang manajer proyek, selalu mencari cara untuk membuktikan nilainya dengan menunjukkan kemampuannya dalam menangani proyek yang sulit. Suatu hari, dia mengambil sebuah proyek yang kebanyakan manajer akan menghindarinya. Proyek ini kompleks dan mencakup beberapa faktor risiko; ada banyak yang bisa salah, tetapi potensi hadiahnya tinggi. Adele cukup percaya diri untuk membuat rencana manajemen risiko strategis, dan dengan demikian dia berhasil.
Setiap hari, orang-orang dalam bisnis mengambil risiko. Terkadang risiko itu membuahkan hasil, terkadang tidak. Namun yang membedakan pengambil risiko yang sukses seperti Adele dari mereka yang gagal adalah kesiapan mereka untuk perencanaan manajemen risiko.
Seperti Adele, jika Anda seorang manajer proyek yang menangani proyek kompleks dan ingin mengurangi semua potensi risiko, membuat rencana manajemen risiko proyek adalah cara yang harus dilakukan.
Tidak memiliki strategi manajemen risiko adalah resep jitu untuk bencana, tetapi, pada saat yang sama, menciptakannya mungkin tampak menakutkan. Itulah mengapa kami telah menyusun lima langkah sederhana untuk membantu Anda membuat rencana manajemen risiko. Kami menjelaskan bagaimana langkah-langkah ini mencegah munculnya masalah potensial sejak awal. Tapi pertama-tama, mari kita pelajari dasar-dasar perencanaan manajemen risiko.
Apa itu rencana manajemen risiko?
Rencana manajemen risiko menguraikan langkah-langkah untuk mengidentifikasi, menganalisis, menilai, dan menanggapi risiko. Ini juga mencakup strategi untuk memantau risiko dan meminimalkan dampaknya terhadap proyek, dengan tujuan memaksimalkan hasil proyek yang positif.
| Komponen kunci dari rencana manajemen risiko proyek | |
|---|---|
| Latar belakang risiko proyek | Ini termasuk deskripsi proyek, tujuannya, dan daftar semua pemangku kepentingan yang terlibat. |
| Metodologi | Ini termasuk deskripsi proses manajemen risiko yang akan digunakan, dan alat serta teknik yang akan digunakan selama proses tersebut. |
| Struktur perincian risiko | Ini termasuk perincian semua risiko proyek menurut jenisnya, seperti teknis, keuangan, atau organisasi. |
| Kategori risiko | Ini termasuk deskripsi menyeluruh dari semua kategori risiko yang ada, seperti tinggi, sedang, atau rendah. |
| Matriks penilaian risiko | Ini termasuk tabel yang mencantumkan semua faktor risiko potensial, dampaknya, dan kemungkinan terjadinya. |
| Rencana respons risiko | Ini termasuk deskripsi tindakan yang harus diambil ketika peristiwa risiko terjadi, seperti penghindaran, mitigasi, atau transfer. |
| Peran dan tanggung jawab | Ini termasuk daftar orang yang bertanggung jawab untuk melakukan berbagai tugas yang berkaitan dengan manajemen risiko. |
Mengapa Anda harus memiliki rencana manajemen risiko?
Tidak ada proyek tanpa risiko. Dengan memikirkan dan merencanakan risiko sebelumnya, Anda mengakui bahwa risiko itu ada dan perlu ditangani. Dengan rencana manajemen risiko yang dipikirkan dengan matang, Anda dapat menghindari atau mengurangi potensi masalah sebelum menjadi hambatan yang luar biasa.
Menerapkan rencana manajemen risiko yang tepat dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk pengurangan risiko memastikan proyek Anda tetap di jalur dan mencapai tujuan yang diinginkan. Itulah sebabnya banyak perekrut, saat mempekerjakan manajer proyek, menekankan kemampuan untuk mengelola risiko proyek dan menganggapnya sebagai salah satu keterampilan kandidat yang paling penting.
Rencana manajemen risiko proyek yang dibentuk dengan baik membantu:
- Jaga agar proyek tetap pada jalur dan jadwal
- Hindari kejutan yang mahal
- Kurangi risiko sebelum menjadi masalah besar
- Memfasilitasi komunikasi antar anggota tim
- Lindungi reputasi perusahaan Anda
Sekarang, jelas bahwa rencana manajemen risiko adalah bagian penting dari proyek apa pun. Anda tidak dapat mengontrol pasar, cuaca, atau pesaing, tetapi Anda selalu dapat mengambil tindakan pencegahan yang diperlukan untuk mengelola risiko. Di bawah ini, kami memiliki lima langkah mudah untuk membuat rencana respons risiko yang efektif untuk proyek Anda.
1. Identifikasi risiko dan buat daftar risiko
Langkah pertama adalah mengidentifikasi semua risiko yang berpotensi mempengaruhi tujuan proyek Anda. Ketika dilakukan di awal siklus hidup proyek, identifikasi risiko membantu mengambil langkah yang tepat untuk mengurangi potensi masalah.
Kuasai langkah ini dengan bertukar pikiran dengan tim Anda; menganalisis proyek sebelumnya; dan melakukan analisis menyeluruh terhadap kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman Anda—dikenal sebagai analisis SWOT.
Risiko umum untuk diidentifikasi dalam proyek Anda:
- Keterlambatan atau tenggat waktu yang terlewat: Hal ini dapat terjadi karena berbagai alasan, seperti meremehkan jumlah pekerjaan yang dibutuhkan, masalah dengan pemasok, atau faktor eksternal lainnya.
- Scope creep: Ini adalah saat ruang lingkup proyek meluas, dan Anda menemukan diri Anda menambahkan lebih banyak fitur atau tugas. Mungkin tergoda untuk terus berjalan, tetapi perluasan cakupan dapat dengan cepat menyebabkan pembengkakan biaya dan waktu.
- Pembengkakan biaya: Hal ini dapat disebabkan oleh biaya yang tidak terduga (misalnya, harga material yang lebih tinggi dari perkiraan) atau ruang lingkup merayap (ketika ruang lingkup proyek berkembang melampaui apa yang awalnya disepakati).
- Masalah tak terduga dengan teknologi atau peralatan: Ini bisa berupa apa saja mulai dari kegagalan perangkat keras hingga masalah kompatibilitas perangkat lunak.
Setelah Anda memiliki "risiko yang teridentifikasi", tambahkan ke daftar risiko. Daftar risiko adalah dokumen yang mencantumkan semua risiko, potensi dampaknya, dan kemungkinan terjadinya. Ini adalah alat vital yang membantu melacak semua risiko dan statusnya.
2. Menganalisis risiko dan menilai dampaknya
Penilaian risiko adalah langkah penting dalam proses manajemen risiko. Setelah Anda mengidentifikasi dan menambahkan semua risiko ke daftar risiko, saatnya untuk memulai analisis risiko. Untuk setiap risiko, Anda perlu menganalisis dampak dan kemungkinannya.
Dampak adalah potensi kerugian finansial atau operasional yang dapat terjadi jika risiko tersebut terwujud, dan kemungkinan adalah kemungkinan bahwa risiko tersebut benar-benar akan terjadi. Beri nilai dampak dan kemungkinan pada skala seperti rendah, sedang, atau tinggi. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi risiko yang perlu diprioritaskan.
Beberapa cara untuk menilai dampak dan kemungkinan risiko:
- Gunakan matriks risiko: Alat ini membantu memvisualisasikan risiko dan potensi dampaknya terhadap proyek.
- Gunakan penilaian kemungkinan dan dampak: Ini melibatkan penilaian kemungkinan setiap risiko yang terjadi dan potensi dampaknya jika memang terjadi.
- Gunakan metode Delphi: Teknik ini melibatkan mendapatkan masukan tentang risiko dan potensi dampaknya dari sekelompok ahli.
- Gunakan alat pemeringkat risiko: Alat ini memberi peringkat risiko berdasarkan dampak dan kemungkinannya dengan menggunakan skala seperti rendah, sedang, dan tinggi.
3. Menentukan bagaimana menangani risiko
Sekarang setelah Anda mengetahui potensi dampak dan kemungkinan setiap risiko, tentukan cara menghadapinya. Tergantung pada risiko dan tingkat keparahannya, Anda dapat mengembangkan strategi mitigasi risiko, mentransfer risiko ke pihak lain, atau menerima risiko. Yang paling penting adalah memahami apa risikonya dan apa yang dapat Anda lakukan untuk menguranginya.
Beberapa cara umum untuk menangani risiko:
- Mentransfer risiko: Ini adalah saat Anda mengalihkan risiko ke pihak lain, seperti perusahaan asuransi. Ini dapat dilakukan untuk risiko keuangan (misalnya, pembengkakan biaya), risiko operasional, atau masalah dengan teknologi.
- Terima risiko: Ini adalah saat Anda memutuskan bahwa potensi dampak risiko dapat diterima dan Anda tidak mengambil tindakan apa pun untuk menguranginya. Ini hanya boleh dilakukan setelah pertimbangan yang cermat dan tidak boleh digunakan dengan enteng.
- Hindari risiko: Ini adalah saat Anda mengambil langkah-langkah untuk menghindari risiko sama sekali. Misalnya, jika ada risiko pencurian data, Anda menginstal perangkat lunak keamanan untuk melindungi jaringan Anda.
Pastikan Anda memilih metode yang melengkapi risiko proyek Anda dan membantu mendorong hasil yang Anda inginkan. Dengan demikian, Anda dapat mengendalikan risiko proyek dan meminimalkan kemungkinan kejutan yang tidak diinginkan.
4. Kembangkan rencana yang layak untuk mengatasi risiko
Setelah Anda menentukan cara yang tepat untuk menangani risiko, Anda perlu mengembangkan rencana untuk mengatasinya. Rencana ini harus realistis, dapat dicapai, dan disesuaikan dengan proyek spesifik Anda.
Ini harus mencakup garis waktu sehingga Anda dapat melacak kemajuan langkah-langkah mitigasi. Sangat penting untuk diingat bahwa beberapa risiko tidak pernah dapat sepenuhnya dihilangkan; mereka hanya dapat dikelola untuk meminimalkan dampak pada tingkat tertentu.
Mathias Ahlgren, pendiri/CEO di Peringkat Situs Web, berbicara kepada Capterra tentang pentingnya memiliki rencana manajemen risiko yang dapat diterapkan dan membagikan sudut pandangnya.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat membuat rencana manajemen risiko:
- Tetapkan tujuan yang jelas: Rencana tersebut harus memiliki tujuan yang jelas sehingga semua orang yang terlibat mengerti untuk apa rencana itu.
- Identifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas: Pastikan Anda mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas dalam rencana. Ini akan membantu memastikan tugas selesai tepat waktu.
- Tetapkan tenggat waktu: Tetapkan tenggat waktu untuk setiap tugas dalam rencana agar semua orang tetap pada jalur dan fokus.
- Buat rencana komunikasi: Pastikan Anda memiliki rencana untuk memberi tahu anggota tim dan pemangku kepentingan tentang risiko dan cara menanganinya.
5. Pantau dan tinjau risiko secara berkala
Karena manajemen risiko adalah proses yang berkelanjutan, sangat penting untuk terus memantau dan meninjau risiko. Ini akan membantu memastikan risiko ditangani secara memadai dan rencana tetap efektif.
Penting juga untuk memperbarui rencana manajemen risiko saat risiko baru muncul atau langkah-langkah mitigasi selesai. Dengan tetap memperhatikan risikonya, Anda dapat memastikan proyek Anda tetap pada jalurnya.
Beberapa cara yang terbukti untuk pemantauan dan peninjauan risiko rutin:
- Jadwalkan pertemuan rutin: Jadwalkan pertemuan rutin dengan tim proyek untuk membahas risiko dan cara mengatasinya.
- Berkomunikasi dengan pemangku kepentingan secara teratur: Ini akan membantu memastikan semua orang sadar akan risiko dan cara menanganinya.
- Tinjau risiko pada setiap tonggak proyek: Ini akan membantu memastikan risiko ditangani secara efektif dan rencana masih sesuai rencana.
- Gunakan perangkat lunak manajemen risiko : Gunakan untuk mengidentifikasi dan menilai risiko sejak awal dalam siklus proyek, membuat rencana mitigasi terperinci, dan memantau serta meninjau risiko secara berkelanjutan.
Pastikan kesuksesan dengan perencanaan risiko proyek yang didorong oleh hasil
Membuat rencana manajemen risiko adalah langkah penting dalam proyek apa pun. Dari serangan siber hingga keuangan yang tidak terduga, risiko dapat menjadi hambatan yang sulit untuk diatasi.
Namun, dengan pendekatan berbasis hasil, Anda dapat mengembangkan pemahaman yang komprehensif tentang risiko yang terlibat dalam proyek Anda dan menyusun rencana yang efektif untuk mengatasinya.
Jika Anda berjuang untuk mengelola risiko proyek Anda atau menghadapi risiko baru yang tampaknya mustahil untuk ditaklukkan, langkah-langkah “mudah diterapkan” yang disebutkan di atas dapat membantu Anda meraih kesuksesan.
Ingin tetap diperbarui dengan yang terbaru di ruang manajemen proyek? Lihat sumber daya Capterra ini:
- Bagaimana mengelola risiko: Panduan untuk manajer proyek
- 4 strategi manajemen risiko untuk keberhasilan pelaksanaan proyek
- Masa depan manajemen proyek adalah hibrida
- Bagaimana membangun tumpukan manajemen proyek yang tepat untuk bisnis Anda
Metodologi survei
Capterra melakukan Survei Kecerdasan Emosional di Tempat Kerja pada bulan Desember 2021 terhadap 528 profesional yang berbasis di AS yang mengelola proyek di bisnis kecil hingga menengah mereka. Responden disaring untuk status pekerjaan (penuh waktu), ukuran bisnis (2 – 500 karyawan), dan keterlibatan dalam manajemen proyek (sangat terlibat).