Bagaimana (kembali) memprioritaskan tugas Anda

Sangat mudah untuk menjadi stres di dunia yang sibuk di mana daftar tugas tampaknya hanya bertambah panjang dan menyulap semua tugas terasa seperti olahraga ekstrem.

Hal baiknya adalah, tidak semua tugas sama – beberapa tugas lebih setara daripada yang lain. Sudahkah Anda memikirkan apa prioritas Anda? Apa tugas Anda yang lebih setara dari yang lain? Cara yang baik untuk tidak terlalu kewalahan adalah dengan memprioritaskan. Ini juga merupakan ide yang baik untuk mengkategorikan prioritas Anda – pekerjaan, kesehatan, kehidupan pribadi, dll.

Dalam artikel ini, kita akan fokus pada prioritas kerja dan bagaimana memprioritaskan tugas; kami juga akan membahas tanda-tanda bahwa Anda mungkin perlu memprioritaskan ulang dan bagaimana melakukannya.

Perbedaan antara prioritas dan tujuan

Sebelum kita masuk ke potongan-potongan prioritas (kembali), kita perlu memperjelas perbedaan antara tujuan dan prioritas, karena mereka sering digunakan secara bergantian. Mereka memang berjalan beriringan, tapi itu dua hal yang berbeda.

Sasaran adalah hal-hal konkret yang ingin Anda capai, sedangkan prioritas adalah apa yang penting bagi Anda dan untuk apa Anda mendedikasikan sebagian besar waktu Anda.

Misalnya, jika tujuan Anda adalah lulus ujian yang sulit, prioritas Anda mungkin adalah belajar. Jika tujuan Anda adalah mendapatkan promosi di tempat kerja, prioritas Anda adalah bekerja keras untuk memenuhi semua persyaratan. Jika tujuannya adalah untuk meningkatkan penjualan, prioritasnya bisa meluncurkan produk baru atau membuat strategi baru dengan tim penjualan.

Bagaimana memprioritaskan 101

Memprioritaskan satu tugas di atas yang lain tidak selalu mudah, terutama jika kedua tugas itu penting. Dan ketika banyak tugas terlibat, itu bisa menjadi sangat luar biasa.
Berikut adalah beberapa tip yang dapat membantu Anda menetapkan prioritas dengan lebih sedikit stres.

Buat daftar tugas utama

Ambil selembar kertas / buka dokumen kosong dan buat daftar semua tugas Anda, besar dan kecil. Kumpulkan semua tugas kecil Anda yang ditulis di selembar kertas acak, yang ditulis di aplikasi Notes di ponsel Anda, screenshot, atau dicatat di perencana Anda. Lebih mudah ketika Anda memiliki semua tugas di depan Anda, pada satu daftar tugas utama.

Setelah Anda menuliskan semuanya, lihat daftar tugas besar Anda dan mulailah mengerjakannya secara perlahan dan penuh pertimbangan. Bagilah menjadi tujuan bulanan, mingguan, dan harian. Pilih beberapa tugas terpenting untuk bulan itu dan bagi menjadi beberapa bagian yang lebih kecil untuk tugas mingguan dan harian Anda. Juga, ada banyak jenis templat daftar tugas jika Anda ingin membuat prosesnya lebih cepat dan lebih mudah.

Simpan daftar Anda di suatu tempat yang terlihat

Setelah Anda membuat daftar Anda, letakkan di suatu tempat yang terlihat – sebaiknya di suatu tempat di depan Anda sehingga Anda akan sering melihatnya. Anda dapat menempelkannya ke laptop atau dinding di depan meja Anda, seperti sepupu papan visi yang lebih membosankan.

Memiliki daftar tugas Anda di bidang pandang Anda akan membuat Anda tetap fokus dan termotivasi untuk mencoret hal-hal sesegera mungkin.

Lakukan hanya satu hal pada satu waktu

Saya tahu ini mungkin menggoda, tetapi jangan melakukan banyak tugas. Anda tidak akan menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat – Anda hanya akan berakhir dengan beberapa tugas yang setengah selesai. Jauh lebih efisien untuk mengerjakan satu tugas pada satu waktu, menyelesaikannya sepenuhnya, dan kemudian melanjutkan ke tugas berikutnya.

Pikirkan tentang apa yang benar-benar penting bagi Anda

Tidak selalu jelas tugas apa yang harus Anda prioritaskan. Untuk menguasai seni penentuan prioritas, Anda harus melakukan refleksi diri. Untuk menempatkan segala sesuatu dalam perspektif, sering kali membantu untuk bertanya pada diri sendiri: Apa hal terpenting yang dapat saya lakukan hari ini yang akan membuat hari esok lebih baik?

Apa yang akan membuat saya mencapai tujuan saya paling cepat?

Apa kemungkinan hasil dari (tidak) menjadikan ini prioritas?

Tugas apa yang peka terhadap waktu?

Apa yang bisa saya, dan hanya saya, lakukan dengan baik yang akan membuat perbedaan?

Apa aktivitas bernilai tertinggi saya?

Ketahui ritme alami Anda

Waspadai ritme alami Anda dan saat fokus Anda berada di puncaknya. Kapan Anda merasa paling baik? Pernahkah Anda memperhatikan bahwa Anda sangat produktif pada waktu tertentu dalam sehari? Apakah Anda bekerja paling efisien di pagi, siang, atau malam hari?

Apa pun jawaban Anda, saat itulah Anda harus melakukan tugas paling penting hari ini.

Cross-off tugas secara strategis

Anda tahu hari-hari ketika, terlepas dari kerja keras Anda, Anda tampaknya tidak menyelesaikan apa pun? Jika daftar Anda menjadi terlalu banyak, selesaikan beberapa tugas cepat dan mudah untuk memberi Anda rasa pencapaian dan sedikit angin di belakang untuk melanjutkan.

Terbuka untuk berubah

Bersikaplah fleksibel dan terbuka untuk memprioritaskan ulang jika informasi baru muncul. Prioritas Anda juga boleh berubah seiring waktu. Ada tanda-tanda tertentu yang memberi tahu Anda bahwa Anda mungkin perlu berhenti dan memikirkan kembali rencana Anda – teruslah membaca untuk mengetahui apa itu.

Tanda-tanda Anda perlu memprioritaskan ulang

"Ketika ada yang salah, jangan pergi bersama mereka." Elvis Presley

Terkadang, kebijaksanaan adalah mengetahui kapan harus menyerah dan berputar. Tidak mudah meninggalkan sesuatu yang telah Anda habiskan waktu, tenaga, dan uangnya; namun, menghabiskan lebih banyak waktu, tenaga, dan uang untuk hal yang salah lebih buruk. Ini adalah beberapa tanda yang perlu Anda prioritaskan kembali:

• Anda banyak bekerja tetapi merasa tidak menyelesaikan apa pun;
• Anda merasa tidak teratur dan tidak fokus;
• Tugas harian Anda membuat Anda stres dan/atau hanya memancing emosi negatif;
• Anda mengerjakan sesuatu untuk waktu yang lama tetapi tidak ada tanda-tanda hasil;
• Anda merasa sulit untuk berhenti bekerja dan hal-hal menyenangkan terasa seperti tugas.

(Re-)teknik penentuan prioritas

Apakah Anda menangani prioritas untuk pertama kalinya atau Anda memutuskan untuk memprioritaskan kembali tugas Anda, ada teknik tertentu yang dapat membantu Anda. Berikut adalah beberapa yang paling mudah dan paling populer.

metode ABCDE

Ambil master to-do list Anda dari awal posting blog ini. Di samping setiap tugas, tulis salah satu huruf berikut:

A – tugas dengan prioritas tertinggi. Mereka adalah yang paling penting dan mereka akan memiliki konsekuensi terbesar jika Anda tidak mencapainya atau penghargaan terbesar jika Anda mencapainya.
Anda dapat memiliki hingga tiga tugas A, dan Anda juga perlu memprioritaskannya – tandai sebagai A1, A2, dan A3.

B – tugas yang penting, tetapi tidak sebanyak tugas A; imbalan dan konsekuensi negatif lebih kecil. Tugas B harus dilakukan ketika semua tugas A selesai.

C - tugas yang bagus untuk dilakukan. Jika Anda tidak menyelesaikannya, tidak akan ada konsekuensi. Anda tidak akan mengubah dunia dengan menyelesaikan tugas C, tetapi Anda dapat melakukannya jika Anda masih memiliki waktu dan energi yang tersisa setelah tugas A dan B.

D – D adalah singkatan dari Delegate. Itulah tugas-tugas yang bisa dilakukan oleh orang lain, jadi Anda bisa fokus pada tugas A.

E – E seperti Eliminasi. Tugas E adalah tugas yang tidak penting dan tidak boleh memakan tempat di daftar tugas Anda.

Metode Ivy Lee

Pada tahun 1918, Charles M. Schwab, presiden Bethlehem Steel Corporation, adalah seorang pengusaha yang sangat sukses – dia adalah salah satu orang terkaya di dunia.

Saat memutuskan untuk meningkatkan efisiensi timnya dan menyelesaikan pekerjaan dengan lebih baik dan lebih cepat, dia mempekerjakan Ivy Lee, konsultan produktivitas terkenal. Lee meminta waktu 15 menit dengan masing-masing eksekutif perusahaan, ketika dia menjelaskan kepada mereka metode berikut.

1. Di akhir setiap hari kerja, tuliskan 6 tugas yang harus Anda selesaikan besok. Mungkin ada kurang dari 6 tugas, tetapi tidak lebih.
2. Atur mereka dalam urutan kepentingan mereka yang sebenarnya. Anda dapat menggunakan metrik tambahan seperti nilai finansial untuk menentukan pesanannya.
3. Saat Anda tiba untuk bekerja, fokuslah pada tugas pertama. Kerjakan sampai tugas selesai, lalu pindah ke yang kedua.
4. Kerjakan seluruh daftar Anda dengan cara yang sama. Jika Anda tidak berhasil menyelesaikan semuanya, pindahkan tugas yang belum selesai ke daftar besok.
5. Ulang.

Hasilnya sangat memuaskan sehingga Lee dibayar enam digit (dalam uang hari ini).

Keuntungan utama dari metode ini adalah memfasilitasi permulaan (yang seringkali merupakan bagian tersulit). Ini mengurangi kelelahan keputusan – itu menghentikan Anda dari memiliki terlalu banyak hal di piring Anda dan terlalu banyak bekerja sendiri. Ini juga memaksa Anda untuk berhati-hati dengan waktu dan energi Anda, yang mungkin menjadi alasan mengapa ini sangat sederhana, namun efektif.

MIT (Tugas Paling Penting)

Tidak semua orang setuju dengan Ivy Lee – beberapa orang berpikir bahwa 6 tugas setiap hari terlalu banyak dan Anda tidak boleh memilih lebih dari 3 prioritas harian.

Strategi MIT didasarkan pada premis bahwa kita semua memiliki waktu dan energi yang terbatas untuk setiap hari, jadi kita harus memilih hingga tiga MIT (tugas paling penting) yang akan kita dedikasikan untuk hari kita. MIT adalah tugas penting yang akan membuat perbedaan terbesar dan membuat Anda terjauh dalam mengejar tujuan Anda. Jika Anda ragu, pikirkan tentang tugas apa yang membuat Anda paling tidak nyaman dan cemas – tugas yang paling Anda takuti mungkin yang harus Anda lakukan terlebih dahulu.

Anda harus melakukan 2-3 MIT di awal hari kerja, saat pikiran Anda masih segar dan fokus. Jika Anda menduga bahwa Anda akan menyelesaikannya lebih awal, Anda dapat menambahkan beberapa hal yang baik untuk dilakukan – sesuatu yang akan menyenangkan untuk diselesaikan tetapi tidak terlalu penting.

Prioritas tugas tunggal

Jika keadaan menjadi sulit, Anda mungkin perlu mempersingkat daftar tugas dengan lebih kejam. Ini bisa menjadi solusi jangka pendek untuk beberapa orang dan pilihan sehari-hari yang baik untuk orang lain, tergantung pada jenis pekerjaan yang Anda lakukan.

Pada dasarnya, Anda memilih satu tugas yang lebih besar atau tema yang berhubungan dengan beberapa tugas dan fokus padanya sepanjang hari. Misalnya, prioritas saya selama hari kerja adalah menulis posting blog. Itu satu-satunya hal yang saya fokuskan, tetapi berisi beberapa tugas terkait, seperti meneliti, benar-benar menulis (yang ironisnya membutuhkan waktu paling sedikit), dan mengedit.

Matriks Eisenhower

Matriks Eisenhower dinamai Dwight D. Eisenhower. Dia adalah seorang jenderal bintang lima dalam Perang Dunia II, presiden Amerika Serikat ke-34, dan pendiri DARPA dan NASA (di antara banyak hal lainnya), jadi saya pikir aman untuk mengatakan bahwa dia adalah orang yang cukup produktif.

Matriks Eisenhower membuat Anda membagi tugas berdasarkan kepentingan dan urgensinya.

• Penting dan mendesak – tugas yang harus diselesaikan terlebih dahulu.
• Penting tetapi tidak mendesak – tugas yang harus dijadwalkan untuk diselesaikan nanti. Hal-hal seperti berolahraga atau membuat strategi bisnis jangka panjang dapat termasuk dalam kategori ini.
• Mendesak tapi tidak penting – tugas yang harus Anda delegasikan sehingga Anda dapat fokus pada tugas terpenting Anda. Dalam konteks ini, “tidak penting” berarti tidak harus dilakukan oleh Anda sendiri, bisa juga dilakukan oleh orang lain. Contoh tugas ini dapat menjawab email tertentu, mengunggah posting blog, atau menjadwalkan rapat.
• Tidak penting dan tidak mendesak – tugas yang harus Anda hapus dari daftar tugas Anda.

Terkadang sulit untuk menentukan antara urgensi dan kepentingan. Tugas yang mendesak peka terhadap waktu, sedangkan tugas penting berkontribusi pada tujuan dan misi jangka panjang kita.

prinsip pareto

Suatu hari, saat berjalan-jalan di kebunnya, ekonom Italia Vilfredo Pareto memperhatikan bahwa 20% tanaman kacang polongnya menghasilkan 80% kacang polong. Itu mengarah pada lebih banyak kesimpulan – di banyak industri dan perusahaan, 20% porsi paling produktif bertanggung jawab atas 80% produksi. 20% populasi memegang 80% kekayaan. 20% pelanggan menghasilkan 80% dari pendapatan.

Ini kemudian dikenal sebagai prinsip Pareto. Seperti yang dinyatakan, 20% dari tindakan kita membawa 80% dari hasil kita. Itu berarti bahwa mencari tahu apa 20% dari tugas Anda yang menghasilkan 80% dari hasil dan berfokus pada mereka adalah teknik prioritas yang bagus. Jika Anda tidak yakin mana yang merupakan 20% Anda, coba cari tahu tugas apa yang paling membuat perbedaan dan memfasilitasi pencapaian tujuan Anda.

metode MoSCoW

Sebelum Anda bertanya – tidak, itu tidak terkait dengan ibu kota Rusia. Ini adalah akronim MSCW (harus, harus, bisa, akan) dengan dua tambahan "o" untuk pengucapan yang lebih mudah.

Ini adalah teknik yang populer untuk mengelola persyaratan. Ini membagi mereka menjadi 4 kategori:

• M (harus dimiliki) – persyaratan yang tidak dapat dinegosiasikan, sebuah proyek akan gagal tanpanya.
• S (seharusnya) – hal penting yang tidak wajib, tetapi menambah banyak nilai.
• C (bisa memiliki) – persyaratan yang diinginkan, tetapi tidak perlu; jika ditinggalkan, mereka akan berdampak kecil atau tidak ada sama sekali.
• W (tidak akan) – bukan prioritas; mereka mungkin bagus untuk disertakan di masa mendatang.

Kesimpulan

Menguasai seni (re-)prioritas penting di dunia saat ini, di mana garis antara bisnis dan kehidupan pribadi sering kabur dan penyakit yang disebabkan oleh stres semakin parah setiap hari. Jika Anda benar-benar harus stres, penting untuk menyadari bahwa tidak semua tugas layak untuk ditekankan – dan untuk itulah prioritas. Ambil daftar tugas utama Anda dan mulailah memikirkan apa yang benar-benar penting bagi Anda.