Kunci Sukses Kerja Jarak Jauh: Komunikasi Strategis dan Penuh Perhatian

Ketika pandemi coronavirus telah memaksa perusahaan dan karyawan untuk mengadopsi pekerjaan jarak jauh, baik manajer dan tim mereka mulai menyadari betapa drastisnya perubahan telecommuting penuh waktu.

Banyak perusahaan telah mengizinkan karyawannya bekerja dari jarak jauh selama bertahun-tahun, dan banyak karyawan yang terbiasa bekerja dari rumah sesering sekali atau dua kali seminggu. Sayangnya, praktik-praktik ini tidak mendekati meniru mandat kerja penuh waktu di seluruh perusahaan dari rumah.

Sebagian besar yang tidak terbiasa dengan pekerjaan jarak jauh penuh waktu cenderung memandang organisasi dan komunikasi sebagai tantangan utama. Anda dapat menemukan banyak konten online yang memberikan saran untuk tetap teratur dan termotivasi saat bekerja dari rumah, dan jumlah artikel yang membahas penggunaan Zoom, Slack, dan alat komunikasi tempat kerja lainnya yang efektif telah meroket.

Masalah-masalah ini tampak besar dan harus diperhitungkan, tetapi orang sering mengabaikan perubahan yang kurang terlihat dan seringkali lebih mendasar yang perlu mereka lakukan agar dapat bekerja secara efektif dari rumah.

Di luar masalah rutinitas dan migrasi rapat ke konferensi video, banyak orang berasumsi bahwa secara fungsional, tidak banyak yang akan berubah dalam peran mereka saat bekerja dari jarak jauh. Jika tim melakukan sebagian besar pekerjaan mereka di komputer dan mengadakan pertemuan mingguan yang sama di kalender mereka, mengapa mereka berharap strategi mereka yang ada berhenti efektif?

Meskipun berbeda dari satu peran ke peran lainnya, asumsi ini biasanya salah – pekerjaan jarak jauh yang sukses dan efisien membutuhkan lebih dari sekadar tim yang termotivasi dan migrasi pertemuan bisnis seperti biasa ke konferensi video.

Di bidang seperti pemasaran dan desain, pekerjaan jarak jauh seringkali membutuhkan pemikiran ulang yang lebih mendasar tentang bagaimana anggota tim berkomunikasi dan menyusun mereka sehari-hari, karena hasil lebih abstrak dan subjektif.

Panduan Zen untuk Tim Media Sosial Jarak Jauh

Belajarlah lagi

Masalah Lebih Dalam Yang Datang Dengan Pekerjaan Jarak Jauh

Ada banyak penyesuaian yang diperlukan saat orang beralih ke pekerjaan jarak jauh. Tapi ini adalah beberapa masalah terus-menerus yang menyebabkan masalah alur kerja jangka panjang jika tidak ditangani:

Kemacetan Produktivitas  

Manfaat komunikasi terbuka dan ad-hoc biasanya diterima begitu saja sampai Anda bekerja dari jarak jauh.

Minggu pertama keluar dari kantor, banyak orang akan mulai melihat hambatan kecil yang muncul dalam pekerjaan mereka – masalah yang biasanya diselesaikan dengan percakapan singkat, tetapi sekarang memerlukan pertukaran pesan Slack atau bahkan penjadwalan panggilan singkat.

Seiring waktu, kemacetan ini dapat mengakibatkan hari kerja yang terfragmentasi dan kurang produktif. Tetapi kekhawatiran yang lebih besar adalah bahwa mereka pasti mengarah pada peningkatan asumsi yang dibuat.

Karena pekerja memiliki lebih sedikit kesempatan untuk mendapatkan klarifikasi dan membangun konsensus kelompok, lebih banyak asumsi perlu dibuat ketika menyangkut tugas-tugas ambigu yang tidak cukup penting untuk menjamin komunikasi. Dengan demikian, keterpaduan hasil yang melibatkan banyak orang dapat mulai sedikit terganggu, yang membawa kita ke masalah berikutnya:

Ketika datang ke inisiatif atau proyek yang mencakup jangka waktu yang lebih lama, menjadi jauh lebih sulit untuk menyelaraskan harapan di seluruh anggota tim ketika mereka tidak memiliki kemampuan untuk berinteraksi dan tingkat di luar pertemuan yang dijadwalkan.

Kesulitan dalam Menyelaraskan Harapan  

Menyelaraskan harapan di seluruh tim yang berbeda selalu menjadi salah satu hal tersulit yang harus dilakukan saat mengelola proyek lintas fungsi. Saat Anda bekerja dari jarak jauh, kesulitan yang melekat pada proyek lintas fungsi dapat meluas ke tim Anda sendiri!

Misalnya, seorang penulis UX dan desainer UX biasanya bekerja dalam harmoni yang sempurna, tetapi pekerjaan jarak jauh dapat mengakibatkan mikrokopi penyusunan penulis UX yang tidak selaras seperti biasanya dengan desain produk.

Satu pertanyaan yang belum terselesaikan atau asumsi tunggal yang dibuat dapat menggagalkan hasil dan menyebabkan kebingungan atau frustrasi dalam tim ketika semua potongan teka-teki tidak cocok satu sama lain seperti biasanya.

Bahkan jika motivasi dan tingkat usaha tetap sama atau meningkat, masalah ini tidak akan hilang – mereka membutuhkan perubahan yang lebih besar dalam cara individu dan tim berkomunikasi dan menyusun pekerjaan mereka sehari-hari.

Jelas, masalah ini ada pada spektrum berdasarkan sifat peran dan industri. Namun, ada banyak tim dan beberapa organisasi secara keseluruhan (seperti Zapier) yang dapat berkembang selama mandat kerja jarak jauh di seluruh perusahaan, meskipun mereka beroperasi di ruang di mana perusahaan lain sedang berjuang.

Apa yang dapat kita pelajari dari organisasi-organisasi ini dan budaya mereka? Bagaimana perusahaan-perusahaan ini mengatasi tantangan kerja jarak jauh?

Memusatkan Pekerjaan Anda di Sekitar Komunikasi yang Penuh Perhatian dan Strategis

Ketika kita melihat perusahaan seperti Zapier yang telah berhasil mengadopsi kerja jarak jauh di seluruh perusahaan selama bertahun-tahun, kita dapat melihat bahwa komunikasi dibangun ke dalam inti budaya perusahaan mereka. Mereka bahkan menerbitkan seluruh ebook tentang bagaimana mereka mengelola komunikasi sebagai tenaga kerja jarak jauh yang hampir 100%, layak untuk dibaca.

Perusahaan dan tim yang secara efektif beralih ke pekerjaan jarak jauh biasanya memiliki komunikasi sebagai komponen utama budaya mereka. Dengan perluasan, mereka strategis dan penuh perhatian saat berkomunikasi, dan mereka memusatkan proses dan alur kerja mereka di sekitar komunikasi. Bagaimana Anda bisa melakukan hal yang sama?

Mengatur dan Memprioritaskan Tugas

Bekerja dari jarak jauh berarti Anda harus lebih memperhatikan bagaimana Anda menyusun hari kerja Anda. Tugas yang memiliki lebih banyak ambiguitas dan bagian yang bergerak harus diselesaikan sebelum rapat dengan anggota tim terkait sehingga Anda dapat mengajukan pertanyaan penting dan melakukan percakapan yang produktif.

Ini juga berarti bahwa lebih banyak pertimbangan untuk orang lain harus diperhitungkan dalam cara Anda mengatur dan memprioritaskan pekerjaan Anda, karena penting bagi setiap orang untuk menyusun komunikasi penting mereka sehari-hari sehingga kemacetan dapat dihindari.

Mengorganisir dan Memprioritaskan Rapat

Sangat penting untuk berhati-hati dan strategis selama rapat, mengantisipasi masalah dan titik ambiguitas sebelumnya sehingga Anda bisa mendapatkan klarifikasi yang Anda butuhkan untuk meminimalkan asumsi yang dibuat. Semua orang akrab dengan perasaan meninggalkan rapat dengan lebih banyak pertanyaan daripada yang Anda masuki – rapat ini dapat menggagalkan proyek, terutama ketika semua orang bekerja dari jarak jauh.

Untuk tugas berulang dan sinkronisasi mingguan, perkirakan miskomunikasi dan cegukan pada awalnya. Beberapa proses yang melibatkan banyak orang mungkin bertransisi sempurna ke pekerjaan jarak jauh, tetapi yang lain mungkin tidak.

Ketika segala sesuatunya tidak berjalan sebaik yang diharapkan, identifikasi area yang menyebabkan masalah atau ambiguitas dan buat perubahan sehingga Anda dan tim Anda akhirnya menemukan irama, panjang, dan struktur komunikasi yang sempurna yang memungkinkan semua orang untuk mengeksekusi.

Bawa Pulang

Pada akhirnya, hampir tidak dapat dihindari bahwa individu yang bekerja dari rumah perlu meminta klarifikasi secara tidak terstruktur. Jumlah pesan yang dikirim di Slack dan alat produktivitas tempat kerja lainnya akan meroket, tetapi secara bertahap akan turun karena orang menjadi lebih terbiasa dengan pekerjaan jarak jauh.

Meskipun kelihatannya tidak efisien dan mengganggu, tidak ada salahnya mengirim pesan instan kepada seseorang jika Anda memerlukan klarifikasi tentang sesuatu. Jika Anda menimbang apakah itu layak ditanyakan atau tidak, mungkin memang demikian!

Penilaian di mana Anda dapat membuat asumsi dan di mana Anda tidak bisa adalah sesuatu yang tim akan berkembang lebih cepat saat bekerja dari jarak jauh. Jika ada hikmah dari percobaan paksa kerja jarak jauh di seluruh perusahaan sebelum kita kembali ke kantor setelah pandemi, kita semua akan dipaksa untuk belajar bagaimana menjadi komunikator yang lebih baik dan lebih sadar.