Cara membuat jadwal kerja jarak jauh (dengan template)

Saat saya menulis kalimat ini, sekitar tengah hari, saya sudah berada di tengah hari kerja saya. Saya bekerja dari rumah, dan saya cenderung mengikuti rutinitas kerja yang hampir sama setiap hari. Jadi, hari kerja saya dimulai sekitar jam 8 pagi atau jam 9 pagi, jadi saya selesai sekitar jam 4 sore atau jam 5 sore. Dan ketika datang ke tugas-tugas pekerjaan yang mendalam ini, seperti menulis posting blog ini, saya lebih suka menangani tugas-tugas ini selama jam pagi dan sebelum istirahat makan siang saya.

Sekarang, jika Anda juga seorang pekerja jarak jauh, pastikan menambahkan struktur ke hari kerja Anda sangat membantu. Dengan jadwal kerja jarak jauh yang sesuai dengan kebutuhan Anda, kemungkinan besar Anda akan menyelesaikan semua tugas tepat waktu. Dalam artikel ini, kami akan membahas:

• faktor-faktor yang harus Anda pikirkan saat membuat jadwal,
• tips berharga tentang cara membuat jadwal jarak jauh yang efektif, dan
• template untuk karyawan dengan fleksibel dan mereka dengan jadwal tetap.

Apa yang harus dipertimbangkan sebelum membuat jadwal

Setelah Anda menyusun rencana untuk pekerjaan telecommuting Anda, Anda akan memiliki gagasan yang lebih jelas tentang berapa banyak waktu yang Anda butuhkan untuk tugas sehari-hari dan bagaimana memprioritaskan yang paling penting. Dengan demikian, Anda akan lebih realistis tentang apa yang mampu Anda selesaikan sepanjang hari. Selain itu, Anda akan dapat menyisihkan waktu untuk keluarga dan teman, yang akan meningkatkan keseimbangan kehidupan kerja Anda.

Inilah yang harus Anda tanyakan pada diri sendiri sebelum mulai membuat jadwal kerja jarak jauh:

Jam berapa Anda bekerja paling baik?

Beberapa orang berkembang selama jam pagi sementara yang lain berkembang di malam hari. Itu baik-baik saja karena kita tidak semua sama. Jam tubuh kita bekerja secara berbeda, itulah sebabnya sebagian dari kita mengalami penurunan produktivitas setelah makan siang dan sebagian dari kita di pagi hari.

Jika Anda dapat mengatur ulang tugas sesuka Anda, selalu pertimbangkan faktor ini. Misalnya, jika Anda mudah bangun di pagi hari, dan Anda merasa segar dan siap untuk bekerja, gunakan waktu ini untuk melakukan tugas-tugas terpenting Anda. Setelah tingkat energi Anda mulai berkurang sekitar pukul 14.00 atau 15.00, selesaikan tugas-tugas yang kurang penting. Aturan yang sama berlaku untuk mereka yang menikmati tidur dan memulai hari kerja mereka sedikit lebih lambat. Jika Anda bukan penikmat pagi, jangan merasa berkewajiban untuk bangun pagi-pagi hanya karena beberapa pebisnis sukses menyarankan untuk melakukannya. Ikuti ritme Anda sendiri, dan Anda akan mendapatkan hasil yang lebih baik.

Di mana Anda bekerja paling baik?

Jika Anda merasa lebih mudah untuk fokus pada tugas Anda saat bekerja dari rumah, maka Anda juga akan lebih produktif di sana. Dalam hal ini, putuskan di mana kantor pusat Anda akan ditempatkan. Memiliki seluruh ruangan untuk tujuan ini akan ideal. Tapi, jika ini tidak memungkinkan, maka pilihlah sudut ruangan yang tenang. Jika Anda memerlukan detail lebih lanjut tentang peralatan untuk kantor di rumah Anda, kami memiliki blog tentang hal-hal yang Anda perlukan saat bekerja dari rumah.

Di sisi lain, jika Anda seorang kupu-kupu sosial dan tidak senang bekerja sendiri, Anda selalu dapat pergi ke ruang kerja bersama. Ini adalah tempat yang sempurna untuk bertemu karyawan jarak jauh lainnya sambil menyelesaikan pekerjaan. Atau, Anda dapat beralih antara kantor di rumah dan kedai kopi terdekat. Ingatlah bahwa lingkungan yang bising seperti itu mungkin tidak cocok untuk saat-saat ketika Anda memiliki panggilan atau ketika Anda harus memenuhi tenggat waktu Anda.

Apakah Anda memiliki anggota keluarga atau hewan peliharaan yang perlu Anda rawat?

Hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah apakah Anda perlu merawat anak-anak Anda, anggota keluarga yang sudah lanjut usia, atau hewan peliharaan Anda. Misalnya, jika Anda harus mengantar anak ke sekolah pada pukul 8 pagi, maka jadwalkan jam kerja Anda mulai pukul 9 pagi. Atau, jika Anda memiliki jam kerja yang ketat, bangunlah sedikit lebih awal dan lakukan ini sebelum bekerja.

Setelah Anda memiliki semua jawaban ini, menyusun jadwal kerja jarak jauh akan jauh lebih mudah. Jadi, jika Anda memilih untuk melakukan pekerjaan Anda di ruang kerja bersama, ingatlah bahwa Anda juga memerlukan waktu untuk bepergian. Atau, jika Anda memutuskan untuk bekerja dari rumah, ingatlah untuk memberi tahu keluarga atau pasangan Anda tentang jam kerja Anda. Selanjutnya, tugas-tugas seperti mengajak anjing jalan-jalan atau mengantar anak ke sekolah akan dilakukan sebelum atau sesudah bekerja.

Mari kita lihat beberapa tip praktis tentang cara membuat jadwal ini lebih nyaman bagi Anda.

Cara membuat jadwal kerja jarak jauh yang efektif

Beberapa pekerja jarak jauh memiliki jam kerja yang fleksibel, sementara yang lain harus mengikuti jadwal yang ketat. Oleh karena itu, bagaimana Anda menyusun hari kerja Anda akan bergantung pada apakah jam kerja Anda tetap.

Either way, kami memiliki tips berharga untuk menyusun rutinitas kerja jarak jauh terlepas dari jam kerja Anda.

Tetapkan blok waktu untuk aktivitas pribadi Anda dan jam di luar jam kerja

Jika Anda memiliki fleksibilitas untuk memilih jam kerja Anda, Anda dapat mengurai tugas pekerjaan menjadi beberapa periode kerja dengan beberapa jam istirahat di antaranya. Nah, selama istirahat ini, Anda bisa mengurus aktivitas pribadi Anda, seperti mengajak anjing jalan-jalan, mengantar anak ke sekolah, atau berolahraga. Jika Anda memiliki jadwal tetap, Anda dapat menjalankan tugas ini sebelum atau sesudah bekerja.

Untuk memastikan bahwa kolega dan klien Anda tidak mengganggu Anda saat Anda jauh dari komputer, tambahkan jam ini ke jadwal Anda dan catat sebagai Aktivitas pribadi/jam non-kerja. Dengan begitu, Anda dapat menikmati waktu luang dan mengurus tugas. Selain itu, Anda akan memberi tahu kolega dan klien Anda saat Anda tidak tersedia untuk panggilan dan rapat. Selanjutnya, kegiatan ini akan membantu Anda bersantai dan menjadi lebih produktif di tempat kerja.

Selain itu, trik praktis ini akan memastikan Anda mempertahankan keseimbangan kehidupan kerja yang tepat. Omong-omong, inilah cara Matthew Paxton, pekerja jarak jauh dan pendiri Hypernia, menjelaskan pentingnya menyeimbangkan pekerjaan dan kehidupan:

fitting work in our lives, not fitting our lives with work “ Saya menyadari bahwa kita harus menyesuaikan pekerjaan dalam hidup kita, bukan menyesuaikan hidup kita dengan pekerjaan Itu sebabnya saya membiasakan untuk membatasi segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan di kantor rumah saya. Tidak ada lagi memeriksa email di pagi hari atau membawa laptop saya ke meja makan. Hobi, gairah, hubungan, dan waktu yang kita habiskan untuk merawat diri kita sendiri merupakan bagian integral untuk memastikan bahwa kita adalah versi diri kita yang paling produktif. ”

Kerjakan tugas prioritas dulu

Saat memulai hari kerja jarak jauh Anda, masuk akal untuk menyisihkan jam kerja pertama Anda untuk tugas-tugas prioritas. Jadi, setelah Anda selesai dengan aktivitas pribadi Anda, dan Anda telah memeriksa email untuk keadaan darurat apa pun, pastikan untuk menangani semua tugas penting setidaknya selama dua jam.

Lebih baik lagi, di penghujung hari, tuliskan tugas-tugas prioritas Anda untuk besok. Begini cara Reuben Yonatan, pendiri GetVoIP, memutuskan apa yang penting:

“ Saya memprioritaskan dengan daftar prioritas A, B, dan C. Tugas daftar A adalah 'harus diselesaikan', dan saya akan menetapkan tenggat waktu untuk itu, serta waktu untuk menyelesaikannya. Daftar B adalah item yang penting tetapi dapat didorong jika diperlukan, jadi saya memiliki sedikit lebih banyak fleksibilitas. Item C harus diselesaikan di beberapa titik, tetapi akan ditempatkan saat bisa. Saya membuat kalender saya dengan cara ini dan melihat apa yang cocok. Terkadang Anda perlu melakukan pemotongan, tetapi prioritas adalah kunci sebenarnya. ”

Karena itu, di pagi hari, Anda harus menyelesaikan tugas A Anda terlebih dahulu, lalu tugas B Anda.

Jika Anda memiliki rapat standup harian di pagi hari, Anda dapat memulai dengan tugas prioritas Anda segera setelah rapat selesai.

Cara praktis lain untuk mempelajari cara memprioritaskan dengan lebih baik adalah matriks Eisenhower. Metode ini akan mengajari Anda cara mengenali apa yang penting dan akan meningkatkan manajemen waktu Anda.

Kerjakan tugas yang kurang penting nanti

Anda telah menyelesaikan tugas-tugas prioritas Anda dan sekarang saatnya untuk mulai mengerjakan tugas-tugas lain yang rutin Anda lakukan. Tergantung pada apa yang Anda lakukan, ini bisa menjadi tugas berulang yang Anda lakukan setiap hari atau seminggu sekali.

Sisakan waktu untuk pekerjaan yang mendalam

Cal Newport, seorang penulis banyak buku tentang teknologi dan budaya, mengatakan bahwa ada dua jenis tugas dalam hal pekerjaan pengetahuan. Jadi kita punya:

1. Tugas inti : berkat tugas ini, Anda akan menunjukkan seberapa baik Anda dalam apa yang Anda lakukan. Contoh: setiap tugas yang klien Anda bayar untuk Anda lakukan.
2. Tugas pinggiran : tugas-tugas yang harus Anda lakukan, tetapi tidak memberikan gambaran seberapa sukses Anda di tempat kerja. Contoh: menjawab email.

Meskipun tugas periferal itu penting, tugas inti adalah jantung dan jiwa dari pekerjaan Anda. Dan apa cara terbaik untuk menyelesaikan tugas inti ini? Nah, Anda perlu melakukan beberapa pekerjaan yang mendalam, alias aktivitas yang melibatkan penggunaan keterampilan kognitif Anda. Sangat penting bahwa Anda tidak terganggu saat melakukan pekerjaan yang mendalam. Dengan demikian, headphone peredam bising adalah teman terbaik Anda selama jangka waktu ini.

Anda harus menjadwalkan beberapa jam sepanjang hari untuk tugas-tugas pekerjaan yang mendalam. Idealnya, Anda ingin melakukan pekerjaan mendalam Anda selama waktu paling produktif dalam sehari. Jika Anda merasa lebih mudah untuk fokus bekerja di sore hari, maka sisihkan waktu untuk pekerjaan yang dalam dari, misalkan, jam 4 sore hingga jam 6 sore.

Pesan rapat Anda dalam satu atau dua hari

Menurut Flexjobs, menjadwalkan semua pertemuan dan panggilan bersama-sama, dalam satu atau dua hari dalam seminggu, mendorong waktu kerja tanpa gangguan dan meningkatkan produktivitas karyawan. Jika Anda memesan rapat dengan cara ini, Anda akan memiliki sisa minggu untuk tugas lain. Selain itu, karena Anda akan memiliki hari-hari non-pertemuan, Anda akan dapat bekerja tanpa gangguan dan juga fokus pada pekerjaan yang mendalam.

Tinggalkan kesenjangan dalam jadwal untuk kegiatan yang tidak direncanakan

Anda tidak dapat merencanakan setiap detik dalam seminggu sebelumnya. Terkadang, Anda akan memiliki tugas yang tidak terduga atau sesuatu yang mendesak untuk diselesaikan. Atau, mungkin Anda harus pergi ke dokter gigi atau membawa anjing Anda ke dokter hewan.

Untuk mempersiapkan diri Anda menghadapi situasi ini, blokir setidaknya satu jam buka per hari. Tentu saja, jika hari Anda berjalan sesuai rencana dan tidak ada keadaan darurat, Anda dapat menggunakan periode ini untuk melakukan pekerjaan mendalam atau membuat rencana untuk minggu berikutnya.

Pertimbangkan untuk melakukan ritual akhir hari kerja

Karyawan jarak jauh terkadang merasa sulit untuk mencabut steker setelah bekerja. Karena mereka tidak melakukan pekerjaan mereka di kantor, batas antara pekerjaan dan kehidupan pribadi dapat menjadi kabur. Ini terutama berlaku bagi mereka yang bekerja dari rumah.

Anda harus menyadari bahwa bersantai dan tidak memikirkan pekerjaan saat tidak bertugas adalah langkah penting dalam mencegah kelelahan. Jadi, bagaimana Anda membuat pikiran Anda mematikan mode kerja dan mulai bersantai? Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan memasukkan ritual akhir hari kerja.

Kegiatan apa saja yang termasuk dalam ritual ini? Nah, Anda dapat menggunakan jam kerja terakhir Anda untuk memeriksa email dan menjawab pertanyaan apa pun. Selain itu, Anda dapat memberi tahu rekan kerja jarak jauh Anda bahwa Anda akan segera keluar, jika mereka membutuhkan hal lain dari Anda. Selain itu, tulis daftar tugas untuk besok.

Templat jadwal kerja jarak jauh untuk jam kerja yang fleksibel

Sekarang setelah Anda melihat apa yang harus dimasukkan ke dalam jadwal kerja jarak jauh Anda, kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana rencana kerja Anda terlihat ketika Anda memiliki jam kerja yang fleksibel.

Unduh Jadwal kerja jarak jauh yang fleksibel

Pada tangkapan layar di atas, Anda akan melihat bahwa tugas pekerjaan harian diuraikan menjadi beberapa bagian. Sebelum dan sesudah sesi kerja ini, ada periode waktu yang disebut aktivitas Pribadi/jam non-kerja. Jadi, jika Anda memiliki pilihan untuk mengatur jam kerja Anda sesuka Anda, Anda dapat menggunakan kerangka waktu luang ini untuk tugas pribadi Anda, seperti berjalan-jalan, berbelanja, berolahraga, membuat makan malam, dan lain-lain. Menambahkan bidang ini ke paket jarak jauh Anda sangat penting jika Anda ingin membagikan jadwal Anda dengan rekan kerja atau klien lain. Oleh karena itu, mereka akan tahu untuk tidak memesan pertemuan dengan Anda selama jam tersebut.

Berbicara tentang rapat, Anda akan melihat bahwa dalam rencana ini, Rapat dan panggilan hanya dijadwalkan pada hari Senin dan Selasa. Karena tidak ada rapat yang diadakan selama tiga hari lainnya dalam seminggu, ada lebih banyak ruang untuk pekerjaan Deep. Selain itu, setiap hari mencakup sesi seperti tugas Prioritas dan Email dan tugas rutin.

Seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya, Anda harus selalu meluangkan waktu untuk tugas-tugas tak terduga atau keadaan darurat pribadi. Jadi, ini juga tercakup dalam template, sebagai bidang Waktu buka.

Akhirnya, kami memasukkan sebuah blok Memiliki ritual penutupan di sini juga. Dengan cara ini, Anda akan diingatkan saat waktunya habis.

Ingatlah bahwa Anda dapat menggunakan template ini sesuai keinginan Anda. Misalnya, alih-alih nama tugas Prioritas, Anda dapat memasukkan nama tugas terpenting Anda untuk setiap hari. Lebih baik lagi, buat rencana mingguan Anda dengan mempersonalisasi template ini.

Templat jadwal kerja jarak jauh untuk jam kerja tetap

Jika pekerjaan jarak jauh Anda terdiri dari jam tetap, Anda akan memiliki jadwal yang cukup beragam. Alih-alih berurusan dengan aktivitas pribadi Anda sepanjang hari, Anda akan melakukannya sebelum atau sesudah bekerja. Tapi, setelah Anda selesai dengan hari kerja Anda, Anda akan dapat bersantai dan menghabiskan sepanjang sore untuk waktu luang Anda.

Unduh Tetap jadwal kerja jarak jauh

Dalam hal ini, kami membuat template untuk karyawan yang bekerja dari jam 9 pagi sampai jam 5 sore. Seperti yang Anda lihat, jam kerja dikelompokkan bersama di sini, sementara aktivitas pribadi berlangsung di pagi hari, siang hari, dan malam hari.

Perbedaan antara yang pertama dan templat ini adalah bahwa jadwal kerja jarak jauh tetap berisi bidang bernama Waktu buka ditambah istirahat makan siang. Ini adalah pengingat Anda untuk istirahat dan makan siang selama satu jam yang tidak terjadwal.

Blok waktu lainnya sama, jadi Anda memiliki tugas Prioritas, menangani Email dan tugas rutin, lalu Rapat dan panggilan pada hari Senin dan Selasa. Dari Rabu hingga Jumat, Anda harus menghindari rapat dan fokus pada pekerjaan Mendalam. Karena jamnya tetap, ritual penutupan terjadi pada waktu yang sama setiap hari. Ini memastikan bahwa Anda akan menyelesaikan hari kerja Anda dengan benar, tepat waktu, lalu masuk ke mode tidak aktif.

Sama seperti dengan jadwal kerja jarak jauh yang fleksibel, jangan ragu untuk menyesuaikan template ini sesuai keinginan.

Kesimpulan

Telecommuting memberi Anda banyak fleksibilitas. Anda dapat melakukan tugas dari kantor di rumah, dari taman, atau ruang kerja bersama. Bagi sebagian karyawan, bekerja dari jarak jauh juga berarti dapat memilih jam kerja, sedangkan bagi sebagian lainnya, jam kerjanya tetap. Dalam kedua kasus tersebut, memiliki semacam struktur mingguan akan sangat membantu produktivitas Anda. Dengan mengikuti jadwal kerja jarak jauh, Anda akan menyelesaikan tugas pekerjaan Anda tepat waktu dan mengurus tugas pribadi harian Anda. Selain itu, Anda akan dapat menghabiskan waktu bersama keluarga dan teman, yang memainkan peran penting dalam menjaga keseimbangan kehidupan kerja Anda.