Sistem Telepon Kantor Jarak Jauh: Fitur, Biaya, dan Manfaat

Pandemi COVID-19 memaksa banyak bisnis untuk bekerja dari jarak jauh. Dan seperti yang kami ketahui, banyak karyawan tidak perlu bekerja di dalam gedung kantor untuk menjadi produktif — tetapi mereka membutuhkan peralatan yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan secara efisien.

Sekarang, di lingkungan pencari kerja, banyak calon karyawan ingin tahu apakah Anda memiliki manfaat bekerja dari rumah. Perusahaan yang cepat beradaptasi dengan perubahan di pasar cenderung mengungguli perusahaan yang tidak. Jadi apa yang dapat Anda lakukan untuk membuat tim Anda siap bekerja dari rumah? Salah satu solusinya adalah dengan mengadopsi sistem telepon kantor jarak jauh sehingga tim Anda dapat berkomunikasi dari mana saja.

Survei komunikasi bisnis terbaru kami mengungkapkan bahwa lebih dari 38% perusahaan memiliki anggota tim yang bekerja dari jarak jauh, dan bagi mereka yang tidak secara fisik datang ke kantor , mereka lebih cenderung berkomunikasi dengan atasan mereka melalui email atau telepon.

Jadi, inilah saatnya untuk memberikan apa yang mereka inginkan — telepon bisnis yang dapat diakses dari mana saja. Saatnya untuk mendapatkan sistem telepon kantor jarak jauh untuk tim Anda .

Mari gali fitur penting, biaya, dan manfaat menarik yang dapat Anda harapkan dari sistem telepon kantor jarak jauh:

• Fitur yang harus dimiliki dari sistem telepon jarak jauh
• Biaya sistem telepon jarak jauh
• Manfaat Sistem Telepon Jarak Jauh
  • Gunakan nomor telepon kantor Anda untuk bekerja dari rumah
  • Tetap terhubung dengan klien & rekan kerja
  • Semua orang berbagi satu sistem telepon kantor
  • Ketersediaan saat bepergian
  • Konferensi suara & video
  • Tetap teratur & fokus
  • Buat izin pengguna khusus dan terperinci
  • Pendekatan tanpa pemeliharaan untuk keamanan sistem telepon
  • Lindungi privasi pribadi
• Masa Depan Sistem Telepon Kantor Jarak Jauh

Apa yang harus saya cari dalam sistem telepon kantor jarak jauh? 12 Fitur yang Harus Dimiliki

Alat dan strategi kerja jarak jauh memainkan peran penting dalam mencapai fleksibilitas yang lebih besar di tempat kerja. Cara terbaik untuk membuat sistem telepon kantor jarak jauh adalah memulai dengan sistem telepon VoIP yang berkualitas.

Sistem telepon VoIP memberi pengguna fungsionalitas yang dulu disediakan untuk pusat panggilan tingkat lanjut. Fitur-fitur ini sekarang menjadi standar untuk sebagian besar sistem telepon kantor modern.

Berikut adalah 12 fitur VoIP teratas yang harus Anda cari saat memilih sistem telepon kantor jarak jauh:

1. Distribusi panggilan otomatis - Jika Anda menjalankan semua jenis pusat panggilan, seperti layanan pelanggan atau pusat panggilan dukungan pelanggan, distribusi panggilan otomatis (ACD) adalah teman terbaik Anda. Dengan ACD, Anda dapat menetapkan aturan dan kriteria sehingga panggilan masuk secara otomatis didistribusikan dan diarahkan ke ekstensi atau grup yang tersedia.
2. Penjawab otomatis - Sistem telepon VoIP pihak ketiga membuat panggilan lebih efisien dan profesional dengan penjawab otomatis. Asisten virtual menyapa penelepon dengan menu dan mengarahkan mereka ke ekstensi atau nomor lokal.
3. ID Penelepon - Tidak ada tentang bekerja di luar lokasi yang harus melibatkan permainan tebak-tebakan. ID Penelepon memungkinkan agen jarak jauh melihat siapa yang menelepon bahkan ketika mereka jauh dari telepon bisnis mereka.
4. Penerusan panggilan - Jika agen menerima panggilan masuk dan mereka jauh dari telepon bisnis mereka, mereka dapat menerima panggilan di ponsel mereka. Fitur dan transfer panggilan ini membuat transisi menjadi cepat dan mulus.
5. Antrian panggilan - Antrian panggilan otomatis membuat penelepon ditahan saat tim Anda sibuk. Jika volume panggilan tinggi, fitur ini menurunkan kemungkinan penelepon menutup telepon. Ini adalah suatu keharusan jika sistem telepon Anda menerima lonjakan panggilan.
6. Pesan suara visual - Sistem pesan suara standar sangat membantu dan mudah. Namun, mengelola pesan suara tidak efisien. Sistem telepon kantor jarak jauh memungkinkan tim Anda mendengarkan pesan suara di komputer mereka, memutarnya kembali menggunakan aplikasi seluler, dan merawatnya dengan cepat.
7. Pesan suara ke email - Apa yang lebih efisien daripada pesan suara? Sebuah sistem yang secara otomatis menyalin pesan suara Anda dan mengirimkannya ke kotak masuk Anda. Kemampuan ini menghemat waktu tim Anda dalam mendengarkan pesan pesan suara dan meningkatkan waktu respons Anda. Sama seperti email, mereka juga dapat diteruskan.
8. Penerusan pesan suara - Terkadang hal-hal kecil yang meningkatkan konsentrasi secara besar-besaran. Pertimbangkan skenario umum—anggota tim menerima panggilan tetapi tidak dapat langsung menjawab. Gunakan fitur ini untuk meneruskan pesan ke rekan satu tim sehingga Anda dapat fokus pada proyek Anda.
9. Manajemen panggilan tingkat lanjut - Karyawan Anda mungkin tidak semuanya berada di bawah satu atap, tetapi Anda masih dapat mengelola dengan lebih efektif. Dengan VoIP, Anda mendapatkan akses ke fitur panggilan yang lebih canggih seperti panggilan N-Way, jembatan konferensi, dan dering simultan. Semuanya dapat disesuaikan dengan kebutuhan kantor Anda.
10. Analisis panggilan - Sistem kantor berbasis cloud sangat ideal untuk menggabungkan jumlah data yang luar biasa. Kapan waktu puncak panggilan Anda? Dari mana asal panggilan? Melacak kinerja individu dan tim membantu Anda melayani pelanggan dengan lebih baik. Analisis panggilan memberikan laporan objektif di dasbor yang mudah dibaca. Anda bahkan dapat menampilkan metrik dan KPI dengan tim Anda.
11. Perekaman panggilan - Terapkan perekaman panggilan otomatis dan sesuai permintaan untuk melatih tim penjualan dan dukungan Anda. Para pemimpin bisnis menghargai peningkatan akuntabilitas. Karena panggilan telepon direkam di cloud, Anda tidak memerlukan peralatan atau kabel tambahan.
12. Aplikasi Seluler - Melampaui lingkungan kantor biasa dengan menyediakan aplikasi seluler berfitur lengkap kepada staf Anda. Untuk tim jarak jauh, mereka tidak pernah ketinggalan dengan aplikasi iPhone atau Android yang terhubung ke sistem telepon bisnis yang sama.

Berapa Biaya Sistem Telepon Jarak Jauh?

Ini pertanyaan yang wajar—apa yang akan Anda belanjakan untuk sistem telepon kantor jarak jauh ?

Harganya bervariasi (tergantung pada fitur yang Anda butuhkan, biayanya bisa kurang dari $20 per baris), tetapi hampir selalu lebih murah daripada pengaturan telepon rumah. Ada beberapa alasan mengapa.

Pertama, Anda tidak terikat dengan perangkat keras yang mahal. Aplikasi komputer bebas perangkat keras, yang disebut softphones, adalah pilihan terbaik Anda untuk telepon jarak jauh. Mengganti telepon meja membantu bisnis mewujudkan penghematan yang signifikan. Karyawan jarak jauh Anda dapat mengunduh aplikasi softphone di ponsel Android dan Apple, serta program desktop untuk komputer Mac dan Windows.

Kedua, itu penuh fitur. Sistem telepon jarak jauh menyediakan lebih banyak fitur telepon daripada saluran telepon tradisional. Karena sebagian besar fitur ini biasanya disertakan untuk satu tarif tetap, Anda tidak akan terkena biaya kejutan.

Ketiga, lebih cepat dan lebih hemat biaya untuk menambahkan saluran telepon baru ke sistem telepon kantor jarak jauh Anda. Anda tidak perlu memasang saluran telepon tambahan dan kabel ke sistem PBX tradisional. Menambahkan lebih banyak saluran VoIP hanya dengan beberapa klik saja.

Terakhir, Anda dapat menghemat lebih banyak lagi dengan perjanjian tahunan dibandingkan dengan pembayaran bulanan.

Dalam hal biaya, sistem telepon kantor jarak jauh bertenaga VoIP adalah investasi terbaik Anda. Tapi bagaimana dengan manfaatnya? Bagaimana jika dibandingkan dengan sistem telepon tradisional?

Apa Manfaat Sistem Telepon Jarak Jauh?

Akses jarak jauh berarti fleksibilitas, dan fleksibilitas adalah kunci untuk layanan pelanggan terbaik. Lagi pula, kebutuhan pelanggan sama banyaknya dengan jumlah pelanggan. Dan semakin banyak sumber daya yang Anda miliki, semakin baik perlengkapan staf Anda untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Berikut adalah manfaat utama yang dapat dilihat bisnis Anda dari mendapatkan sistem telepon kantor jarak jauh:

1. Gunakan nomor telepon kantor Anda untuk bekerja dari rumah.

Ingin tahu bagaimana Anda dapat menggunakan telepon kantor dari rumah? VoIP dan sistem telepon kantor jarak jauh adalah solusi yang Anda butuhkan. Sekarang Anda tidak lagi terikat pada meja Anda untuk menerima panggilan, saluran telepon VoIP dapat menerima dan menerima panggilan dari mana saja Anda memiliki internet. Tidak perlu meneruskan panggilan dari telepon meja Anda, Anda dapat menerima panggilan dari aplikasi dan bekerja dari mana saja, dari mana saja Anda memiliki internet.

2. Tetap Terhubung dengan Klien & Rekan Kerja

Saat Anda jauh dari kantor, Anda seolah-olah sedang sakit. Saat Anda tidak terlihat, sulit bagi tim dan pelanggan Anda untuk menghubungi Anda. Sistem telepon jarak jauh memungkinkan tim Anda tetap online dan dapat diakses di mana pun mereka bekerja.

Untuk konektivitas yang lebih baik lagi, sistem telepon awan berisi direktori terkelola dan buku alamat, jadi tetap berhubungan tidak pernah semudah ini.

3. Semua Orang Berbagi Satu Sistem Telepon Kantor

Saat bekerja dari rumah , berkomunikasi dengan anggota tim lainnya bisa jadi merepotkan. Dengan sistem telepon kantor jarak jauh yang dirancang untuk mendukung karyawan jarak jauh, Anda tidak akan mengalami masalah ini.

Ketika waktu dan uang dipertaruhkan, Anda tidak ingin melacak ponsel pribadi. Dengan satu sistem telepon VoIP, penerusan panggilan membuat tim Anda tetap terhubung di dalam dan di luar kantor.

Sistem PBX virtual juga menyediakan nomor lokal dan bebas pulsa. Sistem PBX memungkinkan karyawan tetap dapat diakses dengan menggunakan ekstensi kantor mereka.

4. Ketersediaan Saat Dalam Perjalanan

Bekerja dari rumah sangat berbeda dengan bekerja di kantor. Pekerja jarak jauh seringkali memiliki kendali lebih besar atas jadwal mereka, terutama jika mereka bepergian.

Manfaat yang berlaku di sini adalah bahwa sistem telepon kantor tidak pernah mengorbankan fitur jika karyawan jauh dari kantor. Dengan aplikasi telepon bisnis yang andal, karyawan dapat mengakses saluran telepon mereka dari komputer atau smartphone mana pun. Yang diperlukan hanyalah koneksi internet — ini dapat berfungsi dengan baik bahkan melalui Wi-Fi.

Karyawan jarak jauh tidak perlu mengambil risiko kehilangan panggilan telepon penting saat mereka sedang bepergian. Mobilitas memperkuat bisnis Anda dengan memastikan bahwa agen dapat diandalkan di setiap perangkat.

5. Konferensi Suara & Video

Komunikasi adalah inti dari setiap tim yang sukses. Dari Fortune 500 hingga Navy SEAL. Membangun irama teratur dan kepercayaan dalam komunikasi tim adalah apa yang membuat mereka sukses.

Anda tidak dapat membiarkan percakapan sampai pada interpretasi. Berbicara kepada tim Anda secara langsung melalui kekuatan video dan menyampaikan presentasi secara langsung sangat berharga. Hal ini memungkinkan untuk klarifikasi cepat dan ekspresi nada dan nuansa. Bahkan memperkuat tim jarak jauh Anda secara keseluruhan.

Jika Anda menemukan bahwa anggota kantor Anda melompat di antara aplikasi yang berbeda untuk berbicara, itu sudah matang untuk krisis komunikasi . Agar tetap fokus, batasi jumlah gerakan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas sederhana seperti saat mengobrol dengan tim Anda.

Sistem telepon kantor jarak jauh menyediakan komunikasi terpadu yang memudahkan peralihan antara suara, video, obrolan, dan email. Apa pun situasinya, tim Anda terlindungi.

Cari kemampuan video yang menawarkan obrolan video satu lawan satu serta berbagi layar. Fungsi-fungsi ini melengkapi rutinitas sehari-hari yang dibagikan oleh manajer dan laporan mereka. Aplikasi pribadi seperti Skype atau Google Hangouts tidak cocok untuk bisnis.

Pada akhirnya, Anda tidak menginginkan ketidakpastian. Konferensi video ideal untuk presentasi, promosi penjualan, atau demo produk.

6. Tetap Terorganisir & Fokus

Tahukah Anda bahwa sistem telepon cloud membantu menjaga lingkungan kerja yang produktif? Ini adalah pahlawan kantor tanpa tanda jasa. Dengan tim jarak jauh , sistem telepon Anda perlu ada untuk membantu mereka tetap teratur dan produktif.

Dengan direktori perusahaan yang selalu diperbarui, karyawan dapat menemukan satu sama lain dan memulai percakapan. Ini menghemat waktu dalam memecahkan pertanyaan pelanggan dan mengundang lebih banyak komunikasi langsung.

Demikian juga, ketika saatnya untuk fokus mendalam, sistem telepon Anda mengelola kehadiran online Anda untuk memberi tahu orang lain bahwa Anda sedang rapat, pergi, atau hanya offline.

Apa pun itu, Anda menginginkan sistem telepon yang mudah digunakan dan diadopsi secara luas sejak hari pertama.

7. Buat izin pengguna khusus yang terperinci

Bagaimana Anda melindungi sistem telepon perusahaan Anda dari kesalahan atau penyalahgunaan internal? Dengan model zero-trust, Anda dapat menetapkan izin untuk memilih fitur VoIP berdasarkan kebutuhan.

Izin khusus pengguna dan lokasi memberikan kontrol kepada organisasi atas siapa yang mengelola pengaturan sistem. Pengaturan keamanan ini memungkinkan Anda mempertahankan akses ke fitur komunikasi tanpa membahayakan kelangsungan bisnis Anda.

Para pemimpin TI dapat bernafas lebih lega mengetahui sistem telepon mereka di-host di cloud, membuatnya tahan terhadap bencana alam dan bahkan sabotase.

8. Pendekatan tanpa pemeliharaan untuk keamanan sistem telepon

Sangat penting untuk memahami bagaimana penyedia VoIP mengontrol dan memelihara semua protokol keamanan sistem telepon Anda. Konsep ini berarti perusahaan Anda tidak perlu memelihara infrastruktur keamanan.

Karena sistem telepon Anda menggunakan VoIP, itu berarti juga menggunakan SIP untuk membuat setiap panggilan telepon dan pesan. Sama seperti bagaimana situs web mengamankan semua lalu lintas antara pengguna dan server, sistem telepon Anda dapat menawarkan fungsi yang sama.

Sistem telepon kantor jarak jauh yang kuat memungkinkan Anda mengaktifkan keamanan panggilan yang ditingkatkan antar pengguna. Ini tidak menghasilkan latensi tambahan, dan Anda dapat yakin bahwa orang lain tidak dapat menguping percakapan. Enkripsi panggilan dimungkinkan karena Transport Layer Security ( TLS ) dan Secure Real-Time Transport Protocol (SRTP).

Hubungi penyedia VoIP Anda untuk mengonfirmasi pengaturan keamanan mereka untuk perusahaan Anda.

9. Lindungi Privasi Pribadi

Bahkan staf di tempat berkomunikasi dengan klien dan kolega di luar kantor. Ketika ini terjadi, mereka sering menggunakan informasi kontak pribadi untuk panggilan bisnis.

Sayangnya, ini juga mengundang kontak yang tidak diinginkan melalui saluran komunikasi yang tidak dikelola perusahaan Anda. Orang-orang cukup protektif dalam hal nomor ponsel pribadi mereka.

Dari sudut pandang bisnis, situasi ini secara signifikan dapat merusak kredibilitas. Menjangkau klien melalui ponsel pribadi atau nomor telepon rumah tidak profesional.

Sistem VoIP berbasis cloud memisahkan nomor telepon bisnis dan nomor pribadi.

Mengakses email Anda dari rumah atau komputer pribadi cukup sederhana. Mengapa sistem telepon bisnis Anda tidak fleksibel? Sebaiknya semua komunikasi bisnis Anda dicatat dan didokumentasikan untuk referensi nanti.

Terkait: Pro & Kontra Bekerja Dari Rumah vs. Bekerja di Kantor

Cara mengatur sistem telepon kantor jarak jauh

1. Uji koneksi internet Anda untuk memastikan dapat mendukung semua fitur VoIP.

Pertama, Anda harus memiliki koneksi internet yang dapat mendukung semua fitur VoIP yang Anda minati. Aturan umumnya adalah Anda memerlukan sekitar 100 kbps upload dan download per baris.

Ikuti tes kecepatan VoIP ini untuk melihat apakah koneksi internet Anda siap menangani VoIP.

2. Pilih penyedia dan paket VoIP.

Tentu saja, kami ingin Anda memilih kami — Nextiva — adalah penyedia layanan VoIP Anda, tetapi Anda harus memilih penyedia yang memiliki fitur yang dibutuhkan bisnis Anda.

Pertama, pertimbangkan fitur VoIP yang paling penting untuk bisnis Anda. Mengetahui daftar fitur pilihan Anda akan membantu Anda mempersempit penyedia terbaik untuk bisnis Anda.

3. Dapatkan nomor telepon bisnis.

Jika Anda sudah memiliki nomor telepon bisnis, banyak penyedia VoIP dapat menggunakan nomor telepon Anda yang ada saat mereka mengatur sistem telepon kantor jarak jauh Anda.

Jika Anda belum memiliki nomor telepon bisnis, banyak penyedia VoIP akan menyertakan nomor telepon dalam paket Anda. Yang perlu Anda ketahui untuk mendapatkan nomor telepon bisnis adalah jenis nomor yang Anda inginkan — lokal, bebas pulsa, meja rias, atau virtual.

4. Atur telepon kantor jarak jauh Anda.

Setelah Anda memiliki penyedia dan perangkat keras, saatnya untuk menyelesaikan penyiapan di kantor Anda. Langkah-langkah spesifik tergantung pada perangkat keras dan jumlah karyawan. Lihat video ini dari Nextiva dengan semua detailnya.

Masa Depan Sistem Telepon Kantor Jarak Jauh

Ketika karyawan menjadi agnostik lokasi, demikian juga sistem telepon perusahaan. Para pemimpin bisnis akan melihat manfaat yang telah terbukti dari sistem telepon berbasis cloud .

Perusahaan telah menyadari manfaat cloud. Jutaan bisnis mengirim dan menerima email menggunakan Google dan Office 365, menyelamatkan mereka dari pemeliharaan server yang mahal.

Pindah ke sistem telepon kantor jarak jauh adalah langkah besar berikutnya.

Bisnis akan terus mengembangkan teknologi dan platform mereka untuk mendukung karyawan mereka. Upwork memproyeksikan bahwa pada tahun 2028 hampir tiga perempat pengusaha akan memiliki tim jarak jauh.

Salah satu contoh perubahan dramatis ini adalah mesin faks. Dulu dianggap sebagai makanan pokok khas kantoran sekarang sudah cukup langka. Hari ini, Anda dapat mengirim dan menerima faks menggunakan layanan faks online seperti email. Faks online menyelamatkan bisnis dari perangkat keras besar, toner, dan meningkatkan alur kerja internal.

Mempertahankan keserbagunaan dalam telekomunikasi Anda membantu bisnis mempersiapkan diri untuk keadaan yang tidak terduga. Memindahkan sistem telepon Anda ke cloud akan membantu organisasi Anda berinovasi dan bertahan dari segala perubahan di pasar.