8 Tips Kolaborasi Jarak Jauh untuk Memaksimalkan Produktivitas

Bagi pekerja, kolaborasi jarak jauh adalah norma baru. Tetapi banyak organisasi berjuang untuk mencapai tingkat produktivitas pra-jarak jauh.

Itu diharapkan. Saat karyawan terbiasa dengan rapat tatap muka, atau sekadar mampir ke meja lain untuk membicarakan suatu masalah, bahkan tugas kecil pun dapat membengkak menjadi rantai email yang panjang, tenggat waktu yang terlewat, dan IM yang terlupakan saat memerlukan kolaborasi jarak jauh.

Tapi tidak perlu seperti ini. Berikut adalah 8 tips untuk membantu Anda meningkatkan kolaborasi jarak jauh.

8 Tips kolaborasi jarak jauh

1. Kurangi jarak afinitas

Bagi siapa pun, jarak dapat mengisolasi, tetapi itu terutama berlaku untuk anggota tim jarak jauh. Lebih dari sekadar jarak fisik, ada dua jenis lain yang harus diatasi tim untuk bekerja secara efisien:

• Jarak operasional (ukuran tim, bandwidth, dan tingkat keahlian)
• Jarak afinitas (nilai, kepercayaan, dan saling ketergantungan)

Menurut artikel HBR oleh Erica Dhawan dan Tomas Chamorro-Premuzic, tim jarak jauh paling terpengaruh oleh jarak afinitas. Tanpa interaksi tatap muka dan kerja tim yang konsisten untuk membangun kepercayaan, karyawan jarak jauh dapat merasa kurang seperti bagian dari tim, dan lebih seperti orang yang berinteraksi dengan avatar email. Kurangnya bahasa tubuh, teks yang ambigu, dan batas yang menyusut antara pekerjaan dan rumah semuanya menghadirkan ancaman terhadap kolaborasi jarak jauh.

Tetapi meskipun Anda tidak dapat menghilangkan jarak afinitas, Dhawan dan Chamorro-Premuzic menyarankan ada cara mudah untuk menguranginya:

Coba alihkan sebagian besar komunikasi jarak jauh ke panggilan video biasa, yang merupakan sarana yang jauh lebih baik untuk membangun hubungan dan menciptakan empati daripada email atau panggilan suara. Dan rancang ritual membangun tim virtual yang memungkinkan orang berinteraksi secara teratur dan merasakan keterampilan kolaborasi mereka dalam tindakan.

Obrolan video mudah digunakan di saluran komunikasi Anda. Untuk membangun tim, ada banyak ide untuk pertemuan virtual yang berpusat pada hari-hari bertema atau latihan yang menyenangkan.

Semakin Anda bekerja untuk memerangi isolasi bawaan dari pekerjaan jarak jauh, semakin sedikit jarak afinitas yang akan berdampak negatif pada tim Anda.

2. Tetapkan batasan dan patuhi itu

Untuk tim jarak jauh, pekerjaan hampir tidak pernah dimulai pada jam 9 pagi atau berakhir pada jam 5 sore, bahkan jika itu pernah dilakukan di kantor. Ketika ruang hidup Anda sama dengan ruang kerja Anda, batasan tidak terlihat jelas, tetapi penting untuk ditetapkan. Dhawan dan Chamorro-Premuzic menyajikan dua skenario yang menunjukkan alasannya:

Pada pukul 10 malam, seorang pengacara perusahaan mendapat SMS dari seorang kolega dan bertanya-tanya (bukan untuk pertama kalinya) apakah ada protokol tentang SMS terkait pekerjaan setelah jam tertentu.

Setelah makan malam klien yang panjang dan cair, seorang eksekutif periklanan membuka email dari atasannya yang mengingatkannya untuk menyerahkan pengeluarannya tepat waktu. Terganggu oleh manajemen mikro ini, dia segera merespons dengan pikirannya yang tidak disensor.

Sangat mudah untuk melihat mengapa kedua interaksi ini dapat mengganggu karyawan jarak jauh. Juga mudah untuk dipahami bahwa bos seorang eksekutif periklanan tidak tahu bahwa dia sedang makan malam, dan bos seorang pengacara perusahaan dapat lupa waktu, atau berasumsi bahwa semua rekannya gila kerja.

Itulah mengapa batasan sangat penting untuk tim jarak jauh. Mereka mengurangi kemungkinan asumsi dan miskomunikasi yang dapat merusak hubungan tim. Tidak mengherankan, survei dari FYI menunjukkan bahwa dua masalah terbesar yang dihadapi pekerja jarak jauh terkait dengan komunikasi dan penetapan batasan:

Bagaimana mengatur batas-batas

Dua cara penting untuk menetapkan batasan ini adalah dengan waktu dan jenis komunikasi:

• Waktu : Jika jam Anda beroperasi di kantor adalah jam 9 sampai jam 5, pastikan tim jarak jauh Anda mengetahui bahwa komunikasi apa pun setelah jam 5 mungkin tidak akan dijawab hingga jam 9 pagi keesokan harinya. Meskipun ini bukan kebijakan saat Anda berada di kantor, hal serupa penting untuk ditetapkan saat karyawan jarak jauh sudah merasa selalu bekerja. Ini juga akan memastikan skenario seperti yang di atas tidak akan terjadi.
• Ketik : Jika seorang kolega mengirim email, Anda tidak akan merasa harus segera menjawabnya. Sebaliknya, jika mereka mengirim pesan Slack, Anda cenderung merespons sedikit lebih cepat. Disadari atau tidak, jenis komunikasi memiliki tingkat urgensi yang melekat padanya.

Dari yang kita gunakan setiap hari, email memiliki prioritas terendah, pesan instan sedikit lebih tinggi, SMS sedikit lebih tinggi dari itu, dan panggilan telepon adalah yang tertinggi. Masing-masing harus digunakan sebagaimana mestinya. Jangan menelepon tentang sesuatu yang tidak mendesak, dan dengan cara yang sama, jangan mengirim email tentang sesuatu yang penting.

Jika Anda tipe orang yang menjangkau berbagai platform, hierarki komunikasi ini cocok untuk Anda. Teks dan panggilan telepon harus disediakan untuk masalah mendesak dan tidak disalahgunakan. Berusahalah untuk menjaga semua komunikasi bisnis dalam jam kerja, kecuali itu tentang sesuatu yang cukup penting untuk menjamin teks atau panggilan.

Ketika pekerjaan dan rumah seringkali merupakan tempat yang sama, karyawan jarak jauh membutuhkan waktu dan ruang untuk mematikan dan memulihkan tenaga, baik di sofa sendirian atau di restoran bersama teman. Tanpa batasan yang jelas, tim jarak jauh tidak akan tahu kapan pekerjaan selesai, dan manajer tidak akan tahu kapan mereka melewati batas.

3. Bangun waktu untuk gangguan

Microsoft Teams rusak, Hangouts tidak mendukung berbagi layar, penjahat merusak rapat Zoom Anda…

Kita semua pernah mengalami kesulitan teknis dengan alat kolaborasi jarak jauh, jadi sekarang, kita harus siap menghadapinya. Namun, beberapa tim jarak jauh tidak. Dan menyelesaikannya sering melibatkan meraba-raba platform, beralih ke yang lain, menunda acara terjadwal lainnya, atau bahkan menangguhkannya hingga nanti.

Jadi bagaimana Anda merencanakan untuk mereka? Menurut Bob Sutton, pakar perilaku organisasi, Anda akan mengharapkan presentasi virtual bertahan 25% lebih lama daripada presentasi langsung jika kontennya serupa. Dengan kata lain, untuk setiap jam yang Anda perkirakan akan berlangsung rapat, tambahkan 15 menit ke waktu pelaksanaan. Jika dijadwalkan setengah jam, perkirakan sekitar 40 menit. Anda cenderung menemukan diri Anda tidak teratur atau panik untuk memperbaiki masalah dengan cepat.

4. Membuat data dapat diakses oleh organisasi

Salah satu masalah terbesar dalam berkolaborasi dari jarak jauh adalah bahwa jarak secara inheren menciptakan silo. Tidak mudah mendapatkan informasi dari orang-orang ketika mereka tidak berada di satu lokasi.

Jika desainer Anda tidak merespons email dan Slack, misalnya, dan Anda memerlukan file gambar yang ada di hard drive mereka, Anda tidak dapat berjalan menyusuri lorong ke kantor mereka. Anda terpaksa menunggu.

Ketika penulis membutuhkan gambar untuk menulis judul, pengembang membutuhkan wireframe untuk membuat halaman berfungsi, dan klien menunggu manajer untuk menyetujui produk jadi, mudah untuk melihat bagaimana hanya satu penghalang jalan yang dapat memperlambat keseluruhan proyek. secara signifikan.

Untuk memastikan hal ini tidak terjadi, informasi harus mengalir bebas melalui organisasi.

• Simpan data secara online di lokasi terpusat yang dapat diakses oleh semua orang.
• Berikan departemen akses ke file dan folder yang relevan.
• Bagikan jadwal di antara karyawan sehingga mereka memiliki gagasan tentang ketersediaan.

Meskipun banyak organisasi telah melakukan perubahan ini, beberapa organisasi tradisional dapat bertahan dengan beroperasi dengan cara lama. Tetapi sekarang sebagian besar bekerja dari jarak jauh jika akses informasi tidak diprioritaskan, kolaborasi jarak jauh pasti akan terganggu.

5. Jangan berhemat pada manajemen proyek

Mengelola pekerjaan jarak jauh tidak sama dengan mengelola pekerjaan tatap muka. Meskipun Anda mungkin dapat beroperasi tanpa alat manajemen proyek saat tim Anda berada di kantor, akan segera terlihat bahwa Anda tidak dapat bekerja dari jarak jauh.

Untuk alasan yang sama, bisnis jarak jauh perlu mengatur data agar dapat diakses; Anda tidak boleh berhemat pada perangkat lunak manajemen proyek. Alat seperti Trello dan Asana membantu tim memenuhi tenggat waktu dengan meminta pertanggungjawaban anggota dan memungkinkan manajer mengatur proyek menjadi tugas individu yang lebih kecil. Tugas-tugas ini ditulis secara rinci dan diberikan kepada anggota tim tertentu:

Jika tim dalam contoh di atas menggunakan Trello, manajer dapat menentukan bahwa desainer mengunggah filenya ke perangkat lunak, atau platform berbagi file seperti Dropbox, pada tanggal tertentu. Dengan cara ini, setelah desain selesai, perancang akan mengetahui bahwa tugasnya belum selesai sampai dia mengunggah file ke folder bersama. Perancang dapat menandai tugas selesai, dan perangkat lunak akan memberi tahu copywriter untuk mulai menulis judul halaman. Prosesnya meminimalkan check-in melalui pesan instan dan panggilan video yang lebih lama, membebaskan waktu untuk fokus pada proyek.

Ini mungkin terdengar sederhana, tetapi penghalang jalan yang berakhir dengan tenggat waktu tidak membutuhkan solusi yang rumit. Mereka membutuhkan solusi yang terorganisir. Ketika setiap pekerja jarak jauh memiliki alat dan alur kerja mereka sendiri, zona waktu yang berbeda, solusi manajemen tugas adalah suatu keharusan untuk menjaga tim jarak jauh tetap pada jalurnya.

6. Berinvestasi dalam alat kolaborasi jarak jauh

Sejak mereka mulai bekerja dari rumah, hampir dua pertiga pekerja berpengetahuan telah meningkatkan penggunaan alat kolaborasi. Tetapi menemukan perangkat lunak kolaborasi yang tepat untuk pekerjaan itu tidak selalu mudah.

Contoh

Di departemen yang membutuhkan pertemuan mendalam dan tatap muka, masuk akal untuk berinvestasi dalam solusi konferensi video berdaya tinggi seperti Zoom. Untuk yang lebih mengandalkan konten, alat yang mirip dengan dokumen Google yang memungkinkan komentar dan pengeditan grup lebih berguna.

Tapi bagaimana dengan departemen periklanan yang berfokus pada desain, di mana masukan dari penulis, desainer, pengembang, ahli strategi, dan bahkan manajer diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek?

Biasanya, kolaborasi tim pada desain halaman dapat berarti rangkaian email yang berantakan dan tangkapan layar yang ditandai. Tidak dengan Instapage.

Saat Anda perlu membuat halaman arahan pasca-klik dengan tim, Solusi Kolaborasi Instapage memungkinkan setiap anggota untuk bekerja di halaman yang sama secara real-time. Rancang elemen halaman, tulis salinan, edit kode, tinggalkan komentar, dan kirimkan untuk disetujui oleh manajer. Pelajari lebih lanjut di sini tentang bagaimana solusi kolaborasi Instapage dapat segera meningkatkan produktivitas Anda.

7. Evaluasi kembali standar produktivitas Anda

Lingkungan kerja jarak jauh saat ini adalah hasil dari fenomena tertentu yang tidak dipersiapkan oleh siapa pun. Tim tidak dilatih untuk pekerjaan jarak jauh, sistem tidak diterapkan. Dan karena alasan ini, tidak realistis untuk berpikir bahwa produktivitas tim jarak jauh akan mencapai level sebelum transisi. Setidaknya dalam jangka pendek.

Menutup kesenjangan dalam produktivitas ini dengan tim yang bekerja terlalu keras akan memiliki efek sebaliknya. Apa yang lebih mungkin terjadi adalah Anda akan membuat mereka kelelahan atau menciptakan lingkungan kerja yang tidak bersahabat. Tingkat produktivitas saat ini tidak selalu mudah untuk ditingkatkan. Seorang manajer akan lebih baik mengevaluasi kembali ukuran produktivitas mereka saat ini, dan bekerja untuk mendukung karyawan jarak jauh dengan apa yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan itu.

8. Tanyakan karyawan Anda apa yang mereka butuhkan dari Anda

Harapan seorang manajer karyawan jarak jauh jauh berbeda dari rata-rata manajer kantor. Sebagai posisi yang berorientasi pada orang, seorang manajer mungkin mengalami kesulitan transisi ke lingkungan yang terisolasi di mana komunikasi tidak mudah dan jarang tatap muka.

Jika Anda mengarahkan tim jarak jauh baru dan Anda tidak yakin bagaimana mendukung mereka, hal terburuk yang dapat Anda lakukan adalah berpura-pura tahu apa yang Anda lakukan, atau menganggap Anda tahu apa yang diinginkan karyawan Anda. Setiap bisnis berbeda.

Di mana seseorang mungkin mendapat manfaat dari perangkat lunak baru, yang lain mungkin memerlukan batasan yang lebih ketat untuk mengisi ulang setelah selesai dengan hari kerja. Tidak ada salahnya jika Anda tidak tahu persis apa yang dibutuhkan tim Anda. Bertanya kepada mereka lebih baik daripada membuang-buang sumber daya untuk solusi yang tidak akan mengarah ke kolaborasi jarak jauh yang lebih baik.

Dapatkan demo perusahaan dari Instapage

Salah satu cara paling efektif untuk mendukung tim jarak jauh adalah memastikan Anda memiliki alat kolaborasi jarak jauh yang tepat. Instapage hadir dengan Solusi Kolaborasi untuk memecah silo yang disebabkan oleh ketiga jenis jarak. Cari tahu cara mendapatkan seluruh tim Anda di halaman yang sama, membuat halaman arahan pasca-klik lebih cepat dari sebelumnya, dengan mengklaim demo perusahaan gratis.