Manajemen jarak jauh: Panduan mendalam tentang memimpin tim jarak jauh

Apakah Anda telah memimpin tim jarak jauh untuk sementara waktu atau Anda hanya mempertimbangkan untuk mentransisikan tim Anda ke pengaturan jarak jauh, Anda mungkin telah memperhatikan betapa meluasnya pekerjaan jarak jauh.

Faktanya, penelitian telah menunjukkan bahwa lebih dari 40 juta orang Amerika sangat mungkin untuk beralih ke pengaturan yang sepenuhnya jauh dalam lima tahun ke depan.

Oleh karena itu, manajer yang menguasai nuansa memimpin tim jarak jauh tampaknya sangat mungkin untuk berkembang.

Namun, Anda mungkin menyadari bahwa pengaturan kerja-dari-rumah memiliki tantangan yang adil, terutama bagi pemula, yang perlu:

• Mengatur,
• Mengelola,
• Mengawasi,
• Menjalankan,
• Berkomunikasi, dan
• Laporkan kemajuan.

Dan semua itu dari jauh…

Namun, ada cara untuk menghindari tantangan pekerjaan jarak jauh mendapatkan yang terbaik dari gaya manajemen Anda — dan itulah mengapa posting blog ini ada di sini.

Dari melihat beberapa tantangan paling umum yang dihadapi manajer jarak jauh hingga membuat daftar semua strategi untuk membantu Anda menghindari pekerjaan jarak jauh yang mendatangkan malapetaka pada alur kerja tim Anda — panduan manajemen jarak jauh ini akan membantu Anda mengeluarkan yang terbaik di tim Anda, terlepas dari mereka lokasi.

Apa itu manajemen jarak jauh?

Manajemen jarak jauh sangat mirip dengan manajemen biasa, dengan satu perbedaan utama — seluruh tim, termasuk manajer dan karyawan, bekerja di luar kantor.

Saat bertanggung jawab atas tim jarak jauh, manajer biasanya mengandalkan alat yang berbeda untuk:

• Tetapkan tugas,
• Ikuti terus perkembangan timnya,
• Pastikan komunikasi tim dan alur kerja berjalan lancar.

5 tantangan mengelola tim jarak jauh

Kita semua sudah menyadari bahwa bekerja dari jarak jauh datang dengan beberapa tantangan.

Namun, menyelesaikan tugas Anda sambil mengelola tim jarak jauh menimbulkan serangkaian tantangan yang harus Anda hadapi hari demi hari — mulai dari mencoba memfasilitasi kemajuan tim Anda hingga tidak dapat menjangkau mereka saat tugas mendesak tiba-tiba muncul. .

Statistik juga tidak terdengar menjanjikan. Yaitu, sampel penelitian dari 4.000 surveyor menunjukkan bahwa, meskipun sebanyak 86% karyawan jarak jauh merasa terhubung dengan rekan kerja langsung mereka, hanya 14% yang merasa terhubung dengan kantor pusat mereka.

Namun, itu tidak semua malapetaka dan kesuraman.

Menentukan dengan tepat tantangan yang dihadapi sebagian besar manajer, CEO, CMO, pendiri, salah satu pendiri, dan profesional jarak jauh lainnya dari seluruh dunia dapat membantu dalam mencari solusi yang layak untuk masing-masing dari mereka.

Tantangan #1: Kurangnya pengawasan

Salah satu masalah terbesar dari pekerjaan jarak jauh, baik bagi karyawan maupun manajer, adalah masalah pengawasan jarak jauh.

Manajer biasanya khawatir apakah karyawannya cukup efisien — dan bahkan mungkin mengalami kesulitan melacak kemajuan tim mereka.

Terkadang, mereka mungkin merasa tidak nyaman hanya dengan memikirkan fakta bahwa mereka tidak dapat secara pribadi mampir ke meja anggota tim untuk membantu mengerjakan tugas dan mendiskusikan masalah.

Karyawan merasa frustrasi karena tidak dapat berkonsultasi dengan manajer mereka secara langsung juga.

Kadang-kadang, mereka mungkin juga merasa tertekan untuk membuktikan produktivitas mereka, sehingga mereka cenderung bekerja lebih keras, mempertaruhkan diri mereka sendiri bekerja terlalu keras untuk kondisi serius, seperti kelelahan.

Tantangan #2: Keterlambatan waktu respons dalam komunikasi

Bekerja dari jarak jauh secara alami berarti semua komunikasi Anda akan ditangani dari jarak jauh.

Namun, jarak fisik terkadang datang dengan waktu respons yang lebih lambat — karena bahkan masalah sederhana pun perlu ditangani melalui perangkat lunak obrolan jarak jauh.

Terlebih lagi, masalah kepercayaan mungkin muncul ke permukaan lagi, dan manajer merasa frustrasi karena tidak bisa mendapatkan respons yang cepat.

Juga, ada potensi besar untuk membuang waktu sambil menunggu setiap balasan, seperti yang ditekankan oleh Lauren Mendoza, VP Pemasaran di Swipecast.com:

“Meskipun kami tahu ada banyak platform yang dapat kami gunakan untuk membuat komunikasi menjadi efisien, terkadang waktu adalah faktor yang dapat merugikan kami. Dan karena kami menginginkan jawaban yang cepat, terkadang menunggu pesan, atau panggilan telepon dapat menghabiskan banyak waktu kami.”

Selain ketidaksabaran, masalah terbesar terkait keterlambatan komunikasi jarak jauh, menurut Nelson Sherwin, manajer SDM PEO membandingkan — adalah manajer itu sendiri:

“Sementara manajer jarak jauh mungkin membicarakan permainan komunikasi yang baik kepada staf mereka, lebih dari beberapa tidak mempraktekkan apa yang mereka khotbahkan. Untuk berhasil "jauh" membutuhkan pemahaman bahwa Anda sedang berhadapan dengan jenis binatang yang berbeda sama sekali. Semua interaksi kecil yang diterima begitu saja dalam pengaturan kantor terpusat hilang. Satu-satunya jenis komunikasi adalah apa yang Anda atur dan gunakan.”

Selain meluangkan waktu untuk memilih perangkat lunak komunikasi yang dapat mereka andalkan, manajer yang berkomunikasi dari jarak jauh juga perlu menemukan solusi untuk kesenjangan komunikasi dan mempertahankan alur kerja yang sehat.

Tantangan #3: Kurangnya pertemuan harian tatap muka

Di kantor, Anda mungkin mengadakan rapat mingguan rutin atau stand-up harian. Tapi, sekarang Anda tidak akan bisa hanya mengirim pesan singkat dan memanggil semua rekan tim Anda ke ruang konferensi dalam hitungan menit.

Secara alami, solusi pertama Anda adalah menyelenggarakan rapat video online secara rutin.

Namun, menurut Michael Alexis, CEO Team Building, sebuah perusahaan jarak jauh dengan 80 karyawan, bahkan rapat online dapat menjadi masalah bagi tim yang lebih besar:

“Jika Anda memiliki terlalu banyak orang dalam panggilan konferensi Anda, ada risiko bahwa tidak semua suara akan terdengar. Hal ini dapat disebabkan oleh kelambatan dalam teknologi atau kurangnya ruang yang dirasakan oleh beberapa peserta untuk membagikan ide-ide mereka.”

Selain itu, menjadwalkan panggilan cepat biasanya menimbulkan tantangan yang signifikan bagi tim yang bekerja di zona waktu yang berbeda, yang selanjutnya dapat memperlebar kesenjangan komunikasi antara anggota tim jarak jauh.

Tantangan #4: Kesulitan dalam menyusun pekerjaan

Mempertahankan alur kerja Anda saat beralih ke pengaturan jarak jauh mungkin tampak seperti tugas yang mudah untuk ditangani. Setelah Anda meninggalkan suara mesin fotokopi dan melambaikan tangan kepada rekan kerja Anda yang cerewet, sepertinya Anda akan berubah menjadi diri Anda yang paling produktif.

Namun, segera setelah Anda mendirikan kantor di rumah, Anda mungkin perlu mencari cara untuk mengatasi berbagai gangguan rumah — mulai dari hewan peliharaan yang mencari perhatian hingga pasangan, orang tua, saudara kandung, atau teman sekamar yang datang ke ruang kerja Anda untuk berbicara.

Seperti yang diharapkan, banyak di tim Anda mungkin tergoda oleh gangguan rumah lainnya juga, karena sekarang mereka tidak bertanggung jawab oleh kehadiran fisik rekan kerja dan manajer mereka. Dan, peningkatan potensi penundaan ini dapat menghambat kemampuan manajer untuk mengelola karyawannya dengan baik, yang dapat menyebabkan banyak pekerjaan tidak terstruktur dan waktu yang terbuang.

Tantangan #5: Isolasi mempengaruhi kesehatan mental

Meskipun 61% dari 2.118 pekerja yang disurvei menggambarkan pengalaman kerja jarak jauh mereka sebagai hal yang positif, 21% menunjukkan isolasi dan kurangnya koneksi sosial sebagai kerugian terbesar dari perubahan kondisi kerja mereka.

Kembali ketika seluruh tim berada di kantor hampir setiap hari, semua orang dapat memetik buah dari suasana cerewet.

Tapi sekarang banyak yang mungkin harus bekerja jauh dari pusat sosial kehidupan profesional mereka, isolasi dan kesepian mengambil alih.

Masalah ini pasti pertama-tama mempengaruhi ekstrovert, yang, menurut sifatnya, paling baik mengisi ulang baterai mereka ketika mereka berada di sekitar orang lain. Tetapi, pada akhirnya, isolasi dan kesepian mulai mempengaruhi ambivert dan introvert juga, meskipun cara mereka lebih "dalam" untuk mengisi ulang baterai mereka.

Tentu saja, jika masalah ini tidak ditangani dengan benar, bahkan dapat menyebabkan peningkatan tingkat turnover bersama dengan penurunan nyata dalam kinerja tim Anda.

19 tips untuk manajemen jarak jauh yang sukses

Anda mungkin menyadari bahwa beralih dari bekerja berdampingan ke pengaturan jarak jauh memerlukan pendekatan manajemen yang sama sekali baru. Namun, terkadang, para pemimpin cenderung mengabaikan solusi paling sederhana namun paling efektif untuk tantangan sehari-hari anggota tim mereka, terutama ketika mereka memiliki tugas sendiri untuk diselesaikan.

Jadi, untuk membantu Anda memastikan tim Anda mempertahankan koneksi dan tingkat produktivitas mereka meskipun tidak bersama secara langsung, kami telah menghubungi para ahli untuk menemukan strategi manajemen jarak jauh terbaik.

Kiat #1: Lupakan manajemen mikro

Meskipun mungkin tergoda untuk jatuh ke dalam perangkap memantau setiap tugas yang sedang dikerjakan tim Anda, Anda mungkin ingin mempertimbangkan kembali ide ini.

Yaitu, penelitian menunjukkan bahwa 69% surveyor mempertimbangkan untuk mengubah pekerjaan mereka karena manajemen mikro, sementara 36% benar-benar mengubah pekerjaan mereka karena itu.

Terlepas dari karyawan yang lebih cenderung mengucapkan selamat tinggal pada suasana ketidakpercayaan, melihat ke atas setiap pilihan kecil yang dibuat karyawan Anda bahkan dapat menyebabkan mereka berhenti secara diam-diam — yang berarti mereka akan melakukan pekerjaan minimal setiap hari.

Morgan Taylor, CMO untuk LetMeBank, setuju, menyiratkan bahwa manajemen mikro tidak pernah menjadi jalan yang harus ditempuh:

“Tantangan terbesar adalah memastikan semua orang melakukan apa yang seharusnya mereka lakukan, dan membuat mereka bahagia saat melakukannya. Saya telah menemukan cara terbaik untuk membuat orang melakukan apa yang seharusnya mereka lakukan adalah dengan benar-benar mundur, dan membiarkan mereka melakukan hal-hal dengan cara yang paling cocok untuk mereka. Karena mereka semua berada di rumah mereka sendiri, dengan keadaan unik mereka sendiri, mereka biasanya menemukan bahwa mereka tahu cara terbaik untuk beradaptasi dengan situasi mereka, dan menjadi terlalu kaku dalam prosedur sebenarnya menyebabkan lebih banyak masalah daripada perbaikannya.”

Jadi, daripada membuang-buang energi Anda untuk membuat panggilan terakhir pada semua hal, lakukan hal berikut:

• Investasikan waktu untuk membahas berbagai strategi untuk membangun kepercayaan di tempat kerja,
• Fokus pada peningkatan keterampilan delegasi Anda,
• Cobalah untuk menetapkan harapan yang jelas sebelum mengalokasikan tugas.

Tip #2: Fokus pada pembentukan akuntabilitas

Tidak seperti manajemen mikro — kebiasaan yang seharusnya kita tinggalkan begitu kita menutup pintu kantor kita — akuntabilitas adalah kebajikan yang tidak pernah ketinggalan zaman.

Pendiri dan CEO The Word Counter, Kevin Miller, setuju, menekankan pentingnya membangun akuntabilitas di saat kita tidak dapat mengawasi tim kita secara langsung:

“Menciptakan waktu check-in dan menetapkan kiriman yang jelas sangat membantu akuntabilitas. Kami memiliki setiap tugas yang ditetapkan dalam alat manajemen proyek untuk menjaga hal-hal dilacak dan terorganisir. Kami juga melakukan pertemuan standup setiap hari pada pukul 10 pagi PST. Selama pertemuan ini, kami membahas apa yang kami lakukan kemarin, apa yang sedang kami kerjakan hari ini, dan membicarakan masalah apa pun yang kami alami. Semua pertemuan kami dilakukan melalui Zoom, yang juga membantu membuat semua orang bertanggung jawab.”

Penelitian mendukung klaim bahwa membangun akuntabilitas adalah kunci untuk meningkatkan kinerja. Yaitu, sebuah studi yang dibuat oleh American Society of Training and Development (ASTD) telah menemukan bahwa membuat komitmen kepada seseorang bahwa Anda akan mencapai suatu tujuan sebenarnya meningkatkan peluang Anda untuk melakukan hal itu hingga 65%.

Kiat #3: Gunakan Indikator Kinerja Utama (KPI) untuk melacak sasaran

Jika Anda tidak meluangkan cukup waktu untuk menetapkan tujuan yang jelas dan dapat diidentifikasi tepat sebelum Anda mengalokasikan tugas, kemungkinan Anda akan mendapatkan hasil yang tidak sesuai dengan harapan Anda.

Namun, jika Anda menyadari pentingnya mendefinisikan tujuan yang tepat, tetapi tidak menetapkan sistem yang jelas untuk mengevaluasi tujuan — Anda bahkan mungkin harus menghadapi kinerja yang buruk dan kurangnya motivasi.

Pemilik Pembeli Rumah Atlanta, Shawn Breyer, mengusulkan penerapan metrik terukur untuk menentukan seberapa baik kemajuan orang dengan pekerjaan mereka:

“Harus beradaptasi dengan tim kami yang bekerja dari jarak jauh menjadi lebih mudah dengan meminta pertanggungjawaban mereka dengan melacak Indikator Kinerja Utama (KPI) mereka . Setiap minggu, kami mengadakan rapat tim penuh untuk meninjau KPI setiap anggota. Saat meninjau daftar, kami bertanya kepada setiap anggota apakah mereka memenuhi tujuan mereka. Jawabannya harus "Ya" atau "Tidak" tanpa penjelasan. Jika ada kecenderungan semua anggota tim tidak mencapai tujuan tertentu, maka kami mendiskusikan sumber daya apa yang perlu disediakan agar mereka dapat mencapai tujuan mereka ketika mereka bekerja dari rumah .”

Secara alami, ketika Anda memastikan karyawan terbiasa dengan sistem evaluasi dan melacak kemajuan mereka, akan lebih mudah untuk mempertahankan motivasi mereka dan mengarahkan mereka menuju kesuksesan.

Tip #4: Gunakan aplikasi untuk melacak kemajuan tim Anda

Kurangnya interaksi tatap muka biasanya membuat manajer mempertanyakan apakah anggota tim mereka mengerjakan tugas yang diberikan selama jam kerja.

Terkadang, mereka bahkan mungkin tidak memiliki kemampuan untuk melacak kemajuan tim mereka, yang dapat menimbulkan pertanyaan lebih lanjut dan meningkatkan peluang untuk beralih ke manajemen mikro.

Namun, ada cara untuk melacak alur kerja tim Anda terlepas dari jarak geografis.

Jika Anda terganggu oleh pemikiran beberapa anggota tim Anda bekerja di luar jam, menggunakan aplikasi pelacakan waktu yang memungkinkan Anda menganalisis produktivitas tim Anda bisa menjadi titik awal yang bagus.

Dengan mendorong tim Anda untuk melacak jam kerja mereka, Anda akan dapat membuat laporan berdasarkan waktu yang dilacak, dan langsung melihat apa yang sedang dikerjakan oleh anggota tim Anda dengan melirik bagian "Dasbor" dari aplikasi.

Untuk mengelola tim dan proyek Anda dari jauh, Anda dapat menggunakan alat manajemen proyek yang memungkinkan Anda melacak status tugas dan proyek Anda dan selalu mengikuti perkembangan tim Anda.

Tip #5: Bersikaplah pengertian dan sabar

Jika anggota tim jarak jauh Anda tidak segera menanggapi pesan obrolan tim Anda, lebih sering daripada tidak, itu tidak perlu dikhawatirkan.

Cobalah untuk bersabar dan fokus pada tugas prioritas yang berbeda dalam jadwal Anda sambil menunggu tanggapan.

Jika penundaannya lebih lama, dan Anda mengharapkan laporan kemajuan atau jenis jawaban penting yang berbeda, kemungkinan besar karyawan jarak jauh Anda akan menawarkan penjelasan yang sesuai untuk penundaan itu, bahkan tanpa Anda minta.

Bagaimanapun, penelitian menunjukkan bahwa organisasi dengan kepercayaan tinggi jauh lebih berhasil dalam menerapkan strategi mereka daripada organisasi dengan kepercayaan rendah. Selain itu, karyawan yang merasa Anda memercayai mereka kemungkinan besar akan berusaha membenarkan kepercayaan itu dan berusaha untuk merespons secepat mungkin.

Tip #6: Mudah dijangkau

Agar komunikasi jarak jauh dapat berkembang, Nelson Sherwin percaya bahwa manajer perlu meningkatkan permainan mereka lebih dari di kantor tradisional:

“Seorang manajer perlu memastikan, BENAR-BENAR memastikan bahwa anggota tim menginstal dan aktif di semua mode komunikasi yang berbeda. Tapi ini adalah bagian yang mudah. Yang lebih sulit bagi manajer yang sama adalah membuat dirinya bersedia untuk setiap pertanyaan yang muncul sepanjang hari kerja. Itu berarti pemberitahuan muncul di layar Anda sepanjang hari dan bersedia dan mampu melompat online dan menangani pertanyaan dalam jangka waktu yang wajar. Jika tidak, karyawan akan berhenti bertanya, mulai menarik diri, dan kemudian Anda mendapat masalah moral.”

Selain membuat diri Anda mudah didapat, Nicole Wood, CEO & Co-Founder Ama La Vida, menekankan pentingnya membuat tim Anda tahu bahwa Anda mudah dijangkau:

“Komunikasikan dengan jelas kepada anggota tim Anda bahwa mereka tidak perlu menunggu formal satu-satu datang kepada Anda dengan pertanyaan. Jadilah lebih disengaja dari sebelumnya dengan waktu pribadi Anda yang mencakup hal-hal seperti moral, komitmen pribadi, kemajuan kerja, dan cara berkolaborasi dengan lebih baik di lingkungan ini.”

Untuk memastikan anggota tim Anda mendapatkan pesan bahwa Anda selalu ada untuk keprihatinan mereka, mulailah dengan mendedikasikan satu hari per bulan hanya untuk pertemuan pribadi yang santai.

Dengan mengalokasikan sebagian waktu Anda untuk tim, Anda akan:

• Secara signifikan meningkatkan moral tim Anda,
• Pastikan retensi karyawan, dan
• Perkuat ikatan dengan anggota tim Anda.

Tip #7: Latih manajer Anda dalam komunikasi jarak jauh

Segera setelah Anda memindahkan semua komunikasi tim Anda ke platform online, Anda meningkatkan peluang semua orang untuk menjadi mangsa

• Kesalahpahaman,
• miskomunikasi,
• Gangguan komunikasi.

Tapi, untuk mencegah jarak dari mendapatkan yang terbaik dari pesan tim Anda, pimpin dengan memberi contoh.

Yaitu, Jennifer Walden, Direktur Operasi di WikiLawn, menekankan pentingnya melatih manajer dalam komunikasi jarak jauh dan membuat mereka menjalin hubungan baik dengan orang-orang yang melapor kepada mereka:

“Tidak cukup bagi mereka untuk merekam laporan dan email mereka sesekali. Mereka harus tetap berhubungan, melalui obrolan teks, atau idealnya melalui konferensi suara atau video. Mulai melatih manajer sesegera mungkin, dan biarkan mereka melatih laporan mereka dalam penggunaan peralatan ini.”

Dengan upaya manajemen untuk memasukkan alat komunikasi virtual ke dalam alur kerja mereka, beralih dari kantor bata-dan-mortir ke kantor virtual menjadi lebih mudah. Tim Anda mungkin merasa lebih siap untuk beradaptasi dengan kondisi kerja yang baru.

Kiat #8: Saat terburu-buru, lakukan rapat video

Jika Anda masih belum terbiasa menunggu balasan di aplikasi obrolan tim, Anda selalu dapat memilih panggilan video cepat untuk mempercepatnya.

Lauren Mendoza menyarankan bahwa rapat video dapat menjadi solusi hebat untuk waktu yang biasanya kita buang sambil menunggu balasan tekstual:

“Setiap pertemuan, di mana semua tim berkumpul, ajukan pertanyaan sebanyak mungkin dan singkirkan semua keraguan, agar kepala Anda jernih dan lurus tentang langkah-langkah berikut dalam pekerjaan Anda. Dengan cara ini, Anda akan mengurangi waktu yang Anda perlukan untuk menggunakan email.”

Namun, berhati-hatilah untuk tidak menggunakan opsi panggilan video secara berlebihan. Kelelahan zoom masih menjadi masalah, dan itu dapat berdampak besar pada tingkat energi anggota tim Anda dan kemampuan mereka untuk fokus sepanjang hari.

Tip #9: Maksimalkan alat konferensi online Anda

Ketika berbicara tentang cara terbaik untuk memecahkan masalah memiliki terlalu banyak orang untuk rapat video yang optimal, Michael Alexis menyarankan untuk menggunakan fitur hebat yang tersedia di sistem konferensi online populer:

“Untuk menciptakan ruang dalam rapat besar bagi semua peserta, gunakan “ruang breakout” Zoom. Di ruang kerja kelompok virtual, moderator rapat dapat membagi orang menjadi kelompok-kelompok kecil untuk mendiskusikan topik tertentu dan kemudian memanggil mereka kembali untuk membagikan ide-ide mereka kepada kelompok yang lebih besar.”

Banyak alat konferensi juga dilengkapi dengan opsi panggilan suara, yang dapat mengurangi kelebihan kognitif dan ketegangan mata yang dialami sebagian besar karyawan jarak jauh setiap hari karena harus menghadiri rapat virtual setelah rapat virtual.

Tip #10: Tentukan aturan yang jelas untuk rapat online

Menetapkan aturan dasar untuk konferensi video adalah kunci untuk menjaga moral karyawan yang kuat.

Tanpa etiket rapat online, beberapa anggota tim mungkin merasa bebas untuk masuk kapan saja selama percakapan online. Ketika ini terjadi, kemungkinan besar anggota tim lainnya tidak akan mendapat kesempatan untuk angkat bicara dan bahkan mungkin meninggalkan telepon dengan perasaan bahwa pendapat mereka mungkin tidak cukup dihargai.

Mantan COO The Slumber Yard, Matthew Ross, percaya dalam menerapkan aturan yang jelas untuk rapat video:

“Kami mengharuskan karyawan kami untuk menggunakan fungsi obrolan untuk menyatakan bahwa mereka memiliki pertanyaan atau pernyataan terlebih dahulu daripada hanya mengatakannya. Ketika beberapa karyawan melakukan panggilan video, itu bisa menjadi mimpi buruk jika semua orang hanya saling berbicara. Dengan mengikuti pedoman kami, kami memastikan panggilan berlangsung secara terstruktur dan terorganisir. Kami juga meminta karyawan menunggu selama dua detik penuh setelah seseorang selesai berbicara sebelum mereka masuk. Ini memberikan waktu kepada perangkat lunak konferensi video untuk mengejar ketinggalan. Saya perhatikan bahwa kelambatan dalam sistem dapat membuat panggilan yang sibuk dan tidak produktif jika semua orang segera mulai berbicara.”

Meskipun Anda mungkin tidak perlu membuat buku aturan tentang etiket rapat video, menetapkan batasan yang jelas akan meletakkan dasar bagi lingkungan kerja jarak jauh yang sehat.

Tip #11: Sesuaikan alur kerja Anda untuk bekerja secara online

Karena kita sudah mengucapkan selamat tinggal untuk mengetuk pintu kantor rekan kerja kita untuk pertanyaan singkat, wajar saja jika kita harus memanfaatkan alat kita sebaik mungkin untuk memastikan pekerjaan kita tetap berjalan dengan lancar.

Jennifer Walden menyarankan untuk membuat sistem online yang efisien untuk membantu tim berkolaborasi, serta menerima dan mengirim dokumen:

“Jika Anda membutuhkan kontrol versi, luangkan waktu ini untuk mendapatkan SVN operasional. Jika tidak, gunakan cloud. G-Suite berfungsi dengan baik untuk banyak perusahaan, dan itulah yang kami gunakan. Kemudian Anda dapat berkomunikasi dengan file-file yang terbuka baik melalui Google Hangouts (terintegrasi melalui G-Suite), Zoom, atau beberapa perangkat lunak lain yang memungkinkan untuk berbagi layar dan anotasi.

Sebagian besar alat kolaborasi memungkinkan Anda menerima pemberitahuan waktu nyata, mengobrol dengan tim Anda, dan menetapkan tugas. Ini dapat membantu mengelola alur kerja Anda dengan mudah karena opsi yang disertakan dirancang khusus untuk tim yang tersebar.

Tip #12: Terapkan sistem check-in harian

Menerapkan sistem check-in harian tidak hanya penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang transparan — tetapi juga bermanfaat untuk mendapatkan umpan balik karyawan dan merestrukturisasi alur kerja Anda sesuai dengan itu.

Matthew Ross menyarankan bahwa email dapat berguna dalam membantu Anda menerapkan sistem check-in harian:

“Saya sangat merekomendasikan manajer jarak jauh untuk menerapkan sistem check-in harian dengan individu. Mintalah orang tersebut mengirimi Anda email yang merinci apa yang sedang dia kerjakan untuk hari itu dan bagaimana mereka akan mengalokasikan waktu mereka. Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah masuk dan memberikan saran atau memberi tahu mereka untuk beralih ke tugas baru untuk memastikan mereka tidak memutar roda dan membuang waktu . Pada akhirnya, manajer harus proaktif daripada reaktif ketika berhadapan dengan karyawan jarak jauh untuk memastikan mereka terus bergerak maju dengan cara yang efisien.”

Dengan berusaha untuk tetap terhubung dengan tim Anda, Anda juga akan dapat mengatasi potensi masalah segera saat masalah itu muncul dan memberi tahu tim Anda bahwa Anda hadir meskipun jauh, sehingga mereka dapat meminta bantuan Anda.

Kiat #13: Sederhanakan pekerjaan jarak jauh di muka

Konsultan bisnis utama di Clairly Creative International, Clair Kim, yang telah membantu lebih dari 250+ organisasi meningkatkan operasi mereka, menyarankan untuk merampingkan berbagai proses kerja jarak jauh dari awal:

“Dari “pedoman komunikasi pada utusan tim”, proses manajemen proyek, periode peninjauan dokumen manajemen pengetahuan yang sering, standar check-in dan penyelesaian otomatis, kami memastikan bahwa cara kami berkomunikasi dan cara kami mengelola setiap tugas benar-benar disederhanakan. Itu menghilangkan sebagian besar masalah!”

Selain itu, merampingkan alur kerja tim jarak jauh Anda sangat berguna saat menyambut anggota tim baru. Ketika Anda mengembangkan rencana dan proses yang diuraikan dengan jelas, Anda mempercepat proses orientasi dan membantu karyawan baru berintegrasi ke dalam tim lebih cepat.

Tip #14: Tetap pada jadwal kantor Anda

Saat beralih ke pengaturan jarak jauh, karyawan yang terbiasa dengan gaya langsung dari manajer mereka mungkin menghadapi kurangnya kemampuan untuk menyusun pekerjaan mereka dengan benar.

Untuk membantu mereka mengatasi masalah ini, Jennifer Walden mengusulkan untuk mempertahankan setidaknya sebagian dari rutinitas kerja lama yang terinspirasi dari kantor:

“Cobalah untuk meneruskan rutinitas lama — waktu rapat yang sama, struktur tenggat waktu yang sama, dll. — untuk mengurangi efek dari masalah ini.”

Rutinitas kantor anggota tim Anda biasanya perlu disesuaikan kembali karena sifat pekerjaan jarak jauh. Namun, mencoba mengikuti kebiasaan lama Anda dalam konteks baru akan membantu tim Anda melakukan hal yang sama.

Karena ilmu pengetahuan telah menunjukkan bahwa kebiasaan kita sangat bergantung pada konteksnya, ketika Anda memberi tim Anda kondisi kerja yang mirip dengan yang biasa mereka lakukan di kantor, mereka akan lebih cenderung mempertahankan tingkat produktivitas mereka, meskipun ada perubahan. .

Kiat #15: Bantu tim Anda menghindari gangguan rumah

Untuk meningkatkan peluang karyawan Anda menyusun pekerjaan mereka dengan benar, mereka harus mencoba melakukannya di lingkungan kerja yang terstruktur dengan baik.

Untuk membantu mereka mencapai hal itu, Anda dapat merekomendasikan beberapa petunjuk:

• Siapkan workstation khusus . Beberapa orang tidak memiliki ruang cadangan yang terpisah (walaupun ini ideal) untuk digunakan melakukan semua tugas kerja dari rumah. Namun, setiap orang dapat mengimprovisasi "sudut kantor" dengan meja dan kursi kecil yang kokoh.
• Saya mengisolasi diri dari kebisingan latar belakang . Karyawan cukup memakai headphone mereka (pasangan peredam bising akan ideal, tetapi sepasang biasa akan melakukannya), nyalakan generator kebisingan online, pilih beberapa musik yang ramah produktivitas, dan fokus pada pekerjaan.
• Gunakan pemblokir situs web . Platform media sosial dapat menjadi musuh yang kuat untuk menyusun pekerjaan dari rumah (dan mereka hanyalah puncak gunung es). Jadi, Anda dapat merekomendasikan pemblokir situs web kepada karyawan Anda untuk membantu menjauhkan mereka dari gangguan online selama jam kerja dan membuat mereka tetap fokus pada pekerjaan mereka.

Tip #16: Bersosialisasi secara online sebagai sebuah tim

Bukan rahasia lagi bahwa budaya kerja yang positif di mana karyawan dapat mengikat dan menciptakan hubungan yang bermakna berdampak positif baik pada kepercayaan maupun kinerja mereka. Namun, mempertahankan koneksi dalam pengaturan jarak jauh membutuhkan perencanaan yang matang.

CEO Talk Travel App, Saurabh Jindal, sesekali mengusulkan untuk berkumpul secara online:

“Cobalah untuk melakukan panggilan secara teratur dengan rekan kerja Anda dan diskusikan hal-hal selain pekerjaan, untuk meningkatkan ikatan tim. Kami secara teratur melakukan makan siang tim, dan sesi di mana kami berbagi layar, dan menyambut orang lain ke stasiun kerja kami, dan kehidupan sehari-hari. Ini adalah momen yang umumnya menyenangkan, dan mereka membantu memecahkan kebekuan dan membangun budaya tim yang baik.”

Direktur Pemasaran Global di Prezi, Spencer Waldron mengusulkan untuk membawa kreativitas ke pertemuan online semacam itu:

“Apakah Anda terhubung dengan teman, atau memeriksa dengan rekan kerja, gunakan alat video untuk membantu membuat konten Anda interaktif dan menemukan cara baru yang kreatif untuk terhubung dengan orang-orang. Misalnya, Anda dapat melakukan ini dengan mengadakan malam trivia bertema atau kuis pub, klub buku virtual, atau permainan seperti "dua kebenaran dan kebohongan". Terhubung dengan rekan kerja pada tingkat yang lebih ringan membantu memperkuat ikatan tim Anda dan dapat meningkatkan efisiensi mereka secara keseluruhan.”

Proses memelihara hubungan kerja, terutama jika itu berarti bersenang-senang bersama, adalah kunci dari rasa tujuan karyawan. Jadi, bukanlah ide yang buruk untuk mengembangkan ritual tim yang melibatkan permainan ikatan tim virtual atau berkumpul untuk mengobrol.

Kiat #17: Dorong sosialisasi 1 lawan 1

Mungkin ungkapan 'pembicaraan yang lebih dingin' terdengar seperti klise yang klise, tetapi, tanpa opsi untuk terlibat dalam obrolan ringan setelah beralih ke pekerjaan jarak jauh, anggota tim Anda mungkin merasa kehilangan informasi penting — terutama karena itu tidak biasa untuk obrolan ringan menjadi diskusi kerja yang serius.

Spencer Waldron juga menekankan pentingnya memfasilitasi jenis sosialisasi ini saat bekerja dari rumah:

“Sangat penting untuk berusaha terhubung dengan kolega Anda di luar rapat tim yang dijadwalkan, seperti yang biasa Anda lakukan di lingkungan kantor. Di Prezi, tim yang berbeda memiliki ruang pertemuan video terbuka yang berfungsi sebagai Lobi Virtual, di mana siapa pun dapat datang menemui seseorang di sana, atau sekadar berkunjung untuk terhubung dengan rekan kerja saat makan siang atau istirahat lainnya. Menjadwalkan obrolan kopi virtual atau istirahat pendingin air untuk memeriksa dengan rekan kerja Anda atau mendiskusikan topik yang tidak terkait dengan pekerjaan adalah cara yang bagus untuk membantu memperkuat ikatan tim Anda.

Manajer biasanya menginvestasikan lebih banyak energi untuk membantu karyawan baru bersosialisasi. Namun, mengembangkan sistem rekan kerja yang dapat bekerja untuk seluruh tim adalah cara yang bagus untuk mulai mendorong tim Anda agar lebih terhubung.

Tip #18: Tunjukkan pada tim Anda bahwa Anda peduli

Menunjukkan minat pada apa yang dilakukan orang saat bekerja dari rumah alih-alih hanya berfokus pada apa yang mereka lakukan adalah kunci untuk meredakan perasaan terisolasi.

Salah satu pendiri SaveMyCent yang baru-baru ini harus mengalihkan seluruh timnya ke pekerjaan jarak jauh, Milos Djordjevic, berbagi perspektifnya tentang pentingnya memberi tahu tim Anda bahwa Anda peduli:

“Salah satu yang saya perkenalkan adalah check-in pagi secara rutin. Kami semua bertemu di Zoom selama setengah jam dan pertemuan ini tidak ada hubungannya dengan pekerjaan. Saya mencoba untuk mempertahankan suasana santai dan benar-benar berbicara dengan orang-orang dan melihat bagaimana keadaan mereka. Sejauh ini, saya bisa mengidentifikasi beberapa masalah berkat kopi pagi ini.”

Spencer Waldron menambahkan bahwa Anda juga harus mengamati situasi di antara anggota tim Anda selama setiap rapat video:

“Ini harus berlaku untuk pertemuan virtual dan tatap muka, tetapi ini sangat penting saat ini. Mulai panggilan dengan memeriksa dengan orang-orang, mengukur ruangan, dan mencatat ekspresi wajah dan bahasa tubuh semua orang. Siapa yang tidak punya kamera? Mungkin seseorang mengalami hari yang buruk, pertengkaran, atau berjuang dengan kehidupan di dalam ruangan – semua ini akan berdampak pada pertemuan, jadi pekalah terhadap yang tak terlihat.”

Karena menciptakan pengaturan kerja-dari-rumah yang sehat membutuhkan lebih banyak upaya daripada membangun alur kerja jarak jauh, sangat penting untuk selalu mencoba memikirkan perjuangan orang dan kemudian bertindak sesuai dengan itu.

Tip #19: Operasi otomatis

One of the best ways to improve remote management is to streamline and automate your team's work-from-home workflows as much as possible.

This way, you and your team will all save time and structure your work in such a way that decreases the need you may have for constant face-to-face management and consultations.

To help you avoid going back and forth between different tools and find your perfect app right away, we've listed some of the best apps you can use to manage and automate the marketing, sales, IT, HR, and customer support processes in your remote company.

Aplikasi hebat untuk mengotomatisasi operasi pemasaran

• Perangkat Lunak Pemasaran HubSpot adalah alat otomatisasi pemasaran yang dapat membantu Anda mengotomatiskan pemasaran email dan media sosial, melacak ROI, membuat halaman arahan, dan banyak lagi.
• Buffer adalah alat media sosial yang dimaksudkan untuk membantu mengelola akun media sosial. Jadwalkan dan posting secara otomatis di media sosial, lalu lacak dan analisis hasilnya.
• Cobiro adalah alat AI untuk mengelola iklan Google. Buat dan ikuti rencana pemasaran yang dipersonalisasi, rancang, dan terapkan kampanye pemasaran (baik di Google atau Facebook), lalu lacak dan analisis keberhasilan kampanye dan iklan Anda di bagian “Dasbor” platform.
• Marketo adalah alat otomatisasi pemasaran lengkap yang dimaksudkan untuk membantu Anda mengelola kampanye pemasaran email, membuat halaman arahan dan formulir, mengirim pesan yang dipersonalisasi ke seluruh saluran, dan melakukan analisis pemasaran.
• Mailchimp adalah platform otomatisasi pemasaran yang membantu Anda menjalankan kampanye email, mendapatkan analitik untuk pelanggan email individu, dan bahkan membangun halaman arahan Anda.
• Zalster adalah alat otomatisasi pemasaran untuk pertumbuhan eCommerce yang membantu mengotomatiskan dan mengoptimalkan keputusan untuk iklan Facebook, Pinterest, Google, dan Instagram. Jadwalkan posting Anda, tingkatkan, dan optimalkan distribusi anggaran kampanye Anda.

Aplikasi hebat untuk mengotomatiskan proses penjualan

• HubSpot Sales adalah sistem eCommerce yang dimaksudkan untuk membantu melacak dan merampingkan proses penjualan, melacak status transaksi Anda, mengatur aktivitas penjualan, dan mengotomatiskan penjangkauan yang dipersonalisasi.
• Salesforce adalah layanan manajemen hubungan pelanggan berbasis cloud yang membantu terhubung dengan pelanggan saat ini, pelanggan potensial, dan mitra. Kelola kontak Anda, temukan peluang penjualan baru, dan kirimkan PDF template yang disetujui secara otomatis ke klien melalui email.
• Pipedrive adalah sistem manajemen saluran dan CRM berbasis cloud yang dimaksudkan untuk membantu mengatur prospek. Otomatiskan tugas penjualan berulang, lacak panggilan prospek secara otomatis, dan otomatisasi tindak lanjut kesepakatan.
• Reply.io adalah perangkat lunak otomatisasi penjualan yang dimaksudkan untuk membantu Anda mengotomatiskan berbagai tugas penjualan manual. Otomatiskan email pribadi, tindak lanjut, dan titik kontak sosial, lalu lakukan tindakan yang disarankan berdasarkan aktivitas prospek Anda.
• Diluar jangkauan adalah alat otomatisasi penjualan yang memungkinkan Anda mengatur semua aktivitas penjualan, memperoleh data dan metrik terperinci, menindaklanjuti prospek baru dengan cepat, dan banyak lagi.

Aplikasi hebat untuk mengotomatisasi proses TI

• Selenium adalah kerangka kerja portabel untuk mengotomatisasi aplikasi web untuk mengujinya. Jalankan pengujian tertentu atau pilih untuk menjalankan semua pengujian pada berbagai browser web, menggunakan bahasa pemrograman yang berbeda, dan untuk berbagai sistem operasi.
• Docker adalah sistem untuk pengembangan aplikasi yang dimaksudkan untuk membantu merampingkan proses pengembangan dengan menjalankan pengujian di lingkungan yang terisolasi dan berintegrasi dengan aplikasi pihak ketiga. Siapkan build otomatis, sesuaikan, lalu gunakan berbagai pengujian repositori otomatis dari dokumentasi Docker untuk menguji build.
• Ansible adalah perangkat lunak otomatisasi TI sumber terbuka yang mengotomatiskan penyediaan cloud, penerapan aplikasi, dan proses TI lainnya. Bangun dan bagikan infrastruktur Anda, bangun alur kerja unik untuk kasus penggunaan yang berbeda, selesaikan masalah sekali, dan bagikan dengan tim Anda untuk penggunaan di masa mendatang.
• RunDeck adalah kumpulan open-source runbook otomatis yang dimaksudkan untuk membantu individu memberikan jawaban siap pakai kepada tim mereka atas permintaan dan insiden ad-hoc. Tentukan alur kerja, perintah pengiriman, impor informasi, dan buat jadwal pekerjaan yang jelas.
• Resolve.io adalah alat otomatisasi dan orkestrasi TI hebat lainnya, yang dimaksudkan untuk membantu Anda mengotomatiskan tugas-tugas sederhana dan proses TI yang lebih kompleks. Pilih dari 1.000+ otomatisasi yang dibuat sebelumnya dan buat otomatisasi baru.

Aplikasi hebat untuk mengotomatisasi proses SDM

• Bamboo HR adalah perangkat lunak otomatisasi HRIS yang dimaksudkan untuk membantu membuat dan mengimplementasikan alur kerja HR kustom. Menangani tunjangan dan administrasi penggajian, melacak status pelamar pekerjaan Anda, menyederhanakan manajemen kinerja, dan memanfaatkan database karyawan terpusat.
• Gusto adalah perangkat lunak otomatisasi SDM yang membantu Anda merampingkan administrasi tunjangan, penggajian, pajak, orientasi, dan banyak lagi.
• Zenefits adalah perangkat lunak SDM berbasis cloud yang dimaksudkan untuk membantu menangani SDM, tunjangan, proses penggajian, dan tugas administrasi lainnya tanpa dokumen yang berlebihan. Menyimpan dan mengakses profil karyawan dan dokumentasi relevan lainnya dalam satu database, melacak status pelamar, menyederhanakan proses rekrutmen, dan banyak lagi.
• Documate adalah aplikasi perakitan dokumen tanpa kode yang dikembangkan oleh pengacara dan insinyur untuk membantu membuat formulir dan kuesioner web khusus. Hasilkan template yang disesuaikan dalam berbagai format output, tambahkan tanda tangan digital, dan sederhanakan administrasi Anda dari jauh.

Aplikasi hebat untuk mengotomatisasi dukungan pelanggan

• HelpDesk adalah pendekatan minimalis untuk menangani tiket pelanggan. Ubah email pelanggan secara langsung menjadi tiket, buat tanggapan terekam untuk pertanyaan berulang, atur penetapan tiket otomatis, dan terima pemberitahuan otomatis setiap kali tiket baru tiba.
• TeamSupport adalah rangkaian dukungan pelanggan yang dimaksudkan untuk membantu menerapkan alur kerja dukungan lanjutan di industri perangkat lunak B2B. Membangun portal layanan mandiri pelanggan yang bekerja 24/7, mengotomatiskan manajemen tiket, berkolaborasi dengan departemen lain untuk membantu meningkatkan pengalaman pelanggan, dan mengobrol dengan agen dukungan lain langsung dari aplikasi.
• Freshdesk adalah perangkat lunak dukungan pelanggan untuk mengkategorikan, memprioritaskan, dan menetapkan tiket dukungan. Lacak dan kelola semua tiket dukungan tim Anda dari satu kotak masuk, buat dan kirim balasan terformat untuk pertanyaan berulang, dan otomatisasi proses pengelolaan tiket dengan beberapa klik melalui otomatisasi skenario.
• HubSpot Service Hub adalah sistem dukungan pelanggan yang berfokus pada peningkatan dukungan pelanggan dengan mengambil informasi dari umpan balik pelanggan. Otomatiskan tiket dan survei yang terkait dengan proses penjualan dan pemasaran perusahaan Anda, kumpulkan survei otomatis tentang pengalaman dukungan pelanggan, lalu tindak lanjuti secara otomatis dengan pelanggan yang tidak puas.

Penutup: Jika ragu, hubungi pakar manajemen jarak jauh

Untuk menjalankan dan mengelola bisnis jarak jauh, Anda harus mengidentifikasi tantangan yang datang dengan konsep manajemen bisnis jarak jauh terlebih dahulu — dan memikirkan tantangan mana yang paling memengaruhi tim dan bisnis Anda.

Bahkan jika tampaknya tidak ada solusi yang dapat diterapkan untuk tantangan yang Anda temui saat memimpin tim jarak jauh, pastikan bahwa banyak profesional menghadapi masalah kerja jarak jauh yang serupa. Melihat lebih dekat pada pengalaman mereka dapat membantu Anda menempatkan masalah manajemen jarak jauh Anda sendiri dalam perspektif.

Selain tip berbasis pakar, coba gunakan aplikasi dan alat yang dirancang khusus untuk membantu Anda merampingkan dan mengotomatiskan operasi bisnis Anda.

Dengan cara ini, Anda akan siap menghadapi tantangan apa pun yang diberikan pekerjaan jarak jauh kepada Anda.

️ Apakah tim Anda baru saja beralih ke bekerja dari jarak jauh? Mungkin Anda telah mengelola tim jarak jauh untuk sementara waktu sekarang. Tantangan apa yang Anda hadapi sejak mengubah lingkungan kerja Anda? Beri tahu kami di [email protected], dan kami mungkin menyertakan pengalaman Anda di salah satu artikel kami yang akan datang. Dan, jika Anda menyukai posting blog ini, bagikan dengan seseorang yang menurut Anda akan terbantu.