Bagaimana Cara Menulis Email Pengingat yang Lembut? (Langkah & Contoh)

Apa pun bidang profesi Anda, semuanya bergerak menuju digitalisasi di dunia global yang serba cepat saat ini.

Anda dapat berada dalam bisnis apa pun jika itu melibatkan pemasaran email dalam satu atau lain bentuk, ketahuilah bahwa pengingat adalah sesuatu yang perlu Anda pertimbangkan dan kerjakan.

Email pengingat secara efisien mengarahkan topik kembali ke tempat yang Anda inginkan, akan membantu Anda menavigasi percakapan ke arah tertentu, meningkatkan keterlibatan dan interaksi dengan konsumen, dan membantu membangun hubungan bisnis yang langgeng.

Meskipun konsep email pengingat yang lembut tampaknya cukup sederhana, namun harus direncanakan dengan baik. Maksud kami, ini harus dipikirkan dengan baik dalam hal cara penulisan, nada, pilihan kata, dll. Detail kecil sangat membantu karena, pada akhirnya, email pengingat bertujuan untuk meyakinkan pembaca.

Teruslah membaca blog ini untuk mengetahui semua yang perlu Anda ketahui tentang membuat email pengingat yang lembut, kami telah menyusun tips terbaik untuk membantu Anda menyempurnakan email pengingat Anda.

Apa itu Email Pengingat dan Kapan Anda Harus Menulisnya?

Email pengingat adalah email ramah yang Anda kirimkan kepada seseorang untuk meminta mereka mengambil tindakan. Itu adalah email yang membawa pesan yang menyampaikan maksud tertentu tetapi tidak menimbulkan perasaan sulit. Mereka pada dasarnya profesional dan efektif, tetapi pada saat yang sama ramah dan lembut.

Inilah salah satu contoh sederhana sehingga lebih jelas bagi Anda – jika klien Anda telah melewatkan tenggat waktu untuk melakukan pembayaran, email yang Anda kirim untuk mengingatkan mereka dengan lembut dan bahkan mungkin menanyakan kapan Anda dapat mengharapkan pembayaran adalah apa yang disebut pengingat surel.

Mengirim email pengingat memiliki dua tujuan utama – yang pertama adalah cara mendorong pelanggan untuk membalas lebih cepat dengan cara yang sopan, dan yang kedua adalah membantu membangun kembali jalur komunikasi yang memungkinkan Anda dan orang-orang yang menerima email untuk tetap di halaman yang sama.

Ada banyak situasi di mana email pengingat yang lembut diperlukan, seperti kejadian ketika beberapa peristiwa penting seharusnya terjadi atau ketika sesuatu seharusnya terjadi dan tidak terjadi. Kami telah mencantumkan beberapa skenario utama di mana email pengingat perlu dikirim.

1. Acara penting yang akan datang

Hanya ada beberapa peristiwa yang tidak bisa Anda ambil risiko orang melupakannya . Jadi, mengirim email pengingat itu perlu.

2. Pembayaran terlambat

Ini adalah tidak punya otak. Ketika tenggat waktu pembayaran tidak terpenuhi, mengirimkan pengingat yang lembut adalah suatu keharusan.

3. Melewatkan tenggat waktu kerja

Setiap bisnis beroperasi dengan batasan waktu. Mengingatkan karyawan dengan sopan tentang tenggat waktu kerja yang terlewat diperlukan.

4. Pertunangan yang tertunda

Baik itu wawancara kerja atau aplikasi yang tertunda , Anda harus mengirim email pengingat yang lembut dalam skenario ini.

5. Komunikasi terputus

Dengan jadwal sibuk semua orang, mudah untuk berjanji melakukan sesuatu dan lupa melakukannya. Saya pikir kita semua bersalah akan hal ini. Jadi, mengirimkan email pengingat yang lembut untuk menjalin kembali kontak adalah langkah yang baik dari Anda.

Sekarang setelah Anda mengetahui sedikit tentang email pengingat, mari kita lihat waktu yang tepat untuk mengirimkannya!

Apa Waktu yang Tepat untuk Mengirim Email Pengingat yang Lembut?

Menentukan waktu yang tepat untuk mengirim email pengingat bisa jadi rumit. Anda tidak ingin mengirimkannya terlalu dini karena Anda tidak ingin mengambil risiko dianggap sombong. Itu juga sangat tergantung pada apa yang Anda kirimi email. Apakah itu teman pribadi? Apakah ini tentang acara penting? Atau mungkin tenggat waktu kerja yang terlewat? Mungkinkah panggilan wawancara kerja? Sifat topik akan menentukan kerangka waktu.

Misalnya, jika tenggat waktu pekerjaan terlewati, Anda dapat mengirimkan email pengingat dalam satu hari kerja. Skenario serupa adalah jika tenggat waktu pembayaran terlewatkan, mengirimkan email pengingat satu hari kerja setelah tanggal jatuh tempo adalah hal yang tepat. Jika Anda terus menundanya, maka orang tersebut pada akhirnya akan melupakannya. Dan kemudian akan lebih sulit untuk membangun kembali komunikasi setelah waktu yang lama.

Namun, jika Anda berniat untuk menindaklanjuti sesuatu tanpa batas waktu tertentu yang ditentukan, sebaiknya tunggu sedikit lebih lama – bahkan mungkin seminggu. Terutama dalam kasus di mana itu adalah bantuan, mengirimkan email pengingat terlalu dini memberikan kesan yang buruk.

Dalam hal email tindak lanjut untuk wawancara kerja, Anda harus ingat bahwa proses perekrutan untuk perusahaan mana pun tidak dapat dilakukan dengan cepat. Alih-alih terburu-buru mengirim email pengingat lembut dari pihak Anda, jika Anda dapat menunggu setidaknya satu atau dua minggu (sebaiknya 10-14 hari), ini menunjukkan kualitas kesabaran pihak Anda serta menghargai waktu dan otoritas calon pemberi kerja Anda. .

Jika itu untuk suatu acara (pekerjaan atau pribadi), pengingat lembut 2 hari kerja ke depan memberi penerima cukup waktu untuk mempersiapkan secara fisik dan mental untuk acara tersebut.

Kesimpulan dari semua contoh yang telah kami jelaskan ini adalah untuk memberi Anda gambaran tentang kerangka waktu yang tepat, tergantung pada sifat email.

Karena sekarang Anda mengetahui waktu yang tepat untuk mengirim pengingat email, mari kita lihat cara menulisnya! Tidak ada email pengingat lembut yang 'sempurna', tetapi berikut adalah beberapa tip yang perlu diingat saat Anda membuat drafnya.

Bagaimana Cara Menulis Email Pengingat yang Lembut?

1. Baris Subjek yang Sesuai

Ini akan menjadi hal pertama yang dilihat penerima sebelum membuka email pengingat Anda. Jadi, memilih baris subjek yang tepat membawa bobot. Menambahkan baris subjek memastikan siapa pun yang menerima email Anda bahwa Anda bukan spammer. Apalagi jika dalam kasus pewawancara kerja atau bahkan vendor yang tidak mengenal Anda dengan baik dan mungkin belum tentu memiliki informasi kontak Anda.

Jika email pengingat Anda tentang sesuatu yang mendesak seperti tenggat waktu kerja yang terlewat atau pembayaran yang terlewat, maka baris subjek seperti – ' Diperlukan Tindakan ' atau ' Diperlukan Respons ' menarik perhatian dan membujuk orang untuk membuka email pengingat Anda. Jika dalam kasus mengingatkan seseorang tentang bantuan yang mereka janjikan, frasa seperti 'Menindaklanjuti' adalah sopan.

2. Sapa Penerima Anda

Email pengingat yang lembut harus selalu dimulai dengan menyapa penerima Anda. Melompat langsung ke pengingat itu tidak sopan dan bisa menyinggung pembaca. Menyapa penerima Anda secara instan memberikan email pengingat suasana yang ramah dan mengatur nada untuk sisa email.

Meskipun memutuskan cara menyapa penerima mungkin sulit, Anda tidak perlu khawatir. Jika subjek terkait dengan pekerjaan, maka standar 'Mr.' atau 'Nyonya' profesional; jika topiknya lebih pribadi, salam seperti 'Yang Terhormat' dapat digunakan. Untuk menyetel nada santai, Anda juga bisa menggunakan sapaan seperti 'Hai' atau 'Halo'.

3. Mulailah dengan Pesan Persahabatan

Setelah salam awal, Anda harus selalu memulai email pengingat yang lembut dengan pesan yang bersahabat. Jangan keluar dari topik; yang terbaik adalah spesifik dan merujuk sesuatu yang berhubungan dengan penerima. Misalnya – “Saya harap semuanya berjalan lancar dengan pekerjaan” atau “Selamat atas kesuksesan Anda baru-baru ini….'.

Jika penerima telah melakukan sesuatu yang baik untuk Anda atau berjanji untuk membantu, Anda dapat memulai email pengingat dengan berterima kasih kepada mereka. Contohnya adalah – “Terima kasih banyak atas kontribusi Anda…” atau “Terima kasih atas proposal Anda tentang…”. Jika Anda tidak tahu kepada siapa Anda mengirim email pengingat, bermain aman dan menyapa dengan "Saya harap hari/minggu Anda menyenangkan" juga tidak masalah.

4. Hindari Menggunakan Bahasa Menyalahkan

Berhati-hatilah dengan cara Anda menulis, dan cobalah untuk tidak menggunakan kata-kata yang menuduh atau apa pun yang menyiratkan kesalahan orang lain. Sebaiknya hindari penggunaan pernyataan literal seperti “Anda terlambat untuk pembayaran Anda…” atau “Anda telah melewati tenggat waktu Anda…”, alih-alih memilih pernyataan “Kami ingin mengingatkan Anda untuk ramah….”. Melakukan hal itu memungkinkan Anda untuk menyampaikan pesan Anda dan tidak menyalahkan penerima sepenuhnya.

5. Buatlah Spesifik

Setelah memberikan baris subjek yang sesuai dan menyelesaikan salam Anda, sebaiknya jangan terlalu banyak bertele-tele. Apa pun sifat kontennya, tidak ada yang punya waktu atau kesabaran untuk membaca email yang panjang dan rumit. Jadi, Anda harus langsung ke intinya tanpa blak-blakan.

Tujuan akhir dari email pengingat adalah untuk mendorong tindakan tindak lanjut. Oleh karena itu, Anda harus memperjelas bahwa mereka memerlukan tindakan lanjutan.

Anda dapat melakukan ini dan mempertahankan nada bersahabat dengan menggunakan pernyataan seperti – “Saya akan sangat menghargai jika Anda bisa…” atau “Tolong beri tahu saya kapan saya bisa menunggu….”.

6. Dorong Komunikasi Tindak Lanjut

Email pengingat Anda harus mendorong komunikasi tindak lanjut. Setelah menyampaikan pesan yang diperlukan, Anda harus menyertakan satu atau dua baris yang membuka jalur komunikasi.

Contohnya adalah menggunakan pernyataan seperti "Jangan ragu untuk menghubungi jika Anda memiliki pertanyaan..." atau "Saya menantikan kabar dari Anda...". Pernyataan seperti ini menciptakan landasan untuk menjalin hubungan baik dan membuka saluran untuk komunikasi lanjutan.

7. Bungkus

Tip terakhir adalah jangan pernah lupa untuk mengakhiri email pengingat Anda dengan benar. Beberapa kata penutup yang tepat adalah – Salam, Salam, Hormat kami, dll.

Setelah itu, Anda mengakhirinya dengan nama lengkap Anda, atau jika penerima adalah teman pribadi, Anda dapat mengakhirinya hanya dengan nama depan Anda. Anda juga harus mencatat bahwa sebelum Anda mengakhiri, kalimat penutup yang baik seperti “Terima kasih telah memprioritaskan email ini…” atau “Saya menantikan kabar dari Anda…” harus ditambahkan sebelum menandatangani.

Sekarang Anda tahu cara membuat draf email pengingat yang lembut, tetapi kami masih ingin menunjukkan beberapa contoh untuk membantu Anda memahami cara kerjanya! Lihatlah!

Contoh Email Pengingat

Berikut adalah tiga contoh email pengingat yang telah kami kurasi untuk Anda:

1. Email Pengingat Pembayaran Lembut

Baris Perihal: Pengirim: Faktur (76543) Pembayaran Terlambat

Nyonya Lena,

Saya harap Anda mengalami minggu yang menyenangkan.

Ini adalah pengingat lembut bahwa kami belum menerima pembayaran dari Anda sebesar $200 sehubungan dengan faktur kami (76543) yang jatuh tempo untuk pembayaran pada tanggal 15 November 2022.

Faktur ini sekarang sudah lewat waktu dan menjadi cukup bermasalah bagi kami. Jika Anda dapat memberi tahu kami kapan pembayaran dapat dilakukan di pihak Anda, itu akan sangat dihargai karena ini adalah masalah yang cukup mendesak.

Salam,

Ashley Miles

2. Email Pengingat Acara

Susan sayang,

Ini adalah email pengingat lembut untuk acara peluncuran produk perusahaan kami yang akan datang pada tanggal 3 Desember 2022, pukul 10 pagi. Saya berharap dapat melihat Anda di sana. Jangan ragu untuk menghubungi dan mengajukan pertanyaan apa pun terkait acara tersebut.

Salam hangat,

Anne Tucker

3. Pengingat Wawancara

Halo,

Ini adalah pengingat tentang jadwal wawancara Anda dengan perusahaan pada tanggal 5 Desember 2022 di Gedung Avery (Lantai 3, Kamar 3B).

Kami berharap dapat mendiskusikan dan menguji keahlian Anda dan menilai apakah Anda akan cocok untuk perusahaan kami.

Beri tahu kami jika Anda memiliki pertanyaan. Terima kasih sebelumnya atas waktunya. Kami berharap dapat berbicara dengan Anda segera!

Sungguh-sungguh,

Jaden Locke

Catatan Avery

Sebelum Anda melanjutkan, kami ingin memperkenalkan alat yang memungkinkan Anda membuat email interaktif profesional yang cantik dalam hitungan menit! Baca terus untuk mempelajari lebih lanjut!

Elink: Alat Sempurna untuk Membuat Email Pengingat!

Elink.io adalah cara tercepat dan termudah untuk membuat dan mengirim email yang tampak indah dan responsif dalam hitungan menit! Anggarannya ringan, mudah digunakan, dan dilengkapi dengan semua fitur yang Anda perlukan untuk membuat dan membagikan email pengingat menakjubkan yang ingin diklik orang.

Platform ini memiliki banyak koleksi template yang sepenuhnya responsif! Anda dapat memilih template, menambahkan tautan ke konten yang perlu Anda bagikan, dan elink akan segera membuat email bisnis interaktif yang menakjubkan, sepenuhnya responsif!

Bagian terbaik tentang template ini adalah Anda dapat menyesuaikannya sesuka Anda. Ini berarti Anda dapat menambahkan gambar, teks, daftar poin, daftar bernomor, tombol, ikon sosial, dan pembagi ke header dan footer email pengingat Anda.

Ingatkan audiens Anda dengan lembut dengan bantuan email yang dibuat dengan indah oleh elink!

Bungkus

Email pengingat yang bagus efisien sekaligus berdampak. Itu memenuhi tujuan yang dimaksudkan dan melakukannya dengan cara yang baik.

Email pengingat membantu mengingat informasi yang berguna dan mendorong kesadaran tentang mendekati tenggat waktu dan acara kepada penerima, sambil menjaga hubungan persahabatan.

Sekarang setelah Anda mengetahui seluk beluk membuat email pengingat yang lembut, yang tersisa hanyalah mulai membuat draf. Dengan elink, di sisi Anda, pekerjaan Anda juga menjadi jauh lebih mudah! Selamat mengirim email, teman-teman!

Bacaan Lebih Lanjut:

10 Praktik Terbaik Preheader Email Untuk Meningkatkan Tarif Terbuka!

Apa itu Template Nawala yang Dapat Diedit & Di Mana Menemukannya?

9 Perangkat Lunak Buletin Email Terbaik yang Harus Anda Ketahui di Tahun 2023

7 Jenis Email yang Harus Anda Kirim ke Pelanggan Anda!